II. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHO VAY CỦA NHNO&PTNT THANH HOÁ
2. Quy trình hạch toán cho vay theo HMTD, cho vay từng lần
2.2.1. Quy trình hạch toán khi cho vay
Cán bộ tín dụng là người trực tiếp nhận hồ sơ vay vốn của khách hàng, kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp cuả bộ hồ sơ và tiến hành thẩm định xét duyệt cho vay, sau đó trình trưởng phòng kinh doanh và giám đốc duyệt. Khi thủ tục xét duyệt cho vay làm đầy đủ hồ sơ vay vốn của khách hàng được chuyển sang bộ phận kế toán.
Cán bộ kế toán được phân công phụ trách tài khoản tiền vay tiến hành kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của bộ hồ sơ vay vốn. Nếu bộ hồ sơ hợp lệ hợp pháp thì tiến hành giải ngân cho khách hàng. Tuỳ theo yêu cầu của khách hàng kế toán có thể giải ngân bằng tiền mặt hoặc chuyển trả vào tài khoản khác theo yêu cầu của khách hàng Và căn cứ vào mức duyệt cho vay của giám đốc và kế hoạch giải ngân hạch toán.
Nợ Tài khoản cho vay
Có Tài khoản thích hợp (tiền mặt, tiền gửi)
Sau khi hạch toán song kế toán chuyển hồ sơ sang kế toán kiểm soát, kế toán kiểm soát kiểm tra lại một lần nữa các yếu tố trên chứng từ xem đã đầy đủ chưa, có hợp lệ hợp pháp không, nếu bộ hồ sơ đảm bảo đầy đủ các yếu tố theo quy định thì kế toán kiểm soát ký kiểm soát chứng từ và xử lý như sau:
Trường hợp khách hàng lĩnh bằng tiền mặt kế toán kiểm soát vào sổ nhật ký quỹ và chuyển phiếu chi tiền, chứng minh thư, sổ vay vốn hoặc hợp đồng tíndụng kềm 1 liên giấy đề nghị vay vốn sang thủ quỹ để chi tiền cho khách hàng.
Thủ quỹ sau khi chi tiền cho khách hàng song vào sổ quỹ và trả lại phiếu chi kèm giấy đề nghị vay vốn cho kiểm soát để đưa vào lưu trữ chứng từ. Sổ vay vốn giao cho khách hàng giữ.
Trường hợp khách hàng yêu cầu chuyển tiền vay trả vào tài khoản của một khách hàng khác thì kế toán kiểm soát kiểm soát hồ sơ song ký kiểm soát và đưa một liên UNC kèm 1 giấy đề nghị vay vốn vào lưu trữ từ nếu là chuyển đi cho khách hàng có tài khoản tại ngân hàng khác thì chuyển 1 liên UNC sang cho bộ phận chuyển tiền điện tử để chuyển tiền đi. Sổ vay vốn giao cho khách hàng.
Sau khi giải ngân song phiếu chi (hoặc UNC) kèm 1 giấy đề nghị vay vốn được đưa vào lưu trữ chứng từ còn lại toàn bộ hồ sơ vay vốn được kế toán viên phụ trách tài khoản tiền vay lưu trữ tại quầy giao dịch để theo dõi thu nợ của khách hàng.
Đối với các khách hàng vay vốn phải cầm cố thế chấp bằng tài sản thì kế toán lập phiếu nhập kho các giấy tờ hoặc tài sản thế chấp, cầm cố đó.
Nhập Tài khoản 994 tài sản thế chấp cầm cố.
Giấy tờ và tài sản thế chấp cầm cố của ngân hàng được nhập vào kho và bảo quản cẩn thận.
Cụ thể : Ngày 16 tháng 09 năm 2010 bà Nguyễn Thị Phượng ở địa chỉ 357 Hạc Thành - TP Thanh Hoá làm giấy đề nghị vay vốn số tiền là 500 triệu đồng. Qua xem xét thẩm định ngân hàng NN&PTNT Thanh Hóa đồng ý cho bà vay số tiền 400 triệu đồng, bà Phượng thế chấp bằng nhà đất kèm theo giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đứng tên bà trị giá 800 triệu đồng , hồ sơ đã được ký duyệt đầy đủ chuyển cho bộ phận kế toán. Kế toán kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của bộ hồ sơ đảm bảo. Căn cứ vào số tiền giám đốc duyệt vay lập phiếu hạch toán
Nợ Tài khoản cho vay số tiền 400.000.000 Có Tài khoản tiền mặt số tiền 400.000.000
Nhập Tài khoản tài sản thế chấp cầm cố số tiền 800.000.000.
Sau đó chuyển sang kế toán kiểm soát kiểm tra lại một lần nữa nếu không có gì sai sót thì vào sổ nhật ký quỹ, ký kiểm soát và chuyển phiếu chi tiền, sổ vay vốn, chứng minh thư của khách hàng, một liên giấy đề nghị vay vốn sang thủ quỹ chi tiền cho khách.
Thủ quỹ sau khi chi tiền cho khách và nhập gấy tờ thế chấp vào kho trả lại chứng minh thư và sổ vay vốn cho khách hàng, phiếu chi và giấy đề nghị vay vốn trả lại cho kế toán đóng chứng từ lưu trữ.
Sổ lưu, phụ lục theo dõi tiền vay, các hồ sơ vay vốn được lưu taị quâỳ giao dịch của kế toán để theo dõi thu nợ.