Công tác xử lý tài liệu của TV đặc biệt được chú ý. Sách được bổ sung về đến thư viện được đăng ký vào sổ tổng quát chung và ghi rõ ngày tháng, năm, số hóa đơn, đơn vị cung cấp tài liệu, nhà xuất bản, số tiền và lô sách nhập về. Trong quá trình xử lý, cán bộ xử lý phân chia sách theo chuyên ngành để thuận tiện trong khâu bổ sung sách vào kho. Sau đó sách được chia theo kho, tùy từng số lượng ít nhiều của loại hình tài liệu mà cán bộ xử lý phân bổ kho.
Ví dụ đối với tài liệu tiếng việt có rất nhiều kho để đưa tài liệu vào phục vụ: Có tất cả 5 kho: Kho mượn giáo trình (MGT), kho mượn tham khảo (MTK), kho đọc (KDO), kho luận văn, luận án (KLV), kho lưu (LUU). Đối với tài liệu viết bằng tiếng nước ngoài sách viết bằng tiếng Nga, tiếng Anh thì thư viện phân bổ kho là kho ngoại văn (KNV).
Trước đây, thư viện sử dụng phần mềm ISIS thì việc phân chia sách theo khổ của sách. Nhưng từ năm 2005, thư viện chuyển sang phần mềm mới nên toàn bộ dữ liệu được làm mới và hồi cố nên việc phân bổ kho không theo khổ của tài liệu mà dựa vào từng nội dung của tài liệu để chia kho.
Tất cả tài liệu khi xử lý đều được cán bộ xử lý ghi rõ số MFN của tài liệu đó vào từng cuốn sách, các cuốn sách đều được đóng dấu ở trang tên sách và trang thứ 17 của cuốn sách đó và được ghi rõ số đăng ký cá biệt vào đó. Bước tiếp theo mô tả thư mục nhằm cung cấp cho ta thông tin chính xác nhất của tài
42
liệu mới bổ sung, đồng thời nó cũng được xem như một vật mang tin giúp cho cùng một lúc có thể xác định được tài liệu và sắp xếp chúng và in ra thư mục sách mới hay TT chuyên đề. Tất cả tài liệu được mô tả theo ISBD, biên mục mô tả tài liệu đều thực hiện trên máy theo khổ mẫu MARC 21 với quy tắc biên mục theo AACR2. Bộ quy tắc biên mục Anh - Mỹ AACR2 dựa theo ISBD trong mô tả tài liệu thư viện. Bộ quy tắc quy định chặt chẽ chi tiết mô tả từng loại hình tài liệu và rất chú trọng đến cách lập các điểm truy nhập (tiêu đề) cho biểu ghi thư mục. Là bộ quy tắc chính được dùng trong biên mục theo khổ mẫu USMARC, CANMARC, UKMARC và sau này là MARC21. Về khung phân loại tài liệu thì hiện nay thư viện đang ứng dụng bảng phân loại tài liệu theo DDC (Dewey Decimal Classification - gọi tắt là DDC) của Mỹ với bản rút gọn lần thứ 14 đã được Thư viện Quốc gia Việt Nam biên dịch. Với khung phân loại này thư viện rất thuận lợi trong việc phân loại tài liệu là các đề mục và tiểu đề mục về KHKT như điện, điện tử, cơ khí…Trên cơ sở các ký hiệu phân loại này, thư viện dễ dàng sử dụng các ký hiệu phân loại để tạo dựng các sản phẩm thông thường, các điểm truy cập, tra cứu tài liệu theo lĩnh vực tri thức chuyên sâu của ngành KHKT về điện, điện tử, cơ khí, cơ điện tử, động lực…
43
Biểu đồ 5: Quy trình xử lý nghiệp vụ
Sách được bổ sung về thư viện, sau đó cán bộ phân loại sách theo chuyên ngành, tiếp đó sách được xử lý hình thức và nội dung, phân bổ kho, rồi được phân chia tới các phòng phục vụ, xếp giá, lưu trữ, bảo quản và đưa vào phục vụ bạn đọc.