6. Bố cục của luận văn
2.3.2.1 Kế hoạch xuất khẩu
Kế hoạch XK hàng tuần được bộ phận Regional Sourcing (RS) và bộ phận kế hoạch cung ứng (Supply Planning - SP), cụ thể là bộ phận kế hoạch hàng thành phẩm (Finish Goods Planners - FGP) lập ra dựa trên nhu cầu NK từ các nước NK thơng qua hệ thống SAP trực tuyến kết nối với các nhà NK thuộc tập đồn Unilever. Bộ phận SP triển khai kế hoạch XK đến các bộ phận liên quan như kế hoạch sản xuất (Production Planners – PP), kế hoạch thu mua nguyên nhiên vật liệu đầu vào (Raw & Packaging Planners – RPMs), kế hoạch Shipping…thực hiện để sản xuất ra
sản phẩm cuối cùng và XK theo đúng như nhu cầu của nhà nhập khẩu.
Hình 2.6: Kế hoạch XK ngành hàng nước xả vải của Cơng ty Unilever Việt Nam
(Nguồn: Khảo sát thực tế tại Unilever Việt Nam, tháng 08/2011) 1. Nhà NK nhập nhu cầu NK vào hệ thống SAP
2. Bộ phận RS nhận nhu cầu NK của các nhà NK từ hệ thống SAP
3. Nhà NK làm việc trực tiếp với bộ phận RS để điều chỉnh kế hoạch nhu cầu (nếu cĩ)
4. Bộ phận FGP nhận nhu cầu NK của các nhà NK từ hệ thống SAP
5. Bộ phận RS và bộ phận FGP làm việc với nhau để thống nhất kế hoạch XK dựa trên nhu cầu NK từ nhà NK thơng qua hệ thống SAP
6. Sau khi thống nhất kế hoạch XK với bộ phận FGP, bộ phận RS sẽ gửi kế hoạch XK cho bộ phận Shipping. Kế hoạch này bao gồm 2 phần:
Phần 1: Kế hoạch XK trong vịng 6 tuần kế tiếp (6 tuần này gọi là frozen horizon, thời gian tính tại nước XK và khơng bao gồm thời gian vận chuyển hàng hĩa từ nước XK đến nước nhập khẩu). Tất cả nhu cầu NK của nhà NK trong khoảng thời gian này đều phải cố định và khơng được thay đổi, đây cũng là khoảng thời gian cần thiết để nhà XK chuẩn bị nguyên liệu, lập kế hoạch, sản xuất và làm thủ tục XK hàng hĩa.
Phần 2: Kế hoạch dự báo nhu cầu cho 20 tuần tiếp theo (tiếp sau 6 tuần đã cố định nĩi trên.)
Mục đích của việc bộ phận RS gửi 26 tuần (hay 6 tháng) (nhu cầu và dự báo) cho bộ phận Shipping là để bộ phận Shipping gửi kế hoạch này cho các bên liên
quan trong chuỗi cung ứng như hãng tàu, 3PL… chuẩn bị nguồn lực phục vụ cho kế hoạch XK của Unilever.
7. Sau khi thống nhất kế hoạch XK với bộ phận RS, bộ phận FGP sẽ:
7.1 Gửi kế hoạch đĩng hàng XK cho bộ phận Shipping cho tuần thứ n+2 (n là tuần hiện tại)
7.2 Nhập kế hoạch sản xuất của tuần n+2 vào hệ thống SAP và thơng báo cho các bộ phận liên quan như bộ phận RPMs, bộ phận PP
8. Sau khi nhận được kế hoạch XK từ bộ phận RS và kế hoạch đĩng hàng XK từ bộ phận FGP, bộ phận Shipping sẽ:
8.1 Gửi đơn đặt chỗ để vận chuyển hàng XK (booking request) cho hãng tàu và nhận xác nhận đặt chỗ (Booking Confirmation) từ hãng tàu
8.2 Gửi kế hoạch đĩng hàng XK và nhận xác nhận đặt chỗ của hãng tàu của tuần n+2 cho đơn vị giao nhật vận tải (Third Party Logisics – 3PL) để 3PL chuẩn bị chứng từ xuất khẩu, chuẩn bị vận chuyển container rỗng về kho đĩng hàng, vận chuyển container đã đầy hàng ra cảng và làm thủ tục hải quan
8.3 Gửi kế hoạch đĩng hàng của tuần n+2 cho bộ phận kho thành phẩm (Finish Goods Warehouse – FGW)
9. Bộ phận PP nhận kế hoạch sản xuất của tuần n+2 từ hệ thống SAP để lập kế hoạch sản xuất chi tiết theo ngày
10. Bộ phận FGP làm việc với bộ phận PP để điều chỉnh kế hoạch sản xuất (nếu cĩ)
11. Bộ phận kế hoạch sản xuất gửi kế hoạch sản xuất theo ngày của tuần n+2 cho bộ phận sản xuất
12. Bộ phận sản xuất thơng báo kế hoạch sản xuất theo ngày cho bộ phận kho và xác nhận trước số lượng cĩ thể sản xuất được với bộ phận kho thành phẩm 13. Dựa trên kế hoạch sản xuất theo ngày, bộ phận kho sẽ đặt container rỗng theo
ngày với 3PL để đĩng hàng xuất khẩu
14. 3PL đổi booking confirmation thành lệnh cấp container rỗng với hãng tàu và tiến hành kéo container rỗng về kho để đĩng hàng theo như kế hoạch đặt container rỗng của bộ phận kho
15. Bộ phận sản xuất tiến hành sản xuất và nhập kết quả sản xuất (theo tấn, theo thùng) vào hệ thống SAP và thơng báo cho các bên liên quan (FGP, FGW, QA) biết kết quả sản xuất
16. Bộ phận kiểm tra chất lượng sản phẩm (QA – Quality Assurance) lấy mẫu thành phẩm để kiểm tra
17. Bộ phận kho tiến hành đĩng hàng XK và nhập vào hệ thống kết quả hàng đã đĩng lên container
19. Bộ phận QA thơng báo kết quả QA cho các bộ phận liên quan (Sản xuất, kho, Shipping) và phát hành giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm (CoA –
Certificate of Analysis)
20. Sau khi bộ phận kho hồnh thành kế hoạch đĩng hàng và bộ phận QA thơng báo kết quả hàng thành phẩm đạt chất lượng, 3PL tiến hành làm thủ tục Hải Quan cho hàng xuất khẩu
21. 3PL hồn thành thủ tục Hải Quan và giao container cho hãng tàu 22. Hãng tàu sẽ vận chuyển container hàng XK đến cho nhà nhập khẩu.
Nhìn chung, kế hoạch XK được bộ phận FGP và bộ phận RS lập ra và thống nhất rất chi tiết, cụ thể và chặt chẽ. Các bộ phận liên quan đến kế hoạch XK hàng hĩa như RS, FGP, PP, FGW, 3PL, Shipping, nhà máy sản xuất và kho làm việc chặt chẽ với nhau nhằm đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru để thực hiện việc XK một khối lượng hàng hĩa rất lớn mỗi tuần. Tuy nhiên, kế hoạch này thường khơng vận hành trơn tru mỗi khi cĩ những sự thay đổi bất ngờ ngay trước thời điểm sản xuất hay ngay trong quá trình sản xuất làm ảnh hưởng đến chuỗi kế hoạch đĩng hàng, luân chuyển container và làm thủ tục XK phía sau. Chúng ta cĩ thể thấy rõ điều này từ bước thứ 12 trở đi. Mặc dù bộ phận kế hoạch sản xuất nhận kế hoạch XK theo tuần từ bộ phận FGP để làm kế hoạch sản xuất theo ngày và thơng báo cho bộ phận sản xuất thực hiện sản xuất cũng như thơng báo cho bộ phận kho để đặt container rỗng đĩng hàng, nhưng các phát sinh như thiếu hụt nguyên vật liệu ngay trước lúc sản xuất hoặc máy mĩc, thiết bị hư hỏng… làm ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch XK
ở các bước tiếp theo thì bộ phận FGP chưa thực sự kiểm sốt tốt tồn bộ quá trình thực hiện kế hoạch, hay nĩi cách khác, việc phản ứng nhanh với các sự cố chưa thực sự tốt dẫn kết việc kiểm sốt tồn bộ quy trình thực hiện kế hoạch chưa tốt.
Cụ thể, nếu như ở bước 15, vì một nguyên nhân nào đĩ, nhà máy khơng thể sản xuất theo kế hoạch như đã thơng báo ở bước 12 thì một loạt các bộ phận, các bên liên quan như kho, Shipping, 3PL bị ảnh hưởng và đang phải tự thay đổi kế
hoạch của mình mà khơng cĩ một sự kiểm sốt chặt chẽ nào từ bộ phận FGP hoặc bộ phận RS. Nếu như các thay đổi là nhỏ thì các bộ phận, các bên liên quan như kho thành phẩm, 3PL, Shipping cĩ thể tự kiểm sốt được, nhưng nếu như các thay đổi là lớn và liên tiếp xảy ra thì chắc chắn việc tự kiểm sốt của các bên sẽ thực sự khơng tốt bằng việc cĩ một bộ phận đứng ra kiểm sốt tình hình trước hết nhằm ngăn chặn việc mất kiểm sốt và sau đĩ là đưa ra các hành động phản ứng nhanh để đưa ra giải pháp nhanh, hiệu quả.
Ví dụ: tại bước 12, nhà máy thơng báo cho các bộ phận liên quan về kế hoạch sản xuất 80 loại sản phẩm khác nhau trong 7 ngày với khối lượng là 1,000 tấn. Tuy nhiên, do lỗi bao bì phát sinh liên tiếp với 30 loại sản phẩm khác nhau với khối lượng kế hoạch của 30 loại sản phẩm này là 500 tấn nên tại bước 15, nhà máy khơng thể thực hiện được kế hoạch như đã thơng báo trong bước 12 và liên tiếp đưa ra những điều chỉnh để duy trì sản xuất đồng thời thơng báo cho các bộ phận liên quan biết về sự điều chỉnh. Lúc này, 3PL, FGW, Shipping cũng phải tự điều chỉnh kế hoạch theo. Tuy nhiên, việc điều chỉnh một số lượng lớn kế hoạch cho các loại sản phẩm khác nhau với khối lượng sản phẩm lớn là khơng hề đơn giản. Nếu các bộ phận tự điều chỉnh một cách độc lập thì các điều chỉnh rất nhiều khi sẽ khơng đồng nhất và gây ra tình trạng hàng thành phẩm bị ứ đọng tại kho thành phẩm khi mà sự điều chỉnh của Shipping khơng giống sự điều chỉnh của FGW hoặc PP, hoặc thậm chí cĩ một bộ phận nào đĩ khơng điều chỉnh kế hoạch. Chính vì vậy, để giảm thiểu những tình trạng này xảy ra, nhất thiết phải cĩ sự điều hành từ một bộ phận hoặc là FGP hoặc là RS để kiểm sốt những sự thay đổi khơng mong muốn.