- Mải biỏn bộn hạ sŨ kiốm tra chÊt lîng ợồu phội ợîc lu dƠ
Kỏt nèi vắi biốu ợạ tiỏn trÈnh khĨc H-ắng ợi ợỏn cỡng viơc kỏ tiỏp
H-ắng ợi ợỏn cỡng viơc kỏ tiỏp
B-ắc 4: Bă sung
- So sĨnh tÌi liơu thu ợ-îc vắi cĨc yởu cđu cĐa ISO 9000, tÈm ra nhƠng ợiốm cßn thiỏu sãt ợố bă sung. ớố lÌm tèt cỡng viơc ẽ giai ợoÓn nÌy cđn cã sù ợãng gãp ý kiỏn cĐa cĨc bé phẹn cã liởn quan vÌ cĨc chuyởn gia cã kinh nghiơm trong tõng lưnh vùc. Khi viơc phờn tÝch vÌ bă sung ợỈ hoÌn tÊt cđn kiốm tra lÓi ợố ợộm bộo rững quĨ trÈnh:
+ Thoộ mỈn môc ợÝch cĐa nã; + Khỡng cßn nhƠng ợiốm yỏu kƯm;
+ Thoộ mỈn nhƠng yởu cđu thÝch hîp cĐa ISO 9000;
Sau ợã doanh nghiơp cã thố b¾t ợđu quĨ trÈnh xờy dùng cĨc vÙn bộn cĐa hơ thèng chÊt l-îng, bao gạm: lẹp kỏ hoÓch tiỏn ợé, phờn cỡng trĨch nhiơm, chuẻn bẺ dù thộo, lÊy ý kiỏn ợãng gãp tõ cĨc bé phẹn cã liởn quan, Ĩp dông thö, söa ợăi, phở duyơt vÌ ban hÌnh.
B-ắc 3: Viỏt cĨc vÙn bộn cĐa hơ thèng chÊt l-îng
ớố tiỏn hÌnh viỏt cĨc vÙn bộn cĐa hơ thèng chÊt l-îng, doanh nghiơp cđn lẹp danh môc cĨc vÙn bộn cđn thiỏt, phờn cỡng ng-êi viỏt vÌ quy ợẺnh tiỏn ợé hoÌn thÌnh. Hơ thèng vÙn bộn vồ chÊt l-îng bao gạm să tay chÊt l-îng, cĨc thĐ tôc, cĨc h-ắng dÉn cỡng viơc cđn thiỏt bao gạm cộ viơc xem xƯt, thố nghiơm, phở duyơt vÌ ban hÌnh. Phđn nÌy ợ-îc trÈnh bÌy ẽ môc d-ắi.
14.6.3. CĨch viỏt vÙn bộn cĐa hơ thèng chÊt l-îng.
Mậc dĩ ợỈ cã nhƠng chừ dÉn t-Ũng ợèi cô thố ợố xờy dùng hơ thèng vÙn bộn theo tiởu chuẻn ISO 9000, song mçi doanh nghiơp sỹ cã mét bé vÙn bộn riởng biơt, khỡng gièng vắi bÊt kú mét bé nÌo khĨc. Viơc xờy dùng mét hơ thèng vÙn bộn cho mçi doanh nghiơp phô thuéc vÌo trÈnh ợé cĐa cĨn bé, cỡng nhờn viởn vÌ ợiồu kiơn cô thố cĐa doanh nghiơp ợã. ẽ ợờy chừ trÈnh bÌy nhƠng vÊn ợồ chung nhÊt ợố tiỏn hÌnh xờy dùng mét hơ thèng vÙn bộn theo ISO 9000.
Khi viỏt cđn l-u ý nhƠng ợiốm sau:
- Néi dung:
+ Râ rÌng, ng¾n gản, sóc tÝch, dÔ hiốu.
+ Chừ viỏt nhƠng ợiồu cã khộ nÙng thùc thi (phĩ hîp vắi ợiồu kiơn thùc tỏ cĐa doanh nghiơp)
- HÈnh thục:
+ Thèng nhÊt khuỡn khă vÌ cĨch trÈnh bÌy; + Cã hơ thèng ký, mỈ hiơu ợố mỈ hoĨ vÙn bộn; + Nởn dĩng tê rŨi xỏp trong hạ sŨ kỦp ợôc lç;
- Ng-êi viỏt:
TÊt cộ nhƠng ng-êi cã liởn quan ợỏn viơc sö dông cĨc vÙn bộn chÊt l-îng
- CĨch viỏt:
+ Tù mÈnh viỏt ra, khỡng sao chƯp cĐa ng-êi khĨc, khỡng nởn nhê t- vÊn viỏt hé; + Khỡng cụng nh¾c, rẹp khuỡn, chừ viỏt nhƠng gÈ cộm thÊy phĩ hîp nhÊt, thuẹn tiơn nhÊt.
14.6.3.1. CĨch viỏt să tay chÊt l-îng.
Theo tiởu chuẻn ISO 8402 vồ ỀQuộn lý chÊt l-îng vÌ ợộm bộo chÊt l-îng, thuẹt ngƠ vÌ ợẺnh nghưaỂ să tay chÊt l-îng ợ-îc ợẺnh nghưa lÌ ỀTÌi liơu cỡng bè chÝnh sĨch chÊt l-îng vÌ mỡ tộ hơ thèng cĐa mét tă chục Ể. Nh- vẹy, să tay chÊt l-îng lÌ mét tÌi liơu khĨi quĨt vồ hơ thèng chÊt l-îng cĐa mét doanh nghiơp, trong ợã phộn Ĩnh nhƠng ợậc thĩ riởng cĐa mçi doanh nghiơp, lÌ nŨi l-u giƠ cĨc kiỏn thục cĐa mét doanh nghiơp nhữm mỡ tộ, h-ắng dÉn vÌ duy trÈ hơ thèng chÊt l-îng.
Ng-êi viỏt să tay chÊt l-îng phội lÌ ng-êi ợiồu phèi dù Ĩn hay ợÓi diơn cĐa lỈnh ợÓo vồ chÊt l-îng. ớờy phội lÌ nhƠng ng-êi cã kiỏn thục toÌn diơn vồ hơ thèng chÊt l-îng.
Ng-êi viỏt să tay chÊt l-îng phội lÌ lỈnh ợÓo cao nhÊt Ố ng-êi viỏt chÝnh sĨch chÊt l-îng cĐa doanh nghiơp.
Ng-êi ợảc să tay chÊt l-îng lÌ cĨn bé quộn lý cĐa doanh nghiơp vÌ chuyởn gia ợĨnh giĨ cĐa tă chục chụng nhẹn. Să tay chÊt l-îng nởn viỏt theo ợóng cĨch thục thùc hiơn cĨc
quĨ trÈnh trong doanh nghiơp vÌ ợ-îc trÈnh bÌy mét cĨch dÔ hiốu theo ngỡn ngƠ th-êng dĩng cĐa doanh nghiơp.
Néi dung cĐa să tay chÊt l-îng th-êng ợùŨc phờn thÌnh cĨc phđn t-Ũng ụng vắi cĨc yởu cđu cĐa tiởu chuẻn. CĨc h-ắng dÉn vồ xờy dùng, chuẻn bẺ vÌ kiốm soĨt să tay chÊt l-îng ợ-îc trÈnh bÌy trong ISO 10113: 1995 Ố H-ắng dÉn xờy dùng să tay chÊt l-îng. H-ắng dÉn nÌy khỡng ợật ra cĨc quy t¾c cè ợẺnh hay mét cÊu tróc cô thố nÌo. VÈ vẹy cĨc doanh nghiơp cđn chĐ ợéng vÌ linh hoÓt khi xờy dùng să tay chÊt l-îng, tĩy theo nhƠng yởu cđu ợật ra vồ tă chục vÌ hơ thèng chÊt l-îng cĐa mÈnh.
HÈnh thục trÈnh bÌy do doanh nghiơp tù lùa chản, nh-ng phội ợ-îc thèng nhÊt trong toÌn bé hơ thèng vÙn bộn. Néi dung cĐa să tay chÊt l-îng thỡng th-êng gạm cĨc môc sau:
- Môc lôc
- Giắi thiơu tãm t¾t hoÓt ợéng cĐa doanh nghiơp - ChÝnh sĨch chÊt l-îng vÌ môc tiởu cĐa tă chục
- Bộng liơt kở nhƠng thay ợăi/ bă sung söa chƠa trong să tay chÊt l-îng - CŨ cÊu tă chục, trĨch nhiơm, quyồn hÓn cĐa tă chục trong doanh nghiơp
- ChÝnh sĨch cĐa doanh nghiơp ợèi vắi nhƠng yỏu tè chÝnh cÊu thÌnh hơ thèng chÊt l-îng
- CĨc phô lôc (nỏu cđn)
Trong cĨc phđn nởu trởn cđn ợậc biơt l-u ý ợỏn 3 môc:
- ChÝnh sĨch chÊt l-îng vÌ môc tiởu cĐa tă chục:
+ ChÝnh sĨch chÊt l-îng lÌ bộn tuyởn bè cĐa lỈnh ợÓo cao nhÊt cĐa mét doanh nghiơp vồ quan ợiốm, chĐ tr-Ũng, biơn phĨp thùc hiơn nhữm ợộm bộo chÊt l-îng sộn phẻm, dẺch vô cĐa doanh nghiơp cung cÊp. VÈ vẹy, chÝnh sĨch chÊt l-îng phội do lỈnh ợÓo cao nhÊt ợồ ra vÌ ký xĨc nhẹn. ChÝnh sĨch nÌy phội phĩ hîp vắi chÝnh sĨch tăng thố cĐa doanh nghiơp.
* Néi dung cĐa chÝnh sĨch chÊt l-îng rÊt phong phó, ợa dÓng tuú theo ợậc thĩ cĐa tõng doanh nghiơp . Tuy nhiởn, ng-êi ta th-êng ợồ cẹp ợỏn mét sè ý chÝnh sau: - Cam kỏt cĐa lỈnh ợÓo ợèi vắi khĨch hÌng vồ ợộm bộo chÊt l-îng sộn phẻm do
doanh nghiơp cung cÊp. - ớồ ra môc tiởu chÊt l-îng
- ớồ ra cĨc biơn phĨp ợộm bộo chÊt l-îng
ớố thùc hiơn ợ-îc chÝnh sĨch chÊt l-îng ợỈ ợồ ra. Ban lỈnh ợÓo nởn cö ng-êi ợÓi diơn ợố thùc hiơn vÌ duy trÈ hơ thèng chÊt l-îng, ợạng thêi phội kởu gải sù tham gia cĐa tÊt cộ mải ng-êi trong doanh nghiơp.
+ Môc tiởu chÊt l-îng phội ợ-îc Ban lỈnh ợÓo ợật ra cho tõng thêi kú bao gạm cĨc néi dung cô thố sau:
- LÌm viơc gÈ
- Trong khoộng thêi gian bao lờu - Mục ợé cđn phội ợÓt ợ-îc
Muèn ợÓt ợ-îc môc tiởu phội lẹp kỏ hoÓch chÊt l-îng, tiỏn hÌnh kiốm tra, theo dâi ợỡn ợèc thùc hiơn kỏ hoÓch. ớẺnh kú Ban lỈnh ợÓo phội hảp ợố xem xƯt kỏt quộ thùc tỏ cã phĩ hîp vắi môc tiởu ợỈ ợồ ra khỡng.
- CŨ cÊu tă chục, trĨch nhiơm, quyồn hÓn cĐa cĨc tă chục trong doanh nghiơp.
Nhiơm vô vÌ quyồn hÓn: Trong să tay chÊt l-îng cđn mỡ tộ khĨi quĨt nhiơm vô vÌ quúởn hÓn cĐa cĨn bé lỈnh ợÓo cao cÊp nhÊt vÌ nhƠng cĨn bé chĐ chèt. Bộn mỡ tộ chi tiỏt nÌy ợ-îc giao cho tõng cĨ nhờn vÌ l-u trong hạ sŨ cĨn bé. Khỡng cã khuỡn mÉu cô thố vồ cĨc loÓi vÙn bộn nÌy, miÔn sao néi dung vÙn bộn thố hiơn ợùŨc:
- Chục danh (khỡng ghi tởn ng-êi ) - Nhiơm vô tăng quĨt
- Mèi liởn hơ vắi nhƠng ng-êi khĨc (bĨo cĨo ai, phô trĨch ai) - Nhiơm vô cô thố
SŨ ợạ tă chục: SŨ ợạ tă chục dĩng ợố thố hiơn mèi quan hơ giƠa cĨc bé phẹn, phßng ban vÌ cĨc cĨ nhờn. SŨ ợạ nÌy minh hoÓ nhiơm vô quyồn hÓn cĐa tÊt cộ cĨc cÊp lỈnh ợÓo tõ lỈnh ợÓo cao cÊp ợỏn cĨc phßng ban. Phđn nÌy chừ minh hoÓ mÌ khỡng mỡ tộ. Phđn mỡ tộ sỹ thố hiơn trong hạ sŨ cĨn bé hoậc trong quy trÈnh cỡng viơc. SŨ ợạ tă chục th-êng cã kỏt cÊu sau:
- Tđng trởn cĩng lÌ GiĨm ợèc (lỈnh ợÓo cao nhÊt)
- Tđng 2 lÌ lỈnh ợÓo cĨc phßng ban , phờn x-ẽng, cã nhiơm vô bĨo cĨo trùc tiỏp cho GiĨm ợèc hoậc GiĨm ợèc ợiồu hÌnh;
- CĨc tđng tiỏp theo giộm dđn vồ mật quyồn hÓn;
Ng-êi ợÓi diơn cĐa Ban GiĨm ợèc phô trĨch vồ chÊt l-îng (GiĨm ợèc chÊt l-îng hoậc tröŨng phßng chÊt l-îng) phội bĨo cĨo trùc tiỏp cho ng-êi lỈnh ợÓo cao nhÊt.
- ChÝnh sĨch cĐa doanh nghiơp ợèi vắi nhƠng yỏu tè chÝnh cÊu thÌnh hơ thèng
chÊt l-îng.
Phđn nÌy mỡ tộ nhƠng chÝnh sĨch cĐa doanh nghiơp nhữm ợĨp ụng nhƠng nhu cđu cô thố cĐa ISO 9000. Khi viỏt chÝnh sĨch cho cĨc yỏu tè cĐa hơ thèng chÊt l-îng tõ ợiốm 4.1 ợỏn 4.20, nỏu cã ợiốm nÌo khỡng Ĩp dông thÈ phội nởu râ lý do. VÝ dô: Môc 4.4 Ố kiốm soĨt thiỏt kỏ: Khỡng Ĩp dông vÈ doanh nghiơp xờy dùng hơ thèng chÊt l-îng theo ISO 9002. Hoậc môc 4.7 Ố Kiốm soĨt sộn phẻm do khĨch hÌng cung cÊp. Khỡng Ĩp dông vÈ khĨch hÌng khỡng cung cÊp vẹt t- cho doanh nghiởp.
14.6.3.2. CĨch viỏt quy trÈnh / thĐ tôc.
CĨc quy trÈnh/ thĐ tôc cĐa hơ thèng chÊt l-îng lÌ cĨc vÙn bộn cŨ bộn dĩng ợố lẹp kỏ hoÓch tăng thố vÌ quộn lý cĨc hoÓt ợéng cã tĨc ợéng ợỏn chÊt l-îng. Chóng phội mỡ tộ ẽ mục ợé chi tiỏt cđn thiỏt ợố kiốm soĨt thÝch ợĨng cĨc hoÓt ợéng cã liởn quan, cĨc trĨch nhiơm, quyồn hÓn vÌ cĨc mèi quan hơ t-Ũng hç giƠa cĨc nhờn viởn.. Quy trÈnh/ thĐ tôc phộimỡ tộ ợiồu phội lÌm d-ắi dÓng tẹp hîp cĨc cỡng viơc phội lÌm theo mét quy trÈnh nhÊt ợẺnh, gióp ng-êi thùc hiơn khỡng phội nhắ hỏt mải chi tiỏt vÌ trĨnh tuú tiơn, ợạng thêi gióp cho viơc phă biỏn réng rỈi kinh nghiơm vÌ kü nÙng cĐa mét sè thÌnh viởn trong cỡng ty.
Néi dung cĐa quy trÈnh/ thĐ tôc rÊt linh hoÓt phô thuéc vÌo quy mỡ cĐa cĨc quĨ trÈnh. Tuy nhiởn, thỡng th-êng quy trÈnh cđn thố hiơn cĨc néi dung sau:
- Môc ợÝch (hay môc tiởu): VÓch ra môc ợÝch hoậc môc tiởu cĐa tÌi liơu. VÝ dô: môc ợÝch cĐa quy trÈnh kiốm soĨt hơ thèng tÌi liơu cã thố viỏt: Môc ợÝch quy trÈnh / thĐ tôc nÌy lÌ nhữm ợ-a ra cĨc h-ắng dÉn vÌ phờn cỡng trĨch nhiơm ợố kiốm soĨt cã hơ thèng viơc ban hÌnh, nhẹn, soĨt xƯt vÌ huủ bá mải tÌi liơu.
- PhÓm vi Ĩp dông: Phđn nÌy cho biỏt quy trÈnh sỹ Ĩp dông tắi cĨc khu vùc hoÓt ợéng, bé phẹn, nhãm hay cĨ nhờn nÌo. Vắi quy trÈnh kiốm soĨt hơ thèng tÌi liơu cã thố trÈnh bÌy nh- sau: Quy trÈnh/ thĐ tôc nÌy Ĩp dông ợèi vắi mải tÌi liơu ợ-îc ợật ra do nhu cđu thùc hiơn cĨc yởu cđu cĐa ch-Ũng trÈnh ợộm bộo chÊt l-îng trong toÌn bé cỡng ty.
- CĨc tÌi liơu tham khộo: Phđn nÌy liơt kở cĨc tÌi liơu, cã nguạn gèc néi bé hay tõ bởn ngoÌi, cđn tham khộo ợố hiốu vÌ thùc hiơn quy trÈnh. Danh môc nÌy phội cỡng bè tởn vÌ sè hiơu cĨc tÌi liơu.
- ớẺnh nghưa: NhƠng ký hiơu, tõ hay côm tõ cã thố ng-êi ợảc khỡng hiốu cđn ợ-îc ợẺnh nghưa hay giội thÝch.
- TrÈnh tù thùc hiơn nhiơm vô, trĨch nhiơm cô thố, tÌi liơu, hạ sŨ: ớờy lÌ phđn néi dung chÝnh cĐa quy trÈnh. Phđn nÌy phội mỡ tộ râ cĨch thục, ợẺa ợiốm, thêi gian vÌ nỏu cã thố cộ nguyởn nhờn tiỏn hÌnh hoÓt ợéng, cĨc cĨ nhờn hay bé phẹn liởn quan ợỏn hoÓt ợéng. Nởn sö dông biốu ợạ tiỏn trÈnh ợố mỡ tộ cĨc hoÓt ợéng vÈ nã cho thÊy mét cĨch râ rÌng, chÝnh xĨc trÈnh tù vÌ mèi liởn quan cĐa cĨc nhiơm vô khĨc nhau.
Quy trÈnh cđn chừ râ nhờn viởn nÌo chẺu trĨch nhiơm tiỏn hÌnh cĨc nhiơm vô cô thố. Mải hạ sŨ nộy sinh (biốu mÉu, să sĨch, nhẹt ký..) cđn ợ-îc liơt kở nh- cĨc bững chụng cĐa viơc thùc hiơn quy trÈnh. Trong nhiồu tr-êng hîp, bộn mÉu cĐa nhƠng hạ sŨ nÌy ợ-îc ợật ẽ phđn phô lôc cĐa quy trÈnh hoậc ợ-îc l-u giƠ riởng nh-ng ợ-îc quy trÈnh viơn dÉn tắi thỡng qua ký, mỈ hiơu.
- Thỡng tin kiốm soĨt: Thỡng tin kiốm soĨt nhữm gióp cho viơc nhẹn biỏt chÝnh xĨc tÌi liơu hiơn hÌnh. CĨc thỡng tin nÌy th-êng bao gạm: Tởn cỡng ty, bé phẹn, tởn tÌi liơu, sè hiơu, ngÌy ban hÌnh, tởn ng-êi phở duyơt.
Nãi chung, mét quy trÈnh / thĐ tôc cđn thố hiơn ợ-îc cĨc vÊn ợồ sau: - CĨc cỡng viơc phội lÌm;
- TrÈnh tù cĨc b-ắc thùc hiơn; - Ng-êi thùc hiơn tõng cỡng viơc;
- CĨch thục vÌ ph-Ũng tiơn thùc hiơn; - Thêi gian vÌ ợẺa ợiốm thùc hiơn
14.6.3.3. CĨch viỏt h-ắng dÉn cỡng viơc, lẹp biốu mÉu.