- Học viện Bỏo chớ & Tuyờn truyền
3.2.3. Xõy dựng cụng cụ tra cứu khoa học và ứng dụng cụng nghệ thụng tin
thụng tin
Cỏc cụng cụ tra cứu khoa học là phương tiện đắc lực, cung cấp những thụng tin cần thiết cho cỏn bộ lưu trữ cũng như cỏn bộ khỏc trong Cơ quan trong quỏ trỡnh tỡm kiếm, khai thỏc thụng tin từ tài liệu lưu trữ. Khi tổ chức khoa học tài liệu tại Liờn đoàn Lao động Tỉnh, Thành phố, ta cú thể xõy dựng một số loại cụng cụ tra cứu khoa học như mục lục hồ sơ, cỏc bộ thẻ tra tỡm...; tuy nhiờn, cụng cụ phự hợp nhất với quy mụ, khối lượng tài liệu và thúi quen tra tỡm của cỏn bộ cỏc Liờn đoàn Lao động Tỉnh, Thành phố là mục lục hồ sơ.
Mục lục hồ sơ cú thể giỳp cỏn bộ lưu trữ thống kờ những hồ sơ mỡnh đang quản lý; trờn thực tế cỏc hồ sơ được lập tại lưu trữ cỏc Liờn đoàn Lao động Tỉnh, Thành phố cú số lượng tài liệu khụng lớn; mục lục hồ sơ giỳp cho
112
khi khai thỏc sử dụng, cỏc cỏn bộ biết được tờn và địa chỉ hồ sơ mà mỡnh đang cần và cú thể sử dụng cả hồ sơ để đảm bảo khả năng phản ỏnh trung thực, toàn diện vấn đề.
Việc xõy dựng mục lục hồ sơ theo lý thuyết cần đảm bảo đầy đủ hai phần "Phần tiờu đề hồ sơ" và "Phần tra tỡm bổ trợ", với cỏc thành phần: tờ bỡa, tờ nhan đề, tờ mục lục, lời núi đầu, bảng chữ viết tắt, bảng thống kờ tiờu đề hồ sơ, bảng chỉ dẫn và phần kết thỳc. Tuy nhiờn, chất lượng xõy dựng cỏc phần mục trờn mới là điều đỏng chỳ ý, bởi vỡ chất lượng thụng tin chứa đựng trong mỗi phần mục, phần thống kờ tiờu đề hồ sơ và phần tra tỡm sẽ quyết định việc mục lục hồ sơ cú giỳp ớch hay khụng cho người tra tỡm. Trong hai phần của mục lục hồ sơ thỡ phần thống kờ tiờu đề hồ sơ cần phải được xõy dựng trờn cơ sở những thụng tin chớnh xỏc về:
- Tờn hồ sơ: cần đảm bảo 4 nội dung: tờn loại văn bản trong hồ sơ, tỏc giả văn bản, nội dung vấn đề mà cỏc văn bản đề cập đến, thời gian của sự việc được phản ỏnh trong văn bản và thời gian ban hành văn bản.
- Địa chỉ hệ thống húa hồ sơ: Hồ sơ thuộc nhúm tài liệu nào, nằm ở tương quan vị trớ nào trong khung phõn loại và hệ thống húa tài liệu lưu trữ của phụng lưu trữ.
- Địa chỉ nơi bảo quản: hồ sơ được bảo quản ở tại cặp hộp nào, giỏ tài liệu nào, thuộc khu vực tài liệu nào của kho lưu trữ.
Trong quỏ trỡnh lập hồ sơ và xõy dựng mục lục hồ sơ, cỏn bộ lưu trữ cú điều kiện ứng dụng cụng nghệ thụng tin để việc tra tỡm cú hiệu quả. Thụng thường, khi chỉnh lý tài liệu, danh mục cỏc hồ sơ được lập sau chỉnh lý được xõy dựng thành danh sỏch, sau đú cỏc thụng tin này được đỏnh mỏy, khi cú phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ thỡ thụng tin hồ sơ mới nhập vào mỏy tớnh phục vụ tra cứu.
113
Để tiết kiệm thời gian và nhõn lực cho việc xõy dựng danh mục cỏc hồ sơ lập sau chỉnh lý, cỏn bộ lưu trữ cần chủ động lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu ngay từ khi sắp hoàn thành chỉnh lý tài liệu, để khi cú cỏc thụng tin về hồ sơ thỡ cú thể nhập vào phần mềm và phục vụ tra cứu ngay.
Phần mềm quản lý cụng văn đi- đến của cơ quan phải được xõy dựng khoa học, trong đú, cơ sở dữ liệu cụng văn đi - đến cú khả năng được sử dụng phự hợp với phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ sau chỉnh lý; khi cú cơ sở dữ liệu tại mỏy tớnh của mỡnh và một mụi trường mạng nội bộ hoạt động tốt, trong quỏ trỡnh giải quyết cụng việc, cỏn bộ chuyờn mụn cỏc phũng ban lập hồ sơ hiện hành dựa trờn cơ sở dữ liệu đú. Cỏc hồ sơ lập được sẽ trở thành hồ sơ đơn vị, được nộp vào lưu trữ cơ quan khi đến hạn.
* Phương phỏp lập hồ sơ trờn cơ sở dữ liệu trong mụi trường mạng
được thực hiện song song với quỏ trỡnh giải quyết cụng việc của cỏn bộ, cần cú 5 loại cơ sở dữ liệu:
+ Cơ sở dữ liệu “Cụng văn đi - đến”, + Cơ sở dữ liệu “Hồ sơ đang xử lý”, + Cơ sở dữ liệu “Hồ sơ đơn vị”, + Cơ sở dữ liệu “Hồ sơ lưu trữ”, + Cơ sở dữ liệu “Tài liệu hết giỏ trị”.
Cỏc bước thực hiện lập hồ sơ cụ thể như sau (theo sơ đồ):
- Căn cứ vào khung phõn loại tài liệu đó được duyệt (cú mó số từng hồ sơ), trong quỏ trỡnh giải quyết cụng việc, cỏn bộ chuyờn mụn xỏc định mó hồ sơ cho tất cả cỏc văn bản đi, văn bản đến, tài liệu cú ý kiến chỉ đạo của lónh đạo, ý kiến đúng gúp, giải quyết cụng việc, cỏc văn bản, tài liệu khỏc cú liờn quan đến vấn đề (gọi chung là tài liệu). Như thế, cỏc cỏn bộ đó buộc phải xỏc định là tài liệu thuộc về một hồ sơ nhất định trong khung phõn loại tài liệu của cơ quan;
114
- Khi cú một tài liệu đầu tiờn trựng với mó hồ sơ của một hồ sơ trong cơ sở dữ liệu khung phõn loại hồ sơ, hồ sơ sẽ được sao chộp sang cơ sở dữ liệu “Hồ sơ đang xử lý”;
- Khi cụng việc kết thỳc, cỏn bộ chuyờn mụn phải xỏc định hồ sơ kết thỳc và hoàn thiện cỏc thụng tin về hồ sơ như: tiờu đề hồ sơ, thời gian bắt đầu, thời gian kết thỳc, số lượng tờ, đặc điểm tài liệu cú trong hồ sơ, thời hạn bảo quản và cú thể loại bỏ cỏc tài liệu khụng cần thiết trong cơ sở dữ liệu “Hồ sơ đang xử lý”;
- Tất cả cỏc tài liệu cú chung mó hồ sơ được hệ thống tớch hợp thành một hồ sơ. Tài liệu trong hồ sơ phản ỏnh quỏ trỡnh xử lý cụng việc được hệ thống tự động ghi lại;
- Hồ sơ kết thỳc trong cơ sở dữ liệu “Hồ sơ đang xử lý” được hệ thống chuyển sang tớch hợp vào cơ sở dữ liệu “Hồ sơ đơn vị”, tài liệu loại ra được chuyển sang cơ sở dữ liệu “Tài liệu hết giỏ trị”;
- Đến thời hạn nộp lưu, hồ sơ trong cơ sở dữ liệu “Hồ sơ đơn vị” được bổ sung vào cơ sở dữ liệu “Hồ sơ lưu trữ” của cơ quan, với số hồ sơ tự động cập nhật nối tiếp với hồ sơ đó cú.
Phương phỏp lập hồ sơ này sẽ tạo thuận lợi rất lớn cho cụng tỏc tổ chức khoa học tài liệu, vỡ đến thời hạn nộp lưu, hồ sơ trong cơ sở dữ liệu hồ sơ hiện hành tại cỏc phũng, ban đó được lập hoàn chỉnh, được tự động chuyển sang bổ sung vào cơ sở dữ liệu hồ sơ lưu trữ cơ quan, tiết kiệm cụng sức và thời gian cho cỏn bộ lưu trữ, đảm bảo khả năng phản ỏnh chớnh xỏc quỏ trỡnh giải quyết cụng việc của hồ sơ, trỏnh tỡnh trạng mất mỏt tài liệu và nõng cao chất lượng cỏc hồ sơ được lập. Tuy nhiờn, phương phỏp này cũng đặt ra yờu cầu về cơ sở vật chất, trỡnh độ ứng dụng cụng nghệ thụng tin của từng Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố, phụ thuộc vào trỡnh độ, kỹ năng sử dụng cụng nghệ thụng tin và lập hồ sơ cụng việc của cỏc cỏn bộ chuyờn mụn.
115
Đõy là phương phỏp lập hồ sơ được xõy dựng trờn cơ sở phương ỏn ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong cụng tỏc văn thư, lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Vỡ thế, cỏc nội dung và giải phỏp mà phương ỏn này đưa ra đó chỳ ý đến sự liờn thụng trong quản lý thụng tin tài liệu giữa khõu văn thư và lưu trữ, giỳp đảm bảo chất lượng và sự thụng suốt trong chu trỡnh luõn chuyển thụng tin giữa cỏc bộ phận, tiết kiệm cụng sức và thời gian, giỳp cỏn bộ lưu trữ cú được phương phỏp làm việc khoa học hơn.
Năm 2001, Tổng Liờn đoàn Lao động Việt Nam đó xõy dựng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ dựng cho hệ thống cụng đoàn và hàng năm đều cú nõng cấp, chỉnh sửa, lập trỡnh bổ sung phần mềm cho phự hợp với thực tế quản lý tài liệu tại cỏc cơ quan cụng đoàn. Phần mềm này cũng đang được sử dụng để quản lý tài liệu tại Phũng Thụng tin Tư liệu Văn phũng Tổng Liờn đoàn Lao động Việt Nam. Do được xõy dựng để chuyờn phục vụ mục đớch quản lý tài liệu của tổ chức cụng đoàn, phần mềm này cú những điểm phự hợp hơn so với những phần mềm khỏc. Cỏn bộ lưu trữ tại cỏc Liờn đoàn Lao động Tỉnh, Thành phố cú thể chủ động liờn hệ với Văn phũng Tổng Liờn đoàn Lao động Việt Nam để được cung cấp.
Hiện nay, Liờn đoàn Lao động Thành phố Hà Nội đó bắt đầu triển khai kết nối hệ thống cụng nghệ thụng tin từ Cơ quan Liờn đoàn Lao động Thành phố xuống cỏc Liờn đoàn Lao động quận, huyện, thành phố, Cụng đoàn ngành, Cụng đoàn cấp trờn cơ sở (khoảng 45 đơn vị). Mặt khỏc, Cơ quan Liờn đoàn Lao động Thành phố đó lắp đặt và sử dụng thường xuyờn hệ thống mạng nội bộ. Vỡ thế, cỏn bộ lưu trữ cần kết hợp với cỏn bộ cụng nghệ thụng tin để cung cấp thụng tin tài liệu lưu trữ (ớt nhất là cung cấp thống kờ tiờu đề hồ sơ) lờn mạng nội bộ để cỏn bộ cỏc phũng, ban cú thể tra cứu tài liệu ngay tại mỏy tớnh của mỡnh, biết được trong kho lưu trữ cú cỏi mỡnh cần hay khụng; đồng thời hướng dẫn cỏn bộ chuyờn mụn lập hồ sơ cụng việc trờn cơ sở dữ liệu hiện cú. Bờn cạnh đú, việc tin học húa trong quản lý tài liệu lưu trữ cú thể giỳp cỏn
116
bộ lưu trữ biết được cỏc thụng tin chi tiết về hồ sơ như: tiờu đề, số trang tài liệu, nội dung tài liệu, tỡnh trạng vật lý, tài liệu được khai thỏc bao nhiờu lần, tài liệu cú đang được cỏn bộ nào mượn để khai thỏc hay khụng v.v... mà khụng nhất thiết phải vào tận kho lưu trữ, khụng cần tỡm đến trực tiếp từng hồ sơ vẫn cú thể nắm được những thụng tin đú.
Tại cỏc Liờn đoàn Lao động Tỉnh, Thành phố chưa cú hệ thống mạng nội bộ thỡ cỏn bộ lưu trữ cần bắt đầu từ việc lựa chọn và cài đặt phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ ngay từ khi đang chỉnh lý tài liệu, để chỉnh lý tài liệu được đến đõu thỡ nhập thụng tin vào mỏy và quản lý trờn phần mềm ngay từ đú, giỳp cỏn bộ lưu trữ tiết kiệm thời gian, cụng sức và lại nõng cao được hiệu quả tra tỡm tài liệu trong kho lưu trữ Cơ quan. Trong khi xõy dựng cơ sở dữ liệu, đặc biệt là khi nhập thụng tin vào mỏy, những vấn đề sau đõy cần được lưu ý:
- Cỏn bộ lưu trữ phải sử dụng một hệ thống chữ viết tắt và thuật ngữ thống nhất ngay từ khi bắt đầu, cú thể liệt kờ ra thành danh sỏch từ khúa cố định. Điều này sẽ giỳp ớch và tạo thuận lợi cho việc tra tỡm, vỡ nếu khi nhập mỏy, cỏn bộ lưu trữ sử dụng những từ khoỏ khỏc với lỳc tra tỡm thỡ kết quả tỡm kiếm sẽ khụng chớnh xỏc, thậm chớ khụng tỡm ra được tài liệu.
- Cỏn bộ lưu trữ phải trực tiếp nhập mỏy thụng tin tài liệu vỡ họ là người thường xuyờn và chịu trỏch nhiệm chớnh trong việc tra tỡm tài liệu sau này. Nếu họ khụng trực tiếp khai bỏo thụng tin tài liệu vào mỏy thỡ sẽ khụng nắm được khỏi quỏt những loại hồ sơ đó được tin học húa, khụng nắm được những từ khúa tương ứng với những nội dung nhất định của hồ sơ, tài liệu.
- Cỏn bộ lưu trữ nhập mỏy thụng tin phải theo trỡnh tự khung phõn loại và hệ thống húa tài liệu; điều này đảm bảo hồ sơ khai bỏo vào phần mềm cú thứ tự thống nhất với việc phõn loại tài liệu thực tế.
117
- Cỏn bộ lưu trữ nhập mỏy thụng tin cần dự phũng khả năng bổ sung hồ sơ tài liệu sau chỉnh lý, hoặc cú phương ỏn chuẩn bị phục vụ cho lần chỉnh lý sau này, để nếu cú lần chỉnh lý tiếp theo thỡ vẫn sử dụng được phần mềm và những thụng tin đó nhập lần trước.
- Khi nhập mỏy, cỏn bộ lưu trữ cần luụn luụn lưu ý sao lưu tài liệu, để đảm bảo cập nhật thường xuyờn và in sao ra giấy những hồ sơ đó được nhập, dự phũng khả năng phần mềm bị lỗi hoặc file dữ liệu bị hỏng thỡ vẫn cũn bản in trờn giấy để sử dụng được.
Tiểu kết Chƣơng 3
Cỏc đề xuất được đưa ra trong Chương 3 trờn cơ sở quỏ trỡnh khảo sỏt, phõn tớch thực tế tỡnh hỡnh tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại cỏc Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố.
Cỏc đề xuất về mặt chỉ đạo và điều hành là cơ sở, tiền đề để thực hiện cỏc giải phỏp cụ thể về nghiệp vụ của cụng tỏc lưu trữ. Cỏc đề xuất lớn nhất là:
- Nõng cao vai trũ của cơ quan chỉ đạo cụng tỏc lưu trữ của cỏc Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố
- Xõy dựng và hoàn thiện hệ thống cỏc quy trỡnh và tiờu chuẩn chất lượng của cụng tỏc lưu trữ
- Nõng cao trỡnh độ và trỏch nhiệm của cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ - Bố trớ đầy đủ nguồn kinh phớ phục vụ cụng tỏc lưu trữ từ Trung ương đến địa phương
- Thu thập, bổ sung đầy đủ tài liệu thuộc phụng lưu trữ cỏc Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố.
Mỗi đề xuất về hoạt động chỉ đạo, điều hành của lónh đạo cỏc cơ quan Đảng, Nhà nước và Cụng đoàn liờn quan đến tổ chức khoa học tài liệu của Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố đều cú sự ảnh hưởng và hỗ trợ lẫn nhau và cần phải được ỏp dụng thống nhất, đồng bộ.
118
Cỏc đề xuất về từng nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu như phõn loại, xỏc định giỏ trị và bổ sung tài liệu, xõy dựng hệ thống cụng cụ tra cứu và ứng dụng cụng nghệ thụng tin được đưa ra mang tớnh chất là những đề xuất chung cho cỏc Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố; từng Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố cần nghiờn cứu đặc điểm riờng của đơn vị mỡnh để cú thể ỏp dụng một cỏch phự hợp nhất. Cỏc đề xuất về nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu đối với Liờn đoàn Lao động tỉnh, thành phố cú thể được nghiờn cứu để giỳp hoàn thiện cụng tỏc này tại cỏc tổ chức chớnh trị - xó hội cấp tỉnh.
119