- Học viện Bỏo chớ & Tuyờn truyền
2.2. Thực hiện cỏc nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ tại Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố:
Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố:
Khối lượng tài liệu lưu trữ cơ quan Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố quản lý khụng lớn, trung bỡnh tại cỏc Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố đó cú kho lưu trữ, tài liệu chỉ chiếm khoảng 30 một giỏ. Khối lượng, chất lượng chỉnh lý tài liệu tại mỗi Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố cú sự chờnh lệch khỏ lớn, tựy thuộc vào thời điểm lưu trữ tiến hành chỉnh lý, giao nộp tài liệu lờn cấp trờn là gần hay xa thời điểm khảo sỏt. Ta cú thể đỏnh giỏ sự chờnh lệch thụng qua bảng số liệu sau:
TT LĐLĐ tỉnh, thành phố TL chưa chỉnh lý (một giỏ) TL đó chỉnh lý Số cặp (hộp) TL đó chỉnh lý Năm giao nộp tài liệu vào lưu
trữ cấp trờn
Năm chỉnh lý
1 Hà Nam 65 215 hồ sơ 45 2000 2000
2 Thỏi Nguyờn 85 0 0 Chưa Chưa
3 Bắc Ninh 7 0 0 Chưa Chưa
4 Quảng Ninh 6 80 hộp 80 Chưa 1999
5 Hải Dương 7 12 một giỏ 0 Thỏng 4/2008 1995
Ngoài sự chờnh lệnh về trỡnh độ của cỏn bộ, giữa cỏc Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố, yếu tố vựng miền (trỡnh độ phỏt triển kinh tế - xó hội chung của tỉnh) và đặc biệt là tiềm lực kinh tế cú ảnh hưởng nhất định đến chất lượng của tài liệu.
64
Vớ dụ, đề tài đó lựa chọn Liờn đoàn Lao động Tỉnh Quảng Ninh, một đơn vị ở miền biển để khảo sỏt đối chiếu với cỏc Liờn đoàn Lao động vựng đồng bằng. Tài liệu của Liờn đoàn Lao động Tỉnh Quảng Ninh đó được chỉnh lý vào năm 1999 và chất lượng tài liệu sau khi chỉnh lý khỏ tốt; điều này một phần phụ thuộc vào trỡnh độ phỏt triển của tỉnh cũng như khả năng của cơ quan Liờn đoàn Lao động Tỉnh bố trớ kinh phớ đầu tư cho cụng tỏc lưu trữ.
Cỏc Liờn đoàn Lao động Tỉnh khỏc chưa từng một lần tiến hành chỉnh lý tài liệu (Hưng Yờn, Bắc Ninh, Thỏi Nguyờn...) cũng cú nguyờn nhõn một phần là do chưa bố trớ được nguồn kinh phớ cho cỏn bộ hoặc thuờ nhõn cụng bờn ngoài thực hiện cụng việc này.
Do chất lượng và mức độ chỉnh lý tài liệu cũn thấp, hầu hết cụng việc chỉnh lý chỉ dừng lại ở sắp xếp tài liệu sơ bộ nờn sau khi chỉnh lý tài liệu, cỏn bộ lưu trữ của một số đơn vị vẫn khú cú thể xỏc định được khối lượng tài liệu đó chỉnh lý là bao nhiờu hồ sơ, chỉ định lượng được là bao nhiờu cặp (hộp) hoặc bao nhiờu một giỏ.
Tài liệu lưu trữ của cỏc Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố thường khụng được giao nộp định kỳ đỳng thời hạn quy định (tài liệu đó giải quyết xong phải được giao nộp vào lưu trữ tỉnh, thành ủy sau một năm kể từ khi kết thỳc nhiệm kỳ trước). Do sự chỉ đạo khụng thường xuyờn và sõu sỏt của tỉnh, thành ủy, việc yờu cầu giao nộp tài liệu thực hiện khụng đỳng thời điểm và nhiều nguyờn nhõn khỏc, tỡnh trạng tài liệu tồn đọng tại lưu trữ của Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố là khỏ phổ biến. Với khối lượng tài liệu khụng lớn, cỏn bộ lưu trữ của cỏc cơ quan cú khả năng hoàn thành việc chỉnh lý và phục vụ khai thỏc, sử dụng tài liệu của cỏn bộ trong cơ quan. Tuy nhiờn, thời gian và trỡnh độ cỏn bộ phục vụ cho việc chỉnh lý tài liệu rất hạn chế nờn dẫn đến khối lượng tài liệu tồn đọng ngày càng lớn.
Qua khảo sỏt, tại cỏc Liờn đoàn Lao động Tỉnh Thỏi Nguyờn, Quảng Ninh và Hải Dương (những nơi mà lưu trữ cú điều kiện về cơ sở vật chất để
65
thu thập và quản lý tài liệu) thỡ khú khăn lớn nhất khiến khụng thu được tài liệu là cỏn bộ cỏc phũng ban muốn giữ tài liệu phục vụ hoạt động cỏ nhõn, cú nhận thức khụng đỳng về hoạt động của lưu trữ. Cũn ở cỏc Liờn đoàn Lao động như Hà Nam, Bắc Ninh, Hưng Yờn thỡ khú khăn lớn nhất khiến khụng thu thập được tài liệu về lưu trữ là do thiếu nhõn lực và cỏc điều kiện vật chất khỏc phục vụ cho việc giao nộp. Đõy là hai nguyờn nhõn cơ bản khiến cho sau nhiều năm lưu trữ khụng thể bắt đầu thực hiện được nhiệm vụ của mỡnh.
Phần lớn cỏn bộ chuyờn mụn coi lưu trữ với tư cỏch là kho lưu trữ hơn là một bộ phận nghiệp vụ chuyờn mụn của cơ quan, lưu trữ chỉ đơn thuần là chỗ để bảo quản tài liệu, hoàn toàn bị động, khi cần thỡ cỏn bộ tỡm đến, cũn lại cỏc cỏn bộ khụng ý thức được trỏch nhiệm của mỡnh trong việc phối hợp, bổ sung tài liệu cho lưu trữ. Một bộ phận cỏn bộ chuyờn mụn cũn cảm thấy việc giao nộp và để lưu trữ bảo quản tài liệu liờn quan đến nhiệm vụ của mỡnh là họ sẽ gặp khú khăn trong giải quyết cụng việc, khi cần tỡm lại tài liệu thỡ mất thời gian và phải phụ thuộc vào cỏn bộ lưu trữ, nờn họ cho rằng tốt nhất là giữ tài liệu trong tay mỡnh để thuận tiện khi sử dụng. Điều này dẫn đến những khú khăn khỏc cho cỏn bộ lưu trữ khi thực hiện nhiệm vụ của mỡnh, đặc biệt là những nhiệm vụ đũi hỏi sự phối hợp của cỏn bộ cỏc phũng ban.
Vớ dụ, nếu lưu trữ muốn lập kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu về lưu trữ cơ quan định kỳ, cỏn bộ cỏc phũng ban chỉ đưa vào danh mục tài liệu cần giao nộp những tài liệu mà họ hoàn toàn khụng cần dựng đến, thậm chớ tài liệu khụng cũn giỏ trị sử dụng; những tài liệu quan trọng phản ỏnh việc thực hiện nhiệm vụ của cỏc cỏn bộ thỡ họ tự giữ và khụng giao nộp cho lưu trữ với lý do là tài liệu về những vấn đề cũn đang giải quyết. Bản thõn cỏ nhõn cỏn bộ lưu trữ khụng cú bất cứ điều kiện gỡ về quyền hạn, khả năng cũng như lý lẽ để thu được những tài liệu đú về kho lưu trữ cơ quan, chưa núi đến việc thực hiện những nghiệp vụ lưu trữ khỏc như chỉnh lý, bảo quản, khai thỏc - sử dụng.
66
Do những nhận thức khụng đầy đủ của phần lớn cỏn bộ chuyờn mụn coi lưu trữ với tư cỏch là kho lưu trữ hơn là một bộ phận nghiệp vụ chuyờn mụn của cơ quan, lưu trữ chỉ đơn thuần là chỗ để bảo quản tài liệu, cỏc cỏn bộ khụng ý thức được trỏch nhiệm của mỡnh trong việc phối hợp, bổ sung tài liệu cho lưu trữ. Nội dung và thành phần tài liệu thu về lưu trữ cơ quan khụng đầy đủ, khụng phản ỏnh toàn diện cỏc mặt và cỏc nội dung cụng tỏc của cơ quan Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố. Cỏn bộ lưu trữ gặp nhiều khú khăn trong thu thập, bổ sung tài liệu về kho lưu trữ, cũng như khụng nhận được sự phối hợp từ phớa cỏc cỏn bộ chuyờn mụn.
Tài liệu lưu trữ của cỏc Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố thường khụng đầy đủ, khụng được quan tõm thực hiện cỏc nghiệp vụ như phõn loại, xỏc định giỏ trị, bảo quản và xõy dựng hệ thống cụng cụ tra cứu, do đú khả năng và chất lượng khai thỏc, sử dụng khụng cao.
Một số Liờn đoàn Lao động Tỉnh chưa bố trớ xõy dựng được kho lưu trữ tài liệu của cơ quan mỡnh. Hầu hết cỏc Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố đều cú diện tớch trụ sở khỏ rộng rói, ở vị trớ địa lý đẹp trong địa bàn Tỉnh, cú đủ điều kiện bố trớ một phũng làm việc tại trụ sở cơ quan, ở gần vị trớ của cỏn bộ văn thư để làm kho lưu trữ riờng biệt. Trong cỏc đơn vị được khảo sỏt, Liờn đoàn Lao động Tỉnh Hưng Yờn, Bắc Ninh, Thỏi Nguyờn và Hà Nam khụng cú phũng, kho riờng biệt dành cho việc lưu trữ tài liệu hỡnh thành trong hoạt động của cơ quan. Toàn bộ tài liệu ở cỏc phũng, ban tham mưu khụng được thu về lưu trữ mà để cho cỏn bộ chuyờn mụn tự lưu giữ. Văn thư cơ quan cú trỏch nhiệm đăng ký, chuyển giao cụng văn đến và quản lý cỏc tập cụng văn đi theo từng năm; tất cả việc khai thỏc, sử dụng tài liệu chỉ dừng lại ở tra cứu cỏc văn bản theo sổ đăng ký cụng văn đi - đến.
Do khụng cú kho lưu trữ riờng, cỏc tập cụng văn đi ở văn thư cơ quan cũng như tài liệu của cỏc cỏn bộ chuyờn mụn ở từng ban tham mưu chỉ được lưu giữ trong cỏc tủ hồ sơ, giỏ tài liệu nhỏ lẻ, khụng tập trung và khả năng lưu
67
giữ đầy đủ hay khụng phụ thuộc hoàn toàn vào ý thức và cụng việc của từng cỏn bộ. Việc thực hiện cỏc nhiệm vụ khỏc của cụng tỏc lưu trữ, cũng như cỏc biện phỏp nghiệp vụ như thu thập, chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ là khụng thể thực hiện được, chưa núi đến việc phục vụ cho khai thỏc, sử dụng tài liệu.
Như đó phõn tớch ở phần trờn, khi lưu trữ muốn lập kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu về lưu trữ cơ quan định kỳ, danh mục tài liệu mà cỏn bộ cỏc phũng ban cung cấp cho lưu trữ khụng đầy đủ, khụng phải là những tài liệu quan trọng và cú giỏ trị nhất phản ỏnh hoạt động chuyờn mụn. Do đú, chất lượng danh mục hồ sơ nộp lưu khụng cao, dẫn đến chất lượng tài liệu bảo quản trong kho lưu trữ thấp. Cỏn bộ lưu trữ cỏc Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố ở vị trớ kiờm nhiệm, làm trong giờ khụng hết việc, vỡ vậy, muốn họ bắt tay vào tổ chức tốt những tài liệu hiện cú trong kho thỡ đũi hỏi thời gian, cụng sức và chế độ đói ngộ phự hợp. Tuy nhiờn, kể cả khi cỏn bộ lưu trữ tự giỏc thực hiện việc tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ thỡ những tài liệu ấy lại khụng phải là những tài liệu cú giỏ trị cao nhất mà lưu trữ cú thể thu được từ cỏc phũng ban.
Trờn thực tế, cỏn bộ lưu trữ cỏc Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố cú trỡnh độ lưu trữ phần lớn là trung cấp, họ chỉ giữ lại tài liệu ở văn thư là chớnh, khi chưa cú kho lưu trữ riờng, họ cũng khụng quan tõm đến việc tổ chức thu thập tài liệu vỡ cú thu về cũng khụng cú diện tớch để bảo quản; cỏc nghiệp vụ sau đú của cụng tỏc lưu trữ cũng khụng thể thực hiện được nếu lưu trữ khụng cú địa điểm bảo quản tập trung tài liệu hỡnh thành trong cơ quan. Mặt khỏc, nếu đề xuất được kho lưu trữ riờng, họ cũng khụng cú đủ thời gian và khả năng để quản lý tốt tài liệu thu về, vỡ thế biện phỏp tốt nhất vẫn là để cỏc cỏn bộ tự lưu giữ tài liệu của mỡnh. Điều này gần như là một "vũng luẩn quẩn" của cỏn bộ lưu trữ, nếu khụng đủ trỡnh độ và quyết tõm, khụng cú sự tạo điều kiện của lónh đạo cơ quan, họ khụng thể vượt qua được.
68
Việc xõy dựng danh mục hồ sơ là một nhiệm vụ quan trọng, và cú thể coi đõy là nội dung khởi đầu cho cỏc cụng việc khỏc về sau của cụng tỏc lưu trữ, nhưng hầu hết cỏc Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố đều chưa ban hành được danh mục hồ sơ hàng năm; việc thực hiện những nghiệp vụ lưu trữ khỏc như phõn loại, xỏc định giỏ trị, xõy dựng hệ thống cụng cụ tra cứu đều cũn ở mức sơ bộ và chưa thể phục vụ tốt cho khai thỏc, sử dụng tài liệu. Bờn cạnh đú, tỡnh trạng tài liệu thu về tồn đọng ở lưu trữ mà khụng được sắp xếp, chỉnh lý hoàn chỉnh cũn rất phổ biến.
Xem xột tỷ lệ tài liệu nộp lưu tại cỏc Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố, kể cả đơn vị cú hoặc chưa cú kho lưu trữ riờng biệt sẽ cho ta thấy khối lượng và nội dung cụng việc cần cỏn bộ lưu trữ thực hiện là rất lớn. Cụ thể là, tỷ lệ thực tế tài liệu thu về lưu trữ so với tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ cơ quan tại Liờn đoàn Lao động Tỉnh Quảng Ninh là 90%, Hà Nam là 60%, Hải Dương là 80%, Hà Nội là 30% (theo định lượng của cỏ nhõn cỏn bộ lưu trữ của cỏc đơn vị). Như vậy, nếu cỏn bộ lưu trữ thực hiện đầy đủ nhiệm vụ của mỡnh thỡ khối lượng cụng việc khi đú của họ sẽ gấp đụi, thậm chớ gấp ba so với hiện nay, mà trong điều kiện là cỏn bộ kiờm nhiệm, cụng việc hiện tại của họ đó là quỏ sức (như phõn tớch ở phần hạn chế về tổ chức - cỏn bộ), thỡ khả năng họ tự giỏc, chủ động thực hiện nhiệm vụ là bất khả thi. Điều này càng khẳng định yờu cầu bố trớ cỏn bộ lưu trữ chuyờn trỏch tại cỏc Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố là một yờu cầu tất yếu và bức thiết.
Xuất phỏt từ thực tế cỏn bộ văn thư phải kiờm nhiệm lưu trữ, việc thực hiện cỏc biện phỏp nghiệp vụ về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của cơ quan hoàn toàn chưa được thực hiện đầy đủ, từ phõn loại, xỏc định giỏ trị cho đến bổ sung và xõy dựng hệ thống cụng cụ tra cứu khoa học.
Nhiệm vụ của lưu trữ cơ quan theo quy định là hàng năm phải xõy dựng danh mục hồ sơ, lập kế hoạch thu nộp tài liệu từ cỏc phũng ban, chỉnh lý
69
hoàn chỉnh và lập mục lục hồ sơ, hệ thống húa và xõy dựng cụng cụ tra cứu phục vụ khai thỏc, sử dụng.
Đứng trước những nhiệm vụ trờn của cụng tỏc lưu trữ, cỏn bộ văn thư - lưu trữ, với trỡnh độ nghiệp vụ cũn hạn chế, khụng biết phải bắt đầu từ đõu, phải trải qua những khõu cụng việc cụ thể nào để thực hiện nhiệm vụ của mỡnh. Chỉ riờng nhiệm vụ lập danh mục hồ sơ hàng năm đó là một thỏch thức đối với cỏn bộ lưu trữ, đơn giản vỡ cỏn bộ cỏc ban khụng đúng gúp ý kiến đầy đủ về cỏc loại tài liệu, danh mục cỏc hồ sơ mà họ giải quyết hàng năm, lưu trữ khụng cú thụng tin thỡ khụng thể tập hợp lại thành một danh mục hồ sơ đầy đủ; danh mục hồ sơ lập ra đầu năm khụng phản ỏnh chớnh xỏc những hồ sơ hỡnh thành trong hoạt động của cỏc phũng ban trong năm đú thỡ khụng thể thực hiện được kế hoạch thu nộp.
Đối với những Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố đó xõy dựng được danh mục hồ sơ tài liệu, thậm chớ đó cú kế hoạch thu nộp tài liệu từ cỏc phũng ban về lưu trữ cơ quan thỡ những hồ sơ tài liệu cũng ớt khi được hoàn chỉnh, thậm chớ tài liệu cũn lộn xộn, bú trong cặp ba dõy hoặc cỏc tỳi nilon cài khuy. Khi đú, một mỡnh cỏn bộ văn thư - lưu trữ cũng khụng thể cú đủ thời gian và trỡnh độ để chỉnh lý hoàn chỉnh, khụi phục cỏc hồ sơ thu về, rồi sau đú lập mục lục hồ sơ phục vụ khai thỏc, sử dụng. Cụng việc này thực ra là một cụng việc đũi hỏi rất nhiều thời gian và cụng sức. Nếu lưu trữ cơ quan thực hiện đỳng theo kế hoạch thu nộp tài liệu đó đề ra đầu năm thỡ việc chỉnh lý cỏc hồ sơ tài liệu thu về đạt đến khả năng phục vụ được cho khai thỏc, sử dụng sẽ chiếm toàn bộ quỹ thời gian làm việc của cỏn bộ lưu trữ trong một năm. Điều này cũng là bất khả thi với nguyờn nhõn cỏn bộ lưu trữ chỉ là kiờm nhiệm.
Tại Liờn đoàn Lao động Tỉnh Quảng Ninh, do đó bố trớ một cỏn bộ lưu trữ chuyờn trỏch, chất lượng cụng tỏc này cú sự tiến bộ rừ rệt so với những đơn vị chỉ cú văn thư kiờm lưu trữ. Cụ thể là, hàng năm lưu trữ cơ quan đó lập được danh mục hồ sơ, xõy dựng được kế hoạch thu nộp tài liệu từ cỏc phũng,
70
ban, chỉ trừ tài liệu tài chớnh - kế toỏn; những tài liệu thu về chiếm khoảng 90% khối lượng tài liệu hỡnh thành trong hoạt động của Liờn đoàn Lao động Tỉnh, đó được chỉnh lý kịp thời, hoàn chỉnh với một phương ỏn phõn loại