Tổ chức bộ máy kế toán

Hình 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 3.4.2 Chức năng nhiệm vụ của từng cá nhân

Kế toán trưởng: Thực hiện nghiêm túc chức năng được quy định trong pháp lệnh kế toán trưởng doanh nghiệp quốc doanh. Có trách nhiệm giúp đỡ Giám đốc Công ty thực hiện pháp lệnh kế toán thống kê và điều hành tổ chức kế toán Nhà nước trong hoạt động kinh doanh của Công ty. Có trách nhiệm kiểm soát và hướng dẫn mọi hoạt động tổ chức và quản lý kinh doanh của các đơn vị cơ sở, đồng thời chỉ đạo cán bộ công nhân viên thuộc thẩm quyền mình quản lý từ Công ty đến Phòng Kế toán Công ty nhằm làm tốt công tác kế toán - thống kê. Đồng thời, chịu trách nhiệm về sự chính xác các số liệu trong báo cáo.

Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu, chi tiền mặt thông qua phiếu thu và phiếu chi ghi vào sổ quỹ tiền mặt hằng ngày, đối chiếu với kế toán thanh toán trong ngày để

Kế Toán Trưởng Thủ Quỹ Kế Toán Tiền Mặt, Tiền Gửi Ngân Hàng Kế Toán Phải Thu, Phải Trả, Báo Cáo Thuế Kế Toán Tổng Hợp Kế Toán Vật Tư

kịp thời phát hiện sai sót, cuối mỗi ngày phải khoá sổ và kiểm số dư tiền mặt còn lại cuối ngày. Thủ quỹ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng.

Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: hàng ngày ghi chép liên tục vào sổ, lập phiếu thu, chi cho các hoạt động của công ty như tạm ứng, trả lương cho nhân viên,..v.v.

Kế toán tiền phải thu phải trả, báo cáo thuế: Hàng ngày kết hợp với kế

toán vật tư để cập nhật số liệu thực tế về số lượng vật tư hàng hóa nhập xuất và cung ứng để theo dõi báo cáo thuế...

Kế toán tổng hợp: Xác định kết quả kinh doanh các khoản thanh toán với Nhà nước. Hàng tháng, hàng quý cũng như cuối kỳ kế toán, Kế toán Tổng hợp lập tất cả các báo cáo tài chính, giúp kế toán trưởng báo cáo, phân tích hoạt động kinh doanh tại Công ty. Bảo quản, lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán cũng như cung cấp những thông tin cần thiết cho các bộ phận có liên quan bên ngoài.

3.4.3 Chếđộ kế toán và hình thức ghi sổ kế toán

Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam theo Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính, Thông Tư số 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ Tài Chính hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán và các chuẩn mực kế toán do Bộ Tài Chính ban hành.

Hình thức ghi sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức kế toán

Nh

Trình tự ghi sổ kế toán

Hàng ngày khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế, kế toán tiến hành kiểm tra các chứng từ gốc để đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc theo yêu cầu của kế toán trưởng, giám đốc (đối với những nghiệp vụ xin ý kiến cấp trên trước khi hạch toán) tiến hành nhập liệu.

Sau khi nhập liệu vào máy tính, kế toán in ra các chứng từ liên quan như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT,... để phục vụ cho việc luân chuyển, lưu trữ. Các tài khoản sau khi được nhập liệu sẽ cập nhật tới sổ nhật ký chung, các sổ cái, sổ chi tiết liên quan.

Cuối tháng, kế toán tiến hành khóa sổ kế toán. Đối chiếu các số liệu trên các sổ kế toán liên quan như sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết, sổ nhật ký chung với bảng cân đối phát sinh,... in các sổ kế toán, thực hiện lưu trữ theo quy định.

Khi có yêu cầu của cấp trên, kế toán tiến hành in các báo cáo phục vụ yêu cầu quản lý của công ty.

Ghi chú

Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, quý, năm Đối chiếu, kiểm tra

Hình 3.3 Sơđồ Kế toán trên máy tính Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Số Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp Chi tiết

3.4.4 Phương pháp kế toán

- Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.

- Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Đánh giá theo giá gốc, bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có đươc hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.

- Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Tính giá theo phương pháp thực tế đích danh.

- Khấu hao tài sản theo phương pháp đường thẳng. - Nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. - Tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. - Hệ thống sổ sách tại công ty sử dụng hình thức nhật ký chung. - Tính giá thành theo phương pháp trực tiếp.

3.5 SƠ LƯỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TỪ NĂM 2011 ĐẾN NĂM 2013

Quá trình kinh doanh của công ty qua 3 năm được thể hiện qua bảng tóm tắt sau:

Bảng 3.1 Tóm tắt tình hình kinh doanh của công ty qua 3 năm 2011-2013

Đơn vị tính: nghìn đồng Chỉ tiêu/ năm 2011 2012 2013 2012/2011 2013/2012 Tuyệt đối % Tuyệt đối % Tổng doanh thu 25.464.416 31.985.760 20.295.825 6.521.344 25,61 (11.689.935) (36,55) Tổng chi phí ^{18.480.381 31.786.572 19.895.493 13.306.191 72 (11.891.079) (37,41)} Lợi nhuận trước thuế 6.984.034 199.187 400.331 (6.784.847) (97,15) 201.144 101 Nguồ_{n s}ố _liệ_{u: t}ổ_{ng h}ợ_{p t}ừ _{phòng k}ế _toán

Tổng doanh thu của công ty năm 2012 tăng khoảng 6,5 tỷ (khoảng 25%) so với năm 2011. Tuy nhiên, tổng chi phí năm 2012 lại tăng đến 72% so với năm

2011 làm cho lợi nhuận trước thuế của công ty lại giảm khoảng 6,7 tỷ (khoảng 97%) so với năm 2011. Bước sang năm 2013, doanh thu của công ty có xu hướng giảm xuống khoảng 11,6 tỷ (khoảng 36%) so với năm 2012. Nhưng tổng chi phí giảm đáng kể, khoảng 11,8 tỷ (tương đương 37%) so với năm 2012 nên lợi nhuận trước thuế tăng đến 101%.

Bảng 3.2 Tổng doanh thu của công ty từ năm 2011-2013

Đơn vị tính: nghìn đồng Chỉ tiêu/năm ^{2011 2012 2013 2012/2011 2013/2012} Bán hàng và cung cấp dịch vụ 24.401.449 30.381.628 20.295.359 5.980.179 (10.086.269) Hoạt động tài chính 1.015.694 1.604.131 465 588.437 (1.603.666) Thu nhập khác 47.272 - - (47.272) - Tổng doanh thu 25.464.415 31.985.759 20.295.824 6.521.344 (11.689.935) Nguồ_{n s}ố _liệ_{u: T}ổ_{ng h}ợ_{p t}ừ _{phòng k}ế _toán

Doanh thu của công ty đến từ hai hoạt động chủ yếu là bán hàng, cung cấp dịch vụ và hoạt động tài chính. Trong đó, bán hàng và cung cấp dịch vụ là nguồn thu chủ yếu của công ty. Tổng doanh thu năm 2012 cao nhất trong 3 năm, đạt gần 32 tỷ, tăng khoảng 6,5 tỷ so với năm 2011 là do trong năm 2012 công ty hoàn thành và bàn giao nhiều công trình xây dựng, chủ yếu là công trình dân dụng. Năm 2013 tổng doanh thu của công ty giảm xuống chỉ còn khoảng 20 tỷ, thấp nhất trong 3 năm là do đa số các hợp đồng xây dựng đã được bàn giao trong năm 2012 nên đến năm 2013 số lượng công trình còn lại bàn giao không nhiều.

Bảng 3.3 Tóm tắt các khoản chi phí của công ty từ năm 2011-2013 Đơn vị tính: nghìn đồng Chi phí/ năm ^{2011 % 2012 % 2013 %} Giá vốn hàng bán ^{13.827.484 74,82 23.806.291 74,89 15.463.953 77,72} Hoạt động tài chính ^{3.374.153 18,26 6.222.153 19,57 2.445.825 12,29} Trong đó: lãi vay ^{3.374.153 5.728.903 1.747.240} Quản lý doanh nghiệp 1.264.181 6,84 1.758.126 5,54 1.985.714 9,99 Chi phí khác ^{14.562 0,08 - - - -} Tổng 18.480.380 100 31.786.570 100 19.895.492 100 Nguồ_{n s}ố _liệ_{u: T}ổ_{ng h}ợ_{p t}ừ _{phòng k}ế _toán

Từ năm 2011 đến năm 2012, Tổng chi phí tăng từ khoảng 18,5 tỷ lên gần 31,8 tỷ. Tuy nhiên đến năm 2013 thì tổng chi phí giảm xuống còn khoảng 19,8 tỷ. Điều này là do trong năm 2012, công ty đẩy mạnh kinh doanh, số lượng công trình bàn giao nhiều nên chi phí giá vốn tăng cao. Nhưng đến năm 2013, số lượng công trình hoàn thành bàn giao ít kéo theo chi phí giá vốn cũng giảm xuống. Trong đó, chi phí giá vốn hàng bán chiếm tỷ lệ cao nhất trong tổng chi phí, trên 74% trong tổng chi phí từng năm. Công ty hoạt động trong ngành xây dựng, sản phẩm kinh doanh chủ yếu là nhà ở nên giá vốn khá lớn.

Bên cạnh đó, do nhu cầu mở rộng kinh doanh, trúng thầu nhiều công trình lớn đòi hỏi nguồn vốn nhiều nên công ty đã tiến hành vay vốn để đầu từ. Dẫn đến chi phí lãi vay phải trả tăng, cao nhất là năm 2012 (lãi vay gần 5,7 tỷ).

Kết quả kinh doanh của công ty qua 3 năm có nhiều khả quan, mặc dù lợi nhuận năm 2012 và năm 2013 giảm đáng kể so với năm 2011. Tuy nhiên, doanh thu năm 2012 lại tăng so với năm 2011. Đến năm 2013, doanh thu có giảm hơn so với năm 2012 nhưng lợi nhuận công ty đạt được gần gấp 2 lần so với năm 2012. Đây là dấu hiệu cho thấy công ty đang trên đà phát triển, vẫn duy trì thị trường cũ

và mở rộng ra thi trường mới trong bối cảnh ngành xây dựng đang gặp nhiều khó khăn trong những năm gần đây.

3.6 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN 3.6.1 Thuận lợi 3.6.1 Thuận lợi

- Công ty TNHH XD & TM Nhân Lực nằm trên địa bàn Thành phố Sóc Trăng, cơ sở hạ tầng còn thiếu. Do đó nhu cầu xây dựng là rất lớn, nhất là những công trình dân dụng. Môi trường kinh doanh thuận lợi này là một yếu tố rất quan trọng giúp Công ty phát triển một cách nhanh chóng.

- Qua 6 năm hình thành và phát triển, Công ty đã có được nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực thi công công trình. Công ty đang dần tạo được uy tín trên thị trường thông qua việc hoàn thành nhiều công trình xây dựng, là nền tảng giúp Công ty phát triển trong tương lai.

- Đội ngũ cán bộ quản lý, công nhân viên có nhiệt tình trong công tác, luôn luôn tích cực phấn đấu nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn trong quản lý kinh doanh. Hiện tại, đội ngũ nhân viên của công ty có trình độ chuyên môn cao bao gồm kỹ sư xây dựng, kỹ sư cơ khí, kỹ sư điện, cử nhân kế toán, các tổ đội thi công... nhờ vậy Công ty luôn có đủ nhân lực để thực hiện các hoạt động xây dựng với tiến độ nhanh, chất lượng tốt.

3.6.2 Khó khăn

- Vốn kinh doanh còn thiếu so với nhu cầu sản xuất. - Sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp.

- Giá cả nguyên vật liệu xây dựng, xăng dầu tăng cao đột ngột làm ảnh hưởng đến các công trình đang thi công dở dang.

- Do khó khăn trong nền kinh tế cả nước dẫn đến việc khó khăn trong tiếp cận nguồn vốn vay của ngân hàng mặc dù lãi suất cho vay đã hạ xuống.

3.6.3 Phương hướng phát triển

- Công ty tiếp tục phát triển, đẩy mạnh đầu tư, cải tiến trên tất cả các lĩnh vực, hoàn thiện mô hình sản xuất, bố trí sắp xếp lao động một cách phù hợp với nhiệm vụ và yêu cầu của từng giai đoạn. Tập trung xây dựng nhà ở dân dụng có giá trị thấp, phù hợp với khả năng kinh tế của người dân và tình hình kinh tế khó khăn hiện nay.

- Thực hiện phân tích, đánh giá chất lượng lao động để có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, rèn luyện trong tác phong cũng như khả năng làm việc của người lao động, đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty.

- Nâng cao chất lượng sản phẩm, phát triển vì mục đích cạnh tranh, tăng lợi nhuận cho Công ty.

CHƯƠNG 4

KẾ TOÁN CHI PHÍ VÀ PHÂN TÍCH BIẾN ĐỘNG CHI PHÍ TẠI

CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI NHÂN LỰC

4.1.1Khi nhận được thông báo trúng thầu

Khi nhận được thong báo trúng thầu, Công ty tiến hành các bước sau:

- Kiểm tra và điều chỉnh lại hồ sơ dự thầu cho phù hợp với kết quả trúng thầu, bổ sung những yêu cầu cần thiết theo yêu cầu của chủ đầu tư.

- Tiến hành đàm phán đi đến thống nhất các điều khoản và ký kết hợp đồng. - Ký kết giấy bảo lãnh thực hiện hợp đồng với ngân hang nơi Công ty mở tài khoản.

4.1.2 Thực hiện tổ chức thi công

Khi nhận lệnh khởi công, Công ty thực hiện đúng theo quy định và cam kết trong hồ sơ dự thầu.

Tổ chức phương án tổ chức, quản lý thi công công trình “Cửa hàng Vật Liệu Xây Dựng 5A”.

Trước khi khởi công công trình cần cụ thể hóa thiết kế tổ chức xây dựng và biện pháp thi công.

Trước khi thi công một hạng mục công trình hay một bộ phận công trình có tính chất phức tạp, nhà thầu phải lập thiết kế, có biện pháp thi công chi tiết.

Hằng ngày, khi tổ chức một dây chuyền thi công hạng mục mới, trước khi bắt đầu thi công hạng mục mới, Đội Trưởng phải vạch kế hoạch thực hiện từng công việc, xác định khối lượng dự kiến thực hiện và thời gian để hoàn thành công việc đó.

Kế hoạch đó được Đội Trưởng đưa vào Sổ nhật ký thi công và một bảng giao cho bộ phận Tư vấn giám sát.

Các phương án cụ thể như sau:

+ Quản lý vật tư: Dựa vào bảng thiết kế và bảng dự trù vật tư do Phòng Vật Tư lập đã được Giám Đốc ký duyệt, Phòng Vật Tư tiến hành mua vật tư để cung cấp cho công trình. Các vật tư có giá trị nhỏ, các đội được ủy quyền đi mua theo đúng khối lượng và chất lượng báo về Công Ty.

+ Quản lý tiền lương: Căn cứ vào lương khoán toàn bộ công trình, Đội Trưởng dựa vào khối lượng công việc thực hiện mỗi tháng và số ngày công của từng người để lập bảng chấm công.

Khi công tác thi công hoàn thành, tiến hành bàn giao đưa vào sử dụng và đồng thời quyết toán công trình.

4.2 KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT

4.2.1 Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

4.2.1.1 Nội dung

Vật tư chính: xi măng, cát, đá... chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí vật tư. Vật tư phụ: đinh, tôn, ván lót... chiếm tỷ trọng nhỏ nhưng hỗ trợ cho công tác thi công công trình.

Bảng 4.1: Tổng hợp vật tư theo dự toán công trình CH VLXD 5A. STT TÊN LOẠI VẬT TƯ ^ĐƠN VỊ KHỐI LƯỢNG ĐƠN GIÁ (đồng) THÀNH TIỀN ( nghìn đồng) 1 Cát đổ bê tông M3 98,47 81.818 8.056 2 Cát mịn, ML = 1,5-2 M3 109,39 81.818 8.949 3 Dây thép Kg 409,89 18.636 7.638 4 Đá dăm 0 x 4 M3 303,31 909.091 275.732 5 Đá dăm 1 x 2 M3 135,82 295.455 40.128 6 Gạch ống 9x9x19 Viên 74.456,47 909 67.680 7 Gạch thẻ 4x8x18 Viên 13.434,20 909 12.211 8 Ống nhựa miệng bát D114 ^M 154,28 ^68.800 10.614 9 Sơn chống sét (rồng đen) ^Lít 330,83 ^25.455 8.421 10 Thép ĐK <=10 mm Kg 5.080,52 16.118 81.887 11 Thép tròn 10mm Kg 13.184,17 15.645 206.266 12 Thép giằng kèo ĐK = 14 ^Kg 1.155,55 ^15.645 18.078 13 Thép giằng xà gồ LDC 25x3 ^M 271,75 ^198.333 53.897 14 Thép góc LDC 50x4 M 536,07 40.909 21.930 15 Thép góc LDC 80x7 M 200,48 139.394 27.945 16 Thép góc LDC 90x8 M 667,30 174.242 116.271 17 Thép tấm dày 6mm M 16,34 1.181.818 19.316 18

Tole sóng vuông màu xanh rêu ( 2,9 - 3,1kg/m2 ) M2 1.995,47 75.455 150.568 19 Xà gồ thép mạ kẽm C150x50x2 ^M 1.493,92 ^74.545 111.364 20 Xi măng PC30 Kg 78.277,53 1.400 109.588 ... ... ... ... ... ... Tổng cộng ^1.537.470 Nguồ_{n: Phòng V}ậ_{t T}ư _Thiế_{t B}ị

4.2.1.2 Công tác kế toán

Công ty sử dụng tài khoản 1541 để tổng hợp “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”.

Hàng ngày, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tiến hành nhập vào chứng từ trên phần mềm như phiếu chi, phiếu kế toán... Phần mềm sẽ tự động cập nhật vào sổ chi tiết, sổ cái, sổ nhật ký chung.

Kế toán sử dụng “Phiếu kế toán” để định khoản những nghiệp vụ kinh tế, chủ yếu là những nghiệp vụ mua hàng nhưng chưa thanh toán tiền cho người