• Họp trực tuyến với LotusLive Meetings
Để thực hiện một cuộc họp trực tuyến, có hai thao tác quan trọng cần thực hiện đó là : thao tác chuẩn bị của người điều hành cuộc họp và thao tác kết nối của những người tham gia
Trước tiên, trong màn hình làm việc chính của SC, ở khung Meetings chính giữa màn hình, người điều hành click Host Meeting, bên cạnh việc ghi lại số ID của cuộc họp để cung cấp cho các thành viên tham gia đăng ký, bạn nên sử dụng mật khẩu cho những người tham gia bằng cách đánh dấu mục Require Password
Chuẩn bị khởi động một cuộc họp trực tuyến
Khi hộp thoại Add password to conference xuất hiện, ở mục password, bạn điền mật khẩu sẽ caasp cho những người tham gia cuộc họp, sau khi điền xong, bạn click Start Meeting
Điền mật khẩu sẽ cấp cho những người tham gia
Tiếp theo, bạn cung cấp thông tin về cuộc họp để những người tham gia có thể kết nối đến, có 2 cách để thực hiện. Trong màn hình meeting, ở khung bên trái, bạn chọn mục mở rộng Invitation, nhập địa chỉ email của những người tham gia, soạn nội dung thư sẽ gửi cho họ và click Send Invites
Gửi thư mời đến những người tham gia cuộc họp
Những người tham gia sẽ truy cập hộp thư của mình trên SC và nhận ra thư mời họp với tiêu đề bao gồm chữ Invitation to a meeting.Trong nội dung thư, người dùng sẽ nhận được thông tin từ người điều hành cuộc họp, đặc biệt là liên kết và mật khẩu để kết nối đến cuộc họp. Khi click vào liên kết, SC meeting yêu cầu những người tham gia nhập mật khẩu mà người điều hành đã cung cấp vào hộp thoại Enter Meeting Password, sau đó bạn click Join Meeting. Khi kết nối thành
công, màn hình của những người tham gia cuộc họp sẽ xuất hiện cùng với những chức năng chính để người tham gia có thể thực hiện tốt vai trò của mình tại cuộc họp
Màn hình chính của người tham gia họp
Với cách kết nối thứ hai, người điều hành chỉ cần cung cấp ID của cuộc họp cho những người tham gia, đến lượt mình, trong màn hình làm việc chính của SC, người tham gia chỉ cần điền ID và click join để kết nối đến cuộc họp. Một khi đã kết nối thành công, những người tham gia có thể trao đổi tin nhắn, video, xin phát biểu với chức năng Raise Hand ở góc bên trái
Đặc biệt, người điều hành có thể tiến hành chia sẽ màn hình của mình cho tất cả các thành viên trong cuộc họp bằng cách click chức năng Sharing trên thanh công cụ, trong lần chia sẽ đầu tiên, SC yêu cầu bạn cần cài đặt Plugin, trong màn hình conferencing Plugin Needed, bạn click Install the Plugin
Cài đặt plugin trong lần chia sẽ màn hình đầu tiên
Trong màn hình Terms and Conditions, bạn click I Agree để đồng ý với các điều khoản qui định khi sử dụng Plugin này. Trong các màn hình tiếp theo bạn download file về máy tính và tiến hành thao tác cài đặt. Một khi hoàn thành, trong màn hình Finish Installing The Flugin, bạn click Back To Meeting
Tiếp theo, trong màn hình Application Sharing, bạn chọn Share my entire screen để chia sẽ toàn màn hình, một cách khác, bạn chọn Share selected applications để giới hạn chia sẽ một số ứng dụng do mình cho phép, sau khi chọn xong, bạn click Share Selected, sau bước này, các thành viên có thể truy cập màn hình hay ứng dụng đã được chia sẽ. Để kết thức thao tác chia sẽ toàn màn hình hay một số ứng dụng đến các thành viên trong cuộc họp, bạn click Stop Sharing
Khi muốn kết thúc cuộc họp, bạn click chức năng Sign out trên thanh công cụ. Ngay sau đó, thông báo kết thức cuộc họp cùng với thông tin cảm ơn sẽ xuất hiện
Kết thúc việc chia sẽ