II. Tổ chức và quản lý mạng lới đại lý bảo hiểm nhân thọ.
1.2 Sự cần thiết phải tổ chức mạng lới đại lý BHNT.
a. Tổ chức là gì.
Chúng ta đều biết quản trị kinh doanh có 5 chức năng cơ bản là lập kế hoạch, tổ chức, điều hành, kiểm tra và đánh giá kết quả, trong đó chức năng tổ chức là một chức năng cơ bản và nó đợc đặc biệt chú trọng nghiên cứu trong các chơng trình đào tạo cũng nh trong thực tiễn hoạt động của các công ty. Nội dung chính của công tác tổ chức là xác định cơ cấu và liên kết các hoạt động khác nhau của tổ chức. Trong tổ chức, con ngời cùng làm việc và hợp tác với nhau trong mối quan hệ tơng tác qua lại, chính điều này làm nảy sinh nhu cầu đối với công việc tổ chức. Nh vậy nội dung cơ bản của tổ chức đại lý BHNT là xác định đợc cơ cấu tổ chức của mạng lới đại lý nghĩa là xem xét các bộ phận khác nhau , có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá và có những trách nhiệm và
quyền hạn nhất định, đợc bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục đích chung của doanh nghiệp đã xác định.
Một cơ cấu tổ chức đợc gọi là tốt nếu đảm bảo những yêu cầu sau:
- Tính tối u: giữa các khâu và các cấp quản trị đều thiết lập những mối quan hệ hợp lí với số lợng cấp quản trị ít nhất.
- Tính linh hoạt: phải có khả năng dễ ràng thích ứng với sự thay đổi của môi trờng bên trong doanh nghiệp cũng nh môi trờng bên ngoài.
- Tính tin cậy lớn: phải đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin đợc sử dụng trong doanh nghiệp.
- Tính kinh tế: cơ cấu của bộ máy quản trị phải đảm bao sử dụng chi phí quản trị đạt hiệu quả cao nhất. Tiêu chuẩn xem xét là lợi ích/chi phí.
b. Vai trò của tổ chức đại lý BHNT.
Trong một công ty BHNT, số lợng đại lý chiếm tỷ trọng lớn. Họ là tập hợp của những con ngời khác nhau với nhu cầu, thói quen, tính cách khác nhau nhng lại làm việc phục vụ lợi ích cho một công ty. Đặc điểm này là nguyên nhân cơ bản đặt ra yêu cầu đòi hỏi phải tổ chức họ thành một mạng lới thống nhất. Mặt khác lợi nhuận về cơ bản đợc xác định theo công thức: lợi nhuận= doanh thu - chi phí và lợi nhuận là mục tiêu vơn tới của các công ty nói chung và các công ty bảo hiểm nói riêng, để tăng lợi nhuận có hai cách hoặc là tăng doanh thu hai là giảm chi phí. Sau đây ta sẽ xem xét vai trò của tổ chức trong sự tác động đến hai mặt trên.
♦ Những vai trò nhìn từ góc độ làm tăng doanh thu.
- Đại lý là lực lợng bán hàng kiêm lực lợng tiếp thị có hiệu quả nhất của công ty BHNT, vì vậy việc tổ chức lực lợng này một cách hợp lí một mặt giúp họ bán đợc nhiều hơn mặt khác cũng góp phần thực hiện chơng trình quảng cáo đợc tốt hơn.
- Lực lợng đại lý hoạt động trên các vùng các khu vực với hoàn cảnh, tình trạng kinh tế, nền văn hoá khác nhau. Đây là những nhân tố tác động mạnh đến hiệu quả khai thác của đại lý. Chính vì vậy với mồi khu vực việc lựa chọn mô hình tổ chức riêng thích hợp là cần thiết nếu điều kiện cho phép.
- Công tác tổ chức là giải pháp hữu hiệu để giả quyết những vấn đề nảy sinh nh: mối quan hệ với khách hàng, ràng buộc giữa đại lý và công ty, nếu xảy ra tranh chấp thì ai giải quyết, đại lý hoạt động và chịu sự giám sát của ai.
- Đặc điểm hoạt động của đại lý BHNT là tự do trong việc lựa chọn mức độ và thời gian làm việc, hơn nữa trình độ, kỹ năng khai thác của đại lý lại không đồng đều nhau và phạm vi hoạt động lại rất lớn. Những đặc điểm đó đòi hỏi cần có sự tổ chức, phối hợp hoạt động một
cách nhịp nhàng nhằm đem lại hiệu quả cao nhất cho công ty chứ không phải chỉ là hiệu quả của một cá nhân nào.
♦ Những vai trò nhìn từ góc độ làm giảm chi phí.
- Giảm thiểu sự chồng chéo trong hoạt động của các đại lý: điều này cũng có nghĩa là công ty có thể tránh đợc những chi phí không đáng khó nh: chi phí đi lại cho các đại lý khi các đại lý cùng lựa chọn một khu vực khách hàng mà nguyên nhân là do không phân vùng cơ cấu một cách chặt chẽ, chi phí quản lý do không phân chia cơ cấu chức năng một cách rõ ràng dẫn đến tình trạng nhân viên làm thay công việc của đại lý, đại lý làm vợt quyền hạn của nhân viên quản lý.
- Việc tổ chức tốt hệ thống đại lý góp phần giả quyết nhanh các vấn đề xảy ra chẳng hạn khi xảy ra “sự kiện bảo hiểm” công ty có thể nhanh chóng làm các thủ tục giám định và thực hiện bồi thờng. Điều này một mặt làm tăng uy tín của công ty, mặt khác làm giảm những chi phí không đáng có nếu kéo dài thời gian.
2. Hệ thồng phân phối sản phẩm BHNT.
Bên cạnh việc xác định cách thức tổ chức đại lý nh thế nào cho tiện quản lý cũng nh đạt đợc hiệu quả khai thác cao, việc xác định hệ thống phân phối cũng là nhân tố quan trọng chi phối hiệu quả khai thác của các đại lý. Hơn thế, nếu nh cơ cấu tổ chức chỉ đợc xem nh nhân tố gián tiếp thị việc xây dựng hệ thống phân phối lại ảnh hởng trực tiếp bởi lẽ hệ thống phân phối xem xét việc các đại lý phục vụ khách hàng nh thế nào, phơng thức mà đại lý chăm sóc khách hàng có tốt không...
Nếu chia theo mối quan hệ doanh nghiệp bảo hiểm -khách hàng thì các công ty BHNT đều sử dụng hai hệ thống phân phối là: hệ thống phân phối trực tiếp (direct distribution system), hệ thống phân phối gián tiếp (indirect distribution system). Ngày nay cùng với sự phát triển của kinh tế thì hệ thống phân phối gián tiếp qua các khâu trung gian nh đại lý môi giới ngày càng phát triển do đặc thù của chuyên môn hoá. Trong phạm vi của đề tài này ta sẽ đi sâu phân tích hệ thống phân phối gián tiếp qua đại lý. Hệ thống này có thể đợc tổ chức theo ba dạng cơ bản sau:
♦ Hệ thống đại lý thông thờng (ordinary system).
♦ Hệ thồng đại lý đa sản phẩm (Multiple-line Agency System).
♦ Hệ thống đại lý phục vụ tại nhà (Home Service System).
a. Hệ thống phân phối thông thờng.
Hệ thống này đợc tổ chức khá phức tạp, đại lý là một bộ phận quan trọng trong hệ thống, nó có u điểm là các đại lý đợc sự hỗ trợ rất tốt từ phía các bộ phận khác. Các bộ phận của hệ thống bao gồm:
♦ Các đại lý: họ là các cá nhân, tổ chức (thực hiện bán BHNT với t cách là hoạt động phù trợ) sử dụng một phần hay toàn bộ thời gian làm
công việc đại lý với các chức năng bán sản phẩm và phân phối các sản phẩm BHNT. Các đại lý này đợc sự uỷ quyền của công ty thực hiện các công việc nh: dẫn dụ khách hàng ký hợp đồng, thu phí ban đầu... Các đại lý này đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến nghĩa là họ chỉ đợc phép hoạt động theo đúng chức năng và chịu sự kiểm soát từ cấp trên xuống theo đúng tuyến. Cụ thể, một nhóm các đại lý đợc tập hợp thành một tổ đại lý, các tổ đại lý lại chịu sự kiểm soát của tổng đại lý, tổng đại lý thì d- ới quyền của bộ phận khai thác trong công ty (thờng thuộc phòng Marketing).
♦ Bộ phận khai thác: Trong phần lớn các công ty hiện nay bộ phận khai thác thờng đợc nằm trong phòng Marketing đợc điều hành bởi giám đốc kinh doanh (Sale Manager). Bộ phận khai thác này trực tiếp quản lý các đại lý, các văn phòng chi nhánh bán hàng, và có trách nhiệm giao tiếp với các công ty môi giới độc lập.
♦ Dịch vụ trung gian: Bộ phận này có nhiệm vụ hỗ trợ cho hoạt động bán hàng nh: tiến hành các công tác tuyên truyền quảng cáo, thực hiện xúc tiến bán, làm công tác thị trờng. Tiếp đó là là hoạt động quản trị nhân lực bán hàng; bộ phận này sẽ nghiên cứu, tìm hiểu các yếu tố trong nội bộ doanh nghiệp cũng nh các yếu tố bên ngoài để bố trí lực lợng đại lý một cách tốt nhất nhằm khai thác có hiệu quả cao nhất.