- Học viện Bỏo chớ & Tuyờn truyền
3.2.1. Phõn loại tài liệu:
Theo hướng dẫn tại Cụng văn số 169-CV/CLT ngày 02/4/2008 của Cục Lưu trữ Văn phũng Trung ương Đảng về ban hành 5 mẫu khung phõn loại tài liệu cỏc tổ chức chớnh trị - xó hội cấp tỉnh, thành phần tài liệu thuộc phụng lưu trữ Liờn đoàn Lao động cấp tỉnh gồm: tài liệu của Đại hội đại biểu, tài liệu của Ban Chấp hành và tài liệu của Đảng đoàn Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố.
Tài liệu hỡnh thành trong mỗi nhiệm kỳ hoạt động được phõn ra thành tài liệu của 3 cơ quan: Đại hội đại biểu, Ban Chấp hành và Đảng đoàn. Như vậy, phương ỏn phõn loại được lựa chọn sử dụng là "thời gian - cơ cấu tổ chức".
Trong mỗi nhúm tài liệu của Đại hội đại biểu, Ban Chấp hành và Đảng đoàn, tài liệu được phõn chia theo cỏc đặc trưng cụ thể như sau:
+ Tài liệu của Đại hội đại biểu: phõn loại theo vấn đề (trỡnh tự từ chuẩn bị đến diễn biến và phục vụ Đại hội)
+ Tài liệu của Ban Chấp hành: phõn loại theo mặt hoạt động
+ Tài liệu của Đảng đoàn: phõn loại theo tỏc giả, nhúm tỏc giả và tờn loại văn bản (tỏc giả cú thể là Đảng đoàn hoặc cơ quan khỏc-nơi gửi văn bản; tờn loại văn bản như: nghị quyết, chỉ thị, chương trỡnh... thực hiện chỉ đạo của cấp trờn).
Việc phõn loại tài liệu của hai cơ quan là Đại hội đại biểu và Đảng đoàn khụng phức tạp do khối lượng tài liệu khụng lớn và nội dung tài liệu khỏ rừ ràng vỡ được hỡnh thành theo quy trỡnh. Chỳng ta chỳ ý đến tài liệu của Ban Chấp hành vỡ nhúm tài liệu này cú khối lượng lớn nhất và nội dung phức tạp. Việc vận dụng đặc trưng mặt hoạt động trong khi phõn loại tài liệu của Ban Chấp hành sẽ cú thể dẫn đến một số vướng mắc trong khi phõn loại, do những nội dung hoạt động cụng tỏc cú sự đan xen, phối hợp với nhau.
90
Vớ dụ, nội dung tuyờn truyền phũng chống tệ nạn xó hội thuộc chức năng cụng tỏc tuyờn giỏo, nhưng nội dung này cũng xuất hiện trong hoạt động cụng tỏc nữ cụng với đối tượng là nữ cụng nhõn, lao động. Tài liệu hỡnh thành trong hoạt động tuyờn giỏo và nữ cụng đều cú nội dung phản ỏnh hoạt động này, vỡ thế khi phõn loại tài liệu, lưu trữ cần chỳ ý đến vấn đề này để sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào đỳng nhúm.
Một trong những cơ sở lý luận cho việc lựa chọn đặc trưng "mặt hoạt động" là cơ cấu tổ chức cỏc phũng ban của Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố hay cú sự thay đổi, sỏp nhập (hầu hết nhiệm kỳ nào cũng cú thay đổi). Như vậy, việc phõn loại theo đặc trưng cơ cấu tổ chức là khụng phự hợp. Cơ sở thực tiễn của phương ỏn này là cỏc hoạt động của mỗi ban, đơn vị trong cơ quan khỏ độc lập với nhau và phản ỏnh chức năng cụng tỏc của từng ban, trong đú một số hoạt động cú ở tất cả cỏc ban, như một đặc điểm chung.
Khi phõn chia theo mặt hoạt động, tài liệu lưu trữ trong từng nhiệm kỳ của Ban Chấp hành Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố được chia làm 10 nhúm nhỏ:
- Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn chung về cụng tỏc cụng đoàn - Tài liệu cụng tỏc tổ chức - cỏn bộ
- Tài liệu cụng tỏc kiểm tra - Tài liệu cụng tỏc tuyờn giỏo
- Tài liệu cụng tỏc chớnh sỏch kinh tế - xó hội
- Tài liệu cụng đoàn tham gia xõy dựng và thực thi phỏp luật - Tài liệu cụng tỏc bảo hộ lao động
- Tài liệu cụng tỏc nữ cụng - Tài liệu cụng tỏc tài chớnh
91
Phương ỏn phõn loại tài liệu của Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố được thể hiện khỏi quỏt trờn sơ đồ sau
PHễNG LƢU TRỮ LIấN ĐOÀN LAO ĐỘNG TỈNH, THÀNH PHỐ
ĐẠI HỘI
ĐẠI BIỂU CHẤP HÀNH BAN
Thời gian (Nhiệm kỳ)
NHIỆM KỲ I NHIỆM KỲ II NHIỆM KỲ III NHIỆM KỲ ...
Cơ cấu tổ chức Chuẩn bị Đại hội Diễn biến Đại hội Phục vụ Đại hội Vấn đề Tỏc giả và tờn loại văn bản ĐẢNG ĐOÀN Cỏc kỳ họp Đảng đoàn Đảng đoàn ban hành Cơ quan khỏc gửi đến Thực hiện văn bản của cấp trờn Mặt hoạt động Chỉ đạo, hƣớng dẫn chung cụng tỏc Cụng tỏc Tổ chức - cỏn bộ Cụng tỏc Kiểm tra Cụng tỏc Tuyờn giỏo Cụng tỏc Chớnh sỏch kinh tế - xó Cụng đoàn Tham gia xõy dựng, thực Cụng tỏc Bảo hộ lao động Cụng tỏc Nữ cụng Cụng tỏc Tài chớnh Cụng tỏc nội bộ Cơ quan Liờn đoàn
92
KHUNG PHÂN LOẠI VÀ HỆ THỐNG HểA TÀI LIỆU
PHễNG LƯU TRỮ LIấN ĐOÀN LAO ĐỘNG TỈNH, THÀNH PHỐ (đề xuất)
Phương ỏn phõn loại: Thời gian – Cơ cấu tổ chức
Tài liệu của mỗi nhiệm kỳ được phõn loại thành cỏc nhúm sau:
STT KHỐI, NHểM TÀI LIỆU
I. ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU CễNG ĐOÀN TỈNH, THÀNH PHỐ
1. Chuẩn bị Đại hội
1.1. Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn chung về chuẩn bị Đại hội 1.2. Tài liệu chuẩn bị về văn kiện Đại hội
1.3. Tài liệu chuẩn bị về nhõn sự Đại hội:
- Chuẩn bị về nhõn sự dự Đại hội đại biểu Cụng đoàn Tỉnh, Thành phố - Chuẩn bị về nhõn sự Ban Chấp hành Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố nhiệm kỳ tới
1.4. Tài liệu chuẩn bị về tổ chức, điều hành Đại hội (thời gian tổ chức Đại hội, dự kiến Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký, Ban Thẩm tra tư cỏch đại biểu, khỏch mời dự Đại hội)
2. Diễn biến Đại hội
2.1. Tài liệu về tổ chức và thủ tục tiến hành Đại hội:
- Cụng văn triệu tập đại biểu - Chương trỡnh Đại hội
- Danh sỏch đại biểu, danh sỏch Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký, Ban Thẩm tra tư cỏch đại biểu, khỏch mời dự Đại hội
- Quy chế, nội quy Đại hội - Diễn văn khai mạc Đại hội
- Bỏo cỏo của Ban Thẩm tra tư cỏch đại biểu
93
- Bỏo cỏo về cỏc văn kiện trỡnh Đại hội
- Bỏo cỏo chớnh trị của Ban Chấp hành Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố đương nhiệm trỡnh Đại hội
- Bỏo cỏo kiểm điểm sự lónh đạo của Ban Chấp hành Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố nhiệm kỳ vừa qua
- Bỏo cỏo về quỏ trỡnh chuẩn bị nhõn sự Ban Chấp hành Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố nhiệm kỳ tới, nhõn sự đi dự Đại hội đại biểu Cụng đoàn toàn quốc
- Bỏo cỏo tổng hợp ý kiến gúp ý vào cỏc dự thảo văn kiện Đại hội đại biểu Cụng đoàn toàn quốc
- Bỏo cỏo tổng hợp ý kiến gúp ý vào cỏc dự thảo văn kiện Đại hội đại biểu Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố
2.3. Tham luận của khỏch mời và cỏc đại biểu dự Đại hội 2.4. Tài liệu về bầu cử:
- Tài liệu về bầu cử đoàn đại biểu đi dự Đại hội đại biểu Cụng đoàn toàn quốc
- Tài liệu về bầu cử Ban Chấp hành Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố nhiệm kỳ tới
2.5. Tài liệu về kết quả Đại hội:
- Văn kiện Đại hội (đó in thành sỏch) - Tài liệu tuyờn truyền về kết quả Đại hội
3. Phục vụ Đại hội
3.1. Tài liệu chung về cụng tỏc phục vụ Đại hội (kế hoạch phục vụ, triển khai tổ chức phục vụ, tổng kết cụng tỏc phục vụ, khen thưởng
3.2. Tài liệu về khen thưởng phục vụ Đại hội 3.3. Tài liệu về kinh phớ Đại hội
II. BAN CHẤP HÀNH LIấN ĐOÀN LAO ĐỘNG TỈNH, THÀNH PHỐ
1. Chỉ đạo, hướng dẫn chung về cụng tỏc cụng đoàn
1.1. Tài liệu hội nghị:
- Tài liệu hội nghị Ban Chấp hành Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố - Tài liệu hội nghị Ban Thường vụ Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố - Tài liệu hội nghị Thường trực Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố
94
- Tài liệu hội nghị giao ban Thường trực Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố với cỏc cấp, cỏc ngành
- Tài liệu hội nghị cỏn bộ do Ban Chấp hành Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố triệu tập
1.2. Tài liệu Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố ban hành chỉ đạo chung về cụng tỏc cụng đoàn:
- Chương trỡnh cụng tỏc, bỏo cỏo định kỳ thỏng, quý, 6 thỏng
- Chương trỡnh, biờn bản, kế hoạch, cụng văn chỉ đạo chung về cỏc mặt cụng tỏc
- Bỏo cỏo tổng kết hàng năm, nhiều năm
1.3. Tài liệu của cỏc đồng chớ lónh đạo Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố chỉ đạo chung về cụng tỏc cụng đoàn
1.4. Tài liệu của cỏc cơ quan gửi đến về hoạt động chung của cụng đoàn:
- Tài liệu của Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch Tổng Liờn đoàn Lao động Việt Nam, cỏc cơ quan thuộc Tổng Liờn đoàn Lao động Việt Nam và cỏc tổ chức chớnh trị – xó hội ở Trung ương gửi đến
- Tài liệu của Trung ương Đảng, cỏc cơ quan trực thuộc Trung ương Đảng gửi đến
- Tài liệu của Quốc hội, cỏc cơ quan trực thuộc Quốc hội gửi đến
- Tài liệu của Chớnh phủ, cỏc bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan trực thuộc Chớnh phủ gửi đến
- Tài liệu của tỉnh, thành ủy, cỏc ban tỉnh, thành ủy, hội đồng nhõn dõn, ủy ban nhõn dõn, cỏc sở, ngành, đoàn thể tỉnh, thành phố gửi đến
- Tài liệu của cỏc Liờn đoàn Lao động huyện, quận, cụng đoàn ngành tỉnh, thành phố trực thuộc gửi đến
1.5. Tài liệu về thực hiện nghị quyết, chỉ thị của Trung ương Đảng, Chớnh phủ, Tổng Liờn đoàn Lao động Việt Nam, tỉnh, thành ủy, Ban Chấp hành Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố về vấn đề chung
2 Cụng tỏc tổ chức, cỏn bộ
2.1. Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn chung về cụng tỏc tổ chức, cỏn bộ:
- Tài liệu hội nghị tổng kết về cụng tỏc tổ chức, cỏn bộ
- Tài liệu của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố ban hành về cụng tỏc tổ chức, cỏn bộ, chức năng, nhiệm vụ
95 của Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố
- Tài liệu của cỏc cơ quan, cỏ nhõn gửi đến về cụng tỏc tổ chức, cỏn bộ - Tài liệu về thực hiện cỏc nghị quyết, chỉ thị của Trung ương Đảng, Chớnh phủ, Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch Tổng Liờn đoàn Lao động Việt Nam, tỉnh, thành ủy, Ban Chấp hành Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố về cụng tỏc tổ chức, cỏn bộ
2.2. Tài liệu về cụng tỏc tổ chức bộ mỏy:
- Tài liệu hội nghị chuyờn đề về xõy dựng, kiện toàn, củng cố tổ chức bộ mỏy cụng đoàn
- Tài liệu của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố ban hành về xõy dựng, kiện toàn, củng cố tổ chức bộ mỏy cụng đoàn.
- Tài liệu cỏc cơ quan gửi đến về xõy dựng, kiện toàn, củng cố tổ chức bộ mỏy cụng đoàn
- Tài liệu về thực hiện cỏc nghị quyết, chỉ thị của Trung ương Đảng, Chớnh phủ, Tổng Liờn đoàn Lao động Việt Nam, tỉnh, thành ủy, Ban Chấp hành Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố về xõy dựng, kiện toàn, củng cố tổ chức bộ mỏy cụng đoàn
2.3. Tài liệu về cụng tỏc cỏn bộ:
- Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn chung về cụng tỏc cỏn bộ - Tài liệu về quản lý cỏn bộ
- Tài liệu về quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng cỏn bộ (kể cả cỏc lớp tập huấn nghiệp vụ cụng tỏc kiểm tra, tài chớnh cụng đoàn)
- Tài liệu về giải quyết chế độ, chớnh sỏch đối với cỏn bộ - Hồ sơ cỏn bộ Cơ quan Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố
2.4. Tài liệu về cụng tỏc thi đua, khen thưởng:
- Tài liệu hội nghị chuyờn đề về cụng tỏc thi đua khen thưởng cỏc tổ chức cụng đoàn và đoàn viờn cụng đoàn
- Tài liệu của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố ban hành về cụng tỏc thi đua, khen thưởng cỏc tổ chức cụng đoàn và đoàn viờn cụng đoàn
- Tài liệu của cỏc cơ quan gửi đến về cụng tỏc thi đua, khen thưởng cỏc tổ chức cụng đoàn và đoàn viờn cụng đoàn
96
- Tài liệu thực hiện cỏc nghị quyết, chỉ thị của Trung ương Đảng, Chớnh phủ, Tổng Liờn đoàn Lao động Việt Nam, tỉnh, thành ủy, Ban Chấp hành Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố về cụng tỏc thi đua, khen thưởng
- Hồ sơ khen thưởng huõn, huy chương, bằng khen... đối với cỏc tổ chức cụng đoàn, đoàn viờn cụng đoàn
3. Cụng tỏc kiểm tra:
3.1. Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn chung về cụng tỏc kiểm tra:
- Tài liệu hội nghị tổng kết về cụng tỏc kiểm tra
- Tài liệu của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố ban hành về cụng tỏc kiểm tra
- Tài liệu của cỏc cơ quan khỏc gửi đến về cụng tỏc kiểm tra
- Tài liệu thực hiện cỏc nghị quyết, chỉ thị của Trung ương Đảng, Tổng Liờn đoàn Lao động Việt Nam, tỉnh, thành ủy, Ban Chấp hành Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố về cụng tỏc kiểm tra
3.2. Tài liệu về cụng tỏc kiểm tra tổ chức cụng đoàn, đoàn viờn cụng đoàn thực hiện Điều lệ Cụng đoàn Việt Nam, kiểm tra việc thực hiện phỏp luật, kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản, tài chớnh và hoạt động kinh tế:
- Tài liệu về kiểm tra thực hiện Điều lệ Cụng đoàn Việt Nam, việc chấp hành nhiệm vụ của tổ chức cụng đoàn và nhiệm vụ của cụng đoàn viờn - Tài liệu về kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản, tài chớnh và hoạt động kinh tế của tổ chức cụng đoàn
3.3. Tài liệu về giải quyết đơn thư, khiếu nại, tố cỏo:
- Tài liệu hội nghị chuyờn đề về giải quyết đơn thư, khiếu nại, tố cỏo - Tài liệu của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố về giải quyết đơn thư, khiếu nại, tố cỏo
- Tài liệu của cỏc cơ quan gửi đến về giải quyết đơn thư, khiếu nại, tố cỏo
- Hồ sơ vụ việc giải quyết đơn thư, khiếu nại, tố cỏo
3.4. Tài liệu về cụng tỏc thanh tra cụng đoàn:
- Tài liệu hội nghị chuyờn đề về cụng tỏc thanh tra cụng đoàn
97
thành phố ban hành về cụng tỏc thanh tra cụng đoàn
- Tài liệu của cỏc cơ quan gửi đến về cụng tỏc thanh tra cụng đoàn - Hồ sơ vụ việc thanh tra
4. Cụng tỏc tuyờn giỏo
4.1. Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn chung về cụng tỏc tuyờn giỏo:
- Tài liệu hội nghị tổng kết về cụng tỏc tuyờn giỏo
- Tài liệu của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố ban hành về cụng tỏc tuyờn giỏo
- Tài liệu của cỏc cơ quan gửi đến về cụng tỏc tuyờn giỏo
- Tài liệu thực hiện cỏc nghị quyết, chỉ thị của Trung ương Đảng, Tổng Liờn đoàn Lao động Việt Nam, tỉnh, thành ủy, Ban Chấp hành Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố về cụng tỏc tuyờn giỏo
4.2. Tài liệu về tuyờn truyền, giỏo dục chớnh trị tư tưởng cho cụng nhõn, viờn chức, lao động
4.3. Tài liệu về phong trào văn húa, văn nghệ, thể dục, thể thao trong cụng nhõn, viờn chức, lao động
4.4. Tài liệu về cụng đoàn tham gia thực hiện cỏc chương trỡnh truyền thụng dõn số, kế hoạch húa gia đỡnh, phũng chống tệ nạn xó hội...
5. Cụng tỏc chớnh sỏch kinh tế – xó hội
5.1. Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn chung về chớnh sỏch kinh tế – xó hội:
- Tài liệu hội nghị tổng kết về chớnh sỏch kinh tế – xó hội
- Tài liệu của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố ban hành về cụng tỏc chớnh sỏch kinh tế – xó hội