Khi nhập hàng vào kho, nhân viên nhập kho mà phát hiện thấy hàng nhập khẩu bị tổn thất, đổ vỡ, thiếu hụt, mất mát thì sẽ lập bộ hồ sơ khiếu nại ngay để khỏi bỏ lỡ thời gian khiếu nại. Tùy vào tình trạng của hàng hóa mà hồ sơ khiếu nại sẽ gửi tới các bên liên quan:
- Khiếu nại người bán: Khi thấy người bán giao hàng không đúng số lượng, chủng loại, bao bì.
- Khiếu nại người vận tải: Người vận tải chậm giao hàng, hàng hư hỏng, mất mát, đổ vỡ do lỗi của Người chuyên chở.
- Khiếu nại công ty Bảo hiểm: khi tổn thất nằm trong phạm vi bảo hiểm.
Nếu việc khiếu nại không được giải quyết thỏa đáng Tổng công ty sẽ khởi kiện bằng con đường Trọng tài hoặc toàn án (do hợp đồng qui định)
3.3.4. Giám sát quy trình nhận hàng nhập khẩu
Giám sát quy trình nhận hàng nhập khẩu là nghiệp vụ vô cùng quan trọng đảm bảo sự thành công trong quá trình thực hiện hợp đồng. Nghiệp vụ giám sát quy trình nhận hàng nhập khẩu tại Tổng công ty được tiến hành như sau:
- Giám sát, kiểm tra phương tiện được thuê để vận chuyển hàng hóa về kho của Tổng công ty
Trong suốt quá trình hàng hóa được vận chuyển từ nước XK, phòng XNK thường xuyên liên lạc với hãng tàu để biết chính xác thời gian tàu tới cảng và để tạo thuận lợi cho việc vận chuyển hàng hóa về kho, giám sát việc thực hiện của các nhà vận tải theo như hợp đồng đã ký kết để đảm bảo kế hoạch vận chuyển hàng về kho. Đặc biệt với mặt hàng muối tinh thể cần được tiến hành giám sát kiểm tra chặt chẽ để tránh thất thoát và đảm bảo hàng hóa được nguyên vẹn không bị ảnh hưởng tới chất lượng và các tiêu chuẩn kỹ thuật của muối tinh thể phục vụ cho sản xuất thuốc nổ công nghiệp.
Tổng công ty giám sát việc nhận hàng hóa tại cảng theo đúng quy trình, tiến hành làm thủ tục hải quan, nhận hàng từ tàu chở hàng, tiến hành giám sát, kiểm tra các Container hàng có còn kẹp nguyên chì không.
- Giám sát quy trình kiểm tra hàng hóa nhập khẩu
Đối với khâu kiểm tra hàng hóa nhập khẩu tại Tổng công ty được tiến hành rất kỹ lưỡng.Bởi vì, mặt hàng muối tinh thể được nhập khẩu về để sản xuất thuốc nổ công nghiệp và đây cũng là mặt hàng nằm trong quy định hạn ngạch nhập khẩu của Nhà nước.Nếu như việc kiểm tra hàng hóa không được tiến hành cẩn thận có thể sẽ bị áp mức thuế khác và ảnh hưởng tới quá trình sản xuất thuốc nổ công nghiệp của Tổng công ty, gây ra tổn thất về chi phí.
- Giám sát quy trình vận chuyển hàng hóa về kho
Tổng công ty thường thuê Container để vận chuyển hàng hóa về kho của mình và nhập khẩu nguyên Container nên việc giám sát quy trình vận chuyển hàng hóa về kho diễn ra đơn giản, về chất lượng cũng như các chứng từ nhập khẩu khác đã được lập làm cơ sở giải quyết những tranh chấp và khiếu nại về sau.
3.4. Đánh giá tổng quan quy trình nhận hàng muối tinh thể nhập khẩu từ thị trường Trung Quốc của Tổng công ty Kinh tế kỹ thuật công nghiệp quốc trường Trung Quốc của Tổng công ty Kinh tế kỹ thuật công nghiệp quốc phòng (GAET)
3.4.1. Đánh giá những yếu tố ảnh hưởng tới quy trình nhận hàng muối tinh thể nhập khẩu từ thị trường Trung Quốc của Tổng công ty Kinh tế kỹ thuật công nhập khẩu từ thị trường Trung Quốc của Tổng công ty Kinh tế kỹ thuật công nghiệp quốc phòng (GAET)
3.4.1.1. Những yếu tố thuộc môi trường bên trong doanh nghiệp