LINH KIỆN PHỤ TÙN GÔ TÔ TỪ THỊ TRƯỜNG TRUNG QUỐC TẠI CÔNG TY TNHH Ô TÔ ĐÔNG PHONG
4.3.1 Các giải pháp nhằm khắc phục những khó khăn hiện tạ
Làm thủ tục hải quan
Làm thủ tuục hải quan được đánh giá là khâu khó khăn phức tạp trong hoạt động thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Tính phức tạp của nó thể hiện ở ngay các khâu giấy tờ làm thủ tục đến các công việc mà doanh nghiệp phải thực hiện trong việc áp thuế cho hàng nhập khẩu. Ngay cả khi Luật hải quan sửa đổi được ban hành thì tình hình vẫn không có mấy thay đổi trong việc tiến hành các thủ tục. Số lượng các bước và các giấy tờ mà cơ quan hải quan yêu cầu quá nhiều và nhiều khi gây rắc rối không cần thiết. Mặt khác, công ty còn phải tự kê khai và áp mã tính thuế nên không thể tránh khỏi nhầm lẫn và thiếu sót. Khi làm thủ tục hải quan, hàng hoá sẽ được đối chiếu với chứng từ nếu không có sự ăn khớp giữa hàng hoá và chứng từ hoặc có sự sai sót trong bộ chứng từ thì công ty sẽ mất chi phí và chính công ty bị thiệt hại và làm gián đoạn quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty.
Vì vậy công ty nên chọn những cán bộ am hiểu các văn bản pháp luật về thuế, các văn bản của tổng cục hải quan và thông thạo về nghiệp vụ hải quan. Tốt nhất công ty nên giao cho cán bộ công nhân viên được phân công theo dõi lô hàng nhập khẩu này ngay từ đầu để làm thủ tục hải quan. Đồng thời yêu cầu cán bộ này chịu trách nhiệm về sự chính xác của tờ khai hải quan, từ việc kê khai các nội dung theo đúng nội dung trên tờ khai đến việc tính thuế. Một sự kê khai nhầm hay tính thuế sai đều làm ảnh hưởng không chỉ với việc làm thủ tục hải quan mà còn làm gián đoạn các khâu tiếp theo của quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Công ty cần chấp hành tốt luật hải quan. Khi có thông báo nộp thuế thì công ty cần nộp thuế đầy đủ. Đây cũng là một trong những cơ sở giúp hàng hoá của công ty có thể được miễn kiểm tra hay kiểm tra nhanh chóng và tạo ấn tượng tốt với hải quan cho các hợp đồng sau này. Từ đó có thể chủ động lên kế hoạch sản xuất, nhập khẩu của mình. Trường hợp ngược lại, công ty không những bị phạt mà hàng hoá của công ty chắc chắn sẽ bị kiểm tra toàn bộ khiến thời gian kiểm tra kéo dài và công ty sẽ mất thêm chi phí.
Luôn luôn theo dõi, cập nhật các thông tin mới nhất về những thay đổi quy định, thủ tục mới trong khai báo, kiểm tra hải quan. Tránh tình trạng bị động, lung túng, gây khó khăn cho quá trình thực hiện hợp đồng.
Nhận hàng và kiểm tra hàng nhập
Qua quá trình tìm hiểu tại công ty, có thể nói rằng quy trình nhận hàng và kiểm tra hàng nhập khẩu của công ty đã gặp một số lần gặp rủi ro ngoài ý muốn. Trước nhận hàng thì công ty sẽ nhận mọi chứng từ liên quan cần thiết. Công ty yêu cầu bên xuất khẩu phía Trung Quốc cung cấp đầy đủ mọi chứng từ đúng thời gian quy định. Nếu công ty bị cung cấp thiếu chứng từ hay bị gây khó dễ (sai số lượng và chất lượng, chủng loại….) nếu là lần đầu thì nên đàm phán, thương lượng thêm với các đối tác để tìm hiểu xem nguyên nhân vì sao, họ khó khăn ở đâu để mình cùng hỗ trợ giúp đỡ và cũng là cho họ cơ hội khắc phục khuyết điểm của mình. Nhưng nếu sự khó dễ này lặp lại nhiều lần thì công ty cần cảnh cáo, có thể thay thế bằng biện pháp mạnh như phạt tiền họ nếu thiếu
bất kỳ chứng từ nào quan trọng, thậm chí có thể từ bỏ hợp đồng, chấm dứt quan hệ làm ăn với họ.
Trong hợp đồng ký kết công ty nên ghi rõ hình thức phạt nếu vi phạm điều khoản về số lượng, chất lượng cũng như các điều khoản khác liên quan tới hàng hoá để tạo tính cẩn thận và nâng cao trách nhiệm của bên xuất khẩu trong quá trình giao hàng về số lượng và chất lượng. Điều này sẽ giúp quá trình thực hiện nhận hàng và kiểm tra hàng hoá nhanh chóng hơn. Cũng là để tạo rõ quan điểm làm ăn với các nhà xuất khẩu khiến cho quy trình thực hiện hợp đồng diễn ra chuyên nghiệp hơn và gặp ít sai sót.
Nhận hàng
Khi có thông báo của đối tác về thời gian cụ thể hàng đến biên giới hoặc cảng thì công ty cần có kế hoạch cụ thể để nhận hàng. Cán bộ đi nhận hàng phải chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ hải quan hàng nhập khẩu, xuất trình phải hợp lệ, hợp pháp theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam. Yêu cầu người xuất khảu phải thông tin đầy đủ về tình trạng hàng hoá, thời gian vận chuyển và ngày cảng đến quy định. Công ty càng nhận hàng nhanh thì càng nhanh chóng có đủ linh kiện phục tùng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhiều trường hợp hàng về chậm hay công ty nhận hàng chậm đã làm giảm tiến độ lắp ráp còn công nhân thì không có việc. Trong quá trình nhận hàng cần thường xuyên giám sát hàng hoá đặc biệt về số lượng và chất lượng.
Để tiến hành nhận hàng nhanh thuận tiện thì công ty cần phải hoàn tất càng nhanh càng tốt các thủ tục hải quan nhằm thông quan cho hàng nhập khẩu. Tiến hành nộp đầy đủ các khoản phí hải quan, chuẩn bị và tổ chức đội ngũ cán bộ chuyên môn tốt để kiểm tra hàng hoá và đưa hàng về nhập kho.
Tại phòng XNK cần phải có một bảng biểu ghi thông tin về các hợp đồng nhập khẩu sẽ được thực hiện trong tháng cùng với nó là mã số, hàng kinh doanh, ngày dự kiến hàng đến và các thông tin khác để các cán bộ biết và thực hiện đúng tiến độ. Đồng thời cán bộ phòng XNK cần giữ liên lạc thường xuyên với nhà xuất khẩu để biết chính xác ngày, giờ tàu đến và các thông tin về hàng hoá.
Kiểm tra hàng nhập khẩu
Cái quan trọng nhất của hàng hoá chính là chất lượng sẩn phẩm. Nó chính là uy tín và sự thành công của công ty trên thương trường. Công đoạn kiểm tra hàng hoá là hết sức quan trọng, nó là giai đoạn làm phát sinh nhiều vấn đề liên quan đến số lượng, chất lượng và các chức năng quản lý của Nhà nước. Điều kiện chất lượng nên rõ ràng cụ thể. Để tiện cho việc kiểm tra và xác định trách nhiệm khi quy định điều kiện chất lượng cần đòi hỏi rõ ràng, không nên sử dụng các quy định (ước khoảng) hay (trên dưới), sai số để tránh tranh chấp do số lượng và chất lượng hàng hoá giao khi hàng về cảng.
Để tránh những sai sót về số lượng, chất lượng, chủng loại, kích thước.. công ty có thể yêu cầu bên đối tác nước ngoài cần kiểm tra kỹ lưỡng hàng hoá trước khi đóng hàng vận chuyển. Đó cũng là vì lợi ích của hai bên vì nếu có nhầm lẫn thì sẽ mất thời gian và chi phí.
Công ty có thể yêu cầu bên xuất khẩu cung cấp các chứng từ về kiểm tra đúng số lượng, chất lượng hàng hoá trước khi vận chuyển hàng để công ty có thể tiến hành thủ tục hải quan cũng như khai báo hải quan chính xác hơn, và cũng là để bên xuất khẩu tự kiểm tra và khắc phục những thiếu sót ngoài ý muốn trong nghiệp vụ gom hàng và giao hàng đúng số lượng chất lượng.
Nếu có thể thì công ty nên cử nhân viên tới nơi xuất khẩu cùng kiểm tra hàng hoá với bên xuất khẩu trước khi bên xuất khẩu mang tới cảng hoặc cửa khẩu để vận chuyển tới cho công ty.
Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Trong thương mại quốc tế thì việc tranh chấp, khiếu nại là chuyện thường thấy và không ai muốn nó xảy ra. Điều này xảy ra là do có sự khác biệt giữa các quốc gia về kinh tế, chính trị, văn hoá, luật pháp, tập quán… nên rất dễ có sự hiểu nhầm về điều khoản đã ký kết trong hợp đồng và dẫn đến tranh chấp, khiếu nại.
Việc xảy ra khiếu nại không những làm tốn kém thời gian và tiền bạc mà còn ảnh hưởng đến mói quan hệ làm ăn với các đối tác. Cho nên trong trường hợp có tranh chấp, khiếu nại thì biện pháp tốt nhất là thương lượng, đàm phán để đưa ra giải pháp thoả đáng nhất cho cả hai bên. Người tham gia đàm phán phải
khôn khéo, kiên nhẫn và có cách xử lý thông minh, hợp lý nhằm đạt được đến thoả thuận mà không cần sự can thiệt của cơ quan trọng tài hay toà án.
Để việc giải quyết khiếu nại diễn ra nhanh chóng và ổn thoả, trước khi đưa đơn khiếu nại, công ty phải thu thập đầy đủ thông tin, chứng cứ xác thực để khi ra toà án hay trọng tài có thể trình bày đầy đủ, rõ ràng, mạch lạc và chính xác những vấn đề cần giải quyết. Tránh trường hợp khi ra toà án hay trọng tài những khiếu kiện chỉ mang tính xác thực của chủ quan của công ty không có xác nhận của bên thứ ba có thẩm quyền.
4.3.2 Đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu linh kiện ô tô tại Công ty TNHH ô tô Đông Phong