a/ Sử dụng thời gian
Người tổ chức sử dụng thời gian bằng cách có thể lấy tiết dạy của mình tổ chức hoạt động hoặc là tổ chức hoạt động bằng vốn thời gian sinh hoạt ngoại khóa của các lớp, đây cũng là vốn thời gian khá rộng của các lớp, nhưng vốn thời gian này lại khó mà kêu gợi được sinh viên tham dự vì đa phần sinh viên dùng giờ sinh hoạt ngoại khóa để mà về nhà hoặc đi dạy thêm nên khó mà có mặt đầy đủ. Do đó đòi hỏi người
tổ chức sử dụng các biện pháp để cho toàn bộ sinh viên tham gia đầy đủ, để tạo không khí cho hoạt động.
Trong khi hoạt động diễn ra, người tổ chức phải sử dụng vốn thời gian sao cho hoạt động không bị kéo dài quá làm cho cả người chơi, ban giám khảo và cả khán giả - những người luôn luôn sôi nổi sẽ mệt mỏi, chán chường và ngán ngẫm. Vì thế người tổ chức nên giới hạn thời gian trả lời các câu hỏi trong những giới hạn nhất định như: câu hỏi dễ thì khoảng 10 giây đến 15 giây để suy nghĩ và trả lời, còn câu hỏi khó và quá khó thì tối đa 20 giây và 30 giây.
Và người tổ chức cũng đưa ra điều lệ chơi thật chắc chắn để người chơi không thể bắt lỗi khi bị người dẫn chương trình bỏ qua vì đã hết thời gian.
b/Lên kế hoạch
Người tổ chức phải lên kế hoạch ngay từ sớm, và thông báo cho các lớp cần tổ chức hoạt động. Đồng thời người tổ chức cần thông báo cho các lớp đó biết hoạt động được tổ chức như thế nào (thông báo phần hoạt động cần bao nhiêu người tham gia, cần người dẫn chương trình hay không, phân công một tiểu ban soạn câu hỏi và tiểu ban này cũng là ban giám khảo luôn với sự cố vấn của người tổ chức, cần bao nhiêu người trong ban thư ký để tổng hợp kết quả, một tiểu ban hậu cần chuẩn bị quà cho các đội tham gia và phần thưởng cho khán giả), và sẽ tổ chức tại đâu, cần sắp xếp bố trí trang thiết bị như thế nào (chuẩn bị micro, rinh màn chiếu, rinh máy chiếu overhead nếu như câu hỏi được soạn thảo bằng PowerPoint, chuẩn bị chỗ ngồi cho các đội dự thi, sắp xếp vị trí cho các khán giả...).
c/Phân bố
Thời gian phải được người tổ chức phân bố từ trước trong kế hoạch tổ chức của mình, và sự phân bố này sẽ được người tổ chức thông báo cho người dẫn chương trình biết để có được một sự phối hợp thời gian nhịp nhàng trong khi tổ chức. Ví dụ: nếu như các phần thi dành cho các đội tham gia kết thúc sớm thì xen người dẫn chương trình có thể xen vào giữa đó một số phần thi dành cho khán giả, hoặc là khi cân chuẩn bị trang thiết bị hoặc một số công cụ cho phần thi tiếp theo hay cũng có thể là bộ phận thư ký cần tổng hợp số điểm cho ban giám khảo để xem loại bỏ ai thì cần một thời
gian chờ nếu như để không sẽ gây ra không khí chán nản, bớt phần sôi động do đó người dẫn chương trình cần cho một số câu hỏi dành cho khán giả.
Sự phân bố thời gian còn được thể hiện qua các câu hỏi thi, ta nên sắp xếp các câu hỏi dễ lên trước để cho các đội tham dự trả lời ghi điểm liên túc nhằm tạo cảm giác hưng phấn cho người thi, và đến những vòng thi cuối cùng thì mới đưa ra những câu hỏi khó để có sự bức phá vào những giây phút cuối cùng làm cho hoạt động trở nên gây cấn và lôi cuốn khán giả.
Đồng thời tùy vào thời lượng cho phép tổ chức hoạt động mà người tổ chức sắp xếp coi có bao nhiêu vòng thi trong hoạt động này, cách bố trí lượng câu hỏi trong các vòng thi xem coi có hợp lý với thời lượng chương trình không. Và độ khó của câu hỏi cũng cần phải xem xét. Do đó công việc của người tổ chức cần phải phối hợp với tiểu ban biên soạn câu hỏi để kiểm tra độ khó của câu hỏi để có thể cho bao nhiêu thời gian để các đội chơi suy nghĩ ra đáp án, từ đó người dẫn chương trình sẽ nhân lên tính ra tổng số thời gian theo dự đoán cần dùng và lên kế hoạch tổng quát cho hoạt động.
Vì thế việc phân bố trong hoạt động là một công việc hết sức khó khăn, nó đòi hỏi người tổ chức phải chính xác trong mọi công việc và chính xác trong việc phân bố mức độ khó của câu hỏi.
d/ Điều chỉnh
Điều chỉnh có nghĩa là công việc đang tiến hành thì gặp một số vấn đề nên cần có sự thay đổi cho hợp lý. Có các loại điều chỉnh sau:
- Điều chỉnh thời gian: ví dụ như theo kế hoạch thì thời gian tổ chức sẽ là 2 tiếng đồng hồ nhưng do các đội chơi trả lời câu hỏi nhanh quá làm cho thời gian của các phần thi bị rút ngắn lại, do đó người tổ chức có thể yêu cầu người dẫn chương trình hãy cho phần thi của khán giả kéo dài hơn bằng cách đưa ra những câu hỏi khó để có sự chuẩn bị cần thi cho các vòng tiếp theo. Hoặc có thể lại các đội chơi kéo dài thời gian làm trễ nải do đó có thể cắt bớt một số câu hỏi của phần thi dành cho khán giả.
- Điều chỉnh về nhân sự: ví dụ như các đội chơi có thể có những người dự bị để phòng hờ khi những người tham gia chính thức bị trục trặc vấn đề không tới tham gia
được thì họ có người bổ sung vào hoặc họ có những thành viên dự bị về phần kiến thức nào thì tới phần thi nào tương ứng lượng kiến thức đó họ sẽ cho người thay thế.
- Điều chỉnh địa điểm: có thể là địa điểm theo dự kiến hôm đó bị bận vấn đề gì đó không thể tổ chức được thì người tổ chức có thể chọn phòng khác để tổ chức hoạt động hoặc là sẽ dời lại vào một ngày khác nếu như không có phòng.