I. Đặc điểm tổ chức, quản lí sản xuất và công tác kế
3. Đặc điểm tổ chức bộ máy và công tác kế toán ở Công ty
Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán
Công tác hạch toán kế toán ở Công ty TTĐ1 có nhiều khác biệt và phức tạp so với các ngành khác. Với một cơ cấu tổ chức quản lý gồm rất nhiều đơn vị trực thuộc, mặc dù đã có sự phân cấp quản lý tài chính nhng cha triệt để do đòi hỏi cao về tính tập trung và thống nhất trong chỉ đạo và quản lý ở cấp vĩ mô (Tổng Công ty). Do đó để phù hợp với đặc điểm của Công ty, bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức nh sau:
Sơ đồ 13 : Sơ đồ Tổ chức bộ máy kế toán Công ty TTđI
Ghi chú: Kế toán trởng Kế toán ngân hàng
Mối quan hệ trực tuyến Mối quan hệ tham m u Phó phòng
quản lý và tập Hợp chi phí TRUYềN TảI ĐIệN
Phó phòng phụ trách đầu t và chi phí đại tu
Thủ quỹ
Nhân viên kế toán đơn vị phụ thuộc Kế toán tiền mặt Kế toán vật t Kế toán TSCĐ, tập hợp chi phí đại tu Kế toán tổng hợp chi phí, giá thành Kế toán đầu t, ctrình quá tải Kế toán quyết toán ctrình đại tu Kế toán công nợ, VAT
Bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến, KTT trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành, đồng thời lại có quan hệ có tính chất tham mu giữa KTT và kế toán phần hành.
Phòng Tài chính - Kế toán gồm 12 ngời:
+ Kế toán tr ởng : Là ngời đứng đầu phòng TC-KT, có trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán; chỉ đạo hớng dẫn kiểm tra các chứng từ kế toán do các KTV thực hiện thông qua phó phòng kế toán. KTT có quyền tham gia với các bộ phận liên quan, lập quyết toán tài chính cho các công trình đợc duyệt quyết toán, đợc phép đại diện cho Công ty tham gia kí kết các hợp đồng kinh tế.
+ Phó phòng quản lý và tập hợp chi phí truyền tải: tham mu giúp việc cho KTT kiểm tra hoạt động tài chính của các đơn vị trực thuộc.
+ Phó phòng phụ trách lĩnh vực đầu t , XDCB : thanh quyết toán các công trình đại tu.
+ Kế toán ngân hàng : Ghi chép các khoản thu, chi liên quan đến TGNH. Cuối tháng đối chiếu số d tài khoản TGNH với bảng sao kê do NH gửi; lập báo cáo chi tiết tài khoản TGNH nộp cho kế toán tổng hợp.
+ Kế toán tiền mặt, l ơng : Theo dõi các khoản thu chi liên quan đến tiền mặt, việc thanh toán lơng, tiền thởng, BHXH và các khoản thuộc về thu nhập của CBCNV...
+ Kế toán vật t : Hạch toán tình hình nhập, xuất, tồn kho vật t tại Công ty và tại kho các đơn vị trực thuộc. Tiến hành đối chiếu, kiểm tra thẻ kho, sổ sách với tình hình tồn kho thực tế tại kho và phòng vật t.
+ Kế toán TSCĐ, tập hợp chi phí đại tu : Hạch toán tình hình tăng, giảm TSCĐ; xác định đúng đối tợng phân bổ, mức trích khấu hao TSCĐ. Cuối tháng lập bảng phân bổ khấu hao, báo cáo tăng giảm TSCĐ. Hàng tháng tập hợp toàn bộ chi phí đại tu phát sinh căn cứ số liệu trong báo cáo kế toán của các đơn vị trực thuộc.
+ Kế toán tổng hợp chi phí, giá thành : Phụ trách khâu tập hợp toàn bộ chi phí sản xuất. Có nhiệm vụ liên kết các kế toán bộ phận, phát hiện sai sót, chênh lệch của báo cáo chi tiết. Cuối kỳ hạch toán lập các báo cáo tài chính thông qua Kế toán trởng và Giám đốc sau đó trình duyệt Ban Tài chính - kế toán Tổng Công ty điện lực Việt Nam.
+ Kế toán quyết toán các công trình đại tu, sửa chữa lớn và nhận thầu xây lắp cho khách hàng : Lập kế hoạch, theo dõi việc thanh quyết toán các công trình đại tu tại các đơn vị trực thuộc. Trình duyệt quyết toán các công trình đại tu, nhận thầu xây lắp theo sự phân cấp
+ Kế toán đầu t , công trình quá tải : Tập hợp toàn bộ các chi phí mua sắm trang thiết bị, xây dựng các trạm biến áp và đờng dây; chi phí thực hiện công trình chống quá tải điện áp thuộc nguồn vốn đầu t của ngành điện trình kho bạc Nhà nớc.
+ Kế toán công nợ, VAT : Có nhiệm vụ theo dõi, xác nhận các khoản tạm ứng nội bộ và công nợ với khách hàng. Cuối tháng lập bảng kê chi tiết theo dõi tài khoản tạm ứng và bảng kê chi tiết theo dõi tài khoản thanh toán với nhà cung cấp.
+ Thủ quỹ : Quản lý tiền mặt tại Công ty. Trên cơ sở chứng từ thu chi, kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp để tiến hành thanh toán và vào sổ quỹ. Cuối ngày đối chiếu số tồn quỹ thực tế với kế toán tiền mặt.
Mỗi kế toán thực hiện từng phần việc cụ thể dới sự phân công của KTT. Trong quá trình thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình thì giữa các nhân viên trong bộ máy kế toán luôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và với tất cả các phòng ban, bộ phận sản xuất trong Công ty.
Hiện nay tại phòng Tài chính - Kế toán chỉ có kế toán tổng hợp, kế toán ngân hàng sử dụng phần mềm kế toán và kế toán TSCĐ sử dụng phần mềm chơng trình quản lý TSCĐ riêng viết trên ngôn ngữ FOXPRO, 2 chơng trình này cha có sự liên kết, chia quyền truy cập. Còn lại các kế toán phần hành khác và các kế toán tại đơn vị trực thuộc chỉ lập bảng, biểu trên phần mềm EXCEL do đó công tác kế toán tại Công ty còn bị trùng lặp và kế toán máy cha phát huy đợc tác dụng.
Công ty TTĐ1 hạch toán phụ thuộc, do đó tất cả các chi phí, doanh thu đều đợc chuyển lên Tổng Công ty để hạch toán tập trung toàn ngành điện. Tại Công ty sẽ không xác định đợc chi phí và doanh thu của sản xuất chính (vận hành truyền tải điện) mà chỉ có thể xác định đợc chi phí, doanh thu và lợi nhuận của sản xuất kinh doanh phụ (lắp đặt, thí nghiệm, hiệu chỉnh cho khách hàng). Đây cũng chính là một đặc thù của Công ty bởi tất cả các khâu từ sản xuất điện đến phân phối tiêu dùng là một dây chuyền khép kín toàn ngành.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Việc lựa chọn hình thức sổ kế toán nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm tổ chức quản lí và sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp.
Đối với Công ty TTĐ1 thì hình thức sổ Nhật ký chung là phù hợp với qui mô và thuận lợi cho việc làm kế toán trên máy vi tính.
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quy định của TCT trên cơ sở theo quyết định 1141-TC/CĐKT ra ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính. Việc ghi chép sổ sách kế toán dựa trên các chứng từ hợp lí, hợp lệ. Các KTV thực hiện công tác kế toán trên máy vi tính đều phải in ra sổ sách hàng tháng. Những sổ sách này có đầy đủ chữ ký của kế toán phần hành và đợc KTT và thủ trởng đơn vị xem xét, ký duyệt.
Hiện nay để phục vụ nhu cầu quản lý, Công ty quy định cho các đơn vị thành viên đều phải mở sổ, ghi chép, quản lý, l u giữ và bảo quản theo đúng chế độ. Sổ sách kế toán bao gồm sổ nhật ký, sổ chi tiết và sổ tổng hợp.
Sơ đồ 14: khái quát trình tự ghi số theo hình thức Nhật ký
chung tại Công ty Truyền tải điện I
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Chứng từ gốc
Sổ nhật ký
đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ cái
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
Ii. Thực trạng hạch toán TSCĐ tại công ty TTĐ1.