Thư viện ĐHKTCN cần phải nâng cao hiệu quả công tác phục vụ bạn đọc trên cơ sở triển khai các giải pháp cụ thể như:
- Tăng thời lượng phục vụ bạn đọc vào các buổi tối trong tuần giúp bạn đọc có thời gian học tập và nghiên cứu nhiều hơn tại thư viện.
- Thêm mới dịch vụ hỗ trợ bạn đọc đặt sách theo yêu cầu qua điện thoại, qua mạng nội bộ hoặc qua email.
- Bố trí cán bộ làm công tác tư vấn tài liệu cho bạn đọc khi có yêu cầu hoặc đặt mượn tài liệu.
76
- Mở phòng trưng bày báo, tạp chí mới để bạn đọc có điều kiện cập nhật tin tức, thời sự.
- Mở dịch vụ đa phương tiện để bạn đọc có điều kiện học ngoại ngữ hoặc giải trí, xem phim,…
Nâng cao tính chuyên nghiệp trong hoạt động kho mở
Trên thế giới cũng như ở Việt Nam, kho thư viện thường được tổ chức theo 2 hình thức: kho đóng và kho mở. Mỗi loại có những ưu nhược điểm riêng, nhưng xu hướng hiện nay cho thấy, các TV đang hướng tới hình thức tổ chức kho mở.
Kho mở là kho độc giả được trực tiếp vào kho chọn các tài liệu mà họ cần, không phải tra cứu qua mục lục. Đây là hình thức phục vụ được bạn đọc rất hứng thú do không phải tra tìm, không phải viết phiếu, không phải chờ đợi mất thời gian. Trong kho mở, bạn đọc có thể biến việc tìm kiếm thông tin cần thiết đối với bản thân trên các giá, kệ sách thành việc khám phá, phát hiện chân trời mới của tri thức khoa học, thôi thúc bạn đọc tiến sâu hơn, mở rộng hơn phạm vi tìm hiểu, học tập và nghiên cứu. Việc xắp xếp, hệ thống hóa tài liệu trong kho mở theo hệ thống phân loại tri thức khoa học và lĩnh vực công nghệ, tự nó có sức hấp dẫn và dẫn dắt bạn đọc với tư cách người khai phá, sáng tạo, chinh phục các đỉnh cao trí tuệ của nhân loại, khiến bạn đọc muốn “đứng trên vai của những người khổng lồ” để nhìn xa hơn, rộng hơn trong hoạt động sáng tạo của mình trước mắt, cũng như lâu dài.
Ở Việt Nam từ những năm 90 thế kỷ trước trở lại đây mới tổ chức kho mở. Hiện nay kho mở được tổ chức ở nhiều loại hình thư viện khác nhau: Thư viện công cộng, Thư viện chuyên ngành, đa ngành: Thư viện Quốc gia Việt Nam, Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ, Trung tâm Học liệu Đại học Thái Nguyên…
77
Ưu điểm của tổ chức kho mở là bạn đọc được trực tiếp tiếp cận với kho
tài liệu, họ có thể xem lướt để xác định tài liệu đó có cần không hoặc nếu tài liệu họ cần không có, họ có thể mượn tài liệu khác có nội dung tương tự xếp cạnh đó, mà không cần phải viết lại phiếu yêu cầu, không phải chờ đợi, bạn đọc luôn cảm thấy không mất thời gian, không phải phiền hà đến thủ thư. Cách tổ chức này dễ thỏa mãn nhu cầu bạn đọc, làm bạn đọc thích thú hơn, nên đến thư viện nhiều hơn, vòng quay của tài liệu ở kho mở lớn hơn kho đóng. Cán bộ thư viện không phải trực tiếp nhận phiếu yêu cầu, không phải vào kho lấy sách.
Tài liệu kho mở luôn được sắp xếp theo môn loại khoa học, theo bảng phân loại DDC để bạn đọc dễ thỏa mãn nhu cầu nghiên cứu chuyên sâu, vì tài liệu có nội dung liên quan, giống nhau được xếp ở một chỗ, cuốn này không có sẽ mượn cuốn khác xếp cạnh đó có nội dung liên quan.
Nhược điểm của kho mở là mất nhiều diện tích ở trên giá vì phải dành chỗ
để phát triển kho sách, nếu trù liệu không sát, khi các đề mục phát triển nhanh sẽ thiếu chỗ, dẫn đến phải giãn kho rất vất vả. Các giá đều phải có ngăn rộng cỡ sách khổ lớn. Hình thức không đẹp vì quyển cao, quyển thấp cạnh tranh, mất nhiều diện tích. Bảo quản sách khó hơn nhiều so với kho đóng, dễ mất, dễ hỏng sách do bạn đọc lấy ra vào nhiều.
Thư viện trường ĐHKTCN đang tổ chức theo cả hai hình thức là kho đóng và kho mở. Từ khi thành lập kho mượn tham khảo là kho mở đã đi vào hoạt động ba năm nhưng trong quá trình hoạt động nhận thấy kho mượn tham khảo mở không đạt hiệu quả như mong muốn, gây khó khăn trong công tác phục vụ như: Cán bộ phục vụ vẫn phải tra cứu tài liệu hộ bạn đọc vì việc sắp xếp tài liệu không theo các đề mục chủ đề mà xếp theo đăng ký cá biệt gây khó khăn cho bạn đọc, chưa có thiết bị an ninh như hệ thống tủ đồ cho bạn đọc gửi đồ vào phòng, hệ thống máy quay camera chưa có…đã khiến kho mở này “nửa vời” trong công tác phục vụ. Công tác phục vụ chưa chuyên nghiệp, cán bộ TV luôn nhắc nhở bạn đọc mỗi khi vào phòng tra cứu và tìm kiếm tài liệu.
78
Do vậy, để nâng cao chất lượng phục vụ tại kho mở, thư viện cần có kế hoạch hoàn thiện, nâng cấp một cách đồng bộ cả về nghiệp vụ (tổ chức kho theo môn loại trên cơ sở áp dụng khung phân loại DDC, thường xuyên duy trì trật tự sắp xếp tài liệu trên giá theo đúng vị trí quy định, …) cả về cơ sở vật chất-kỹ thuật, trang thiết bị thiết yếu của kho mở như:
- Diện tích kho thoáng đãng, sáng sủa và đủ rộng để có thể sắp xếp tài liệu theo môn loại và có dự phòng diện tích cho việc bổ sung, cập nhật tài liệu mới;
- Có tủ đồ để bạn đọc gửi hành lý, tư trang trước khi vào kho;
- Hệ thống an ninh (cổng từ, camera giám sát, gán chỉ từ cho từng đơn vị tài liệu);
- Giá sách chuyên biệt để sắp xếp tài liệu.
Nếu Thư viện Trường ĐHKTCN đáp ứng đầy đủ điều kiện như trên chắc chắn công tác hoạt động phục vụ bạn đọc sẽ đạt hiệu quả cao.
Ngày nay khi mà nhu cầu của bạn đọc càng tăng cao thì công tác phục vụ phải được đáp ứng và làm hài lòng bạn đọc. Chính vì vậy thư viện ĐHKTCN phải mạnh rạn đầu tư trang thiết bị để làm kho mở đạt chuẩn nhằm phục vụ nhu cầu cần thiết nhất của bạn đọc vì sự nghiệp giáo dục và đào tạo của nhà trường
3.2.2 Tăng cường đa dạng các dịch vụ thông tin - thư viện
Để đáp ứng hiệu quả các nhu cầu tin đa dạng của bạn đọc trong Nhà trường, trong thời gian tới thư viện cần tăng cường đa dạng các dịch vụ TT-TV có giá trị gia tăng cao, cụ thể như:
- Dịch vụ cung cấp tài liệu theo chuyên đề
Dịch vụ cung cấp tài liệu theo chuyên đề là dịch vụ giúp bạn đọc nắm bắt đầy đủ, nhanh chóng và kịp thời những vấn đề mà họ quan tâm, giúp họ tiết kiệm thời gian và công sức tìm kiếm thông tin để phục vụ cho học tập, nghiên cứu khoa học, giảng dạy.
79
Với nhu cầu khai thác, sử dụng thông tin, tri thức bạn đọc tại thư viện ĐHKTCN ngày càng đa dạng và gia tăng, nhu cầu đòi hỏi về thông tin có chất lượng cao ngày càng được đặt ra nhiều hơn, đòi hỏi thư viện phải mở ra dịch vụ mới có chất lượng nhằm thỏa mãn nhu cầu tin của bạn đọc, dịch vụ này phù hợp với nhu cầu tin hiện nay của trường ĐHKTCN TN.
- Dịch vụ mượn liên thư viện
Để tiến hành dịch vụ này cần có một số yếu tố cơ bản như: Cơ sở dữ liệu dùng chung (hay cơ sở dữ liệu mượn liên thư viện), phần mềm mượn liên thư viện, cơ sở dữ liệu thông tin về các thư viện hoặc hiệp hội thư viện…Bên cạnh đó cũng cần có một số tiêu chuẩn cơ bản về nghiệp vụ như: khung phân loại DDC, MARC21, AACR2 và tuân theo chuẩn mượn liên thư viện quốc tế.
Trong điều kiện bùng nổ thông tin hiện nay, sự hợp tác giữa các thư viện là cần thiết hơn bao giờ hết, nhằm tiết kiệm tối đa kinh phí cho các thư viện và bạn đọc mà vẫn đảm bảo thỏa mãn về nhu cầu tin. Với thư viện trường ĐHKTCN TN, nhu cầu sử dụng tài liệu luôn phát triển và phong phú. Do vậy việc chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện trong các trường ĐHTN và trên toàn quốc là rất cần thiết. Chính vì vậy việc tổ chức dịch vụ mượn liên thư viện là việc cần thiết phải làm đối với thư viện để đáp ứng nhu cầu tin trong ĐHKTCN TN.
Để tiến hành dịch vụ này thư viện phải tiến hành làm theo các bước sau:
Bước 1: Liên kết với các Trung tâm TT-TV trong khối trường ĐHTN
sau khi tổ chức thành công mục lục liên thư viện. Cần xây dựng chính sách mượn liên thư viện (loại hình tài liệu, thời gian mượn, giá thành dịch vụ…), quy trình mượn trả, các thư viện kết hợp chặt chẽ trong việc bổ sung tài liệu tránh trùng lặp.
80
Bước 2: Liên kết với các Trung tâm học liệu lớn trên toàn quốc. Các
trung tâm này phải thống nhất một số thủ tục mượn, trả liên thư viện, chính sách khi bạn đọc không trả tài liệu hay làm mất tài liệu…
Hiện nay, Thư viện ĐHKTCN chưa có dịch vụ mượn liên thư viện. Do vậy, nếu triển khai dịch vụ này đòi hỏi phải có sự đầu tư và quan tâm thực sự từ Ban giám hiệu nhà trường và các phòng chức năng liên quan. Như vậy, thư viện mới triển khai dịch vụ này để mở rộng nguồn lực thông tin, tiết kiệm chi phí bổ sung tài liệu, công sức xử lý tài liệu và tạo điều kiện để bạn đọc khai thác nguồn tài liệu một cách hiệu quả.
- Dịch vụ đăng ký mượn trước qua mạng (đặt chỗ)
Dịch vụ này tạo điều kiện cho bạn đọc không có nhiều thời gian đến TV để tìm kiếm tài liệu và mượn tài liệu mình cần. Hình thức mượn dịch vụ này là bạn đọc đặt chỗ mượn trước qua mạng Internet, sau đó bạn đọc đến TV lấy tài liệu.
Nếu được triển khai dịch vụ này sẽ giúp bạn đọc tiết kiệm được nhiều thời gian và thuận tiện trong việc mượn tài liệu. Dịch vụ này phù hợp với thư viện hiện đại và mang lại nhiều lợi ích cho bạn đọc giúp ngày càng thu hút bạn đọc đến với Thư viện.
3.2.3 Quan tâm công tác lưu trữ và bảo quản vốn tài liệu
Công tác lưu trữ, bảo quản tài liệu là một khâu rất quan trọng, không thể thiếu được trong các thư viện và cơ quan thông tin. Nhờ có lưu trữ thông tin, các thư viện và cơ quan thông tin có thể tạo lập nên các phương tiện kiểm soát thư mục, tạo ra các điểm truy cập và định hướng cho bạn đọc trong việc tra cứu sử dụng vốn tài liệu và thông tin một cách dễ dàng thuận lợi. Công tác lưu trữ thông tin góp phần tạo lập nên bộ máy tra cứu TT-TV, trên cơ sở đó giúp cho Thư viện có thể hoạt động tốt và phục vụ các nhu cầu tra cứu khác nhau của bạn đọc.
81
Vì vậy công tác lưu trữ tại Thư viện ĐHKTCN cần chú trọng quan tâm để công tác hoạt động TT-TV được tốt hơn.
Trong công tác bảo quản tài liệu, ngoài việc đặt đối tượng chính của công tác này là tài liệu thì cần phải có sự quan tâm đánh giá thích đáng cho hai nhóm đối tượng: Đó là cán bộ quản lý tài liệu và bạn đọc sử dụng tài liệu. Trong đó, việc bạn đọc sử dụng tài liệu đúng cách sẽ duy trì tuổi thọ của tài liệu lâu hơn rất nhiều lần. Các yếu tố quan trọng góp phần thực hiện thành công chiến lược của công tác bảo quản tài liệu là:
- Sử dụng hiệu quả tài liệu trong phòng trưng bày giới thiệu tài liệu; - Thiết lập các chính sách ưu tiên cho các tài liệu quan trọng;
- Kiểm tra và bảo quản dự phòng tài liệu...
Bạn đọc sử dụng tài liệu đúng cách, hạn chế các yếu tố có thể gây hư hại đến tài liệu trong quá trình sử dụng, hay dự báo sự hư hỏng của tài liệu cho cán bộ Thư viện.
Để bảo quản tài liệu đúng cách, cán bộ thư viện cần lưu ý: - Tay phải sạch trước khi tiếp xúc với tài liệu;
- Tài liệu phải được cất giữ trên giá, không đặt dưới đất gây mối mọt; - Sử dụng giá đỡ tài liệu đầy đủ để tài liệu không bị đổ, chồng lên nhau; - Không để tài liệu ngoài kho vì có thể không đảm bảo được các tác nhân có thể xâm hại tài liệu;
- Không để tài liệu dựa vào tường hay giá bị ẩm ướt;
- Đảm bảo không gian thích hợp để có thể di chuyển được tài liệu, không quá chật hẹp dễ bị xô đẩy tài liệu.
- Không gấp trang để đánh dấu tài liệu, không viết đánh dấu vào tài liệu, nếu cần chỉ được dùng bút chì mềm.
- Tránh để thức ăn, đồ uống trong kho. - Chống nắng tối đa cho tài liệu trong kho.
82
- Đối với tài liệu điện tử cũng phải được bảo vệ, có hộp để giữ đĩa, không cầm tay trực tiếp vào đĩa, không dán nhãn và dán băng dính trên mặt đĩa.
Bên cạnh đó ý thức sử dụng tài liệu của bạn đọc đặc biệt quan trọng trong công tác bảo quản tài liệu của Thư viện.
3.3 Một số giải pháp khác
3.3.1 Nâng cao chất lượng hướng dẫn bạn đọc sử dụng TV
Công tác hỗ trợ và nâng cao chất lượng đào tạo bạn đọc là một yếu tố đặc biệt quan trọng tăng cường công tác hoạt động TT-TV phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu của Nhà trường.
Cho đến nay, việc đào tạo và hướng dẫn bạn đọc tại thư viện đã triển khai bằng cách là: Cứ đầu năm học, sinh viên khóa mới (sinh viên năm thứ nhất) nhập trường thì thư viện được nhà trường bố trí một số buổi giới thiệu và hướng dẫn sinh viên cách khai thác thông tin và sử dụng thư viện. Công việc hướng dẫn đó hầu như không đạt hiệu quả cao vì bạn đọc chưa hình dung được phần mềm về thư viện như thế nào? cách tra cứu ra sao? Bên cạnh đó một buổi hướng dẫn cho bạn đọc với số lượng đông lên tới hàng trăm bạn đọc nên rất hạn chế trong công tác hướng dẫn. Để nâng cao chất lượng đào tạo, hướng dẫn bạn đọc cách khai thác và sử dụng thư viện, thư viện có thể đào tạo bạn đọc bằng một số hình thức:
- Sử dụng các bảng, phiếu hướng dẫn sử dụng ngay ở các phòng của thư viện để bạn đọc có thể tiếp cận trước khi tìm kiếm thông tin.
- Tổ chức các lớp hướng dẫn, đào tạo bạn đọc qua trang Web của thư viện. Nội dung cần linh hoạt để phù hợp với từng đặc điểm, trình độ và nhu cầu của từng nhóm bạn đọc.
- Tổ chức các buổi tọa đàm về cách sử dụng và khai thác sản phẩm và dịch vụ TT-TV.
- Xây dựng video clip giới thiệu về thư viện và các bước tra cứu và tìm kiếm sản phẩm và dịch vụ TT-TV.
83
Riêng đối với sinh viên khóa mới, Thư viện nên xây dựng chiến lược cụ thể hơn nữa cho công tác hướng dẫn. Sau buổi hướng dẫn đó sẽ có phiếu điều tra để thăm dò mức độ và khả năng tiếp thu của bạn đọc giúp họ sau khi học có thể sử dụng và khai thác thông tin của Thư viện.
Thư viện cũng phải tổ chức hướng dẫn thường xuyên, định kỳ hàng quý nhằm giúp bạn đọc có thể khai thác thông tin, sử dụng các sản phẩm và dịch vụ một cách hiệu quả nhất.
3.3.2 Ứng dụng rộng rãi các biện pháp Marketing TT-TV
Thư viện cần tăng cường và quảng bá, giới thiệu về thư viện, quảng bá về công tác tổ chức và hoạt động tại thư viện, đặc biệt là quảng bá các sản phẩm và dịch vụ TT-TV.
Thư viện cần giới thiệu, quảng bá rộng rãi các sản phẩm và dịch vụ TT-TV hiện có tại thư viện đến với bạn đọc thông qua nhiều hình thức như: