Ô TÔ TỪ THỊ TRƯỜNG TRUNG QUỐC TẠI CÔNG TY TNHH Ô TÔ ĐÔNG PHONG
3.3.6 Nhận hàng nhập khẩu và kiểm tra hàng
Nhận hàng nhập khẩu
Công ty thường nhận hàng theo hai con đường là bằng đường biển theo điều kiện CIF và DAF bằng đường bộ theo điều kiện Lạng Sơn nhưng phần lớn hàng được chuyển bằng đường bộ qua cửa khẩu Lạng Sơn.Trước khi hàng về cửa khẩu, bên bán sẽ thông báo cho công ty về thời gian và địa điểm container đến. Công ty sẽ tiến hành các công tác nhận hàng. Công ty sẽ đến xác nhận với cửa khẩu vền việc tiếp nhận hàng, cơ cấu hàng hoá, điều kiện khi bốc dỡ, giao nhận và bảo quản hàng hoá. Tiếp đó là công việc quan trọng đó là cung cấp các tài liệu cần thiết để có thể nhận hàng như vận đơn và lệnh giao hàng. Muốn có
lệnh giao hàng thì công ty phải đồng ý ký chấp nhận trả tiền vào hối phiếu ngân hàng thì ngân hàng sẽ ký hậu vào vận đơn. Đại diện công ty sẽ mang vận đơn có ký hậu này (hoặc Bảo lãnh nhận hàng của ngân hàng) đến tại cửa khẩu tiến hành nhận hàng. Việc tiến hành nhận hàng của công ty ô tô Đông Phong chỉ kéo dài trong vòng một ngày khi hàng đến. Hàng đến cửa khẩu ngày nảo thì công ty tiến hành thủ tục bốc dỡ hàg ngay trong ngày đó nhằm giải phóng nhanh lô hàng kịp thời đưa vào sản xuất kinh doanh.
Công ty sẽ tiến hành nhận hàng về số lượng xem phù hợp với tên hàng, chủng loại, kích thước, thông số kỹ thuật chất lượng bao bì, ký hiệu mã hiệu hàng hoá so với yêu cầu thoả thuận trong hợp đồng. Công ty phải cử người giám sát việc giao hàng đồng thời thanh toán các chi phí giao nhận, bốc xếp và bảo quản hàng hoá.
Kiểm tra hàng
Do hàng hoá sau một quá trình vẩn chuyển có thể hư hỏng hoặc có thể là do bên đối tác giao sai hàng, nhầm hàng, thiếu số lượng, sai quy cách phẩm chất… Do đó công tác kiểm tra hàng hoá nhập khẩu là việc làm cần thiết để đảm bảo hàng hoá đạt yêu cầu như hợp đồng quy định. Tuy nhiên tuỳ từng trường hợp mà có thể có bước này hay không, có những hợp đồng nhập khẩu kinh kiện phụ tùng ô tô công ty không cần phải kiểm tra giam định hàng hoá. Điều này có thể là do hàng nhập về là mới 100% và có giấy chứng nhận chất lượng do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp nên lô hàng nhập khẩu có độ đồng đều cao về chất lượng hoặc bên bán là bạn hàng tin cậy của công ty. Do vậy, công ty yêu cầu cơ quan giám định kiểm tra đại diện áp dụng cho toàn bộ lô hàng. Tuy nhiên có hợp đồng nhập khẩu công ty cần phải kiểm tra cụ thể đối với bạn hàng mới giao dịch chưa rõ chất lượng hàng hoá của họ thực sự như thế nào. Công ty phải tiến hành kiểm tra có sự tham gia của đại diện của công ty, đại diện bên bán và nhân viên cơ quan giám định. Qua trình này có thể diễn ra ở cảng nước xuất khẩu nhưng thông thường thì diễn ra ngay tại cảng nhập khẩu (thường là cửa khẩu Lạng Sơn) và cơ quan giam định phía Việt Nam thường là Vinacontrol hoặc SGS. Và đây là cơ sở pháp lý cuối cùng về chứng nhận chất lượng hàng hoá nhập khẩu.
Việc kiểm tra hàng hoá phụ thuộc vào điều kiện ghi trong hợp đồng, còn lại thì hầu hết các hợp đồng nếu không kiểm tra ngay tại cảng thì sẽ được tiến hành kiểm tra chất lượng sản phẩm tại cá nhà máy trực thuộc công ty. Do linh kiện phụ tùng ô tô là các linh kiện chi tiết như là máy móc, hộp số nên muốn kiểm tra chất lượng thì phải đưa vào vận hành cụ thể thì mới đưa ra được chất lượng chính xác của sản phẩm. Việc kiểm tra chất lượng sản phẩm sẽ căn cứ vào các thông số, chỉ tiêu chất lượng cho phép trong tài liệu kỹ thuật thoả thuận ở hợp đồng đã ký kết giữa hai bên.
Thông thường, ngoài các thông tin về tàu sắp cập cảng thì công ty còn nhận được hoá đơn, phiếu đóng gói nêu rõ số lượng, kiện hàng và nội dung mỗi kiện… Khi nhận được tài liệu này, công ty sẽ đối chiếu với hợp đồng nhập khẩu và các chứng từ khác có liên quan. Nếu có sự sai lệch công ty sẽ có kế hoạch chuẩn bị tốt việc kiểm tra hàng hoá khi hàng đến.
Vấn đề mà công ty đang gặp khó khăn trong công tác này đó là hàng hoá bên xuất khẩu giao hàng không đúng kí mã hiệu hàng hoá, thiếu tem mác khiến cho công ty chậm trễ trong nghiệp vụ này và gây thiệt hại cho công ty và gây ấn tượng không tốt đối với cơ quan hải quan.
3.3.7 Làm thủ tục thanh toán
Căn cứ vào các thoả thuận ghi trong hợp đồng và căn cứ vào mối quan hệ làm ăn mà công ty sử dụng các hình thức thanh toán khác nhau như L/C, T/T. Nhưng trong các phương thức này thì thanh toán bằng L/C là được sử dụng nhiều nhất, thường chiếm tới trên 90%, còn thanh toán bằng điện chuyển tiền T/T (Telegraphic transfer) chiếm tỷ lệ ít trên dưới 10%.
Đối với các hợp đồng công ty thường sử dụng phương thức L/C tra ngay và không huỷ ngang (L/C at sight) và được mở tại ngân hàng Ngoại thương Việt Nam.
Nhưng trong thực tế thông thường công ty không thanh toán hết được ngay giá trị của L/C mà đề nghị ngân hàng cho nợ trong một khoảng thời gian nhất định để công ty có thêm thời gian tiêu thụ hàng nhập khẩu.
Người bán và công ty tự chịu chi phí ngân hàng còn những chi phí để sửa đổi hay gia hạn thư tín dụng thì do bên yêu cầu chịu.
Toàn bộ quá trình thanh toán của công ty được tiến hành nói chung là troi chảy, tuy nhiên trong qua trình thực hiện vẫn còn một số sai sót có thể xảy ra như khi làm thủ tục mở thư tín dụng. Phòng xuất nhập khẩu sau khi có kế hoạch và xác định thời gian để tiến hành giao dịch sẽ thông báo cho phòng tài chính kế toán cử nhân viên đi làm thủ tục. Các nhân viên phòng tài chính kế toán ít khi phải làm thao tác mở thư tín dụng hoặc do không nắm bắt kỹ các thông tin về lô hàng nhập khẩu sắp tới nên khai báo nhầm một số điều khoản trong thủ tục mở thư tín dụng, điều này khiến cho đơn mở thư tín dụng bị hỏng không có giá trị và công ty phải mất thời gian làm lại công việc này.
Khi công ty thanh toán theo phương thức điện chuyển tiền T/T, người xuất khẩu sẽ thông báo tên ngân hàng và tài khoản của họ để công ty chuyển tiền vào tài khoản đó. Công ty sẽ lập một hồ sơ yêu cầu ngân hàng của mình chuyển tiền cho đối tác. Bộ hồ sơ chuyển tiền gồm:
- Lệnh chuyển tiền theo mẫu của ngân hàng - Hợp đồng nhập khẩu hàng hoá
- Giấy phép nhập khẩu - Tờ khai hải quan - Hoá đơn
- Các giấy tờ khác có liên quan
Mọi chi phí liên quan đến việc chuyển tiền do người xuất khẩu chịu. Trrong trường hợp này hợp đồng thường quy định khoảng 10% giá trị hợp đồng được thanh toán trước, còn lại sẽ thanh toán sau khi nhận hàng. Trong các hợp đồng nhập khẩu, công ty thường áp dụng khi T/T trả sau. Phương thức thanh toán này thường chỉ được công ty áp dụng khi có nhu cầu đột xuất về hàng phục vụ cho hoạt động sản xuất hoặc khi đối tác là bạn hàng tin cậy. Với phương thức này thì người xuất khẩu sẽ sớm nhận được tiền, khoảng một tuần sau khi công ty nhận được hàng. Phương thức này nhanh chóng và thuận tiện.
Mỗi phương thức thanh toán đều có những ưu điểm và nhược điểm của nó, chẳng hạn như đối với phương thức thanh toán bằng tư tín dụng chứng từ thì sẽ đảm bảo cho cả hai bên xuất khẩu và bên nhập khẩu là khi giao hàng sẽ đảm bảo chắc chắn sẽ thanh toán được tiền hàng, còn đối với nhà nhập khẩu thì khi thanh toán tiền hàng thì sẽ đảm bảo chắc chắn nhận được hàng theo đúng yêu cầu ghi trong hợp đồng đã thoả thuận. Tuy nhiên khi mở L/C thì bên nhập khẩu phải tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng tính chân thực của L/C và nội dung của L/C. Nếu thay đổi bất kỳ nội dung nào trong hợp đồng thì công ty phải làm thủ tục sửa L/C và chịu một khoản phí sửa L/C cho ngân hàng. Mặt khác trong qua trình mở L/C không đúng dẫn đến trường hợp hợp đồng bị sai sót sẽ làm cho đối tác không chập nhận giao bộ chứng từ cho công ty làm cho công ty phải chịu một khoản phí cho ngân hàng để kéo dài thời gian mở L/C và ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của công ty. Còn đối với phương thức thanh toán bằng T/T thì chỉ được áp dụng khi mà hai bên đối tác đã làm ăn và có quan hệ hiểu biết kỹ về đối tác của mình. Phương thức thanh toán T/T là phương thức thanh toán rất nhanh, thuận lợi.
Đa phần các hợp đồng của công ty đều dùng L/C là chủ yếu do các đối tác của công ty cũng đều là các bạn hàng mới. Nhìn chung thì việc lựa chọn phương thức thanh toán nào đều phụ thuộc vào hoàn cảnh thực tế của công ty cũng như yêu cầu của cácc bên trong hợp đồng thương mại quốc tế.
3.3.8 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có)
Do đặc điểm của mỗi chiếc xe ô tô được cấu thành từ nhiều chi tiết linh kiện lớn nhỏ khác nhau, có nhiều chi tiết không phải phát hiện ngay được khi kiểm tra lần đầu hoặc kiểm tra bằng mắt thường. Một số chi tiết sai quy cách so với thiết kế chỉ khi lắp ráp mới xác định được nên việc khiếu nại không chỉ làm một lần mà trong suốt quá trình lắp ráp cho đến khi hoàn chỉnh. Tuỳ trường hợp vi phạm có hình thức xử lý khác nhau. Tại công ty TNHH ô tô Đông Phong chủ yếu có khiếu nại là:
- Khiếu nại về số lượng: Công ty căn cứ vào kết qua giám định của cơ quan giám định độc lập, biên bản kiẻm giao nhận giữa 2 bên… Từ đó sẽ thông báo cho bên xuất khẩu và bên xuất khẩu sau khi kiểm tra lại nếu thấy đúng sẽ cấp bù hàng còn thiếu.
- Khiếu nại về chất lượng: Công ty căn cứ vào các tiêu chuẩn định mức của hàng hoá, căn cứ vào mức độ phù hợp của sản phẩm khi lắp ráp, căn cứ vào chứng thư giám định của cơ quan giám định độc lập … sẽ thông báo cho đối tác biết và quyết định hình thức xử lý. Khi công ty tính toán thấy chi phí đổi hàng lớn trong khi sai sót không đáng kể vẫn sử dụng được thì yêu cầu bên đối tác bồi thường bằng tiền.
