4.1.1.1 Quy trình bán hàng thu tiền
Công ty có các của hàng bán lẻ, khi có khách hàng đến mua hàng với số lượng nhỏ thì nhân viên tại các cửa hàng sẽ trực tiếp xuất hàng bán cho khách, và lập hóa hơn bán hàng và thu tiền đến cuối ngày sẽ tổng hợp tình hình thu, chi xuất trong ngàỵ
Việc bán lẻ ở các của hàng sẽ giúp đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng, giúp Công ty đa dạng hơn về chủng loại sản phẩm bán rạ
Tại cửa hàng, nhân viên bán hàng và nhân viên thu nhân độc lập với nhau, đảm bảo được việc trung thực trong quá trình thu tiền, bán đúng số lượng, đúng giá sản phẩm, tạo lòng tin cho khách hàng.
Tuy nhiên, cũng cần phải lưu ý với việc lập chứng từ, hóa đơn bán lẻ, vì số lượt bán lẻ trong ngày nhiều nên rất dễ xãy ra sai sót trong quá trình thu, chi tiền. Cần phải kiểm tra cẩn thận việc lập hóa đơn đảm bảo số lượng xuất thực tế phù hợp với sổ sách.
Còn đối với các khách hàng là đại lý, doanh nghiệp, công ty mua với số lượng lớn thì Công ty bán hàng dựa trên hợp đồng bán hàng. Khi có đơn đặt hàng thì phòng kinh doanh của Công ty sẽ xem xét, thỏa thuận với khách hàng về chủng loại, số lượng, thời gian, địa điểm giao hàng,.. cũng như phương thức thanh toán để đảm bảo quá trình mua, bán được thuận lợi và nhanh chóng.
Ở Công ty đối với các đơn đặt hàng với số lượng lớn không có sự tham gia của bộ phận bán hàng, mà mọi thông tin thỏa thuận về giá cả, số lượng, chủng loại hàng hóa được thực hiện tại Phòng kinh doanh.
Quá trình bán hàng thu tiền theo đơn đặt hàng tại Công ty được thể hiện như sau:
36
Phòng kinh doanh Kho Phòng kế toán
Bắt đầu KH Đơn đặt hàng Xét duyệt, thỏa thuận, lập HĐBH Hợp đồng BH 1 2 Hợp đồng BH Đơn đặt hàng Lập giấy đề nghị XK, đề nghị nhận tiền KH Phiếu xuất kho 1 Phiếu xuất kho 2 2 Giấy ĐNNT Giao hàng, nhậntiền, KH ký giấy ĐNNT Kèm hàng hóa Xuất kho, để giao cho KH Kiểm tra, lập phiếu XK KH Giấy đề nghị XK 3 Giấy ĐN nhận tiền 2 Giấy đề nghị XK 3 Giấy ĐNNT 2 Phiếu xuất kho 1 3 Phiếu XK 2 Phiếu XK Phiếu xuất kho 3 Giấy đề nghị XK 2 A Kiểm tra, đối chiếu, ghi sổ Phiếu xuất kho 3 2 Giấy đề nghị XK Sổ chi tiết HTK A Giấy đề nghị nhận tiền 1 2 Giấy ĐN nhận tiền Giấy đề nghi XK 1 3 Giấy đề nghị XK 2 Giấy đềnghị XK HĐ BH 1 Giấy ĐNNT đã ký 2 Tiền Kiểm tra, nhận tiền, lập biên bản thanh lý HĐBH HĐBH đã thanh lý Biên bản thanh lý HĐBH Giấy ĐNNT đã ký 2 Tiền Thanh lý HĐBH Biên bản thanh lý HĐBH Kết thúc Biên bản thanh lý HĐBH Kiểm tra, đối chiếu, ghi sổ Giấy ĐNNT đã ký 2 Biên bản thanh lý Tiền Giấy ĐNNT đã ký 2 Tiền Sổ chi tiết thanh toán
37 Ghi chú: KH: Khách hàng XK: Xuất kho ĐNNT: Đề nghị nhận tiền HTK: Hàng tồn kho HĐBH: Hợp đồng bán hàng BH: Bán hàng Phòng kinh doanh
Khi có đơn đặt hàng của khách hàng, Giám Đốc hoặc Phó Giám Đốc sẽ xem xét, thỏa thuận điệ kiện mua, bán với khách hàng và Phòng kinh doanh sẽ lập hợp đồng bán hàng với khách hàng về số lượng, chủng loại, giá cả hàng hóạ Lập giấy đề nghị xuất kho và giấy đề nghị nhận tiền để gửi cho bộ phận kho làm căn cứ xuất kho và nhận tiền của khách hàng khi giao hàng. Khi bộ phận kho xuất kho giao cho khách hàng và nhận tiền từ khách hàng về giao lại cho Phòng kinh doanh để kiểm tra và khi nhận đủ số tiền sẽ tiến hành lập biên bản thanh lý hợp đồng bán hàng để đảm bảo là hoàn thành việc bán hàng cho khách hàng, sau đó chuyển tiền, giấy đề nghị nhận tiền và biên bản thanh ký hợp đồng cho Phòng kế toán để theo dõị Việc lập hóa đơn, hợp đồng ở Phòng kinh doanh sẽ rất quan trọng đối với các bộ phận còn lại khi tham gia việc thực hiện bán hàng của Công ty, nếu các chứng từ được lập chính xác và đầy đủ sẽ đảm bảo cho việc lập và theo dõi ở các khâu còn lại sẽ thuận lợi hơn. Việc lập giấy đề nghị nhận tiền giao cho khách hàng để nhận tiền khi giao hàng giúp cho việc thu tiền bán hàng được nhanh chóng. Việc lập biên bản thanh lý hợp đồng bán hàng khi khách hàng đã thanh toán giúp theo dõi tốt về tình hình thực hiện tiêu thụ hàng hóa của Công ty, tránh trùng lấp giữa các đơn đặt hàng. Tuy nhiên, Phòng kinh doanh nên xem xét và ký tên lên phiếu xuất kho để chứng từ có sự kiểm soát chatjwj chẽ, đảm bảo tính chính xác và tránh sai sót.
Bộ phận kho
Khi nhận được đề nghị xuất kho sẽ kiểm tra và lập phiếu xuất kho thành 3 liên. Liên 1 để làm căn cứ xuất kho, liên 2 giao cho khách hàng khi giao hàng và liên 3 giao cho phòng kế toán để theo dõị Tiến hành xuất kho giao cho khách hàng, kèm cùng phiếu xuất kho và giấy đề nghị nhận tiền, yêu cầu khách hàng ký và nhận tiền. Khi nhận tiền của khách hàng sẽ mang về giao cho Phòng kinh doanh cùng với giấy đề nghị nhận tiền có chữ ký của khách hàng để kiểm tra, theo dõị Việc lập các chứng từ ở Bộ phận kho cũng sẽ rất quan trọng đối với các bộ phận còn lại, nếu chứng từ chính xác và đầy đủ sẽ giúp các bộ phận còn lại dễ dàng theo dõi tình hình nhập, xuất hàng hóa của Công tỵ Bộ phận kho trực tiếp giao hàng sẽ giúp cho Công ty giảm được phần chi phí để thuê mướn công ty vận tải giao hàng và đảm bảo việc giao hàng cho
38
khách hàng được nhanh chóng, hàng xuất xong sẽ mang giao cho khách hàng hạn chế được tình trạng chậm trễ khi không thuê được xẹ Tuy nhiên việc lập phiếu xuất kho cần phải có thêm chữ ký của Phòng Kinh doanh để đảm bảo phiếu xuất kho đúng với số lượng, chủng loại đã đưa ra, cần có thêm chữ ký của người giám sát quá trình xuất kho để tránh sai sót, gian lận xuất vượt số lượng,…
Phòng kế toán
Từ các chứng từ ở các bộ phận khác gửi đến, căn cứ vào giấy đề nghị xuất kho của phòng kinh doanh và phiếu xuất kho của bộ phận kho, sẽ kiểm tra về số lượng hàng hóa xuất để làm căn cứ ghi sổ, theo dõi chính xác tình hình hàng hóa trong khọ Đối chiếu phiếu xuất kho và giấy đề nghị xuất kho để đảm bảo cho việc ghi sổ và theo dõi tình hình tồn kho được chính xác, tuy nhiên cần phải kiểm tra lại nếu cần thiết thì đối chiếu tại phòng kinh doanh để đảm bảo là trùng khớp. Nhận tiền cùng với giấy đề nghị nhận tiền có đầy đủ chữ ký của người nhận, khách hàng và phòng kinh doanh kiểm tra để tiến hành ghi sổ. Việc nhận biên bản thanh lý hợp đồng từ phòng kinh doanh giúp cho kế toán theo dõi tình hình bán hàng của Công ty và cũng là căn cứ theo dõi cho công tác phải thu của kế toán.
4.1.1.2 Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho công cụ dụng cụ
Chi phí bán hàng phát sinh trong quá trình bán hàng như: chi phí vật liệu, chi phí công cụ, dụng cụ, bao bì, chi phí vận chuyển,… việc theo dõi và tính toán chi phí phải chặt chẽ vì nó ảnh hưởng đến doanh thu bán hàng của Công tỵ Việc xuất kho dụng cụ, vật liệu phục vụ cho bán hàng dựa trên số lượng, chủng loại của hàng hóa được xuất.
Bộ phận kho
Khi nhận được giấy đề nghị xuất kho từ Phòng kinh doanh, bộ phận kho căn cứa vào số lượng và chủng loại của hàng hóa xem xét và tính toán số lượng của công , dụng cụ phục vụ cho việc đóng gói, vận chuyển hàng để lập phiếu yêu cầu xuất kho công dụng cụ gửi cho Phòng kinh doanh ký duyệt để làm căn cứ xuất kho công, dụng cụ. Khi phiếu yêu cầu xuất kho công, dụng cụ đã được ký duyệt sẽ lập phiếu xuất kho công, dụng cụ và tiến hành xuất khọ Gửi phiếu xuất kho và giấy xuất kho công, dụng cụ cho bộ phận kế toán để làm căn cứ theo dõi, ghi sổ. Ở bộ phận kho việc lập chứng từ đầy đủ chính xác, sẽ giúp cho việc theo dõi ở các bộ phận tham gia ở khâu sau được thuận lợi hơn. Tuy nhiên đối với phiếu xuất kho công, dụng cụ cũng cần phải có chữ ký của nhân viên giám sát quá trình xuất kho để đảm bảo tính trung thực và chính xác.
39
Phòng kinh doanh
Khi nhận được phiếu yêu cầu xuất kho công dụng cụ của bộ phận kho, Phòng kinh doanh xem xét và đối chiếu với giấy đề nghị xuất kho hàng hóa để ký duyệt cho bộ phận kho để xuất kho công, dụng cụ phục vụ việc bán hàng. Phòng kinh doanh nên ký lên phiếu xuất kho công, dụng cụ và xem xét lại số lượng cho phù hợp với việc xuất kho công, dụng cụ để đảm bảo việc xuất đúng và đủ số lượng, tránh xuất thừa và lãng phí.
Phòng kế toán
Nhận phiếu yêu cầu xuất kho và giấy xuất kho công, dụng cụ sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu để ghi sổ theo dõi chi tiết công, dụng cụ. Đối với việc ghi
sổ kế toán cần phải chính xác, và hợp lý. Nếu cần thiết có thể yêu cầu phòng
kinh doanh ký xác nhận lên phiếu xuất kho công dụng cụ để đảm bảọ
Nhìn chung việc lập chứng từ liên quan, phục vụ cho công tác bán hàng tại Công ty được thực hiện nhanh chóng và kịp thờịChứng từ luân chuyển hợp lý, chỉ đi qua những bộ phận có liên quan, tránh được tình trạng chậm trễ trong quá trình luân chuyển và ký duyệt. Tuy nhiên cần có thêm chữ ký đỗi với một số chứng từ khi lập để đảm bảo tính hợp lý và chính xác trong quá trình lập chứng từ, xuất kho, cũng như ghi sổ kế toán phục vụ cho việc bán hàng hạn chế sai sót, gian lận.
4.1.1.3 Quy trình thu , chi tiền mặt
Trong hoạt động kinh doanh, các chứng từ thu, chi trong ngày là rất nhiều, cần phải có sự thiết kế, luân chuyển hợp lý để đảm bảo tính chính xác và theo dõi dễ dàng.
ạ Thu tiền mặt
Người đề nghị nộp tiền
Khi có phát sinh các khoản tiền cần nộp, thì nhân viên nộp tiền (ở các bộ phận khác như: Phòng kinh doanh, Phòng tổ chức – hành chính,…) tiến hành lập giấy đề nghị nộp tiền để gửi cho Kế toán tiền mặt để kiểm trạ Khi nhận được phiếu thu có đầy đủ chữ ký xét duyệt nhân viên nộp tiền ký tên và nộp tiền cho thủ quỹ. Việc lập giấy đề nghị nộp tiền thuận lợi cho việc theo dõi nguồn gốc và số tiền phải nộp. Hạn chế được sự nhằm lẫn đối với các khoản cùng số tiền phải thụ
Kế toán tiền
Khi nhận được giấy đề nghị nộp tiền, kế toán kiểm tra sự phù hợp của khoản thu và tiến hành lập phiếu thu sau đó gửi cho kế toán trưởng để ký
40
duyệt. Sau khi phiếu thu đã được ký duyệt đầy đủ kế toán mới ký tên và giao lại cho nhân viên nộp tiền, kế toán kiểm tra đối chiếu với sổ quỹ để ghi sổ.
Kế toán Trưởng
Kế toán trưởng xem xét phiếu thu do kế toán tiền gửi lên để ký duyệt thụ Để hạn chế sai sót kế toán gửi phiếu thu đã lập cùng giấy đề nghị nộp tiền để kế toán trưởng dễ dàng kiểm tra sự phù hợp của khoản tiền, tránh tình trạng số tiền trong phiếu thu nhỏ hơn số tiền trên giấy đề nghị nộp tiền.
Thủ Trưởng đơn vị
Xem xét, ký phiếu thụ Việc lập phiếu thu có sự xét duyệt của nhiều người sẽ giúp cho việc quản lý các khoản thu của Công ty được thuận lợị
Thủ quỹ
Ký tên vào phiếu thu khi có đầy đử chữ ký và nhận tiền, ghi sổ quỹ và kiểm tra đối chiếu với sổ kế toán.
b. Chi tiền mặt
Người đề nghị chi
Cũng như quá trình thu tiền, khi có phát sinh các khoản cần chi tiền, thì cần lập giấy đề nghị thanh toán để gửi cho nhân viên kế toán để kiểm tra lý do chi, nếu hợp lý kế toán tiền mặt sẽ tiến hánh lập phiếu chị Khi phiếu chi đã có đầy đủ chữ ký duyệt chi, người đề nghị chi ký tên lên phiếu chi và nhận tiền.
Kế toán tiền
Lập phiếu chi khi đã kiểm tra tính hợp lý và phù hợp của khoản chi trong giấy đề nghị chi nhận được, gửi phiếu chi cho kế toán trưởng và Thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Sau đó ký tên và gửi phiếu chi đã ký cho thủ quỹ để chi tiền, kiểm tra đối chiếu với sổ quỹ để ghi sổ kế toán. Căn cứ và giấy đề nghị thanh toán để lập phiếu chi, giúp kế toán có căn cứ để đối chiếụ
Kế toán Trưởng
Nhận phiếu chi và giấy đề nghị chi từ kế toán, xem xét nếu hợp lý sẽ ký duyệt chi và gửi lên cho Thủ trưởng đơn vị. Để tránh sai sót, cần phải kiểm tra với giấy đề nghị chi tránh tình trạng chi sai, chi khống.
Thủ Trưởng đơn vị
Nhận phiếu chi và giấy đề nghị chi, xem xét và ký duyệt phiếu chị
Thủ quỹ
Khi nhận được phiếu chi có đầy đủ chữ ký, thủ quỹ ký tên và chi tiền. Thủ quỹ ghi sổ quỹ và kiểm tra đối chiếu với sổ kế toán
41
Đối với việc lập chứng từ thu, chi của Công ty phải có sự xét duyệt của của cấp trên như Kế toán Trưởng, Thủ Trưởng. Thể hiện sự phân chia trách nhiệm đầ đủ, tránh một người đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ như vừ đề nghị thu, chi vừa xét duyệt lập phiếu,… qua đó cho thấy sự rõ ràng, hợp lý trong việc lập và lưu chuyển chứng từ thu, chi tiền mặt của đơn vị. Việc lập và ký duyệt phiếu thu, phiếu chi có sự kiểm tra đối chiếu với giấy đề nghị thu, chi để hạn chế được thình trạng gian lận, chi khống,…