* Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố tổ chức và hoạt động theo đơn vị hành chớnh tỉnh, thành phố:
Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố hoạt động chủ yếu tập trung theo địa bàn dựa trờn đơn vị hành chớnh tỉnh hoặc thành phố thuộc Trung ương. Mỗi tỉnh, thành phố đều cú Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố lónh đạo, chỉ đạo, hướng dẫn cụng tỏc cụng đoàn và đại diện cho người lao động trong toàn tỉnh, thành phố. Khi cú tỉnh mới thành lập hoặc chia tỏch, sỏp nhập thỡ cỏc
30
Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố được thành lập hoặc chia tỏch, sỏp nhập theo hướng cơ học, trờn cơ sở nguyờn tắc khụng gõy ra xỏo trộn lớn trong hoạt động cụng đoàn mỗi tỉnh, thành phố.
Thủ đụ Hà Nội là trung tõm chớnh trị - kinh tế - văn húa - xó hội, nơi đõy tập trung số lượng lớn cụng nhõn, viờn chức và người lao động, với nhiều thành phần và đặc điểm khỏc biệt so với những tỉnh, thành phố khỏc trong cả nước. Liờn đoàn Lao động Thành phố Hà Nội đang quản lý 3180 cụng đoàn cơ sở với 297433 đoàn viờn, trong số 322550 lao động trờn địa bàn Thủ đụ. Hoạt động cụng đoàn ở Thành phố Hà Nội cũng cú nhiều điểm riờng biệt.
Thực hiện Nghị quyết số 15/2008/QH12 ngày 29/5/2008 của Quốc hội về việc điều chỉnh địa giới hành chớnh Thành phố Hà Nội và một số tỉnh cú liờn quan, toàn bộ diện tớch tự nhiờn và dõn số hiện tại của tỉnh Hà Tõy được hợp nhất vào Thành phố Hà Nội. Theo Nghị quyết này, hai cơ quan là Liờn đoàn Lao động Tỉnh Hà Tõy và Liờn đoàn Lao động Thành phố Hà Nội sẽ tiến hành hợp nhất theo hướng cơ học và thực hiện phõn cụng, phõn nhiệm lại đội ngũ cỏn bộ, phõn cấp quản lý cỏc quận, huyện, thị xó, thành phố thuộc tỉnh. Trường hợp chia tỏch, sỏp nhập tỉnh đó xảy ra nhiều lần trong lịch sử, và trong mỗi lần như thế, tổ chức cụng đoàn tỉnh, thành phố đều thay đổi về tổ chức, chấn chỉnh lại hoạt động của mỡnh, nhưng về cơ bản, tớnh chất và đặc điểm của hoạt động cụng đoàn trờn cỏc địa bàn là khụng thay đổi nhiều.
* Ban Chấp hành Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố là cơ quan lónh đạo giữa hai kỳ đại hội, cú trỏch nhiệm tổ chức thực hiện nghị quyết, chỉ thị của Đảng, Tổng Liờn đoàn Lao động Việt Nam, nghị quyết Đại hội Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố; chỉ đạo hoạt động cụng đoàn cấp dưới và quản lý tài chớnh, tài sản, hoạt động kinh tế cụng đoàn theo quy định.
Ban Chấp hành Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố hoạt động theo nguyờn tắc tập thể lónh đạo, cỏ nhõn phụ trỏch; điều này thể hiện rừ trong nội
31
dung và hỡnh thức cỏc văn bản, tài liệu hỡnh thành theo quy trỡnh giải quyết cụng việc của Ban Chấp hành.
Nguyờn tắc tập thể lónh đạo, cỏ nhõn phụ trỏch là nguyờn tắc quan trọng và luụn được tuõn thủ triệt để trong hoạt động của Ban Chấp hành. Vớ dụ, khi quyết định cỏc vấn đề liờn quan đến Đại hội Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố như: thời gian, địa điểm, số lượng và danh sỏch đại biểu triệu tập, nội dung bỏo cỏo chớnh trị..., Ban Chấp hành phải họp nhiều phiờn để thống nhất, ra nghị quyết, sau đú giao cho Chủ tịch trực tiếp chỉ đạo và ký kế hoạch tổ chức Đại hội; Chủ tịch căn cứ vào đú phõn cụng nhiệm vụ cho cỏc Phú chủ tịch phụ trỏch từng mảng cụng việc liờn quan thực hiện và bỏo cỏo Chủ tịch duyệt.
*Cơ quan Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố là bộ mỏy tham mưu và là bộ phận thường trực của Liờn đoàn Lao động cấp tỉnh:
Cơ quan Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố bao gồm cỏc ban chuyờn mụn và cỏc đơn vị; đõy là bộ mỏy tham mưu, giỳp việc trực tiếp cho Lónh đạo Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố (Chủ tịch, Ban Thường vụ và Ban Chấp hành) trong việc chỉ đạo và tổ chức hướng dẫn cụng đoàn cỏc cấp thực hiện chủ trương của Đảng, chớnh sỏch phỏp luật của Nhà nước, cỏc chỉ thị, nghị quyết của Tổng Liờn đoàn Lao động Việt Nam, tỉnh (thành ủy), Hội đồng nhõn dõn, Uỷ ban nhõn dõn tỉnh (thành phố) và của Ban Chấp hành Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố.
Cỏn bộ cỏc ban Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố là đối tượng trực tiếp sản sinh tài liệu trong quỏ trỡnh giải quyết cụng việc thuộc nhiệm vụ chuyờn mụn của mỡnh. Điều này xuất phỏt từ việc quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể của cỏc ban. Về cơ bản, tài liệu hỡnh thành từ cỏc ban là nguồn tài liệu lưu trữ chớnh, chiếm phần lớn thành phần tài liệu trong lưu trữ Liờn đoàn Lao động cỏc Tỉnh, Thành phố.
32
Vớ dụ, Quy chế làm việc của Cơ quan Liờn đoàn Lao động được ban hành theo Quyết định số 263/QĐ-LĐLĐ ngày 05/7/2006 của Thủ trưởng Cơ quan quy định về chức năng, nhiệm vụ của cỏc ban như sau:
"- Tham mưu, nghiờn cứu, đề xuất cỏc chủ trương, chương trỡnh, kế hoạch cụng tỏc và cỏc biện phỏp triển khai thực hiện nhiệm vụ. Xõy dựng dự thảo cỏc văn bản của Ban Thường vụ như: nghị quyết, quyết định, hướng dẫn, cụng văn, đề ỏn, chương trỡnh, kế hoạch, cỏc bỏo cỏo định kỳ và bỏo cỏo sơ kết, đột xuất...
- Hướng dẫn, theo dừi, tổng hợp, kiểm tra, đụn đốc việc tổ chức thực hiện cỏc nghị quyết, chương trỡnh cụng tỏc của Ban Thường vụ, Ban Chấp hành tới cụng đoàn cấp trờn cơ sở, cụng đoàn cơ sở trực thuộc và phong trào cụng nhõn, lao động"15;4. Với việc quy định chức năng, nhiệm vụ của cỏc ban và cỏn bộ thuộc cỏc ban như trờn, tài liệu mà cỏn bộ cỏc ban lưu giữ sẽ là những tài liệu hỡnh thành trực tiếp, thể hiện quỏ trỡnh giải quyết cụng việc cỏ nhõn núi riờng và phản ỏnh việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của tổ chức cụng đoàn Thủ đụ núi chung. Đõy là những tài liệu thuộc Phụng lưu trữ Liờn đoàn Lao động Thành phố Hà Nội và là nguồn nộp lưu quan trọng đối với lưu trữ cơ quan Liờn đoàn Lao động Thành phố.
* Trong quỏ trỡnh thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mỡnh theo Điều lệ Cụng đoàn Việt Nam, Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố cú sự phối hợp hoạt động với cỏc Cụng đoàn ngành Trung ương và cỏc cơ quan hữu quan khỏc, đặc biệt là trong việc chỉ đạo cỏc đơn vị: cụng đoàn ngành địa phương, cụng đoàn tổng cụng ty thuộc tỉnh, thành phố, cụng đoàn khu cụng nghiệp và chế xuất.
Hàng năm, Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố ký chương trỡnh phối hợp với Cụng đoàn ngành Trung ương và cỏc cơ quan hữu quan trong tỉnh, thành phố như: Uỷ ban nhõn dõn, Sở Lao động - Thương binh & Xó hội,
33
Thanh tra...; trờn cơ sở đú, cỏc bờn thực hiện nhiệm vụ của mỡnh theo luật định và những điều khoản đó thỏa thuận, cựng hướng đến mục tiờu đại diện và thực hiện đỳng phỏp luật đối với người lao động trờn địa bàn tỉnh, thành phố.
* Cụng tỏc văn thư, lưu trữ tại cỏc Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố chịu sự chỉ đạo trực tiếp của hai hệ thống cơ quan, theo ngành dọc là Tổng Liờn đoàn Lao động Việt Nam và theo địa giới hành chớnh là cỏc tỉnh, thành ủy. Do vậy, việc quản lý tài liệu núi chung và cụng tỏc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ núi riờng tại cỏc Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố cũng chịu sự chỉ đạo của hai hệ thống cơ quan. Tổng Liờn đoàn Lao động Việt Nam là cơ quan chỉ đạo trực tiếp mọi mặt hoạt động của Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố, trong đú cú cụng tỏc văn thư, lưu trữ. Cỏc tỉnh, thành ủy, theo Phỏp lệnh Lưu trữ Quốc gia, lại là cơ quan được giao chức năng quản lý cụng tỏc văn thư-lưu trữ tại cỏc tổ chức chớnh trị-xó hội. Điều này giỳp cỏc Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố cú điều kiện được quan tõm để hoàn thiện cụng tỏc lưu trữ tại đơn vị mỡnh, nhưng ngược lại cú thể tạo ra một số vấn đề khụng thống nhất trong chỉ đạo giữa hai hệ cơ quan, gõy khú khăn cho triển khai cỏc văn bản, quy định về cụng tỏc này (Vấn đề này sẽ được phõn tớch kỹ hơn ở Chương 2).
Ở vị trớ là một tổ chức chớnh trị-xó hội thuộc hệ thống chớnh trị tỉnh, thành phố, mọi hoạt động của Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố cũng cú sự tỏc động và sự phối hợp hoạt động với Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc và cỏc tổ chức chớnh trị-xó hội khỏc trong tỉnh, thành phố theo chỉ đạo chung. Về cơ bản, tổ chức và hoạt động của Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố cú những nột tương đồng với hoạt động của cỏc đoàn thể khỏc trong hệ thống Mặt trận Tổ quốc, dẫn đến những tài liệu hỡnh thành trong hoạt động của cỏc tổ chức chớnh trị-xó hội cú nhiều điểm tương đồng. Cỏc vấn đề về nghiệp vụ cụng tỏc lưu trữ đối với những cơ quan này cú thể được nghiờn cứu ỏp dụng theo một nguyờn tắc thống nhất.
34