1111 5.350.000 1/12 1/12 Mua hàng chưa thanh toán
2.6.2.1. Kế toán tiền mặt
*) Các chứng từ sử dụng
-Phiếu thu, phiếu chi -Biên bản kiểm kê quỹ -Giấy đề nghị tạm ứng -Giấy thanh toán tạm ứng
-Các chứng từ khác có liên quan *) Sổ sách sử dụng -Sổ quỹ tiền mặt - Sổ chi tiết TK 111 - Sổ cái TK 111 *TK sử dụng: TK111:Tiền mặt
TK 1111: Tiền Việt Nam
*Thủ tục và sổ sách kế toán
Theo chế độ hiện hành công ty được phép giữ lại một số tiền mặt trong hạn mữa quy định để chi tiêu cho những nhu cầu thường xuyên. Mọi khoản thu chi tiền mặt bắt buộc phải có phiếu thu, phiếu chi hợp lệ.
Phiếu thu được lập thành 3 liên sau đó phải đưa chi kế toán trưởng để soát xét và giám đốc ký duyệt mới chuyển cho thủy quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên. Đối với phiếu chi kế toán cũng lập thành 3 liên và chỉ sau khi có đủ chữ ký (ký trực tiếp theo từng liên) của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ mới được xuất quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền, người nhận tiền phải trực tiếp ghi rõ số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ tên vào phiếu chi. Trong ba liên của phiếu thu, phiếu chi thủ quỹ giữ 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, một liên lưu tại cuống. Cuối ngày toàn bộ phiếu thu, phiếu chi kèm theo chứng từ gốc được chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. Nếu phiếu thu, phiếu chi gửi ra ngoài công ty thì liên gửi ra ngoài phải được đóng dấu.
Bên cạnh phiếu thu, phiếu chi kế toán còn sử dụng “biên lai thu tiền” trong trường hợp thu tiền phạt, thu lệ phí, phí, ... Biên lai thu tiền được lập thành 2 liên (đặt giấy than viết 1 lần) 1 liên lưu và 1 liên giao cho người nộp tiền.