Bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn có được lợi nhuận cũng phải tiêu thụ được sản phẩm mình sản xuất ra. Muốn hoạt động tiêu thụ diễn ra được thuận lợi phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, nhưng yếu tố ảnh hưởng trực tiếp chính là kênh phân phối sản phẩm. Một kênh phân phối sản phẩm rộng lớn trong đó các thành viên kênh hoạt động chuyên nghiệp và hiệu quả sẽ bảo đảm viêc cung cấp sản phẩm cũng như dịch vụ đến khách hàng một cách chuyên nghiệp mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp, đồng thời nâng cao uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Đặc biệt, với một doanh nghiệp Bảo hiểm việc phân phối các sản phẩm bảo hiểm tới khách hàng phải được thực hiện theo những quy trình thống nhất để khách hàng cảm thấy tin tưởng doanh nghiệp tiếp tục hợp tác trong thời gian dài. Đối với PVI, việc tuyển chọn và đào tạo thêm những thành viên mới trong kênh phân phối là một công việc hết sức quan trọng. Mỗi thành viên kênh đều là bộ mặt của PVI, chính vì vậy trong quá trình hoạt động của mình doanh nghiệp đã đưa những quy định, quy trình để tuyển chọn và đào tạo các thành viên kênh mới. Kế hoạch thành lập một thành viên kênh trực tiếp như công ty thành viên và văn phòng khu vực phải được sự phê duyệt của tổng công ty, kế hoạch thành lập một đại lý được giao cho các công ty thành viên xem xét. Tuy nhiên, quá trình thành lập thành viên đều tuân theo những bước cơ bản để xây dựng hệ thống kênh phân phối.
Đối với một công ty thành viên.
Với phương châm mở rộng mạng lưới trên toàn quốc, hiện nay, PVI đang có 23 công ty thành viên trên cả nước. Để thành lập một Công ty thành viên, phải có một thời gian chuẩn bị tương đối kỹ lượng, phòng kế hoạch và
phát triển kinh doanh xem xét đánh gía nhu cầu thị trường, lựa chọn địa điển thích hợp, đưa ra được doanh thu dự tính ở mức tương đối cao. Đồng thời, phải chú ý sắp xếp nguồn nhân lực: tuyển mới và cử cán bộ nòng cốt của PVI trở thành trụ cột tại các Công ty thành viên mới thành lập, tạo cơ sở vững chắc cho sự phát triển của mỗi Công ty thành viên. Có thể nhận thấy, các Công ty thành viên trực thuộc PVI đều có trụ sở đặt tại những thành phố tương đố đông dân cư, tập trung các khu công nghiệp hay hành chính sự nghiệp. Đó là thuận lợi vô cùng lớn trong việc cấp đơn Bảo hiểm phi nhân thọ cho khách hàng.
Thành lập văn phòng khu vực.
Căn cứ theo định hướng phát triển của Tổng công ty và tiềm năng doanh thu phí bảo hiểm của khu vực dự kiến thành lập VPKV cùng bản kế hoạch doanh thu khả thi của VPKV mới, Tổng Công ty sẽ ra quyết định thành lập VPKV. Theo quy định của PVI, trên địa bàn mỗi quận( tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh) và tại mỗi tỉnh thành phố khác Tổng Công ty chỉ được phép có một Công ty thành viên thành lập một chi nhánh hoặc VPKV. Với những địa bàn có vị trí chiến lược, có tiềm năng về doanh thu phí bảo hiểm cao, có tiềm năng phát triển mạnh cũng sẽ có trường hợp được thành lập nhiều hơn một VPKV. Một Công ty thành viên không được thành lập VPKV tại địa bàn hoạt động của các Công ty thành viên khác.
Một VPKV mới được thành lập cần đưa ra được bản kế hoạch thành lập chi tiết bao gồm:
- Đánh giá thị trường khu vực tiến hành thành lập VPKV.
- Đề xuất các dịch vụ bảo hiểm trọng tâm( đối với các VPKV thường chú ý đến thị trường bán lẻ).
- Kế hoạch doanh thu theo từng nghiệp vụ( kế hoạch doanh thu trong vòng 1 năm).
- Kế hoạch phát triển.
- Kế hoạch nhân sự: đề xuất người phụ trách VPKV đủ năng lực. Trước khi bổ nhiệm, người được đề xuất phải cam kết hoàn thành kế hoạch của VPKV trong từng năm với Tổng Công ty.
Sau khi bản kế hoạch được Tổng Công ty thông qua, các VPKV sẽ được Tổng Công ty hỗ trợ tìm địa điểm văn phòng, các trang thiết bị và tuyển dụng nhân sự và đi vào hoạt động. Trong quá trình hoạt động, VPKV được giao quản lý và sử dụng hóa đơn ấn chỉ bảo hiểm đồng thời thực hiện chế độ báo cáo theo quy định của PVI. Công ty thành viên sẽ ủy quyền cho Trưởng VPKV ký các đơn/ Hợp đồng bảo hiểm do Tổng giám đốc Tổng Công ty phân cấp cho Công ty thành viên, tuy nhiên không vượt quá phân cấp của Tổng Công ty.
Thành lập các đại lý bảo hiểm.
Khác với VPKV, đại lý bảo hiểm của PVI là những tổ chức, cá nhân bên ngoài được PVI cấp chứng chỉ đại lý và hoạt động theo pháp luật và quyền lợi, quy định của PVI. Các Công ty thành viên và VPKV tự sắp xếp và tự quyết định việc tìm kiếm và tuyển chọn đại lý để mở rộng mạng lưới đại lý của mình. Việc lựa chọn đại lý phụ thuộc vào kế hoạch chiếm lĩnh thị trường tại địa bàn mà Công ty thành viên hay VPKV hoạt động. Nhìn chung Tổng công ty không khuyến khích việc tìm kiếm và tuyển chọn đại lý nằm trên khu vực, địa bàn khai thác của các Công ty thành viên khác, nhằm tranh sự chồng chéo trong quản lý và hạn chế tối đa cạnh tranh nội bộ, đặc biệt là cạnh tranh bằng chi phí. Thông thường, khi tuyển chọn đại lý phải xem xét nhu cầu thị trường tại địa bàn đang hoạt động, sau đó phải xem xét khả năng của đại lý. Sau khi được xem xét về các tiêu chuẩn của đại lý, Công ty/ VPKV sẽ tiến hành ký kết hợp đồng đại lý. Hợp đồng đại lý tuân thủ theo văn bản hướng dẫn của Tổng công ty đã ban hành. Đại lý sau khi ký kết hợp đồng sẽ được cho tham dự khóa đào tạo đại lý, được trang bị những kiến thức, hiểu biết về PVI, được cấp chứng chỉ đào tạo đại lý bảo hiểm của PVI( đối với các cá nhân đã hoàn thành khóa học đào tạo đại lý bảo hiểm). Có thể, PVI sẽ tiếp tục tổ chức các khóa đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ bảo hiểm, kỹ năng marketing, cho các đại lý trong suốt quá trình hợp tác với PVI. Bênh cạnh đó PVI có thể hỗ trợ các kinh phí thuê địa điểm, làm và treo biển hiệu đại lý của PVI để các đại lý đi vào hoạt động. Đại lý sẽ được hưởng hoa hồng theo hợp đồng đại lý ký và theo định mức hoa hồng cho các nghiệp vụ
mà PVI ban hành. Trong thời gian hoạt động của đại lý, các Công ty thành viên/ VPKV( Đơn vị) hoàn toàn chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý chất lượng các dịch vụ do đại lý của mình cung cấp, luôn kiểm tra và yêu cầu đại lý báo cáo về hoạt động kinh doanh, tránh tình trạng các đại lý chậm chễ trong việc nộp phí và trục lợi bảo hiểm. Doanh thu phí bảo hiểm do đại lý khai thác được tính vào doanh thu của đơn vị.
Mở rộng hợp tác với các Công ty môi giới bảo hiểm.
Môi giới bảo hiểm là một thành viên quan trọng trong hệ thống kênh phân phối của PVI. Mang lại rất nhiều hợp đồng bảo hiểm có giá trị lớn và giúp PVI tái bảo hiểm các hợp đồng đã ký, môi giới bảo hiểm đã và đang đem đến cho PVI doanh thu không nhỏ. Song song với việc tạo mối quan hệ chặt chẽ với các môi giới bảo hiểm đang hợp tác, PVI tiếp tục tìm hiểu và tạo mối quan hệ làm ăn với các nhà mối giới bảo hiểm khác, đặc biệt là các nhà môi giới bảo hiểm nước ngoài. Tiêu chí lựa chọn môi giới bảo hiểm trước tiên phải xem xét khả năng tiềm lực tài chính của nhà môi giới, sau đó xem xét đến uy tín của họ trên thị trường. Doanh thu và các hợp đồng đã ký kết cũng là một yếu tố quan trọng được xét đến. Sau khi lựa chọn được những nhà môi giới thích hợp và có uy tín, PVI sẽ tiếp cận, chào mức thù lao hợp lý cho môi giới cũng như đưa ra cho mức phí bảo hiểm cạnh tranh mà mình đã tính toán. Đó là những bước cơ bản để mở rộng số lượng các môi giới bảo hiểm hợp tác với PVI.
Tái cơ cấu lại hệ thống kênh phân phối.
Với những thành viên kênh đang và sẽ hoạt động, chắc chắn sẽ có những thành viên hoạt động không hiệu quả, sai quy định của PVI, hoặc không đúng với chiến lược phát triển của PVI. Chính vì vậy PVI cũng chú ý đến việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động của các thành viên kênh. Với những thành viên là Công ty thành viên, hoặc VPKV chưa có được mức doanh thu như yêu cầu, Tổng công ty nhắc nhở, chỉnh đốn, điều động cán bộ Tổng công ty để hướng dẫn và chỉ đạo. Với những VPKV hoặc đại lý có sự chồng chéo giữa các địa bàn hoạt động của các Công ty thành viên, Tổng công ty sẽ có những xử phạt đối với công ty trực tiếp quản lý. Với những VPKV, đại
lý mở sai địa bàn PVI có thể sẽ giải thể hoặc chuyển giao VPKV, đại lý đó cho đơn vị được Tổng công ty phân công phụ trách khai thác thị trường khu vực đó. Từ đó sẽ tạo được một kênh phân phối hoàn chỉnh và không bị chồng chéo gây khó khăn cho việc quản lý và phát triển.