Việc tổ chức lập hồ sơ dự thầu cần có sự tỉ mỉ, kiến thức về nhiều mặt của công tác thi công xây dựngg công trình. Sự chuyên môn hóa sẽ làm tăng hiệu quả và chất lượng hồ sơ dự thầu sẽ được nâng cao hơn.
-Quy trình hóa công tác lập Hồ sơ dự thầu.
Công tác lập Hồ sơ dự thầu là bước quan trọng nhất, quyết định chất lượng tranh thầu. Công tác lập Hồ sơ dự thầuu được tiến hành tùy từng loại dự án cụ thể trong đó biện pháp công nghệ, giá, điều kiện thanh toán là các nội dung cơ bản nhất đòi hỏi phải có nhiều thời gian và chi phí để đảm bảo thông tin là đủ điều kiện tin cậy và phù hợp với năngg lực tài chính, kỹ thuật của Công ty.
Công ty trải qua một thời gian kinh nghiệm thực hiện nhiều loại dự án khác nhau và đã có đủ cơ sở để xây dựngg quy trình lập Hồ sơ đấu thầu nhằm giảm bớt các hao phí và tiết kiệm thời gian lập hồ sơ.
Việc quy trình hóa này cũng như một sự đầu tư cần phải có sự quan tâm của lãnh đạo và những ngườii có trách nhiệm và nó đòi hỏi một sự chuẩn bị đồng bộ về dữ liệu, thiết bị đồng bộ không chỉ ở bộ phận kỹ thuật - nơi lập dự án.
Quy trình hóa cần thiết tạo ra một sơ đồ tổng hợp hay từng bước đơn vị riêng biệt. Các công việc nội dungg phải đảm bảo được thực hiện và kiểm tra nhằm tránh nhưng sai sót không cần thiết của Hồ sơ dự thầu tránh sửa chữa bổ sung và giảm đáng kể thời gian lập dự toánn.
-Trong công tác lập hồ sơ dự thầu, Công ty cần tổ chức thành các nhóm chuyên môn :
Nhóm làm phần hàhh chính pháp lý: Nhóm này phải kê khai những năng lực sẵn có theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu và đây là phần đầu tiên của hồ sơ dự thầu được chủ đầu tư đánh giá, Cônng ty phải lập sẵn hồ sơ về năng lực cao nhất để khi đấu thầu có thể rà soát lại nhằm mục đích giảm bớt thời gian và những sai sót có thể xảy ra. Việc bố trí hình thức hồ sơ cũngg rất quan trọng vì đây chính là yếu tố tạo ấn tượng
Nhóm làm hồ sơ kĩ thuật bao gồm: Những cán bộ kĩ thuật, chuyên gia có tay nghề và kihh nghiệm. Nhóm này dựa vào sự hiểu biết, kinh nghiệm và những thông tin thu được để thực hiện đầy đủ và hoàn chỉnh các khâu: Lập bản vẽ thiết kế và biện pháp thi công, biện pháp đảm bảo chất lượng, vật tư vật liệu, bố trí máy móc thiết bị, nhân công thực hiện dự án.
Đồng thời đưa ra sơ đồ tổ chức hiện trường, bố trí máy móc thiết bị, lao động sao cho có hiệu quả nhất. Đây chính là khâu quyết định đến các chỉ tiêu kỹ thuật của công trình: tiến độ, chất lượng, toàn… trong thi công công trình. Và thực hiện công tác này có thể tránh được sự chồng chéo trong quản lý và sử dụng hiệu quả máy móc thiết bị, phát huy được các thế mạnhh về nhân lực và máy móc thiết bị.
Nhóm làm phần thương mại tài chính: Nhóm này thực hiện lập giá dự thầu, thuyết minh biểu tính giá dự thầuu. Một công việc cần thiết của nhóm này là các điều kiện về tài chínhh và các điều kiện thanh toán hợp đồng có lợi cho doanh nghiệp nhưng lại phải để cho chủ đầu tư dễ dàng chhấp nhận.