3.4.1.1. Ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức hiện tại
Ưu điểm:
Cơ cấu tổ chức của Công ty đã phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, tính chuyên môn hóa cao ở từng bộ phận, tạo điều kiện cho các cá nhân phát huy năng lực của mình, công tác chỉ đạo hoạt động kịp thời, giảm thiểu những thủ tục hành chính rườm rà.
Nhược điểm:
Cơ cấu tổ chức hiện tại của Công ty chưa đầy đủ các phòng ban cần thiết, việc phân bổ nhân lực ở các phòng ban còn chưa phù hợp nên Công ty vẫn còn tồn tại hiện tượng làm quá số giờ quy định. Với cơ cấu này, sự phối hợp giữa các phòng ban là chưa tốt, trách nhiệm của nhà quản trị là rất lớn.
Hiện tại Công ty tổ chức theo mô hình cơ cấu chức năng, thống nhất từ trên xuống bao gồm các bộ phận:
Ban giám đốc
Các bộ phận chức năng: o Phòng Kế toán
o Phòng Kinh doanh – Vật tư o Phòng Kỹ thuật
o Phòng Tổ chức hành chính
Xưởng sửa chữa: gồm bốn tổ là Tổ máy, Tổ gò hàn, Tổ sơn, Tổ điện.
Kho hàng
(Nguồn: Phòng kế toán) 3.4.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của các đơn vị phòng ban trong Công ty
Ban giám đốc: Gồm 01 Giám đốc, 01 Phó giám đốc. • Chức năng, nhiệm vụ của Giám đốc Công ty:
Là người đứng đầu quản lý, chỉ đạo và điều hành chung toàn Công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước, trước Công ty về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, quyết định các vấn đề quan trọng của Công ty.
• Phó giám đốc: Trợ giúp cho Giám đốc trong việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của Công ty, giúp đỡ và bạn bạc với Giám đốc về công tác tổ chức sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện cho Giám đốc nắm bắt và điều chỉnh kế hoạch sản xuất kinh doanh, triển khai các công việc đã thống nhất xuống các bộ phận chức năng.
Các phòng ban chức năng:
• Phòng Kế toán:
Phòng Kế toán có nhiệm vụ giúp việc cho giám đốc về mặt tài chính hàng năm trên cơ sở sản xuất kinh doanh, quản lý chắc chắn nguồn vốn, hạch toán thu chi tài chính theo đúng chế độ của Nhà nước, phân tích hoạt động kinh doanh, tham mưu cho Giám đốc chủ động sử dụng nguồn vốn một cách hiệu quả để phát triển sản xuất kinh doanh, đồng thời kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh.
Ban Giám đốc Phòng Kế toán Phòng Tổ chức hành chính Phòng Kỹ thuật Phòng Kinh doanh – Vật tư Xưởng
Phòng Kế toán gồm 03 thành viên, trong đó trưởng phòng có trách nhiệm về vấn đề sổ sách kế toán của Công ty: ghi sổ kế toán, hạch toán và chịu trách nhiệm thanh toán tiền lương cho nhân viên.
• Phòng kỹ thuật: Gồm 01 trưởng phòng và 06 thành viên
Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ giúp giám đốc và lãnh đạo Công ty lên kế hoạch quản lý tốt các xe ra vào xưởng sửa chữa của Công ty, kiểm tra chất lượng các xe ra vào xưởng.
Kết hợp với phòng Kinh doanh – Vật tư trong việc nhập phụ tùng về cũng như xuất bán phụ tùng, giải đáp các thắc mắc về kỹ thuật nhằm phục vụ tốt nhất nhu cầu khách hàng. Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện việc bảo trì, bảo dưỡng máy móc thiết bị ở xưởng, bố trí mặt bằng máy móc thiết bị hợp lý để đạt hiệu quả sản xuất cao nhất.
• Phòng Kinh doanh – Vật tư: Gồm 01 trưởng phòng và 06 nhân viên
Là phòng ban chức năng tham mưu cho giám đốc và phối hợp với các đơn vị khác trong Công ty xây dựng các chiến lược kinh doanh trong Công ty.
Phòng Kinh doanh – Vật tư chịu trách nhiệm cung ứng, điều phối phụ tùng, vật tư bán ra và phụ tùng thay thế cho các xe kịp thời, đúng kế hoạch cho các xe sửa chữa tại xưởng.
Xây dựng kế hoạch bán hàng, tổ chức nghiên cứu thị trường, theo dõi việc tiêu thụ sản phẩm cũng như việc cung cấp dịch vụ từ đó đánh giá hiệu quả kinh doanh của Công ty cho từng thời kỳ. Từ đó đề xuất các phương án xây dựng kinh doanh cho các kỳ tiếp theo.
• Phòng Tổ chức hành chính: Gồm 01 trưởng phòng và 03 nhân viên
Nhiệm vụ chính của phòng là nghiên cứu nắm bắt tình hình nhân sự, xây dựng các chương trình đào tạo nhân lực, công tác hành chính trong Công ty. Tham mưu cho giám đốc và tổ chức thực hiện công tác quản trị nhân sự theo sự chỉ đạo của Giam đốc.
• Xưởng sửa chữa:
Gồm 01 Quản đốc và 69 nhân viên chia làm 4 tổ là Tổ máy, Tổ gò hàn, Tổ sơn, Tổ điện.
Với đội ngũ công nhân lành nghề chịu trách nhiệm đảm bảo toàn bộ việc bảo dưỡng sửa chữa phương tiện như gò hàn và sơn các xe bị tai nạn, những xe đổi màu mới và đại tu, sửa chữa máy gầm, đóng mới thùng hàng, cabin, vỏ xe đảm bảo chất
lượng cả về kỹ, mỹ thuật sửa chữa, quản lý tốt kinh phí sửa chữa lớn của Công ty nhằm phục vụ tốt kế hoạch sản xuất.
• Kho hàng: Gồm 01 thủ kho và 01 nhân viên trông coi kho hàng, chịu trách nhiệm chất xếp, giữ gìn, bảo quản hàng hóa của Công ty, quản lý số lượng phụ tùng vật tư xuất nhập kho.
3.4.1.3. Tình hình phối hợp hoạt động giữa các bộ phận trong Công ty
Do đặc điểm mô hình cơ cấu theo chức năng là tính chuyên môn hóa cao trong công việc, do vậy trong hoạt động các phòng ban của Công ty mới chú trọng đến mục tiêu của phòng mình mà chưa chú ý đến mục tiêu chung của Công ty. Điều này khiến cho sự phối hợp giữa các phòng ban trong Công ty chưa thực sự tốt, điển hình là phòng Tổ chức hành chính với phòng Kỹ thuật và phòng Kinh doanh, vật tư. Theo quan sát trong quá trình thực tập của em thì do sự phối hợp chưa tốt nên nhu cầu nhân sự của phòng Kinh doanh, vật tư đã có rất lâu nhưng phòng Tổ chức hành chính vẫn chưa thực sự có kế hoạch bổ sung nhân sự mà vẫn trì hoãn gây ra hiện tượng tăng ca ở phòng Kinh doanh, vật tư. Bên cạnh đó, các phòng ban mới chỉ tập trung vào mục tiêu của mình, chưa thực hiện tốt chức năng tham mưu cho Giám đốc, khiến cho trách nhiệm nặng nề vẫn dồn lên vai Giám đốc.