Chi phí bán hàng chủ yếu phát sinh tại Trung tâm, cuối quý kế toán các Trung tâm gửi báo cáo chi phí bán hàng (mẫu số B04/KTNB) lên văn phòng Công ty. Từ đó kế toán văn phòng Công ty lập chứng từ ghi sổ trên phần mềm kế toán, máy tính tự động chuyển số liệu tới sổ Cái tài khoản chi tiết
Trong đó chi phí bán hàng bao gồm:chi phí nhân viên cửa hàng, chi phí vật liệu bao bì, chi phí dụng cụ đồ dùng, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí bảo hành, các chi phí dịch vụ mua ngoài: chi phí sửa chữa TSCĐ thuê ngoài, chi phí điện, nước, điện thoại, Fax, chi phí hoa hồng đại lý, chi phí thuê cửa hàng, cải tạo cửa hàng và chi phí bằng tiền khác (không bao gồm các chi phí của các điểm thu cước thuộc Phòng Thanh toàn cước phí quản lý)
Việc hạch toán từng khoản mục chi phí bán hàng và chứng từ cụ thể kèm theo bao gồm:
- Với chi phí nhân viên bán hàng (6411) bao gồm tiền lương nhân viên bán hàng và tiền ăn ca, chi phí công đoàn, BHXH, BHYT. Để hạch toán chi phí nhân viên bán hàng thì căn cứ vào bảng chấm công tại các Phòng, ban; bảng thanh toán lương
- Với chi phí vật liệu bao bì (đóng gói sản phẩm tiêu thụ, vật liệu bảo quản, nhiên liệu bảo quản), chi phí đồ dùng văn phòng thì chứng từ hạch toán các chi phí này là các phiếu xuất kho, hoá đơn mua hàng, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng còn chi phí khấu hao TSCĐ thì kế toán dựa vào bảng tính và phân bổ khấu hao
- Với chi phí dịch vụ thuê ngoài và chi phí bằng tiền khác kế toán dựa vào các Phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng, phiếu chi để hạch toán
Trình tự hạch toán các nghiệp vụ phát sinh tại Trung tâm được thể hiện qua sơ đồ sau:
TK lien quan TK 1331 TK 156 TK 142 TK 335 TK 627 TK 641
Chi phí phát sinh trong kỳ
Phân bổ chi phí trả trước trong kỳ_ Trích trước chi phí Cuối kỳ phân bổ chi phí chung cho hoạt động bán K/c CPBH thanh toán với Công ty
Sơ đồ 2.7
Hạch toán chi phí bán hàng tại Trung tâm
Tại văn phòng Công ty, từ các báo cáo bán hàng từ các Trung tâm, kế toán Công ty vào các chứng từ ghi sổ đồng thời cùng với các nghiệp vụ phát sinh tại văn phòng Công ty kế toán chiết xuất thành Báo cáo chi phí bán hàng chung cho toàn Công ty.