Do đặc thù kinh doanh của công ty là sản xuất suất ăn công nghiệp nên nguyên vật liệu chính là các loại thực phẩm tươi sống có thời gian bảo quản ngắn. Vì thế mặc dù công ty mua nguyên vật liệu về chuyển thẳng vào bếp để sản xuất ngay nhưng để thuận lợi cho công tác quản lý công ty vẫn thực hiện các giấy tờ, chứng từ nhập kho và xuất kho như bình thường.
Căn cứ vào thực đơn, định mức tiêu hao nguyên vật liệu và số xuất ăn quản lý bếp lập phiếu yêu cầu xuất vật tư. Dựa vào phiếu yêu cầu xuất vật tư cán bộ phòng cung tiêu lập phiếu xuất kho làm 3 liên với số lượng nguyên vật liệu yêu cầu xuất sau đó lưu liên 1 và chuyển liên 2 và 3 cho thủ kho. Thủ kho ghi số thực xuất vào phiếu này, ký sau đó giao cho người nhận vật tư. Trên chứng từ xuất, mọi loại nguyên vật liệu phục vụ sản xuất đều ghi cụ thể nội dung và có đầy đủ chữ ký của người có liên quan theo quy định.
Với Công ty CP Thương mại Hoàng Nhật Minh kho được đặt tại các bếp ăn để tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được diễn ra nhanh chóng và thuận tiện. Đầu quá trình sản xuất, bếp cử người nhận nguyên vật liệu xuất kho. Nguyên vật liệu trước khi được đưa xuống bếp để thực hiện chế biến được nhân viên bếp trực tiếp kiểm tra. Sau đó người nhận ký tên và giữ phiếu làm chứng từ thanh toán. Như vậy, phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:
+ Liên 1: Lưu ở bộ phận cung tiêu.
+ Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ kế toán.
Cuối tháng kế toán công ty thu thập đủ chứng từ, căn cứ phiếu xuất kho sẽ nhập số liệu trên phiếu vào máy vi tính.
Để tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp kế toán sử dụng TK 621.
Quá trình tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ở Công ty Cổ phần Thương mại Hoàng Nhật Minh được thực hiện chủ yếu bằng phần mềm kế toán. Để thấy rõ hơn quy trình tập hợp chi phí này ta nghiên cứu 1 ví dụ cụ thể như sau:
Trong tháng 2 năm 2014, căn cứ vào hợp đồng ký kết với khách hàng là công ty TNHH IRISO, Công ty CPThương mại Hoàng Nhật Minh tiến hành sản xuất và cung cấp xuất ăn công nghiệp cho các cán bộ, công nhân của công ty IRISO.. Bếp ăn tại công ty IRISO viết giấy đề nghị xuất vật tư gửi cho bộ phận cung tiêu.(Phụ lục 2.1)
Căn cứ vào phiếu đề nghị xuất vật tư nhân viên phòng cung tiêu lập phiếu xuất kho (Phụ lục 2.2)
Thông thường cứ 5 ngày thủ kho lại chuyển phiếu xuất cho lên trụ sở chính cho phòng kế toán để tiến hành hạch toán. Kế toán nhập số liệu trên phiếu xuất kho vào máy vi tính như sau:
Quy trình nhập liệu:
1- Từ màn hình giao diện chính của phần mềm kế toán vào phân hệ nghiệp vụ “kế toán hàng tồn kho”, chọn phần “Cập nhật số liệu” (Phụ lục 2.3)
2- Trong phần “Cập nhật số liệu” chọn “Phiếu xuất kho”, máy sẽ chuyển đến màn hình kế toán để nhập số liệu về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ( Phụ lục 2.4).
3- Cập nhật các số liệu vào máy như sau: (Lấy ví dụ theo phiếu xuất kho số 01/02).
- Mã giao dịch: 4 – xuất cho sản xuất. (máy tự ngầm định) - Mã khách: IRV – Công ty TNHH IRISO
- Địa chỉ: KCN Yên Phong, Bắc Ninh (máy tự ngầm định) - Người nhận hàng:
- Diễn giải:(không nhất thiết phải nhập) xuất nguyên vật liệu cho sản xuất - Số px: 01/02
- Ngày ht: 01/02/2014 - Ngày lập px: 01/02/2014
- Tỷ giá (VNĐ):1.000 (do máy tự ngầm định)
- Mã hàng: T001, GV015…(có thể nhập nhiều mã hàng trên cột mã hàng nhưng mã hàng phải nằm trong danh mục từ điểm của vật tư được xây dựng sẵn trên máy)
- Tên hàng: thịt nạc vai, dầu ăn…(khi nhập mã hàng, dựa trên danh mục vật tư máy tự nhảy ra tên hàng)
- Đvt: kg, lít…(do máy tự ngầm định theo danh mục vật tư) - Mã kho: IRV
- Mã vụ việc: IRV
- Tồn kho: (máy tự ngầm đinh)
- Số lượng: căn cứ phiếu xuất kho kế toán nhập bằng tay vào máy tính theo các vật tư tương ứng.
- Giá VND: (cuối kỳ máy tự tính theo công thức đã cài đặt sẵn). -Tiền VND: (cuối kỳ máy tự tính theo công thức đã cài đặt sẵn). - TK Nợ: TK6211 (kế toán phải nhập bằng tay)
- TK Có: TK152 (máy tự ngầm định)
Một phiếu xuất kho có thể xuất nhiều loại vật tư và mỗi loại vật tư được quản lý trên 1 dòng với những chỉ tiêu nhất định.
Sau khi khai báo xong, nhấn nút “Lưu”, khi đó phiếu xuất kho sẽ được lưu vào Sổ chi tiết vật tư. Kết thúc nhập số liệu xong, chương trình sẽ tự động chuyển số liệu sang Bảng kê vật tư xuất dùng, đồng thời vào các Sổ chi tiết vật tư (TK 152), Sổ Chi tiết chi phí nguyên vật liệu TK621 (chi tiết cho từng vụ việc), Sổ Cái TK 621. Vào nút “ in/xem” để xem các sổ này nhưng tại thời điểm nhập chưa có đơn giá và giá vốn của nguyên vật liệu xuất kho. Hoặc muốn xem Sổ Cái thì ta thực hiện theo trình tự sau: Từ giao diện chính của phần mềm ta chọn “ Kế toán tổng hợp”, sau đó chọn “ Sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung” , tiếp theo chọn “ Sổ cái của một tài khoản”. Ta gõ các thông tin cần thiết vào: Tài khoản, ngày-tháng, chọn tiếp nút “ Nhận” thì lúc đó trên màn hình sẽ hiện lên sổ cái của TK 621.
Cuối tháng kế toán thực hiện tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo công thức cài đặt sẵn trên phần mềm. Vì khi mua hàng và nhập dữ liệu hàng mua vào (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ và khai báo kỳ tính giá xuất kho thì máy tính sẽ tự động tính đơn giá theo công thức: ( phụ lục 2.5)
Giá NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho * Đơn giá NVL xuất kho
Máy tính sẽ tự động ghi sổ Nhật ký chung các định khoản:(để cho dễ hình dung ta trở lại với ví dụ về nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu cho sản xuất đầu tháng 02/2014).
Định khoản: Nợ TK621 – chi tiết cho bếp IRISO: 3.388.500 Có TK 1521 : 3.388.500
Cuối tháng, kế toán thực hiện tổng hợp số liệu, vào phân hệ nghiệp vụ “kế toán chi phí và giá thành”, cập nhật danh mục “Các bút toán kết chuyển tự động” (Kết chuyển 621 --> 154)và yêu cầu chương trình tự động tạo các bút toán kết chuyển.Việc kết chuyển được thực hiện theo định khoản sau:
Nợ TK154- chi tiết cho bếp IRISO : 3.388.500 Có TK621- chi tiết cho bếp IRISO : 3.388.500
Đến cuối tháng xử lý dữ liệu xong kế toán thực hiện bút toán kết chuyển tự động xong vào mục kế toán hàng tồn kho, báo cáo hàng tồn kho ( phụ lục 2.6, 2.7), Sổ chi tiết tài khoản và sổ cái tài khoản in ra sẽ có mẫu như phụ lục 2.8 và phụ lục 2.9