Tiến Thành trong giai đoạn 2011 – 2015
4.2.1.1. Các mục tiêu và chiến lược phát triển của Công ty
Nhằm đảm bảo việc làm, đời sống cho cán bộ công nhân viên ngày càng được hoàn thiện và nâng cao, phát huy những thành tích mà Công ty đã đạt được, phấn đấu tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh Công ty TNHH Dịch vụ Tiến Thành đã đề ra các phương hướng, mục tiêu như sau:
Mục tiêu tổng quát
Củng cố hoạt động kinh doanh, đầu tư chiều sâu để nâng cao chất lượng các dịch vụ cung cấp cho khách hàng, mở rộng thị trường kinh doanh.
Bố trí, sắp xếp bộ máy quản lý, nhân sự hợp lý kết hợp với công tác đào tạo nhân sự để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Thường xuyên quan tâm cải thiện điều kiện làm việc, tạo môi trường làm việc thoải mái nhất cho cán bộ công nhân viên trong Công ty phát huy hết sức sáng tạo, khả năng của mình, nâng cao hiệu quả công việc. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức nhằm phù hợp với nhu cầu phát triển của Công ty trong tương lai.
Mục tiêu cụ thể
Mục tiêu về kinh tế: Để không ngừng phát triển, nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường, Công ty đã đặt ra mục tiêu cụ thể trong năm 2011 như sau: Tổng doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng 30%, lợi nhuận tăng 30%, nộp Ngân sách Nhà nước đảm bảo đạt 25% tổng lợi nhuận trước thuế và sự kiến tăng 20% so với năm 2010. Công ty cũng có kế hoạch tuyển thêm lao động, đặc biệt là đội ngũ lao động có trình độ phục vụ cho việc thành lập phòng marketing, nâng tổng số lao động trong năm 2011 lên khoảng 105 người.
Mục tiêu về chi phí: Theo kết quả điều tra trong vài năm gần đây, tốc độ tăng của chi phí lớn hơn tốc độ tăng của doanh thu và lợi nhuận nên trong thời gian tới Công ty đặt ra mục tiêu là giảm tối đa chi phí một cách hợp lý để có thể gia tăng lợi nhuận. Để thực hiện mục tiêu này, Công ty đang có kế hoạch đầu tư một số trang thiết bị máy móc hiện đại để nâng cao hiệu suất, chất lượng công việc và tiết kiệm chi phí.
4.2.1.2. Dự báo triển vọng hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong Công ty TNHH Dịch vụ Tiến Thành
Trên cơ sở mục tiêu chiến lược đề ra, cơ cấu tổ chức của Công ty trong những năm tiếp theo sẽ được hoàn thiện như sau:
Cơ cấu tổ chức được thiết kế sẽ phù hợp với mục tiêu, chiến lược phát triển của Công ty trong tương lai, tiết kiệm chi phí, cân đối quyền hành và trách nhiệm giữa các phòng ban, đảm bảo phân bổ nguồn lực một cách hợp lý, hoàn thiện xây dựng cơ cấu tổ chức khoa học.
Cơ cấu tổ chức được định hướng gọn nhẹ, linh hoạt, thống nhất chỉ huy từ trên xuống nhằm đảm bảo việc thực hiện kế hoạch, mục tiêu cấp trên đề ra được nhanh chóng, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Xây dựng mối quan hệ logic giữa các phòng ban, đủ số lượng phòng ban cần thiết cũng như số lượng nhân viên trong các phòng ban. Tránh tình trạng thừa thiếu nhân lực giữa các phòng ban gây lãng phí lao động, đảm bảo phát huy tối đa hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực.
Tăng cường hoạt động của các phòng ban, thực hiện tốt chức năng tham mưu cho giám đốc, giảm gánh nặng điều hành quản lý cho giám đốc, nâng cao vai trò và trách nhiệm của các phòng ban.
4.2.2. Các quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong Công ty TNHH Dịch vụ Tiến Thành
Quan điểm 1: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty dựa trên cơ sở mục tiêu chiến lược kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn
Mục tiêu chiến lược của Công ty trong thời gian tới là mở rộng thị trường, quy mô kinh doanh, đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng. Vì vậy đòi hỏi một cơ cấu tổ chức linh hoạt để phù hợp với yêu cầu thực tế. Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức phải dựa trên cơ sở chiến lược kinh doanh Công ty đã đề ra.
Để đảm bảo thực hiện mục tiêu chung của Công ty thì mọi bộ phận, mọi cá nhân, mọi hoạt động đều phải hướng vào mục tiêu chung. Do vậy đòi hỏi cơ cấu tổ chức cũng phải được xây dựng trên cơ sở đáp ứng mục tiêu chung của Công ty.
Quan điểm 2: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty phải căn cứ vào nguồn lực của Công ty
Tổ chức được tiến hành có cơ sở khoa học và thực tiễn, có hiệu quả sẽ giúp cho việc sử dụng triệt để các nguồn lực, nhất là nguồn nhân lực và cở sở vật chất kỹ thuật của Công ty. Do đó, hoàn thiện cơ cấu tổ chức phải căn cứ vào nguồn lực hiện có để bố trí phân bổ nguồn lực sao cho hợp lý nhất, đảm bảo tính hiệu quả và khả thi.
Quan điểm 3: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức trên cơ sở kế thừa chọn lọc cơ cấu tổ chức cũ và phát triển hoàn thiện cơ cấu tổ chức mới
Cơ cấu tổ chức hiện tại của Công ty còn bộc lộ nhiều hạn chế nhưng cũng đã đóng góp rất nhiều vào sự phát triển của Công ty, giúp Công ty chiếm được chỗ đứng trên thị trường, gia tăng lợi nhuận cho Công ty, tạo thêm ngày càng nhiều công ăn việc làm cho người lao động, đóng góp vào ngân sách Nhà nước...Vì vậy hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty phải dựa trên cơ sở kế thừa một cách chọn lọc những ưu điểm của cơ cấu tổ chức cũ kết hợp xây dựng cơ cấu mới phù hợp hơn.
4.3. Các đề xuất, kiến nghị hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong Công ty TNHH Dịch vụ Tiến Thành
4.3.1. Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Dịch vụ Tiến Thành
Mô hình cơ cấu tổ chức hiện tại của Công ty là mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng được xây dựng và áp dụng từ những ngày đầu Công ty đi vào hoạt động và được đánh giá là phù hợp với Công ty trong những năm đầu hoạt động.
Tuy nhiên trong thời gian gần đây, hoạt động của Công ty có nhiều sự thay đổi, quy mô hoạt động kinh doanh tăng lên đáng kể, thị trường hoạt động của Công ty rộng hơn, khiến cho cơ cấu tổ chức cũ bộc lộ một số hạn chế. Cụ thể đó là sự quá tải công việc ở phòng Kinh doanh, vật tư do bên cạnh công việc chính còn phải đảm nhiệm những công việc thuộc chuyên môn marketing như nghiên cứu thị trường, nghiên cứu nhu cầu khách hàng… Công việc quá tải cộng với sự hạn chế về chuyên môn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực marketing là một trong những nguyên nhân làm giảm hiệu quả hoạt động của Công ty. Do đó cần thành lập một bộ phận chuyên về lĩnh vực marketing để đáp ứng tốt hơn nhu cầu phát triển trong tương lai và giảm tải công việc cho phòng Kinh doanh, vật tư.
Để giải quyết vấn đề trên em xin đề xuất mô hình cơ cấu tổ chức mới như sau:
Sơ đồ 4.1: Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Dịch vụ Tiến Thành
(Nguồn: Đề xuất của sinh viên) 4.3.1.2. Cơ cấu lại lao động tại một số phòng ban trong Công ty
Ban Giám đốc Phòng Kế toán Phòng Tổ chức hành chính Phòng Kỹ thuật Phòng Kinh doanh – Vật tư Xưởng
sửa chữa hàngKho
Phòng Marketing
Một cơ cấu lao động được coi là hợp lý và phù hợp với cơ cấu tổ chức của Công ty phải đảm bảo hai yếu tố là số lượng và chất lượng lao động quản lý.
Nói đến số lượng lao động, cần có số lượng vừa đủ, không quá nhiều và cũng không quá ít, đảm bảo yêu cầu hoàn thành công việc, tránh tình trạng lãng phí do thừa hay thiếu lao động dẫn tới không hoàn thành công việc.
Nói đến chất lượng lao động, cần chú ý đến tình trạng chuyên môn nghiệp vụ và năng lực làm việc thực tế của người lao động, đến sự hiểu biết và thích ứng với sự thay đổi của khoa học kỹ thuật. Bên cạnh đó, Công ty cần có kế hoạch sử dụng đúng người đúng việc sao cho khai thác tối đa năng lực làm việc của người lao động để hoàn thành công việc được giao một cách có hiệu quả nhất.
Để khắc phục những hạn chế về cơ cấu lao động, em xin trình bày phương án điều chỉnh cơ cấu lao động tại các phòng ban chức năng của Công ty như sau:
a, Phòng Marketing
Do nhu cầu hiện tại và định hướng phát triển trong tương lai, em xin đề xuất lập thêm phòng marketing với cơ cấu nhân sự như sau:
Bảng 4.1: Cơ cấu nhân sự phòng Marketing của Công ty
STT Chức năng, nhiệm vụ Số lượng Trình độ Chuyên ngành Độ tuổi
1 Trưởng phòng 01 ĐH Marketing ˃ 30
2 Nhân viên 02 ĐH, CĐ Marketing ˃ 23
(Nguồn: Đề xuất của sinh viên)
Theo cơ cấu nhân sự mới này, phòng marketing sẽ có 03 thành viên với các chức năng, nhiệm vụ cơ bản sau:
•Chức năng:
Nghiên cứu và tìm hiểu nhu cầu thị trường, các yếu tố đầu vào, đầu ra.
Làm công tác marketing cho các sản phẩm, dịch vụ bảo hành sửa chữa, dịch vụ vận tải của Công ty, tạo dựng hình ảnh của Công ty trên thị trường.
Mở rộng thị trường kinh doanh, phát triển thêm các dịch vụ kinh doanh. •Nhiệm vụ:
Tham mưu cho giám đốc về tình hình diễn biến thị trường, giúp ban lãnh đạo Công ty có các quyết định phù hợp, nhanh chóng, chính xác để nắm bắt các cơ hội kinh doanh.
Giúp Công ty phát triển, mở rộng thị trường, nhanh chóng đa dạng hóa các dịch vụ, loại hình kinh doanh.
Việc thành lập thêm phòng Marketing sẽ giúp giảm tải công việc của phòng Kinh doanh, vật tư cũng như phục vụ cho nhu cầu phát triển, mở rộng lĩnh vực hoạt động của Công ty trong thời gian tới.
b, Phòng Kinh doanh, vật tư
Thực tế cho thấy hiện tượng tăng ca vẫn còn diễn ra ở phòng kinh doanh, vật tư do vậy em xin đề xuất giải pháp bổ sung thêm một nhân viên kinh doanh tại phòng Kinh doanh, vật tư:
Bảng 4.2: Cơ cấu nhân sự phòng Kinh doanh, vật tư của Công ty STT Chức năng, nhiệm vụ Số lượng Trình độ Chuyên ngành Độ tuổi
1 Trưởng phòng 01 ĐH Kinh tế, QTKD ˃ 30
2 Phó phòng 01 CĐ Kinh tế, QTKD ˃25
3 Nhân viên 06 CĐ,TC Kinh tế, QTKD ˃ 23
(Nguồn: Đề xuất của sinh viên)
Như vậy theo cơ cấu nhân sự mới này, phòng Kinh doanh, vật tư sẽ có 08 nhân viên. Do đã thành lập phòng Marketing nên nhiệm vụ của phòng Kinh doanh, vật tư sẽ chuyên vào cung ứng, điều phối phụ tùng, vật tư bán ra và phụ tùng thay thế cho các xe kịp thời, đúng kế hoạch cũng như tư vấn dịch vụ bảo hành, bảo dưỡng xe cho khách hàng. Tham mưu cho giám đốc trong việc xây dựng các chiến lược kinh doanh cho Công ty.
c, Phòng Kế toán
Để đáp ứng nhu cầu mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh và phát triển thêm một số dịch vụ trong tương lai, em xin đề xuất bổ sung thêm một nhân viên ở phòng Kế toán của Công ty:
Bảng 4.3: Cơ cấu nhân sự phòng Kế toán của Công ty
1 Trưởng phòng 01 ĐH KT – TC ˃ 30
2 Nhân viên 03 ĐH, CĐ KT – TC ˃ 23
(Nguồn: Đề xuất của sinh viên)
Với cơ cấu mới này, phòng Kế toán sẽ thực hiện tốt hơn chức năng tham mưu cho giám đốc trong việc chấp hành chính sách, chế độ quản lý tài chính kế toán trong quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty cũng như việc ra quyết định kinh doanh.
4.3.1.3. Giải pháp tăng cường sự phối hợp hoạt động giữa các phòng ban chức năng trong Công ty
Do tính chuyên môn hóa cao trong công việc, mỗi phòng ban chỉ tập trung vào nhiệm vụ của mình nên mối liên hệ giữa các phòng ban còn lỏng lẻo. Để tăng cường sự phối hợp hoạt động giữa các phòng ban, bộ phận trong Công ty:
Lãnh đạo Công ty cần tăng cường các hoạt động kiểm tra, kiểm soát các phòng ban chức năng, có những phát hiện kịp thời về sự phối hợp kém hiệu quả giữa các phòng ban để có những điều chỉnh cho phù hợp. Các trưởng phòng cũng phải thường xuyên kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc thực hiện công việc của các nhân viên, xử lý nghiêm minh những trường hợp vi phạm nội quy Công ty.
Cần tạo lập mối quan hệ thân thiện giữa ban lãnh đạo với cấp dưới thông qua các buổi nói chuyện, giao lưu hay các buổi ngoại khóa. Qua đó cấp trên sẽ hiểu rõ hơn về tâm tư nguyện vọng của cấp dưới, từ đó có thể đưa ra những quyết định quản lý mang tính thực thi hơn. Cấp dưới sẽ có sự tôn trọng nhất định với các cấp quản lý, từ đó họ sẽ tuân thủ sự chỉ huy của cấp trên.
Nhà quản trị phải công bằng trong đối xử với tất cả các thành viên trong Công ty, luôn cởi mở, thân thiện ở mọi lúc, mọi nơi, có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc, đề cao tính hiệu quả trong công việc, tạo lập môi trường làm việc sáng tạo.
Trong việc phân công nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn cho cấp dưới phải dựa trên cơ sở phân công một cách khoa học, rõ ràng, hợp lý, không có sự chồng chéo, trùng lặp trong công việc giữa các phòng ban, giữa các nhân viên với nhau, tránh tình trạng phân phối quyền lực không công bằng.
Bên cạnh đó, Công ty cần xây dựng một hệ thống thông tin hợp lý, cần quy định chế độ báo cáo định kỳ và thường xuyên, chặt chẽ và đầy đủ về tình hình thực hiện
nhiệm vụ, kế hoạch giữa các phòng ban để ban lãnh đạo tổng hợp, phân tích nhằm phục vụ cho sự chỉ đạo kịp thời của Công ty.
4.3.1.4. Bồi dưỡng và nâng cao trình độ cán bộ công nhân viên trong Công ty
Công tác đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực của Công ty cũng chưa thực sự được chú ý. Do đó công tác đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực cho Công ty là rất cần thiết để có thể đáp ứng nhu cầu phát triển của Công ty trong tương lai.
a, Bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho cấp lãnh đạo trong Công ty
Để có thể thực hiện tốt hoạt động kinh doanh, sử dụng tốt mọi tiềm năng về vốn, lao động của Công ty thì đội ngũ nhà quản trị Công ty cần được trang bị đủ kiến thức, kỹ năng cần thiết, trên cơ sở đó có thể tinh giản bộ máy quản lý, giúp nâng cao hiệu quả cơ cấu tổ chức trong Công ty. Nội dung công tác đào tạo các nhà quản trị trong Công ty bao gồm:
• Đào tạo và phát triển hệ thống chính trị lý luận:
Nhằm tạo tư tưởng đạo đức đúng đắn, lập trường tư tưởng chính trị vững chắc, có thể nhìn nhận và giải quyết vấn đề một cách toàn diện, có lòng yêu nghề và nhiệt huyết trong công việc, có thể làm gương cho các công nhân viên trong Công ty noi theo.
• Đào tạo và phát triển năng lực quản lý:
Quản lý là một nghệ thuật dùng người mà không phải nhà quản trị nào cũng làm tốt. Một nhà quản trị có năng lực quản lý tốt sẽ biết làm sao để phối hợp hoạt động của các nhân viên một cách tốt nhất, mang lại hiệu quả cao nhất trong công việc, làm vừa lòng cấp trên, vui lòng cấp dưới.
Công ty có thể cử cán bộ đi học hoặc tự tổ chức các buổi nói chuyện chia sẻ kinh nghiệm giữa các nhà quản trị với nhau để có thể nâng cao năng lực quản lý cho các cấp lãnh đạo trong Công ty, để họ có thể giải quyết tốt công việc, dễ dàng thích ứng với những biến động của thị trường.
• Đào tạo và phát triển kiến thức chuyên môn – kỹ thuật:
Nhằm nâng cao năng lực chuyên môn, nghiệp vụ cho các nhà quản trị, giúp họ