Việc quản lý hàng tồn kho sao cho vừa đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được diễn ra bình thường không bị gián đoạn vừa giảm được tổng chi phí tồn kho dự trữ ở mức thấp nhất luôn là vấn đề cần thiết được đặt ra đối với nhà quản trị. Đồng thời giám sát chặt chẽ lượng hàng tồn đọng để công ty có hướng tiêu thụ, xử lý. Là doanh nghiệp dệt may nên nguyên vật liệu đầu vào, thành phẩm đều là những chất liệu dễ gây cháy nên đòi hỏi công tác quản lý hàng tồn kho cần chú trọng những điểm sau:
• Kho bãi phải thường xuyên được vệ sinh sạch sẽ, không giột nát, khô ráo.
• Kho bãi bảo quản cần đảm bảo tiêu chuẩn an toàn phòng cháy chữa cháy do vải là nguyên liệu dễ bén lửa và cháy rất nhanh, có thể gây thiệt hại lớn về tài sản vật chất.
• Với lượng hàng tồn kho khá lớn và chủ yếu là các sản phẩm bằng vải sợi, công ty nên mua bảo hiểm tài sản cho lượng tồn kho này.
Để vừa giảm được lượng hàng tồn kho và chi phí dự trữ hàng tồn kho ở mức thấp mà vẫn đảm bảo được việc thực hiện sản xuất hàng ngày của công ty diễn ra liên tục, công ty cũng cần:
• Xác định đúng đắn lượng nguyên vật liệu, hàng hóa cần mua trong kỳ và lượng tồn kho dự trữ thường xuyên.
• Xác định lựa chọn nhà cung cấp thích hợp, ta nên lựa chọn những nhà cung cấp lớn có khả năng cung ứng nguyên vật liệu nhanh để bớt phải dự trữ quá nhiều nguyên liệu.
• Thường xuyên theo dõi biến động của thị trường vật tư, hàng hóa từ đó dự đoán điều chỉnh việc dự trữ vật tư hàng hóa một cách hợp lý.
• Tổ chức tốt việc dự trữ bảo quản nguyên nhiên vật liệu, hàng hóa không để xảy ra mất mát hư hỏng gây lãng phí cho doanh nghiệp.
• Thường xuyên kiểm tra nắm vững tình hình dự trữ hàng tồn kho, thành phẩm tồn đọng chờ tiêu thụ, phát hiện kịp thời ứ đọng vật tư, hàng hóa có biện pháp giải phóng ứ đọng vốn.
Để làm được điều này thì công ty có thể sử dụng mô hình quản lý hàng tồn kho hiệu quả - Mô hình EOQ:
Mô hình EOQ là mô hình quản lý hàng tồn kho mang tính định lượng, được sử dụng để xác định mức tồn kho tối ưu (còn gọi là sản lượng đặt hàng kinh tế) cho doanh nghiệp.
Đối với công ty ta có thể lấy ví dụ như sau:
Nhu cầu hàng năm về sợi bông là 60 tấn sợi bông và xem như là tiêu thụ đều đặn hàng năm. Chi phí mỗi lần đặt hàng là 2,500,000 đồng. Công ty có chi phí lưu giữ hàng năm là 20% trên giá trị hàng tồn kho. Giá trị mua một tấn sợi bông
thiếu hóa tổng chi phí tồn kho và xác định độ dài thời gian dự trữ tối ưu của một chu kỳ hàng tồn kho ?
Ta có: Qn = 60 tấn
Cd = 2,500,000 đồng
C1 = 20% x 55,000,000 = 11,000,000 đồng
Thay vào công thức tính QE ta sẽ tính đươc lượng đặt hàng kinh tế: 1 ) ( 2 C xQ C x Q d n E = = = 5.2 tấn sợi bông Ta có tổng chi phí tồn kho: ) ( ) 2 ( 1 Q Q x C Q x C F n d T = + = x 11,000,000 + 2,500,000 x = 57,450,000 đồng Số ngày cung cấp cách nhau NC = = 31 ngày Số lần đặt hàng LC = = 12 lần
Như vậy, công ty nên đặt hàng ở mức 5.2 tấn sợi bông cho từng lần đặt hàng trong khoản thời gian lưu trữ là 31 ngày thì tổng chi phí tồn kho sẽ thấp nhất là 57,450,000 đồng.
Do hạn chế của mô hình EOQ nên cần xác định điểm đặt hàng lại, hay còn được gọi là mô hình EOQ mở rộng. Điểm đặt hàng lại là mức tồn kho mà từ đó thực hiện một đơn đặt hàng kế tiếp.
Gọi Qr là điểm đặt hàng lại, Qr sẽ được xác định theo công thức sau: Qr = n x
Trong đó: n là thời gian chuẩn bị giao hàng bổ sung
Nếu thời gian chuẩn bị giao hàng bổ sung là của công ty là 4 ngày, lượng đặt hàng kinh tế là 5.2 tấn và nhu cầu cả năm là 60 tấn.
Công ty sẽ tiến hành đặt hàng lại khi mức tồn kho tiến đến: Qr = 4 x = 0.67tấn
Ngoài việc sử dụng mô hình EOQ, công ty còn có thể áp dụng mô hình POQ (mô hình sản lượng đặt hàng theo sản xuất),…
3.2.3Tăng cường biện pháp quản lý các khoản công nợ
a. Đối với công nợ phải trả
Lượng vốn đi chiếm dụng của công ty trong năm 2012 có xu hướng tăng lên. Các khoản vốn này là các khoản vốn nhàn rỗi, được công ty huy động phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh với chi phí thấp hoặc không mất chi phí như phải trả cho người bán, phải trả công nhân viên… Để nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn vốn đi chiếm dụng này công ty cần:
• Tổ chức công tác quản lý các khoản vốn đi chiếm dụng theo từng đối tượng công nợ. Đối với những khách hàng lớn, phải theo dõi khoản nợ phải trả theo từng hợp đồng. Đảm bảo theo dõi thời hạn phải trả để thanh toán kịp thời, giữ uy tín với nhà cung cấp.
• Khi sử dụng tín dụng thương mại của nhà cung cấp cần phải cẩn trọng vì lãi suất tín dụng thương mại cao, cần phải cân nhắc kỹ lưỡng các điều kiện tín dụng do nhà cung cấp đưa ra và tình hình tài chính của doanh nghiệp để đi đến quyết định huy động phù hợp.
b. Đối với công nợ phải thu
Đây là khoản vốn doanh nghiệp bị chiếm dụng và tại công ty, công nợ phải thu vẫn còn chiếm tỷ trọng khá lớn. Năm 2012, số lượng khách hàng nhỏ lẻ của
công ty tăng cao, đầu đối tượng công nợ phải thu vì thế cũng tăng, gây khó khăn trong công tác quản lý. Để đảm bảo việc thu hồi các khoản phải thu, công ty cần:
• Tăng cường nguồn lực hỗ trợ việc quản lý và theo dõi đầu công nợ phải thu về cả thiết bị và con người. Tiến hành theo dõi công nợ phải thu theo từng đối tượng khách hàng và tới từng hợp đồng nếu khách hàng có lượng đặt hàng lớn.
• Tìm hiểu đối tượng khách hàng phù hợp và có uy tín để thực hiện chính sách tín dụng thương mại thích hợp (thời hạn bán chịu, tỷ lệ chiết khấu thanh toán). Cần phải có sự đánh giá khả năng trả nợ và uy tín của khách hàng, nhất là với những khách hàng tiềm năng. Bên cạnh đấy cần có biện pháp nhắc nhở và đôn đốc khách hàng để có thể thu được các vốn bị chiếm dụng.
• Cuối năm tài chính cần xem xét lại các đối tượng khách hàng cho nợ, tình hình thu nợ và có thể trích lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi (nếu cần thiết)
• Với lượng khách hàng riêng lẻ có xu hướng tăng mạnh trong những năm tiếp theo thì việc theo dõi và đánh giá khả năng của từng khách hàng là khá khó khăn, công ty cần phải sử dụng những căn cứ pháp lý và những ràng buộc tài chính nhất định với khách hàng như quy định tỷ lệ ứng trước với các hợp đồng đặt hàng sản phẩm.
3.2.4 Quản lý giá vốn hàng bán, chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả
Giá vốn hàng bán luôn rất lớn, chiếm tỷ trọng rất cao trong doanh thu thuần về bán hàng. Việc giảm GVHB đối với các công ty dệt may vừa và nhỏ như Trí Đức là điều rất khó khăn vì tất cả các nguyên vật liệu đầu vào đều theo định mức. Đồng thời biến động từ giá xăng dầu, cước vận tải, tơ,…làm cho giá vốn
hàng bán tăng lên. Công ty phải tiết kiệm tối đa các nguồn lực, tránh lãng phí nguyên vật liêu, giảm thiểu thấp nhất sản phẩm hỏng, đồng thời luôn quan tâm chặt chẽ đến vấn đề thu mua, dự trữ nguyên vật liệu. Đồng thời, công ty cần có những biện pháp nhằm nâng cao năng suất lao động của công nhân như tăng thưởng cho công nhân làm việc vượt kế hoạch, tiến độ; tận dụng tối đa công suất máy móc thiết bị,…
Chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty nằm ở lương quản lý, khấu hao tài sản quản lý, xe – các phương tiện quản lý, tiếp khách… Với chi phí quản lý doanh nghiệp công ty nên
Theo dõi tình trạng hoạt động của các phương tiện quản lý, sửa chữa kịp thời nếu có hỏng hóc nhằm nâng cao hiệu suất hoạt động.
Tránh tình trạng phương tiện công sử dụng cho mục đích riêng của từng cá nhân trong công ty.
Tinh giảm bộ máy quản lý một cách phù hợp mà vẫn duy trì được hiệu quả…
3.2.5Đầu tư đổi mới công nghệ
Trong cơ chế thị trường hiện nay, khả năng cạnh tranh quyết định bởi chất lượng hàng hóa trên một đơn vị chi phí thấp nhất. Những giai đoạn trước do máy móc thiết bị không theo kịp nhu cầu thị trường nên chất lượng sản phẩm của công ty chưa được cao. Vài năm trở lại đây, công ty đã từng bước hiện đại hóa công nghiệp sản xuất và đã mang lại những hiệu quả kinh tế nhất định. Tuy nhiên mức đổi mới máy móc công nghệ của công ty còn chưa được chú trọng nhiều.
Nhiệm vụ trước mắt của công ty là đổi mới công nghệ, nhanh chóng nắm bắt và ứng dụng khoa học công nghệ kỹ thuật hiện đại vào sản xuất kinh doanh.
vào việc nâng cao kết quả và hiệu quả kinh doanh, công ty cần chú ý đổi mới đồng bộ các yếu tố cấu thành công nghệ như: từ máy móc thiết bị, nguyên nhiên vật liệu, đến nâng cao trình độ, kỹ năng kỹ xảo của người lao động, đổi mới tổ chức sản xuất và quản lý. Trong thời gian tới, công ty thực hiện đồng bộ nhiều giải pháp cụ thể như:
• Công ty cần tính toán để đầu tư vào các bộ phận thiết yêu trước. Từng bước thay thế một cách đồng bộ thiết bị cho phù hợp với nhu cầu thị trường bằng việc đầu tư có hiệu quả vào công nghệ sản xuất hiện đại hơn. Việc đổi mới công nghệ đảm bảo cân đối giữa phần cứng và phần mềm để phát huy hiệu quả của công nghệ mới. Khi mua các thiết bị máy móc cũng như bí quyết công nghệ công nghệ công ty có thể thương lượng với các đối tác để được thanh toán theo phương thức trả chậm.
• Tận dụng trang thiết bị máy móc hiện đại có trong công ty, ngoài ra tiến hành bảo dưỡng máy móc theo định kỳ thay cho việc cứ khi nào phát sinh sự cố thì công ty mới cử cán bộ kỹ thuật đến sửa chữa như hiện nay nhằm đảm bảo các trục trặc được sửa chữa kịp thời giúp cho dây chuyền sản xuất hoạt động liên tục và tiết kiệm thời gian công sức cho người trực tiếp lao động sản xuất.
• Đẩy mạnh phong trào phát huy sáng kiến của cải tiến kỹ thuật, hợp lý hóa sản xuất. Để nâng cao năng lực công nghệ, công ty cần phải xây dựng mối quan hệ với các cơ quan nghiên cứu, ứng dụng khoa học kỹ thuật trong và ngoài nước để phát triển công nghệ theo chiều sâu và từng bước hoàn chỉnh công nghệ hiện đại.
• Tích cực đào tạo đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật, khoa học quản lý, công nhân lành nghề trên cơ sở đảm bảo bồi dưỡng vật chất thỏa đáng cho họ.
• Nâng cao trình độ quản lý, trong đó chú trọng đến vai trò của quản lý kỹ thuật.
• Tiến hành các nghiên cứu, phân tích về thị trường, nhu cầu thị trường, năng lực công nghệ của công ty để lựa chọn máy móc thiết bị công nghệ phù hợp nhằm đem lại hiệu quả cao nhất cho công ty.
Đổi mới công nghệ một cách hợp lý, không lãng phí, đồng thời tận dụng hết hiệu suất làm việc cuả máy móc sẽ giúp quy mô sản xuất tăng , tăng doanh thu, tăng lợi nhuận, do đó khả năng hoạt động của công ty cũng được cải thiện, sản phẩm sản xuất ra cũng có chất lượng cao hơn nên tiêu thụ tốt hơn vì vậy khả năng sinh lời của công ty cũng tăng lên. Ngoài ra đổi mới công nghệ còn làm cho cơ cấu của công ty hợp lý hơn, và để thực hiện được tôt hơn nữa giải pháp này, công ty cần:
• Công ty phải tiến hành những nghiên cứu, phân tích đánh giá xem đầu tư vào một trang thiết bị công nghệ cụ thể nào đó có khả thi hay không, có thật sự cần thiết không, có đem lại hiệu quả không.
• Công ty có đủ khả năng huy động vốn của nguồn vốn trung và dài hạn để tài trợ cho hoạt động đổi mới thiết bị công nghệ của mình.
• Công ty phải thiết lập được mối quan hệ với công ty tư vấn về công nghệ để lựa chọn được thiết bị hiện đại phù hợp với giá cả phải chăng.
• Công ty cần tăng cường nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ công nhân kỹ thuật để có đủ kiến thức điều khiển, làm chủ công nghệ mới.
3.2.6 Đào tạo bồi dưỡng đội ngũ lao động
Đội ngũ lao động là một yếu tố có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. Đây là nguồn lực vô cùng cần thiết giúp biến những nguồn lực vô tri khác thành những sản phẩm hoàn thiện và có chất lượng. Trong quá trình sản xuất kinh doanh lao động tác động đế mọi phía, đến mọi quá trình hoạt động từ khâu thu mua nguyên vật liệu, chế tạo ra sản phẩm đến quá
trình tiêu thụ sản phẩm, hay nói cách khác lao động là nguồn gốc sáng tạo ra mọi của cải vật chất cho xã hội. Do đó công ty cần phải phát huy được sức mạnh của đội ngũ lao động, cũng như tạo điều kiện để cho họ có cơ hội thăng tiến và phát triển. Để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, công ty cần:
• Công ty cần nâng cao tiêu chuẩn tuyển chọn lao động, đảm bảo chất lượng lao động tuyển thêm.
• Khuyến khích người lao động không ngừng học hỏi nâng cao kiến thức để đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật.
• Có chính sách lương thưởng công bằng, làm theo năng lực, hưởng theo nhu cầu. Luôn động viên và có sự quan tâm, hỗ trợ kịp thời đối với cán bộ công nhân viên và lao động trong công ty.
Nhìn chung công ty đã nhận thức được vai trờ quan trọng của vấn đề phát triển nguồn nhân lực thông qua đào tạo, thể hiện bằng việc công ty đã có những chương trình đào tạo công nhân trực tiếp sản xuất về những kiến thức có liên quan đến công nghệ, tổ chức công tác thi đua, khen thưởng, nâng bậc cho công nhân lao động, bồi dưỡng kiến thức quản lý cho đội ngũ quản lý… Tuy nhiên hình thức đào tạo chưa thực phong phú vì mới dừng lại ở hình thức cử cán bộ chủ chốt đi học hay đi bồi dưỡng nghiệp vụ. Vì thế công ty cần mở rộng nội dung đào tạo kết hợp nâng cao năng lực chuyên môn kỹ thuật với nâng cao năng lực quản trị của đội ngũ lao động và quản lý. Để thực hiện được mục tiêu trên, công ty cần
• Xây dựng chính sách tuyển dụng, đánh giá chất lượng nguồn nhân lực chặt chẽ. Biết rõ trình độ từng người lao động để có thể sắp xếp công việc phù hợp cũng như bố trí những khóa bồi dưỡng, nâng cao, bổ sung kiến thức và trau dồi kinh nghiệm thích hợp.
• Chủ động tổ chức các lớp hay các khóa đào tạo cho từng lớp công nhân và đội ngũ quản lý. Bên cạnh việc nâng cao trình độ, công ty cũng cần phải tổ chức những buổi giao lưu thân thiết, tạo cơ hội cho người lao động hiểu rõ bộ máy quản lý, thêm yêu công việc đồng thời cũng là cơ hội cho những nhà quản lý nắm được đâu là những gì mà người lao động cần để có thể đáp ứng kịp thời.
• Trích lập ngân quỹ phục vụ cho công tác đào tạo, bồi dưỡng cho đội ngũ lao động…