* Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán đợc thực hiện theo một chơng trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán đ- ợc thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhng phải in đợc đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
* Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu, biên bản kiểm kê hàng hóa, bảng thanh toán hàng gửi đại lý, thẻ quầy hàng, …
Sổ quỹ và sổ tài sản
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Sổ kế toán chi tiết theo đối tượng
Chứng từ ghi sổ (theo phần hành)
Sổ cái tài khoản
Bảng cân đối tài khoản
Bảng tổng hợp chi tiết theo đối tượng
Báo cáo tài chính Sổ đăng ký chứng
* Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán đợc thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các sổ của hình thức kế toán đó.
Sơ đồ 1.15: Trình tự hạch toán theo hình thức kế toán máy.
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ báo cáo cuối tháng, cuối năm
SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
- Bỏo cỏo tài chớnh - Bỏo cỏo kế toỏn
quản trị MÁY VI TÍNH
PHẦN MỀM KẾ TOÁN
PHẦN 2: THỰC TRẠNG CễNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CễNG TY
2.1 Tổng quan về cụng ty
2.1.1. Lịch sử hỡnh thành và phỏt triển của Cụng ty.
Cụng ty CP đầu tư TMDV Hoàng Kim được thành lập vào ngày 28/3/2001. Trải qua gần 12 năm xõy dựng và phỏt triển, ngày nay Hoàng Kim đó trở thành một trong cỏc doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực bảo hành- sựa chữa, cung cấp mỏy tinh, laptop, linh kiện, phụ kiện, thi cụng thực hiện cỏc dự ỏn bảo trỡ, bảo hành hệ thống mỏy tinh
Tờn doanh nghiệp: CễNG TY CP ĐẦU TƯ TMDV HOÀNG KIM
Loại hỡnh doanh nghiệp: TMDV
Địa chỉ: Số 288-Hồ Tựng Mậu-Từ Liờm-Hà Nội Tỉnh / Thành phố: HANOI
Điện thoại: 04.6296.6297
Mó số doanh nghiệp: 0102 944 938
Đại diện phỏp luật: Nguyễn Thị Kim Phượng Vốn điều lệ: 4,6 tỷ đồng
(Viết bằng chữ: Bốn tỷ sỏu trăm triệu đồng chẵn)
2.1.2. Quỏ trỡnh phỏt triển của Cụng ty CP Đầu tư TMDV Hoàng Kim
Hoàng Kim hướng vào cỏc thị trường và khu vực Hà nụ̣i và các tỉnh thành trờn toàn quụ́c.Hoàng Kim phấn đấu trở thành một Cụng ty dịch vụ sửa chữa máy tính, tin học với tầm vúc quốc gia.
Sau một thời gian ngắn phỏt triển cụng ty đã dõ̀n chiờ́m lĩnh được tình cảm của khách hàng trờn thị trường trong nước với việc phỏt triển cỏc ứng dụng và tớch hợp giải phỏp cụng nghợ̀ cao, tác phong chuyờn nghiợ̀p. Đến nay Hoàng Kim đó trở thành một trong những Cụng ty dịch vụ tin học , dịch vụ sửa chữa bảo hành laptop chuyờn nghiợ̀p hàng đõ̀u Viợ̀t nam, với khỏch hàng điển hỡnh là Cụng ty phõn phụ́i Máy tính lớn như: Trõ̀n Anh, FPT, BKC, CPN , BẢO AN , THỦY LINH, CMC … và các hãng sản xuṍt máy tính nụ̉i tiờ́ng như ASER , SONY, DELL , HP… Cụng ty cũng được biết đến tại Việt Nam như là một trong những Cụng ty tiờn tiến nhất đang nổi lờn với quy trỡnh sửa chữa chuyờn nghiệp, chất lượng cao, khả năng thực hiện cỏc dự ỏn bảo trì lớn, phức tạp và hơn hết, với đội ngũ hơn 30 kỹ sư , chuyờn gia , chuyờn viờn tài năng, cú trỡnh độ chuyờn mụn sõu, bài bản.
2.1.3 Cơ cấu bộ mỏy quản lý
Trong những năm gần đõy, nền kinh tế nước ta chuyển sang nền kinh tế hàng húa vận động theo cơ chế thị trường cú sự quản lý của nhà nước, đi đụi với cơ chế quản lý mới buộc cỏc doanh nghiệp phải tự vận động và tồn tại bằng chớnh sức của mỡnh. Do vậy để tồn tại được trong cơ chế thị trường thỡ tất cả cỏc vấn đề liờn quan đến doanh nghiệp từ khõu tổ chức bộ mỏy cho đến khõu tiờu thụ hàng húa doanh nghiệp phải cú quyết định và cỏch bố trớ, sắp xếp phự hợp.
Tổ chức quản lý tốt là điều vụ cựng quan trọng trong sự phỏt triển đi lờn của mỗi doanh nghiệp trong cơ chế thị trường đầy biến động như hiện nay. Nhận thức được điều đú, Cụng ty CP Đầu tư TMDV Hoàng Kim đó quan tõm đỳng mức tới cụng tỏc quản lý bộ mỏy đảm bảo quản lý chặt chẽ tất cả cỏc khõu trờn mọi phương diện để hạn chế khụng cho bất kỳ sai sút nào xảy ra dự là nhỏ nhất.
Cơ cấu bộ mỏy quản lý của Cụng ty CP Đầu tư TMDV Hoàng Kim được tổ chức theo kiểu trực tuyến, đứng đầu là Giỏm đốc, giỳp việc cho Giỏm đốc là cỏc phũng ban như Phũng kế toỏn, phũng kỹ thuật, phũng kinh doanh.
Giỏm đốc
Phũng kế toỏn Phũng kỹ thuật Phũng kinh doanh
Bộ phận bỏn hàng và chăm súc khỏch hàng
Mối quan hệ giữa cỏc phũng ban
Giữa cỏc phũng ban và lónh đạo cú quan hệ mật thiết và thống nhất với nhau được biểu hiện của hai mối quan hệ chủ yếu:
- Mối quan hệ giữa cỏc phũng ban với nhau là mối quan hệ hợp tỏc, bỡnh đẳng để cựng giải quyết cụng việc một cỏch nhanh chúng, hiệu quả.
- Mối quan hệ giữa cỏc phũng với giỏm đốc là mối quan hệ giữa cấp trờn với cấp dưới theo chức năng hoạt động của mỡnh. Giỏm đốc xem xột giữa cỏc ý kiến đề xuất, nguyện vọng của cấp dưới để ngày càng phỏt huy được lợi thế của doanh nghiệp giỳp doanh nghiệp phỏt triển mạnh hơn đồng thời quan giỏm đốc quan tõm, chăm lo đến đời sống của cấp dưới để họ cú thể yờn tõm làm việc, cụng tỏc phục vụ cho doanh nghiệp.
Chức năng nhiệm vụ của cỏc phũng ban. Ban giỏm đốc cụng ty gồm cú:
Giỏm đốc cụng ty: Là người trực tiếp chỉ đạo cỏc chiến lược và cú quyền hạn cao nhất, cú quyền quyết định việc điều hành hoạt động ở cụng ty nhằm bảo đảm sản xuất kinh doanh, hoàn thành cỏc chỉ tiờu kinh tế, tuõn thủ chớnh sỏch phỏp luật của Nhà nước. Giỏm đốc đồng thời cũng là người chịu trỏch nhiệm trực tiếp với cơ quan phỏp luật của Nhà nước về cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty.
Phũng kế toỏn :
Là bộ phận quan trọng trong vấn đề quản lý tài chớnh của cụng ty, bộ phận này cú nhiệm vụ cung cấp kịp thời cỏc thụng tin tài chớnh của cụng ty, giỳp Giỏm đốc hoạch didnhj chiến lược về tài chớnh nhằm đảm bảo cho quỏ trỡnh kinh doanh tiến hành bỡnh thường và cú hiệu quả kinh tế cao.Ghi chộp phản ỏnh đầy đủ, chớnh xỏc trung thực, kịp thời, liờn tục và cú hệ thống số hiện cú tỡnh hỡnh biến động tài sản vật tư, lao động tiền lương, vốn và quy trỡnh sản xuất kinh doanh
+> Chức năng :Giải quyết cỏc cụng việc về kế toỏn tài chớnh, nhõn sự, thống kờ, vốn, tiền tệ phục vụ sản xuất kinh doanh tổ chức đời sống của cụng ty. Giỳp cho giỏm đốc nắm bắt được thụng tin về quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh, quản lý và phản ỏnh sự vận động của tài sản.
Phũng kinh doanh:
Cú nhiệm vụ tiếp thị và giao dịch với khỏch hàng, dưới sự giỏm sỏt trực tiếp của giỏm đốc thực hiện cỏc hợp đồng mua bỏn theo quy định của cụng ty
Đảm bảo cụng tỏc tiếp đún cỏc khỏch hàng đến giao dịch, nghiờn .. Thực hiện kế hoạch cung ứng sản phẩm tiờu thụ trờn thị trường, nghiờn cứu thị trường đầu vào cũng như đầu ra, đỏnh giỏ thị trường và hoạch định cac chiến lược kinh doanh .Lập kế hoạch thực hiện và cung ứng vật tư cho khỏch hàng và thực hiện cỏc chiến lược marketing trờn thị trường.Hợp tỏc chặt chẽ với phũng kỹ thuật để nhập hàng và cung cấp hàng tốt nhất tới khỏch hàng
Phũng kỹ thuật
Cú nhiệm vụ thực hiện cụng việc tư vấn, hỗ trợ phũng kinh doanh về mặt kỹ thuật cho khỏch hàng, về mọi thắc mắc mà khỏch hàng yờu cầu.Lắp đặt, sửa chữa cỏc thiết bị cho khỏch hàng.
Bộ phận bỏn hàng và chăm súc khỏch hàng: Chịu sự quản lý chung của cỏc phũng ban, và sự quản lý trực tiếp của phũng kinh doanh bỏn hàng. Cú nhiệm vụ thực hiện những kế hoạch mà phũng Kinh doanh bỏn hàng đề ra. Là bộ phận tiếp cận gần nhất với khỏch hàng nờn cần tuõn thủ những nguyờn tắc để mang đến sự hài lũng đến khỏch hàng cũng như suy trỡ và tăng doanh thu cho cụng ty.
Bảng kết quả sản xuất kinh doanh của Cụng ty CP đầu tư TMDV Hoàng Kim trong 3 năm gần đõy
ĐVT: VNĐ
STT Chỉ tiờu Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Chờnh lệch 2010/2009 Chờnh lệch 2011/2010 Số tiền TL (%) Số tiền TL (%) 1 Tổng doanh thu 1.382.576.990 1.996.896.450 2.524.628.290 614.319.460 44,43% 527.731.840 26,43% 2 Giỏ vốn hàng bỏn 995.455.433 1.397.827.51 5 1.767.239.80 3 402.372.08 2 40,42% 369.412.28 8 26,43% 3 Lợi nhuận gộp 387.121.557 599.068.935 757.388.487 211.947.378 54,75% 158.319.552 26,43% 4 Thu nhập từ HĐTC 16.365.000 18.502.300 16.025.080 2.137.300 13,06% (2.477.220) -13,39% 5 Chi phớ từ HĐTC 17.265.980 26.245.060 20.265.840 8.979.080 52,00% (5.979.220) -22,78% 6 CPBH&CPQLDN 276.515.398 439.317.219 555.418.224 162.801.821 58,88% 116.101.005 26,43% 7 Lợi nhận từ HĐSXKD 109.705.179 152.008.956 197.729.503 42.303.777 38,56% 45.720.547 30,08% 8 Thu nhập khỏc 1.508.256 5.063.268 3.561.290 3.555.012 235,70% (1.501.978) -29,66% 9 Chi phớ khỏc 2.345.028 4.592.150 1.680.450 2.247.122 95,82% (2.911.700) -63,41% 10 Lợi nhuận khỏc (836.772) 471.118 1.880.840 1.307.890 -156,30% 1.409.722 299,23% 11 Tổng lợi nhận trước thuế 108.868.407 152.480.074 199.610.343 43.611.667 40,06% 47.130.269 30,91% 12 Thuế TNDN phải nộp 27.217.102 38.120.019 49.902.586 10.902.917 40,06% 11.782.567 30,91% 13 Lợi nhuận sau thuế TNDN 81.651.305 114.360.056 149.707.757 32.708.750 40,06% 35.347.702 30,91%
Nhận xột:
Nhỡn chung, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty trong 3 năm gần đõy đạt kết quả tốt. Cụ thể như sau:
Tổng doanh thu thuần về bỏn hàng và cung cấp dịch vụ của cỏc năm tăng lờn đỏng kể. Trong năm 2010 tăng 614.319.460 đồng so với năm 2009 tương ứng với tỉ lệ tăng 44,43%; năm 2011 tăng so với năm 2010 là 527.731.840 đồng tương ứng với tỷ lệ tăng là 26,43%. Kết quả tăng năm 2011/2010 so với 2010/2009 cú sự chờnh lệch khỏ lớn là do, năm 2009 cụng ty mới thành lập và do biến động lớn của thị trường, ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế.
Giỏ vốn hàng bỏn của năm 2010/2009 tăng lờn 402.372.082 đồng ứng với tỷ lệ tăng 44,43%. Năm 2011/2010 cũng tăng lờn 369.412.288 đồng tương ứng với tỷ lệ tăng 26,43%
Lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2010/2009 tăng lờn 42.303.777 đồng, ứng với tỷ lệ tăng 38,56%. Năm 2011/2010 tăng 45.720.547 đồng tương ứng với tỷ lệ tăng 30,08%.
Tổng lợi nhuận trước thuế của năm 2010/2009 tăng 43.611.667 đồng ứng với tỷ lệ tăng 40,06%, thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp cũng tăng lờn 10.902.917 đồng. Đến năm 2011/2010 cũng tăng nhanh 47.130.269 đồng ứng với tỷ lệ tăng 30,91% dẫn đến thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp nhà nước cũng tăng lờn 11.782.567 đồng.
Qua những nhận xột túm tắt trờn cho ta thấy rằng đạt được thành tớch trờn đú là một sự cố gắng lớn của lónh đạo và tập thể cỏn bộ cụng nhõn viờn cụng ty trong cụng tỏc quản lý, sản xuất, hạ giỏ thành, nõng cao lợi nhuận của doanh nghiệp. Sự tăng trưởng về mọi mặt điều đú chứng tỏ rằng cụng ty sản xuất cú hiệu quả, doanh thu năm sau cao hơn năm trước. Đời sống của người lao động cải thiện, việc sắp xếp dõy chuyền sản xuất một cỏch khoa học và hợp lý, bố trớ mặt hàng sản xuất thớch hợp, khõu sản xuất gắn với tiờu thụ, thớch ứng tốt với cơ chế thị trường mặc dự
2.1.5.Những vấn đề chung về hạch toỏn kế toỏn tại cụng ty
- Niờn độ kế toỏn: Tớnh từ ngày 01/01 kết thỳc ngày 31/12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng ghi chộp kế toỏn : Việt Nam Đồng “VNĐ”.
- Chế độ kế toỏn ỏp dụng: ỏp dụng chế độ kế toỏn theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC
- Hỡnh thức kế toỏn đang ỏp dụng: Nhật ký chung
- Nguyờn tắc ghi nhận cỏc khoản tiền và cỏc khoản tương đương tiền: phương phỏp chuyển đổi dũng tiền khỏc ra đồng tiền sử dụng trong kế toỏn theo nguyờn tắc chuyển đổi ngoại tệ
- Phương phỏp tớnh thuế GTGT: Phương phỏp khấu trừ.
-Phương phỏp kế toỏn TSCĐ: Phương phỏp khấu hao ỏp dụng theo QĐ 203/2006/QĐ- BTC, ỏp dụng khấu hao theo đường thẳng, nguyờn tắc đỏnh giỏ TSCĐ theo trị giỏ vốn thực tế.
- Phương phỏp tớnh giỏ trị vật tư xuất kho theo phương phỏp nhập trước – xuất trước. - Phương phỏp hạch toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn. Cụng ty sử dụng hỡnh thức: Sổ Nhật ký chung
Hỡnh thức Nhật ký chung là hỡnh thức phản ỏnh cỏc nghiệp kinh tế phỏt sinh theo trỡnh tự thời gian vào một quyển sổ gọi là Nhật ký chung. Sau đú căn cứ Nhật ký chung để ghi vào sổ cỏi. Đối với cỏc tài khoản chủ yếu, phỏt sinh nhiều nghiệp vụ cú thể mở cỏc Nhật ký chung phụ. Cuối thỏng hoặc định kỳ cộng cỏc nhật ký phụ lấy số liệu ghi vào Nhật ký chung hoặc vào thẳng Sổ Cỏi.
Cuối thỏng, quý, năm cộng số liệu trờn sổ cỏi lập cõn đối phỏt sinh. Sau khi kiểm tra số liệu khớp đỳng với số liệu ghi trờn sổ cỏi và bảng tổng hợp chi tiết để lập bỏo cỏo tài chớnh. Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức NKC được thể hiện qua sơ đồ:
Hỡnh thức nhật ký chung
- Hỡnh thức kế toỏn NKC gồm cỏc loại sổ chủ yếu sau: Sổ NKC, sổ cỏi, cỏc sổ- thẻ kế toỏn chi tiết.
Hàng ngày, căn cứ vào cỏc chứng từ ban đầu (phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hoỏ đơn GTGT, phiếu thu..) đó được kiểm tra để làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phỏt sinh vào sổ NKC, sau đú căn cứ trờn số liệu đó ghi trờn sổ NKC để ghi vào sổ cỏi theo cỏc tài khoản liờn quan đến nghiệp vụ bỏn hàng như TK511, TK632, TK131,…
Cuối thỏng, cuối quý, cuối năm, tớnh tổng số phỏt sinh Nợ, tổng số phỏt sinh Cú và số dư của từng tài khoản đơn vị sử dụng trờn sổ Cỏi, sổ chi tiết. Căn cứ vào sổ Cỏi lập bảng cõn đối số phỏt sinh. Sau khi đối chiếu số liệu giữa sổ Cỏi TK 511
Chứng từ gốc
Nhật ký chung
Sổ cỏi
Bảng cõn đối số phỏt sinh
Bỏo cỏo tài chớnh
Sổ, thẻ hạch toỏn chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng S
Quan hệ đối chiếu Nhật Ký đặc biệt
632 với bảng tổng hợp chi tiết TK632, sổ cỏi TK111 với sổ quỹ tiền mặt,… (cỏc bảng tổng hợp chi tiết được lập từ cỏc sổ như là: Sổ chi tiết bỏn hàng, sổ chi tiết thanh toỏn, sổ chi tiết hàng hoỏ, sổ quỹ,…) Cỏc sổ cỏi được dựng để lập bỏo cỏo tài chớnh.
Việc tổ chức thực hiện cỏc chức năng, nhiệm vụ và nội dung của cụng tỏc kế toỏn trong doanh nghiệp đều do bộ mỏy kế toỏn đảm nhiệm. Do vậy, việc tổ chức bộ mỏy kế toỏn phự hợp, gọn nhẹ, hoạt động cú hiệu quả là điều kiện quan trọng để cung cấp thụng tin một cỏch kịp thời, chớnh xỏc, đầy đủ và hữu ớch cho cỏc đối tượng sử dụng, đồng thời phỏt huy, nõng cao trỡnh độ nghiệp vụ của cỏc cỏn bộ kế toỏn.
Tổ chức bộ mỏy kế toỏn trong đơn vị
Bộ mỏy kế toỏn là một bộ phận quan trọng cấu thành nờn hệ thống kiểm soỏt nội bộ của doanh nghiệp. Chất lượng, trỡnh độ của đội ngũ kế toỏn cũng như một cơ cấu tổ chức bộ mỏy kế toỏn hợp lý sẽ gúp phần khụng nhỏ làm giảm rủi ro kiểm