TẠI TẬP ĐOÀN XĂNG DẦU VIỆT NAM – CHI NHÁNH XĂNG DẦU LẠNG SƠN
Để tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trờng, bất kỳ một Doanh nghiệp nào cũng phải tiến hành tổ chức hoạt động bán hàng.
Trước đây, trong nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung các doanh nghiệp thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các chỉ tiêu pháp lệnh của Nhà nước. Vì vậy hoạt động sản xuất kinh doanh bị trì trệ, không phát huy được sự sáng tạo, tinh thần trách nhiệm, trong nền kinh tế này vai trò của công tác bán hàng chỉ có phạm vi hẹp và không được coi trọng. Các doanh nghiệp không cần tìm kiếm thị trường để bán sản phẩm của mình mà chỉ cần hoàn thành kế hoạch do Nhà nước giao.
Chuyển sang nền kinh tế thị trường, mỗi đơn vị sản xuất kinh doanh là một đơn vị hạch toán độc lập, tự tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Trong nền kinh tế thị trường lợi nhuận đã trở thành động lực thúc đẩy, chi phối mọi hoạt động của doanh nghiệp mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng không phải là ngoại lệ.
Vấn đề đặt ra là làm thế nào để doanh nghiệp hoạt động thành công, làm ăn có lãi trong môi trường cạnh tranh gay gắt, tài nguyên khan hiếm như hiện nay. Vai trò của hoạt động bán hàng đã dần trở nên quan trọng và trở thành
yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Trong hoàn cảnh nền kinh tế như hiện nay, việc quan trọng nhất là phải đẩy mạnh hoạt động bán hàng của doanh nghiệp, nếu không doanh nghiệp sẽ thua lỗ, các sản phẩm của doanh nghiệp sẽ bị tồn đọng, doanh nghiệp không thu hồi được vốn, quá trình tái sản xuất sẽ không thực hiện được dẫn đến phá sản. Chính vì thế mà công tác bán hàng được đặt lên hàng đầu và ưu tiên cho nó vị trí cao nhất trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.
Chi nhánh xăng dầu Lạng Sơn mặc dù mới được thành lập nhưng đã không ngừng vươn lên phát triển, chiếm lĩnh thị trường. Trong những năm qua, cùng với các chi nhánh, công ty thuộc tập đoàn xăng dầu Việt Nam, quá trình kinh doanh của Chi nhánh luôn gắn liền với công tác quản trị, mở rộng thị trường… Vì vậy, Chi nhánh không ngừng đẩy mạnh về mọi mặt nhằm đứng vững và phát triển trong cơ chế thị trường.
Việc chuyển sang hoạt động trong nền kinh tế thị trường đặc biệt là sự cạnh tranh gay gắt của các đơn vị kinh doanh Xăng dầu làm cho Chi nhánh xăng dầu Lạng Sơn gặp nhiều khó khăn trong công tác bán hàng. Điều này đòi hỏi Chi nhánh phải có những phương hướng biện pháp hữu hiệu trong từng thời kỳ để nhằm hoàn thiện hoạt động bán hàng tốt.
Sự nổi lên gần đây của các của hàng bán lẻ tư nhân, các cửa hàng bán lẻ thuộc Công ty xăng dầu Quân đội là không thể coi thường. Sự cạnh tranh gắt gao từ các công ty tư nhân, công ty xăng dầu Quân đội,… đã khiến cho doanh số bán xăng dầu của Chi nhánh xăng dầu Lạng Sơn sụt giảm trong thời gian qua. Việc tìm ra các giải pháp nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh, đẩy mạnh hoạt động bán hàng tại Chi nhánh là vô cùng cần thiết và cấp bách.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI TẬP ĐOÀN XĂNG DẦU VIỆT NAM - CHI NHÁNH XĂNG DẦU LẠNG SƠN
2.1. ĐẶC ĐIỂM MẶT HÀNG KINH DOANH
Xăng dầu là tên chung để chỉ các sản phẩm của quá trình lọc dầu mỏ, dùng làm nhiên liệu gồm: xăng động cơ, dầu diezel, dầu hỏa, dầu mazút, nhiên liệu máy bay; các sản phẩm khác dùng làm nhiên liệu động cơ, không bao gồm các loại khí hóa lỏng. Xăng dầu là sản phẩm từ dầu mỏ với thành phần cơ bản là các loại cacbuahydro. Tùy theo công dụng, xăng dầu được chia thành: các loại xăng, dầu hỏa thông dụng, nhiên liệu phản lực, nhiên liệu diezel và dầu bôi trơn…
Đặc điểm chung của nhóm sản phẩm này là dễ cháy, đặc biệt khí nén ở áp suất cao chuyển thành thể khí. Khi cháy chúng phát sáng, thể tích tăng đột ngột và sinh nhiệt. Xăng dầu là một loại hàng hóa được sử dụng rất rộng rãi trong cuộc sống và trong các ngành công nghiệp. Xăng dầu được dùng để thắp sáng và tạo nhiệt (xăng, dầu hỏa, nhiên liệu diezel, nhiên liệu phản lực). Xăng dầu dùng cho các loại động cơ đốt trong, làm nhiêu liệu dùng cho động cơ nổ diezel, nhiên liệu dùng cho động cơ phản lực. Nhóm dầu nhờn dùng trong các động cơ nổ với mục đích làm mát động cơ, bôi trơn làm giảm ma sát cho các bộ phận và chi tiết chuyển động làm tăng tuổi thọ thiết bị. Xăng dầu dùng làm dung môi trong nhiều ngành công nghiệp đặc biệt là công nghiệp sơn do có khả năng hòa tan nhiều chất hữu cơ.
quan trọng và chưa thể thay thế được của sản xuất, (ii) xăng dầu là năng lượng phục vụ dân sinh, quốc phòng và an ninh. Do xăng dầu là hàng hóa quan trọng nên các quốc gia đều có chính sách, chiến lược và các biện pháp quản lý sản xuất, kinh doanh và dự trữ xăng dầu. Xăng dầu là mặt hàng chiến lược, có tầm quan trọng, có tác động mạnh mẽ tới sự phát triển kinh tế và sự ổn định xã hội của mỗi quốc gia. Xăng dầu là yếu tố đầu vào quan trọng của sản xuất, đồng thời là loại năng lượng có hạn, không thể tái sinh và chưa thể thay thế được. Sự biến động của xăng dầu trên thị trường thế giới ảnh hưởng rất mạnh mẽ đến hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp nói riêng và của nền kinh tế quốc gia nói chung.
Xăng dầu là mặt hàng có ảnh hưởng lớn tới nền kinh tế quốc dân, do đó mặt hàng này hiện nay do Nhà nước độc quyền quản lý, giá trần do Nhà nước quy định, không được bán cao hơn. Xăng dầu là loại hàng có tính chất đặc biệt: có thể hoá lỏng, dễ bốc cháy, dễ bay hơi, hao hụt lớn, độc hại,là hợp chất hoá học nên dễ gây ra ô nhiễm môi trường sinh thái( Ps, S ...). Nên khi tiếp xúc, vận chuyển, bảo quản, cấp phát phải tuân theo các nguyên tắc riêng, sử dụng phương tiện vận chuyển hiện đại chuyên dụng, đồng thời phải có đầy đủ các trang thiết bị để phòng ngừa cháy nổ, độc hại ảnh hưởng đến tính mạng con người và cơ sở vật chất.
Tập đoàn xăng dầu Việt Nam – Chi nhánh xăng dầu Lạng Sơn hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh xăng dầu và các mặt hàng liên quan đến xăng dầu.
Xây dựng hoàn chỉnh các công trình xăng dầu, trạm cấp phát, cửa hàng bán lẻ xăng dầu với hệ thống công nghệ hoàn chỉnh.
Hiện nay Tập đoàn xăng dầu Việt Nam – Chi nhánh xăng dầu Lạng Sơn tập trung sản xuất kinh doanh vào các lĩnh vực sau:
• Xây dựng hoàn chỉnh các công trình, cửa hàng bán lẻ xăng dầu
• Trực tiếp bán lẻ xăng dầu và các phụ phẩm liên quan đến người tiêu dùng.
• Cung cấp xăng dầu và các phụ phẩm liên quan đến các đại lý tư nhân trên địa bàn
• Kinh doanh gas, bếp gas và các dịch vụ liên quan.
Tóm lại, các mặt hàng kinh doanh của Chi nhánh đều là mặt hàng có tính chất đăc biệt và có điều kiện. Do đó, việc bảo quản, tiếp xúc, vận chuyển, mua bán có tính nguyên tắc và chuyên ngành để tránh hao hụt và đảm bảo
chất lượng, an toàn trong quá trình kinh doanh. Đồng thời Chi nhánh luôn chú trọng kinh doanh mặt hàng chính và mở rộng, đa dạng hoá các mặt hàng phụ để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
2.2. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI TẬP ĐOÀNXĂNG DẦU VIỆT NAM - CHI NHÁNH XĂNG DẦU LẠNG SƠN XĂNG DẦU VIỆT NAM - CHI NHÁNH XĂNG DẦU LẠNG SƠN
2.2.1. Bộ máy tổ chức thực hiện nhiệm vụ bán xăng dầu tại Chi nhánh
Thực hiện nhiệm vụ bán xăng dầu tại Chi nhánh xăng dầu Lạng Sơn được phân cấp theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: phân cấp điều hành hoạt động bán xăng dầu
Đứng đầu là giám đốc Chi nhánh, giám đốc phụ trách chung, ra quyết sách và chịu trách nhiệm về các quyết sách trước Tập đoàn xăng dầu Việt Nam. Tiếp sau là hai phó giám đốc phụ trách kinh doanh và phụ trách hành chính – nhân sự, trong đó phó giám đốc phụ trách kinh doanh trực tiếp điều hành các hoạt động liên quan đến kinh doanh xăng dầu và các sản phẩm liên quan. Giúp việc cho ban giám đốc trong việc kinh doanh xăng dầu là phòng kinh
Ban giám đốc
Phòng kinh doanh (đứng đầu là trưởng
phòng kinh doanh)
Hệ thống 40 cửa hàng bán lẻ xăng dầu (đứng đầu là các cửa
doanh, phòng kinh doanh bao gồm một trưởng phòng, hai phó phòng và năm nhân viên. Phòng kinh doanh là phòng ban có nhiệm vụ lên kế hoạch thực hiện các mục tiêu kinh doanh xăng dầu, điều tiết xuất nhập hàng hóa. Phòng kinh doanh là phòng ban vô cùng quan trọng trong hoạt động của Chi nhánh.
Hoạt động trực tiếp bán lẻ xăng dầu đến tay người tiêu dùng là 40 cửa hàng bán lẻ được phân bố trên toàn tỉnh Lạng Sơn. Đứng đầu các cửa hàng bán lẻ xăng dầu là các cửa hàng trưởng, là người chịu trách nhiệm trước ban giám đốc Chi nhánh về các hoạt động của cửa hàng. Các cửa hàng trưởng là người trực tiếp bán hàng, theo dõi và quản lý công nợ của cửa hàng, quản lý tiền hàng, quản lý sổ sách. Hàng ngày các cửa hàng trưởng có nhiệm vụ truyền số liệu kinh doanh xăng dầu trong ngày về phòng kinh doanh để phòng kinh doanh quản lý và điều tiết hàng khi thiếu hụt, nhằm đảm bảo hàng hóa luôn đáp ứng đủ cho người dân.
Tập đoàn xăng dầu Việt Nam – Chi nhánh xăng dầu Lạng Sơn đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh tế - chính trị của tỉnh Lạng Sơn. Việc kinh doanh xăng dầu trên địa bàn tỉnh không chỉ đơn thuần là hoạt động kinh tế mà còn là hoạt động chính trị, quân sự. Kho xăng dầu Mai Pha được xây dựng ở vị trí chiến lược và bảo vệ nghiêm ngặt, nhằm luôn đảm bảo xăng dầu cho hoạt động kinh doanh của Chi nhánh trên địa bàn tỉnh và cung cấp xăng dầu cho các hoạt động quân sự khi xảy ra chiến tranh. Bên cạnh đó các cửa hàng bán lẻ xăng dầu được Chi nhánh xây dựng ở tất cả mười huyện thuộc tỉnh Lạng Sơn. Với địa thế miền núi, đường xá khó khăn, việc xây dựng các cửa hàng bán lẻ tại các huyện vùng sâu vùng xa về cơ bản là không có lãi. Tuy nhiên thực hiện nhiệm vụ của đảng và nhà nước, Chi nhánh xăng dầu Lạng Sơn nói riêng và Tập đoàn xăng dầu Việt Nam nói chung luôn chủ trương đảm bảo cung ứng xăng dầu đến tay người dân ở vùng sâu vùng xa, nhằm phục vụ và nâng cao cuộc sống của người dân ở đây. Việc xây dựng các cửa hàng bán lẻ xăng dầu tại các huyện xa xôi của tỉnh Lạng Sơn nhằm thực hiện mục tiêu đó.
2.2.2. Thực trạng nguồn hàng cho bán xăng dầu tại Chi nhánh
Nguồn hàng xăng dầu cho bán hàng tại Chi nhánh do Tập đoàn xăng dầu Việt Nam trực tiếp nhập khẩu và phân phối. Việc thực hiện nhập các mặt hàng xăng dầu từ Tập đoàn xăng dầu Việt Nam – cụ thể là Công ty xăng dầu khu vực I phụ thuộc vào các kế hoạch của Chi nhánh do phòng kinh doanh đề xuất.
Việc vận chuyển hàng hóa đến kho xăng dầu Mai Pha của Chi nhánh xăng dầu Lạng Sơn hiện được thực hiện thông qua phương thức vận tải đường sắt hoặc đường bộ. Đối với vận chuyển bằng đường bộ, hàng hóa được đưa đến bằng các xe téc chuyên biệt của Tập đoàn xăng dầu Việt Nam.
Bảng 2.1: Cơ cấu nhập các mặt hàng xăng dầu theo năm
ST T Danh mục Đơn vị 2009 2010 2011 2012 2013 1 Xăng ô tô m3 29876 29301 24471 21810 23042 2 Dầu Diezel m3 25013 27548 20501 19436 17703 3 Dầu FO Tấn 870 450 70 35 29 4 Dầu mỡ nhờn Tấn 515 500 420 320 260 5 GAS hóa lỏng Tấn 1242 1311 1373 1308 1380
Nguồn: Chi nhánh xăng dầu Lạng Sơn Nguồn hàng xăng dầu cho các đơn vị thành viên luôn được Tập đoàn xăng dầu Việt Nam đảm bảo cung ứng một cách đầy đủ và ổn định nên lượng nhập hàng của Chi nhánh xăng dầu Lạng Sơn hoàn toàn phụ thuộc vào sản lượng bán của năm trước đó, theo đó phòng kinh doanh sẽ lên kế hoạch nhập hàng cho năm tiếp tiếp. Lượng hàng nhập và phân bổ đến các cửa hàng bán lẻ hoàn toàn do phòng kinh doanh của Chi nhánh điều tiết. Theo bảng số liệu, lượng hàng nhập về các mặt hàng xăng dầu giảm qua các năm, sự tụt giảm này là do sản lượng tiêu thụ các mặt hàng xăng dầu giảm, nguyên nhân sẽ được phân tích ở phần sau.
Bên cạnh đó còn một số mặt hàng đặc thù có lượng tiêu thụ ít như nhựa đường và dầu hỏa, Chi nhánh chỉ lên kế hoạch nhập về khi có đơn đặt hàng từ khách hàng.
2.2.3. Tình hình bán xăng dầu tại Chi nhánh: theo mặt hàng
Trên cơ sở nắm bắt các chủ trương, cơ chế của Tập đoàn, Công ty, Chi nhánh đã thực hiện cơ chế chính sách bán hàng cho các đối tượng khách hàng đảm bảo kinh doanh an toàn, có hiệu quả; thực hiện đa dạng hoá cơ chế và phương thức bán hàng để phục vụ khách hàng như : chính sách giá, cơ chế thanh toán , hỗ trợ bán hàng ... đảm bảo quyền lợi và lợi ích hài hòa giữa các bên, tạo mối quan hệ gắn bó chặt chẽ các khách hàng với Chi nhánh.
Đối với các cửa hàng: Tìm mọi biện pháp để nâng cao, gia tăng sản lượng bán lẻ trực tiếp; tiếp tục thực hiện Cơ chế giá giao đối với DMN, GAS và thực hiện Cơ chế chi trả tiền lương tại cửa hàng theo tiêu thức; gắn tiền lương với sản lượng, công nợ, quản lý ... nhằm khuyến khích người lao động và Cửa hàng tăng sản lượng bán ra và thực hiện tốt công tác quản lý; thực hiện văn minh thương nghiệp trong khâu bán lẻ, củng cố niềm tin của khách hàng với biểu tượng PETROLIMEX;
Điều hành và bám sát cơ chế của Tập đoàn, Cty; Đảm bảo nguồn và tiết kiệm chi phí. Thường xuyên nắm bắt thông tin nguồn hàng kịp thời; đảm bảo đầy đủ nguồn hàng và cân đối công tác vận chuyển xăng dầu, gas, DMN hợp lý và có hiệu quả.
Thực hiện việc giao kế hoạch toàn diện cho các đơn vị cơ sở, kiểm tra đôn đốc thực hiện theo kế hoạch, gắn việc hoàn thành kế hoạch vào thành tích thi đua của các đơn vị trực thuộc Chi nhánh.
Bảng 2.2: Sản lượng bán hàng trong 5 năm gần đây
STT Danh mục Đơn vị 2009 2010 2011 2012 2013
1 Xăng ô tô m3 29657 29442 24435 21893 22973
2 Dầu Diezel m3 24979 27664 20440 19355 17684
3 Dầu hỏa m3 43 52 0 0 257
5 Dầu mỡ nhờn Tấn 519 493 418 322 257
6 GAS hóa lỏng Tấn 1232 1318 1369 1312 1375
7 Nhựa đường Tấn 1882 722 394 430 105
8 Tổng doanh thu Tỷ
đồng 686,698 840,446 847,649 849 891,320 Nguồn: Chi nhánh xăng dầu Lạng Sơn
Theo bảng số liệu thì sản lượng các mặt hàng xăng dầu nói chung có sự sụt giảm đáng kể qua các năm,trong đó xăng ô tô giảm 22,6%, dầu diezel giảm 29,3%, dầu FO giảm 96,5%, dầu mỡ nhờn giảm 50,5%. Bên cạnh đó các mặt hàng liên quan chỉ có GAS hóa lỏng giữ được sản lượng, còn mặt hàng nhựa đường trong 5 năm cũng giảm 94,4% về sản lượng. tuy sản lượng giảm nhưng theo bảng 1.1, tổng doanh thu các mặt hàng lại tăng qua các năm. Điều này được lý giải bằng việc giá xăng dầu thế giới trong 5 năm gần đây biến động mạnh theo chiều hướng tăng dẫn đến biến động giá xăng dầu trong nước. Dù Nhà nước đã thành lập quỹ bình ổn giá xăng dầu nhưng nhằm đảm bảo mục