I. TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY TÀI CHÍNH DẦU KHÍ
3. Các phịng ban và các nghiệp vụ chính của nĩ
Để đảm trách các chức năng, nhiệm vụ mà Tổng cơng ty giao phĩ, cũng nhưđảm bảo quản lý và cung cấp một cách cĩ hiệu quả các loại hình kinh doanh nêu trên, cơ cấu tổ chức của PVFC được chia thành 2 khối:
* Khối nghiệp vụ gồm: - Phịng Kinh doanh tiền tệ - Phịng Dịch vụ uỷ thác - Phịng Dịch vụ Tài chính tiền tệ - Phịng Dự án và Phát triển * Khối quản lý hành chính gồm: - Phịng Tổ chức hành chính - Phịng Kế hoạch tổng hợp - Phịng Tài chính kế tốn
Ngồi ra, PVFC cịn thành lập tổ kiểm sốt nội bộ. Tổ cĩ chức năng giúp Giám đốc cơng ty kiểm tra, kiểm sốt mọi hoạt động trong cơng ty bảo đảm thực hiện đúng pháp luật, nội quy, quy chế của cơng ty.
Cán bộ cơng nhân viên hiện nay đang làm việc tại PVFC là trên 100 người. Trong đĩ hầu hết các cán bộ đã tốt nghiệp đại học, trên đại học và cĩ nhiều cán bộ nhân viên cĩ từ hai bằng đại học trở lên. Các cán bộ cơng nhân viên làm việc tại cơng ty đều cĩ khả năng tốt về ngoại ngữ, tin học, sức khỏe tốt, khả năng hồn thành cơng việc cao, rất tích cực tham gia các cơng tác Đảng,
KIL OB OO KS .CO 34 một thế mạnh giúp cơng ty phát triển và hoạt động cĩ hiệu quả trong thời kỳ khĩ khăn của những ngày đầu mới thành lập. Trong giai đoạn tiếp theo, PVFC sẽ
tiếp tục phát triển và hồn thành cơ cấu tổ chức của mình.
* Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các phịng chức năng
3.1. Phịng tổ chức hành chính
Giúp Giám đốc Cơng ty quản lí và điều hành các cơng tác: tổ chức nhân sự, đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, tiền lương, chế độ đối với người lao
động; cơng tác hành chính, văn thư lưu trữ, lễ tân, đối ngoại, duy trì hoạt động của văn phịng cơng ty; an ninh, bảo vệ, cơng tác an tồn vệ sinh lao động, bảo hộ lao động của cơng ty.
3.2.Phịng kế hoạch tổng hợp
Là phịng chuyên mơn chức năng giúp việc cho Giám đốc cơng ty điều hành kinh doanh theo điều lệ, giấy phép kinh doanh và pháp luật hiện hành trong lĩnh vực kế hoạch hố, thống kê hố báo cáo và đầu tư xậy dựng cơ bản.
*Sơ đồ chung
BAN GIÁM ĐỐC Phịng thơng tin khoa học
Khối quản lý Khối kinh doanh Chi nhánh VP đại diện, quỹ tiết kiệm Tổ chức hành chính Tài chính kế tốn Kế hoạch tổng hợp Kiểm sốt nội bộ Kinh doanh tiền tệ Dịch vụ tài chính tiền tệ Dịch vụ uỷ thác Dự án và phát triển Chi nhánh TP HCM Quỹ TK Vũng Tàu Quỹ TK TP HCM Quỹ TK
KIL OB OO KS .CO 3.3. Phịng tài chính - kế tốn Là một bộ phận hoạt động nghiệp vụ của PVFC cĩ chức năng tham mưu, giúp việc cho Giám đốc cơng ty trong cơng tác thực hành kế tốn nội bộ cơng ty, kế tốn giao dịch với khách hàng, quản lý tài sản tiền vốn, phân tích khả năng sinh lợi nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh và luân chuyển vốn của cơng ty luơn cân đối và cĩ hiệu quả.
3.4. Phịng dịch vụ uỷ thác
Là một bộ phận kinh doanh của cơng ty cĩ chức năng thực hiện, tổ chức và xây dựng trong lĩnh vực tài chính tiền tệ dưới hình thức nhận uỷ thác, uỷ
quyền. Các nghiệp vụ chính của phịng dịch vụ uỷ thác: - Tiếp nhận và quản lý các nguồn uỷ thác
- Thực hiện các dịch vụ uỷ thác khác
- Định kỳ phân tích, đánh giá, rút kinh nghiệm, đề xuất các giải pháp để
nâng cao hiệu quả từng mặt cơng tác, hồn thiện quy trình nghiệp vụ
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao
3.5. Phịng kinh doanh tiền tệ
Là bộ phận thực hiện kinh doanh của PVFC trong lĩnh vực dịch vụ tài chính tiền tệ. Phịng kinh doanh tiền tệ hoạt động tương đối giống với các ngân hàng tuy cĩ quy mơ khiêm tốn hơn. Các nhiệm vụ chính:
- Kinh doanh vốn kinh doanh và huy động của cơng ty
- Huy động các nguồn vốn trong và ngồi Tổng cơng ty đảm bảo kế hoạch kinh doanh của cơng ty thơng qua các hình thức: nhận tiền gửi cĩ thời hạn lớn hơn một năm của các tổ chức, cá nhân trong và ngồi Tổng cơng ty; tổ chức thực hiện tiết kiệm dầu khí; phát hành trái phiếu, tín phiếu của Tổng cơng ty; vay ngắn hạn, trung hạn và dài hạn các tổ chức tín dụng trong và ngồi nước.
- Định kỳ phân tích, đánh giá, rút kinh nghiệm, đề xuất các giải pháp để
nâng cao hiệu quả từng mặt cơng tác, hồn thiện quy trình nghiệp vụ. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
3.6. Phịng dịch vụ tài chính tiền tệ
KIL
OB
OO
KS
.CO
Làm đầu mối cho các tổ chức tài chính - ngân hàng nước ngồi, dự thầu, gĩi thầu, tư vấn tài chính cho các dự án cĩ vốn đầu tư trực tiếp của Tổng cơng ty dầu khí và các đơn vị thành viên.
- Thực hiện dịch vụ tư vấn kinh tế dự án, xây dựng phương án tài chính, lập tổng dự tốn và dựđốn cơng trình
- Tổ chức triển khai dịch vụ thẩm định kinh tế dự án, thẩm định tổng dự
tốn và dự tốn cơng trình
- Tư vấn về quản lý vốn và tài sản
- Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả của cơng ty
3.7. Phịng dự án và phát triển
Là một bộ phận kinh doanh trong lĩnh vực đầu tư của PVFC.
- Tham mưu cho giám đốc vềđịnh hướng đầu tư và tài trợ vốn đầu tư trên cơ sở phát triển chung của ngành dầu khí và của nền kinh tế
- Thực hiện đầu tư và quản lý đầu tư các dự án đầu tư phát triển đã được phê duyệt
- Thực hiện đầu tư kinh doanh chứng khốn
- Đề ra các giải pháp phát triển hiệu quả từng mặt cơng tác, hồn thiện quy trình nghiệp vụ, thực hiện cơng tác khác do Giám đốc giao.
3.8. Phịng kiểm sốt nội bộ
Là một bộ phận chức năng của bộ máy điều hành, giúp việc Giám đốc kiểm tra, kiểm sốt mọi hoạt động trong cơng ty, đảm bảo mọi việc được thực hiện đúng pháp luật, nội quy, quy chế của cơng ty.
- Kiểm tra, giám sát việc chấp hành nội quy, quy chế và quy định
- Kiểm tra việc thực hiện quy trình nghiệp vụ và việc chấp hành các quy
định của pháp luật trong hoạt động kinh doanh của cơng ty
- Báo cáo kịp thời kết quả kiểm tra, kiểm sốt nội bộ và đề xuất các giải pháp kiến nghị cần thiết với Giám đốc nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động của cơng ty đúng pháp luật
- Phối hợp và hỗ trợ các phịng chức năng khác trong phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của phịng.
KIL OB OO KS .CO * Mối quan hệ giữa các phịng chức năng, nhĩm cơng tác
Ban Giám đốc chỉ đạo cơng việc trực tiếp thơng qua các trưởng phịng, trưởng nhĩm cơng tác. Nếu trưởng phịng hoặc trưởng nhĩm cơng tác đi vắng, chỉ phĩ phịng hoặc người cĩ uỷ quyền bằng văn bản cĩ thể thay mặt để nhận chỉ đạo và triển khai thực hiện. Trong mọi trường hợp khác, các đối tượng khác ngồi quy định trên nếu cĩ nhận được ý kiến chỉđạo của ban
Phịng kế hoạch tổng hợp cĩ trách nhiệm nắm vững kế hoạch đầu tư, danh mục các dự án đầu tư của Tổng cơng ty và các đầu mối, giúp Giám đốc điều hành, theo dõi, giúp đỡđối với các phịng nghiệp vụ của cơng ty.
Phịng dịch vụ tư vấn tài chính tiền tệđược chỉ thị là phịng đầu mối thay mặt cơng ty trong việc quan hệ với các đơn vị và Tổng cơng ty để thu thập thơng tin và tham gia xử lý các dự án đầu tư trong giai đoạn lập báo cáo khả thi. Phương án, kết quả làm việc và thơng tin phịng dịch vụ tài chính tiền tệ gửi cho các phịng liên quan theo chỉ đạo của Giám đốc để cùng phối hợp xử lý các bước tiếp theo.
Phịng dịch vụ uỷ thác được giao nhiệm vụ là phịng đầu mối thay mặt cơng ty trong việc quan hệ với Tổng cơng ty và các đơn vị thành viên để khai thác thơng tin đối với các dự án đầu tư sau giai đoạn báo cáo khả thi đã được phê duyệt. Phương án, kết quả xử lý và các thơng tin cần thiết phịng cĩ trách nhiệm gửi cho các phịng liên quan theo chỉ đạo của Giám đốc để phối hợp xử
lý.
Các phịng khác khi được yêu cầu của phịng đầu mối hoặc theo chỉ đạo của Giám đốc phải cử người và triển khai hoạt động phối hợp một cách cao nhất
để hồn thành cơng việc chung.
Quan hệ giữa các phịng là quan hệ phối hợp, trợ giúp lẫn nhau và thực thi nhiệm vụ theo chức năng nhưng nghiêm cấm việc lãnh đạo phịng này trực tiếp chỉ đạo chuyên viên phịng khác, thu thập thơng tin nội bộ của phịng khác.
PVFC chịu sự quản lý của PV về chiến lược phát triển, về tổ chức và nhân sự, chịu sự quản lý của ngân hàng Nhà nước về nội dung và phạm vi hoạt động.
KIL
OB
OO
KS
.CO
theo tiêu chuẩn của Thống đốc ngân hàng Nhà nước quy định.
II. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG BẢO LÃNH CỦA CƠNG TY TÀI CHÍNH DẦU KHÍ