5. Những vấn đề chung về công tác kế toán của đơn vị
2.1. Kế toán vốn bằng tiền
2.1.1. Quy trình thủ tục duyệt thu, chi cuả đơn vị
- Khi phát sinh nhu cầu thanh toán/Tạm ứng, người lao động phải lập chứng từ/ Giấy đề nghị thanh toán gửi về bộ phận kế toán làm căn cứ thanh toán/Tạm ứng - Để được thanh toán cần phải đảm bảo các điều kiện sau:
+ Lập giấy đề nghị thanh toán kèm theo các chứng từ thanh toán liên quan và Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt
+ Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện.
+Các chứng từ kế toán như: biên lai tiền taxi, vé phí cầu đường, vé tàu, vé ôtô... có kích thước nhỏ, người đề nghị thanh toán phải dán trên tờ giấy khổ A4.
- Để được tạm ứng cần phải có các điều kiện sau:
+ Người tạm ứng tiền phải là người lao động của công ty
+ Lập giấy đề nghị tạm ứng và ghi rõ thời gian thanh toán hoàn tạm ứng kèm theo bảng kê tạm ứng hoặc các giấy tờ khác chứng minh số tiền xin tạm ứng. + Nộp giấy đề nghị tạm ứng về bộ phận kế toán 01 ngày tính từ ngày cần nhận khoản tạm ứng
-Tất cả những giấy đề nghị thanh toán/ Tạm ứng cần được duyệt bởi trưởng các bộ phận sau đó được chuyển cho phòng kế toán.
-Đối với các khoản chi có giá trị dưới 5 triệu đồng và để phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp chỉ cần trưởng bộ phận và kế toán trưởng duyệt
Tiếp nhận chứng từ kế toán Kiểm tra đối chiếu quan Kiểm tra và phê duyệt
Ghi sổ, bảo quản, lưu trữ
Lập chứng từ thu chi
Ký chứng từ thu chi Thu quỹ tiến hành thu chi
-Đối với các khoản chi có giá trị lớn hơn 5 triệu đồng và các tạm ứng cho nhu cầu cá nhân cần phải được xét duyệt bởi ban giám đốc.
2.1.2. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán vốn bằng tiền
Hình 2.1.2. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán vốn bằng tiền
1. Bộ phận kế toán tiền tiếp nhận đề nghị thu – chi (có thể là kế toán tiền mặt hoặc kế toán ngân hàng) Chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền (phiếu chi, ủy nhiệm chi) có thể là: Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, thông báo nộp tiền, hoá đơn, hợp đồng, … Chứng từ kèm theo yêu cầu thu tiền (phiếu thu) có thể là: Giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn, hợp đồng, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản góp vốn, …
2. Kế toán tiền mặt (kế toán ngân hàng) đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu – chi, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ các quy định, quy chế tài chính của Công ty cũng như tuân thủ theo quy định về Hóa đơn chứng từ của pháp luật về Thuế). Sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét.
3. Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan.
4. Phê duyệt của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc: Căn cứ vào các quy định và quy chế tài chính, quy định về hạn mức phê duyệt của Công ty, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị thu – chi. Các đề nghị chi/mua sắm không hợp lý, hợp lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung các chứng từ liên quan.
5. Lập chứng từ thu – chi: Sau khi thực hiện kiểm tra sự đầy đủ của những chứng từ có liên quan thì kế toán tiến hành lập Phiếu thu-Phiếu chi hoặc
Ủy nhiệm chi
Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Kế toán tiền mặt lập phiếu thu, phiếu chi. Đối với giao dịch thông qua tài khoản ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập uỷ nhiệm chi.
6. Ký duyệt chứng từ thu – chi: Sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt- Kế toán trưởng ký vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi và Ủy nhiệm chi trước khi chuyển cho Giám đốc hoặc Phó giám đốc được ủy quyền để ký duyệt
7. Sau đó Phiếu thu và phiếu chi kèm theo chứng từ gốc sẽ chuyển cho thủ tũy để tiến hành thu tiền và chi tiền. Thủ quỹ giữ lại 1 liên phiếu thu tiền và 1 liên phiếu chi. Bộ chứng từ phiếu thu và phiếu chi kèm theo chứng từ gốc sẽ trả lại cho kế toán. Nếu đây là giao dịch với ngân hàng thì sau khi Ủy nhiệm chi được lập 2 liên thì kế toán ngân hàng đến ngân hàng để giao dịch và ngân hàng sẽ đóng dấu vào Ủy nhiệm chi và trả lại cho kế toán
8. Sau khi bộ chứng từ đã hoàn thành thì kế toán dựa vào đó mà tiến hành ghi vào sổ sách kế toán và lưu chứng từ kế toán.
2.1.3.Kế toán tiền mặt 2.1.3.1.Tài khoản sử dụng Tài khoản 111- Tiền mặt
Bên Nợ:
- Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ;
- Số tiền mặt, ngoại tệ vàng bạc, kim khí quý, đá quý thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê;
- Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ (đối với tiền mặt ngoại tệ).
Bên Có:
- Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý xuất quỹ;
- Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý thiếu hụt ở quỹ phát hiện khi kiểm kê;
- Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái giảm do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ (đối với tiền mặt ngoại tệ).
Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý còn tồn quỹ tiền mặt.
2.1.3.2. Chứng từ sử dụng
1 Phiếu thu 01-TT
2 Phiếu chi 02-TT
3 Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT
4 Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng 04-TT
5 Giấy đề nghị thanh toán 05-TT
6 Bảng kiểm kê quỹ(dùng cho VND) 08a-TT
7 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý)
08b-TT
2.1.3.3.Hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
Hình 2.1.3. Sơ đồ hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu tài khoản tiền mặt
2.1.3.4. Hệ thống chứng từ và sổ kế toán
TK 111
TK112TK112 TK112
Xuất quỹ tiền mặt gửi vào NH Rút TGNH về nhập quỹ
TK153,156,211,213 211,213 Mua sắm vật tư, tài sản
bằng tiền mặt TK511,515,
711
Doanh thu và thu nhập khác
TK133TK3331 TK3331
TK311,315,331 311,315,331 TK131,
138,141 Thu hồi các khoản nợ ,
tạm ứng bằng tiền mặt Xuất quỹ thanh toán các khoản nợ
TK 311,341 TK641,642,627