• Điều chỉnh thông tin về tổ chức
Sau khi đăng ký tài khoản thành công, trong màn hình làm việc chính của IBM SC, bạn cần thực hiện các thao tác cấu hình cần thiết nhằm giúp người dùng trong tổ chức của mình khai thác một cách hiệu quả các dịch vụ trên IBM SC
Trong màn hình làm việc chính của IBM SC, bạn click lên tên tổ chức của mình ở góc bên trái. Tên này có được do bạn cung cấp trong quá trình đăng ký tài khoản, ở đây là TINKERGroup, tiếp theo bạn nhấn nút Organization Account Settings để bổ sung thông tin tổ chức của mình.
Tiếp theo các bạn điền thông tin liên quan đến tổ chức như thông tin giới thiệu chung, địa chỉ, điện thoại…. vào các mục trong khung bên phải. Nếu muốn thay đổi logo, bạn bấm nút changes ở khung bên trái. Sau khi thực hiện xong, bạn bấm nút Save Changes
Hình điều chỉnh thông tin về tổ chức
• Tạo các thông báo chung
Nhằm tạo ra các thông báo chung gửi đến tất cả người dùng trong tổ chức, bạn sử dụng chức năng Announcements. Sau khi tạo xong, thông báo sẽ xuất hiện trên màn hình làm việc của mỗi người, khi họ đăng nhập vào IBM smart cloud, để
thực hiện bạn click liên kết administration trong khung bên trái, bạn chọn Announcement. Trong khung bên phải tương ứng, bạn bấm nút Add Announcement.
Tạo thông báo
Trong màn hình Add Announcement, bạn điền tiêu đề và nội dung thông báo vào các mục Title và Message Text. Nếu muốn thiết lập ngày hết hạn cho thông báo, ở mục Expiration, bạn chọn this will expire on a select date và chọn ngày giờ ngay mục bên dưới, sau khi thực hiện xong, bạn bấm mút Save and Enable để lưu và hiển thị thông báo
Điền nội dung thông báo
Sau bước này, thông báo sẽ xuất hiện trên màn hình IBM smart cloud của tất cả người dùng trong tổ chức
Thông báo đã xuất hiện trên màn hình của người dùng
• Hủy khả năng chia sẽ bên ngoài tổ chức
Mặc định, chức năng File Sharing trên IBM SC cho phép người dùng trong tổ chức có thể chia sẽ tài nguyên ra bên ngoài tổ chức. Nếu không muốn cho phép người dùng ngoài tổ chức download hoặc truy cập tài nguyên trong tổ chức. trong màn hình làm việc chính của IBM SC, bạn click liên kết Administration. Trong khung bên trái , bạn chọn File Sharing. Trong khung bên phải tương ứng, bạn chọn đánh dấu mục “Disable public file sharing for all users in your company”.
• Thiết lập iNotes
Sau khi tạo người dùng trên tài khoản IBM SC bạn có thể quản lý các tài khoản thư điện tử và danh sách liên hệ. Để thực hiện, trong màn hình làm việc chỉnh của IBM SC, bạn click liên kết administration. Trong khung bên trái bạn chọn iNotes. Trong khung bên phải tương ứng, bạn thực hiện các chức năng ở mục General Settings, Mail và Contacts
Màn hình thiết lập cho iNotes
Trước tiên, bạn quản lý các tài khoản thư điện tử bằng cách click liên kết Mail Account Manager. Trong màn hình cùng tên, bạn có thể thực hiện thao tác như tìm kiếm tài khoản bằng cách điền thông tin cần tìm vào mục Search User và bấm nút Search. Đồng thời, với mỗi tài khoản thư điện tử, ở cột Action, bạn có thể thực hiện các thao tác như : xóa thư rác, cấu hình chuyển tiếp thư từ tài khoản đang cấu hình đến tài khoản thư khác, tạo bí danh cho tài khoản thư. Ngoài ra ở cột Corporate Calendar, bạn có thể cho phép người dùng được sử dụng lịch của tổ chức cùng với địa chỉ cá nhân của họ. Sau khi thực hiện xong, bạn click liên kết Webmail administration ở phía trên.
Tiếp theo, bạn có thể quản lý danh sách liên hệ của tổ chức bằng cách click liên kết address book, trong màn hình cùng tên, bạn có thể thực hiện các chức năng import hoặc export danh sách liên hệ. Sau khi thực hiện xong bạn click liên kết Webmail administration ở phía trên.
Tìm kiếm và quản lý tài khoản thư điện tử
Để tạo ra các nhóm người dùng phân tán ( bao gồm cả bên trong và bên ngoài tổ chức) , bạn click liên kết distribution list, tiếp theo bạn bấm nút Add distribution List
Trong màn hình Create a new list, ở mục List Name, bạn điền tên nhóm và bấm nút Create New List. Trong màn hình Add contact to your list, bạn điền các địa chỉ email cần bổ sung vào nhóm ở mục Add email address to the list và bấm nút Add. Một cách khác, bạn sử dụng chức nằng import contacts to your list, chọn file chứa các địa chỉ email cần bổ sung vào nhóm và bấm nút import.Sau bước này, thông tin chi tiết về các thành viên trong nhóm sẽ xuất hiện, bạn có thể xóa một thành viên khỏi nhóm bằng cách click biểu tượng delete ngay bên cạnh thành viên đó. Nếu muốn tiếp tục bổ sung thành viên vào nhóm, bạm bấm nút Add member LÀM VIỆC CỘNG TÁC
Nhằm đáp ứng nhu cầu làm việc cộng tác của người dùng trong và ngoài tổ chức, IBM SC cung cấp một số dịch vụ hữu ích như Activities Communities và Files
SMART CLOUD ACTIVITIES
ACTIVITIES là một công cụ giao diện webm cho phép bạn tập hợp tổ chức, chia sẽ và thực hiện các công việc liên quan đến một dự án, với công cụ này, bạn có thể tổ chức nhóm làm việc nhằm hoàn thành các công việc trong một dự án cụ thể, để bắt đầu, trong màn hình làm việc chính của IBM SC, ở khung bên trái, bạn click liên kết Activities
Minh họa cho hoạt động Activities
Tiếp theo, trong màn hình Activities, bạn bấm nút Start an Activity để tạo một hoạt động mới.Trong màn hình Star an activity, ở mục Name, bạn điền tên hoạt động, ở mục Permission, bạn có thể đánh dấu chọn mục Allow people external to my organization to become members of this activity để cho phép những người bên ngoài tổ chức có thể tham gia vào hoạt động.ở mục member, bạn thêm các thành viên sẽ tham gia vào hoạt động với vai trò cụ thể là : Author ( xem nội dung và thêm các entry) Owner ( thêm nội dung quản trị các entry), Reader ( chỉ xem nội dung ). Để thêm một thành viên tham gia vào hoạt động , bạn chọn vai trò, tiếp theo điền địa chỉ email của thành viên và bấm nút + ngay bên cạnh, ngoài ra bạn có thể điền mục tiêu của hoạt động vào mục Activity goal và chọn ngày kết thúc ở mục Due Date. Sau khi thực hiện xong, bạn bấm mút Save. Nếu trong khi hoạt động có bao gồm những người bên ngoài tổ chức, hộp thoại member were not added sẽ xuất hiện và cho biết rằng những người dùng bên ngoài tổ chức sẽ không được thêm vào hoạt động. Khi đó bạn cần bấm nút Proceed with invitations để gửi thư mời đến những người này nhằm cho phép họ trở thành thành viên của hoạt động.
Sau bước này, hoạt động đã được tạo ra, tiếp theo bạn tiến hành tạo ra các sections trong hoạt động này, các section được sử dụng để tổ chức các nhiệm vụ con của hoạt động. Tiếp theo ở mục section, bạn điền tên của section và nhấn nút Save
Thông tin của một section
Thực hiện các bước tương tự như trên, bạn sẽ tạo ra các section cần thiết trong hoạt động của mình. Sau khi tạo xong các section, bạn có thể thực hiện các thao tác như : hiệu chỉnh – xóa – di chuyển lên hoặc xuống bằng cách kích vào mục Actions tương ứng với section cần thao tác, trong menu xuất hiện, bạn chọn các chức năng như edit section, delete,section, move up hoặc move down
Để thêm các nhiệm vụ vào các section trong hoạt động bạn sử dụng các chức năng entry, todo item, với entry, bạn bấm nút Add entry hoặc click liên kết entry trong section tương ứng. Tiếp theo, ở mục title bạn đền tên nhiệm vụ. Ở mục Attachment bạn có thể đính kèm file, địa chỉ web, ngày, tên người dùng…. ở mục description, bạn điền thông tin mô tả về nhiệm vụ, đồng thời chọn section tương ứng ở mục cùng tên, nếu muốn ẩn nhiệm vụ này đốiv ới các thành viên trong hoạt động , bạn đánh dấu chọn mục mark this entry private, ngoài ra mục notify people of this entry cho phép bạn gửi thông báo đến các thành viên về nhiệm vụ này
Điền thông tin cho entry
Khi sử dụng tùy chọn notify of this entry, bạn cần chọn thành viên ở mục Notify, đồng thời điền nội dung thông báo sẽ gửi cho các thành viên ở mục notify message, sau khi thực hiện xong bạn bấn nút save
Chọn thành viên và soạn nội dung thông báo
Để thêm to do item , bạn bấm nút Add to do Item hoặc click liên kết to do item trong section tương ứng, tiếp theo ở mục todo, bạn điền tên nhiệm vụ, ở mục assigned to bạn chọn thành viên sẽ thực hiện nhiệm vụ này, ở mục Due date bạn chọn ngày hoàn thành công việc. các mục còn lại bạn thực hiện tương tự như entry
Điền thông tin cho to do item
Sau khi tạo xong các nhiệm vụ dạng entry và to do item, bạn có thể thực hiện các thao tác như : thêm chú thích, hiệu chỉnh, sao chép , di chuyển, xóa…. Các đối tượng này bằng các chức năng như : Add Comment, Edit, More Actions.
Thêm chú thích, hiệu chỉnh , sao chép , xóa entry
Với mỗi hoạt động, sau khi tạo xong, bạn có thể thực hiện các thao tác cấu hình bổ sung như : thêm thành viên, thiết lập mức độ quan trojgn, hiệu chỉnh, xóa….. để thêm thành viên, bạn click liên kết Add Member. Trong hộp thoại Add new member, bạn lần lượt điền địa chỉ email của các thành viên sẽ bổ sung và bấm dấu +, khi thực hiện xong, bạn bấm nút save để hoàn thành, để xóa mộ thành viên ở khung member bên trái bạn bấm biểu tượng chữ X bên cạnh thành viên đó.
Để thiết lập mức độ quan trọng, hiệu chỉnh, xóa hoạt động, bạn bấm nút Acitivity Actions, trong menu xuất hiện, bạn chọn một trong các chức năng như : High Priority, Medium Priority, Normal Priority, chẳng hạn để hiệu chỉnh hoạt động, bạn bấm nút Activity Actions, chọn Edit Activity. Trong hộp thoại cùng tên,
bạn tến hành hiệu chỉnh các mục thông tin cần thiết và save. Khi hoạt động đã hoàn thành và kết thúc, bạn bấm bút Mark Activity complete ở phía trên bên phải để thiết lập trạng hoàn thành cho hoạt động. Ngay sau đó, hoạt động sẽ được di chuyển vào mục Completed. Nếu muốn phục hồi hay xóa hoạt động, bạn click liên kết Restore hay Delete.
Đánh dấu hoàn thành cho hoạt động