I. Đặc điểm tổ chức, quản lí sản xuất và công tác kế
1. Đặc điểm về TSCĐ tại Công ty Truyền tải điện I
Do đặc thù riêng của ngành điện, nên TSCĐ tại Công ty chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng tài sản. TSCĐ đóng vai trò quan trọng trong sản xuất kinh doanh và thực hiện các nhiệm vụ Nhà nớc giao.
Để tăng cờng công tác quản lý, bảo vệ an toàn TSCĐ và đảm bảo chất l- ợng thông tin kế toán, công tác quản lý và hạch toán TSCĐ ngoài những yêu cầu chung của kế toán, còn thực hiện theo quy định của Tổng công ty.
Việc quản lý và tổ chức hạch toán TSCĐ đợc thực hiện bằng phần mềm máy tính do Tổng Công ty viết trên nền Foxpro nhằm phục vụ kịp thời và chính xác những yêu cầu quản lý, hạch toán TSCĐ của các đơn vị và toàn Tổng công ty.
Biểu 3: Trích bảng tổng hợp tình hình tăng giảm TSCĐ năm 1998 - 1999 - 2000
Năm 1998 1999 2000
Nguyên giá (đ) 2.121.911.670.474 2.237.334.073.959 2.258.929.338.750
Giá trị hao mòn (đ) 938.204.957.911 1.168.696.214.376 1.175.772.721.358
Giá trị còn lại (đ) 1.183.706.12.563 1.068.637.859.580 1.083.156.617.392 Số liệu trên cho thấy hàng năm Công ty đều chú ý tăng cờng, đổi mới TSCĐ. Số liệu chi tiết về TSCĐ tại Công ty tính đến ngày 31/12/2000 nh sau:
Tổng nguyên giá TSCĐ là 2.258.929.338.750 đ, trong đó:
• Theo nguồn hình thành: - TSCĐ đầu t bằng vốn ngân sách: 1.627.826.287.500 - TSCĐ đầu t bằng vốn tự bổ sung: 156.252.920.250 - TSCĐ đợc hình thành từ nguồn vốn vay: 474.850.131.000 Tổng cộng: 2.258.929.338.750
- TSCĐ đang dùng trong sản xuất kinh doanh: 2.110.617.988.500
- TSCĐ cha, không cần dùng: 0
- TSCĐ h hỏng chờ thanh lý: 108.171.337.050
- TSCĐ không khấu hao: 40.140.013.200
Tổng cộng: 2.258.929.338.750
• Theo đặc trng kĩ thuật:
Trên thực tế cũng nh nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, Công ty cha đánh giá đợc giá trị TSCĐ vô hình nên toàn bộ TSCĐ hiện có ở Công ty đều là TSCĐ hữu hình. Số TSCĐ đang dùng trong SXKD (2.110.617.988.500 đ) gồm: + Nhà cửa (2112): 31.741.500.000 + Vật kiến trúc(2112): 1.753.741.500 + Máy móc thiết bị động lực (2113): 607.152.025.200
+ Máy móc thiết bị công tác (2113): 8.736.472.500
+ Máy móc thiết bị truyền dẫn (2114): 1.443.173.409.300
+ Thiết bị, dụng cụ quản lý (2115): 4.515.210.000
+ Thiết bị và phơng tiện vận tải (2115):
12.180.420.000 +TSCĐ khác dùng trong SX kinh doanh (2118): 1.356.210.000
2. Tổ chức hạch toán TSCĐ tại Công ty Truyền tải điện I
• Để hạch toán TSCĐ kế toán sử dụng các tàikhoản sau: TK 211 (2112, 2113, 2114, 2115,2118)
TK 214 (2141)
TK 241 (2413) Trong đó 24131: tự làm 24132: thuê ngoài
TK 009
Các TK 411, 111, 112, 133, 1384, 3331, 331...
• Hệ thống sổ sách theo dõi TSCĐ gồm: - Thẻ TSCĐ.
- Sổ chi tiết TSCĐ theo từng đơn vị sử dụng. - Sổ cái TK 211 và sổ cái TK 214.
- Bảng tổng hợp tình hình tăng giảm TSCĐ.
• Việc hạch toán TSCĐ đợc thực hiện theo trình tự sau:
Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh (kèm theo chứng từ gốc), kế toán tiến hành phân loại các nghiệp vụ và lập dữ liệu vào máy tính. Song song, kế toán tiến hành ghi chép số liệu vào các sổ kế toán chi tiết. Đây là việc làm hết sức cần thiết để giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu đồng thời làm giảm rủi ro khi máy có sự cố. Các công việc còn lại nh lên các sổ tổng hợp: Nhật ký chung, Sổ cái, Báo cáo tài chính,...thì đợc thực hiện trên máy tính, đối với những phần hành cha có phần mềm riêng thì đợc làm trên EXCEL để giảm bớt khối lợng công việc.
Công tác kế toán tại Công ty có thể khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 15: Khái quát trình tự hạch toán TSCĐ
Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết TSCĐ Sổ cái TK 211, 214 Sổ nhật kí chung
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Căn cứ vào trình tự chung đó, các nghiệp vụ về TSCĐ tại Công ty Truyền tải điện I đợc hạch toán cụ thể nh sau:
2.1. Hạch toán tình hình tăng giảm TSCĐ (hữu hình).
Hạch toán chi tiết TSCĐ tại Công ty.
Tại Công ty kế toán TSCĐ sử dụng phần mềm do Tổng công ty viết, công tác kế toán đợc thực hiện nh sau:
Khi tăng TSCĐ, kế toán lập hồ sơ cho TSCĐ gồm: - Biên bản giao nhận TSCĐ
- Biên bản nghiệm thu kỹ thuật TSCĐ - Hoá đơn GTGT của bên bán
- Hợp đồng mua bán hàng hoá - Biên bản thanh lý hợp đồng.
Sau đó, TSCĐ sẽ đợc phân loại theo yêu cầu quản lí của doanh nghiệp. Mỗi TSCĐ có một số hiệu và đợc vào sổ chi tiết TSCĐ trớc khi vào các sổ tổng hợp liên quan.
Khi giảm TSCĐ (do nhợng bán, thanh lý, điều chuyển nội bộ,...) kế toán lập hồ sơ giảm TSCĐ có đầy đủ chứng từ cần thiết nh:
- Quyết định của cấp có thẩm quyền (nếu có) - Biên bản thanh lý TSCĐ
- Phiếu thu
Đồng thời kế toán ghi giảm TSCĐ ở sổ chi tiết TSCĐ và ghi vào các sổ tổng hợp liên quan.
Báo cáo tài chính Bảng cân đối
2.1.1- Kế toán tăng TSCĐ:
Kế toán tăng TSCĐ do mua sắm:
Căn cứ vào nhu cầu sử dụng, Công ty lập kế hoạch mua sắm TSCĐ trình Tổng công ty duyệt. Nếu đợc chấp nhận, Công ty tổ chức đấu thầu hoặc xem xét các bản chào giá cạnh tranh để chọn đơn vị cung cấp. Hồ sơ mua sắm TSCĐ phải có đủ ít nhất là: Biên bản bàn giao và nghiệm thu TSCĐ; Hoá đơn GTGT của bên bán; Phiếu nhập kho TSCĐ và các chứng từ liên quan khác. Khi đa TSCĐ vào sử dụng, phải có văn bản bàn giao TSCĐ cho bộ phận sử dụng đồng thời lập phiếu xuất kho TSCĐ. Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán lập chứng từ tăng TSCĐ, lập thẻ TSCĐ và vào sổ chi tiết TSCĐ, sổ nhật kí chung, sổ cái TK 211.
Để thấy rõ hơn qui trình đó, chúng ta đi sâu vào một nghiệp vụ tăng TSCĐ do mua sắm cụ thể.
♦ Trích số liệu ngày 15/01/2001: Công ty mua 01 máy tính xách tay Toshiba, 02 máy vi tính Pentium III cùng 02 máy in Laser HP1100. Hồ sơ tăng TSCĐ gồm có các chứng từ:
- Giấy báo số d khách hàng.
- Biên bản mở thầu mua sắm thiết bị máy tính. - Biên bản xét thầu mua sắm thiết bị máy tính
- Báo giá của công ty thông tin INFOCOM - 23 Láng Hạ. - Báo giá của công ty máy tính và thiết bị Việt Sa.
- Hợp đồng mua bán thiết bị máy vi tính với công ty INFOCOM. - Biên bản thanh lí hợp đồng.
- Hoá đơn GTGT
- Biên bản bàn giao và nghiệm thu thiết bị. - Phiếu nhập kho.
- Phiếu xuất kho. - Phiếu chi.
Dới đây là một số mẫu cụ thể: Mẫu 1:
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---*****---
hợp đồng mua bán thiết bị máy vi tính
Số 05 HĐ/ INFOCOM - TTĐ1
Hà Nội, ngày 12 tháng 01 năm 2001
- Căn cứ vào pháp lệnh HĐKT của HĐNN nớc CHXHCNVN ban hành ngày 29/9/1989.
- Căn cứ vào Nghị định số 17/HĐKT ban hành ngày 16/01/1990 của HĐBT hớng dẫn thi hành pháp lệnh HĐKT.
Hôm nay, ngày 12/01/2001 tại Công ty truyền tải điện I. Chúng tôi gồm:
Bên A: Công ty TTĐ 1.
- Đại diện: Ông Đậu Đức Khởi - Chức vụ: Giám đốc - Địa chỉ: 15 Cửa Bắc - Hà Nội.
- ĐT: 8.293.235 - Fax: 8.293.173 - TK: 710A 00038 tại hội sở giao dịch NHCT VN. - Mã số thuế: 0100100079 - 017 - 1.
Bên B: Công ty thông tin INFOCOM.
- Đại diện: Ông Phạm Lê Huân - Chức vụ: Giám đốc - Địa chỉ: 23 Láng Hạ - Hà Nội.
- ĐT: 5.141.590 - Fax: 5.141.375 - TK: 710B 12129 tại NHCT Đống Đa - Hà Nội. - Mã số thuế: 0100370653 - 1.
Hai bên thoả thuận cùng thực hiện hợp đồng cung cấp máy vi tính cho bên A với nội dung cụ thể nh sau:
TT Tên thiết bị Xuất xứ ĐK BH (năm) SL (chiếc) Đơn giá (USD) VAT (USD) Thành tiền (USD) 1 Máy tính Pentium III Singapo 3 02 675 67.5 1.485 2 Máy tính xách tay Singapo 3 01 2.950 295 3.245 3 Máy in laser HP1100 Singapo 1 02 410 41 902 4 Tổng cộng: 05 xxx xxx 5.632
Điều 2: Trách nhiệm bên B.
- Bên B có trách nhiệm bảo hành theo đúng tiêu chuẩn của nhà sản xuất đối với các thiết bị đã bàn giao, kể từ thời gian giao hàng.
Điều kiện không nằm trong việc bảo hành: lỗi do ngời sử dụng gây ra nh virus, tự ý tháo niêm phong, tắc giấy, hỏng phần mềm,...
- Trong quá trình bảo hành, nếu có gì trục trặc bên B phải có mặt để giải quyết.
Điều 3: Trách nhiệm bên A.
- Bên A có trách nhiệm cử ngời theo dõi và giám sát lắp đặt. Sau khi lắp đặt xong cử ngời cùng bên B nghiệm thu kĩ thuật ngay.
- Bên A có trách nhiêm thanh toán cho bên B tổng số tiền là 5.632 $ (năm nghìn, sáu trăm ba mơi hai USD) sau khi nhận đợc toàn bộ thiết bị do bên B cung cấp. Tỷ giá thanh toán theo tỷ giá bán ra của Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam tại thời điểm thanh toán.
Điều 4: Điều khoản chung.
- Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có gì thay đổi phải báo trớc ít nhất là 15 ngày.
- Hợp đồng có hiệu lực từ ngày 12/01/2001. Hai bên có trách nhiệm thực hiện đúng bản hợp đồng này. Bên nào vi phạm gây thiệt hại cho nhau phải bồi thờng vật chất theo qui định của pháp luật.
- Chậm nhất 30 ngày, hai bên phải gặp nhau để thanh lí, quyết toán sòng phẳng theo qui định của Pháp lệnh HĐKT.
- Hợp đồng đợc lập thành 06 bản, mỗi bên giữ 03 bản có giá trị ngang nhau.
Đại diện bên A. Đại diện bên B.
Đã kí Đã kí Mẫu 2:
Công ty TNHH Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam TT INFOCOM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---*****---
biên bản thanh lí hợp đồng
(V/v thực hiện hợp đồng số 05 HĐ/INFOCOM - TTĐ1 kí ngày 12/01/2001) Hôm nay, ngày 15/12/2001 tại trụ sở Công ty TTĐ1 15 - Cửa Bắc, Hà Nội, chúng tôi gồm:
Bên A: Công ty TTĐ1
Bên B: Công ty thông tin INFOCOM
Tham chiếu theo nội dung hợp đồng số 05 HĐ/INFOCOM - TTĐ1 kí ngày 12/01/2001 và quá trình thực hiện hợp đồng. Hai bên đã thống nhất kí biên bản thanh lí hợp đồng với nội dung sau:
- Bên B đã thực hiện đầy đủ nội dung điều 1 và chịu trách nhiệm thực hiện điều khoản 2 và 4 của bản hợp đồng trên trong thời gian qui định.
- Thanh toán kinh phí theo điều 1 của bản hợp đồng.
- Hai bên chấm dứt giá trị hiệu lực của bản hợp đồng kể từ ngày kí biên bản thanh lí hợp đồng.
Đại diện bên A Đại diện bên B
Mẫu 3: Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01/GTKT-3LL
Ngày 15 tháng 01 năm 20001
Số: 002561 Đơn vị bán hàng: Công ty Thông tin INFOCOM
Địa chỉ: 23 Láng Hạ - Hà Nội. Mã số: 01 00370653 1 Họ tên ngời mua hàng: Công ty TTĐ1.
Hình thức thanh toán: Trả bằng tiền mặt. Mã số: 01 00100079 017 1
Số tt Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số l- ợng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng)
2 Máy vi tính Pentium III Chiếc 02 9.794.250 19.588.500 3 Máy in Laser HP 1100 Chiếc 02 5.949.100 11.898.200 Cộng tiền hàng: 74.291.200 Thuế suất GTGT: 10% tiền thuế GTGT: 7.429.120 Tổng cộng tiền thanh toán: 81.720.320
Số tiền viêt bằng chữ: tám mốt triệu, bảy trăm hai mơi nghìn, ba trăm hai mơi đồng.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Mẫu 4:
Công ty TNHH Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam TT INFOCOM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---*****---
biên bản bàn giao và nghiệm thu thiết bị
Hôm nay, ngày 15/01/2001, tại trụ sở Công ty TTĐ1, 15 Cửa Bắc, Hà Nội, chúng tôi gồm:
Bên A: Công ty TTĐ1
Đại diện: 1. Ông Vũ Hữu Hoa Chức vụ: Phó Giám đốc 2.Bà Vũ Thị Lan Chức vụ: TP. TT đo đếm Địa chỉ: 15 - Cửa Bắc, Hà Nội.
ĐT: 8.293.235 Fax: 8.293.173
Bên B: Công ty thông tin INFOCOM.
Đại diện: 1. Ông Phạm Lê Thuần Chức vụ: Giám đốc 2. Ông Nguyễn Việt Dũng Chức vụ: CB kĩ thuật. Địa chỉ: 23 - Láng Hạ, Hà Nội.
ĐT: 5.141.590 Fax: 5.141.375
Theo hợp đồng mua bán thiết bị số 05 HĐ/INFOCOM - TTĐ1 kí ngày 12/01/2001, chúng tôi đã hoàn thành công việc bàn giao và lắp đặt thiết bị. Các thiết bị trong bản hợp đồng này sau khi bàn giao và lắp đặt đều đúng theo hợp đồng và đã hoạt động tốt. Các thiết bị gồm:
TT Tên thiết bị Xuất xứ ĐK BH(năm) (chiếc)SL Đơn giá(USD) (USD)VAT Thành tiền(USD) 1 Máy tính Pentium III Singapo 3 02 675 67,5 1.485 2 Máy tính xách tay Singapo 3 01 2.950 295 3.245 3 Máy in laser HP1100 Singapo 1 02 410 41 902 4 Tổng cộng: 05 xxx Xxx 5.632
Biên bản đợc lập thành 06 bản, mỗi bên giữ 03 bản có giá trị nh nhau.
Đại diện bên A Đại diện bên B
Mẫu 5: Phiếu chi Mẫu 02 - TT ban hành theo
Ngày 15/01/ 2001 QĐ 1141-TC/ QĐ/CĐKT
Đơn vị: Công ty TTĐ1 Quyển số: 1
Địa chỉ: 15 Cửa Bắc, HN Số: 015 Nợ TK 21152: 74.291.200
Nợ TK 1332: 7.429.120 Có TK 111: 81.720.320
Ngời nhận tiền: Nguyễn Thị An
Địa chỉ: Phòng Tài chính Công ty TTĐ1
Lí do chi: chi mua máy tính xách tay, máy tính và máy in cho Công ty. Số tiền: 81.720.320đ (tám mốt triệu, bảy trăm hai mơi nghìn, ba trăm hai mơi đồng).
Kèm theo: 03 chứng từ gốc.
Giám đốc Kế toán trởng Ngời lập phiếu
Đã nhận đủ số tiền: tám mốt triệu, bảy trăm hai mơi nghìn, ba trăm hai mơi đồng.
Ngày 15/01/2001
Thủ quỹ Ngời nhận tiền
+ Tỷ giá ngoại tệ (của NHNTVN ngày 15/01/2001): 14.510 VNĐ/USD + Số tiền qui đổi: 5.632 USD
Căn cứ quyết định đầu t Ban Giám đốc và các hồ sơ nói trên, kế toán TSCĐ sẽ lập chứng từ hạch toán tăng TSCĐ theo định khoản:
Nợ TK 211: 74.291.200 Nợ TK 133: 7.429.120
Có TK 111: 81.720.320 Sau đó kế toán vào sổ chi tiết TSCĐ có mẫu nh sau:
Biểu 4: Sổ chi tiết TK 211: 2115- TSCĐ hh - dụng cụ quản lý Chứng từ Diễn giải Tài khoản Đối ứng Số phát sinh NT Số Nợ Có D đầu kỳ: xxx
12/01/2001 015/PC Mua máy vi tính, máy tính xách tay, máy in ...
111 74.291.200
D cuối kỳ xxx
Tăng TSCĐ do điều chuyển.
Căn cứ quyết định của cấp có thẩm quyền về việc điều chuyển TSCĐ, hai bên tổ chức giao nhận và lập biên bản giao nhận TSCĐ.
+ Bên giao TSCĐ chịu trách nhiệm lập hồ sơ báo cáo cấp có thẩm quyền để ra quyết định tăng giảm vốn (trờng hợp giảm vốn).
+ Bên nhận TSCĐ căn cứ vào hồ sơ giao nhận TSCĐ để hạch toán tăng TSCĐ sổ theo dõi TSCĐ, tính hao mòn và trích khấu hao theo quy định.
♦ Trích số liệu ngày 21/01/2001
Tăng 1 máy hàn điện đa năng (vốn ngân sách) do điều chuyển từ nhà máy thuỷ điện Hoà bình đến.
Nguyên giá: 65.500.000
Khấu hao: 52.400.000 Giá trị còn lại: 13.100.000
Các chứng từ gồm có:
- Quyết định điều chuyển của Giám đốc nhà máy thuỷ điện HB. - Biên bản giao nhận TSCĐ mẫu số 01-TSCĐ/QĐ1141 ngày
1/1/1995.
- Biên bản thanh lý TSCĐ của nhà máy Thuỷ điện Hoà Bình.
- Biên bản đánh giá máy hàn điện đa năng đề nghị thanh lý tại Nhà máy Thuỷ điện Hoà Bình.
- Biên bản đánh giá tình trạng kỹ thuật của máy. Sau đây là một số mẫu:
Mẫu 6: