- Yếu tố con ngườ
4.2.1. Hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ nhận hàng
Muốn tiếp nhận hàng nhập khẩu nhanh chóng và thuận lợi thì công tác chuẩn bị chứng từ nhận hàng phải được chuẩn bị cẩn thận, chu đáo. Tổng công ty cần tiến hành chuẩn bị các chứng từ cần thiết do bên bán cung cấp như: có vận đơn thì nhân viên mới đổi được lệnh giao hàng của hãng tàu, có các chứng từ cần thiết thì mới xin đăng ký kiểm hàng ở hải quan được. Khâu chuẩn bị chứng từ là rất quan trọng, nếu chứng từ chuẩn bị tốt thì các khâu tiếp theo trong quy trình nhận hàng diễn ra thuận lợi và nhanh chóng. Chính vì thế, việc quản trị và giám sát công tác chuẩn bị giấy tờ là rất quan trọng. Công tác chuẩn bị chứng từ cần được tiến hành thực hiện các công việc:
- Trong kế hoạch nhận hàng, trưởng phòng xuất nhập khẩu nên bố trí hai nhân viên cho việc chuẩn bị chứng từ để công tác chứng từ đảm bảo nhanh chóng, đầy đủ, chính xác, thống nhất, hạn chế rủi ro xảy ra.
- Đối với nhân viên được giao nhiệm vụ chuẩn bị chứng từ thì phải nâng cao tinh thần trách nhiệm với công việc, chuẩn bị đầy đủ chứng từ, khi làm chứng từ thì phải kiểm tra, đối chiếu cẩn thận, kỹ càng tránh sai sót, đảm bảo có thể nhận hàng ngay khi hàng tới cảng.
- Cán bộ nhân viên phải thường xuyên cập nhật các văn bản quy định mới về hải quan, để đảm bảo chuẩn bị đúng, đủ số lượng các chứng từ theo quy định về số lượng bản sao, bản chính.
- Thường xuyên liên lạc với bên bán để cập nhật các chứng từ do bên bán cung cấp. Nếu bên bán cung cấp thiếu chứng từ thì yêu cầu cung cấp đầy đủ, đúng thời gian. Nếu không gửi được bản gốc thì yêu cầu gửi bản copy chứng từ để có thể vẫn nhận được hàng nhưng xin nợ công văn bản gốc với hải quan.
- Trong khoảng thời gian 30 ngày kể từ ngày xin nợ bản gốc với hải quan thì phía Tổng công ty phải thường xuyên liên lạc, thúc giục bên bán khẩn trương giao nộp chứng từ.