4.2.3.1 Hoạt động kiểm soát nội bộ a. Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Giữa các cán bộ trong Ngân hàng đƣợc chia trách nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận.
- Tách biệt chức năng lập chứng từ với chức năng ghi sổ. - Tách biệt chức năng ghi chép nghiệp vụ với bảo quản tài sản. - Tách biệt chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát.
- Bất kiêm nhiệm trong việc xét duyệt và thực hiện sửa, xóa, bổ sung,... các nghiệp vụ đã thực hiện vào hệ thống.
b. Kiểm soát hệ thống và quá trình xử lý thông tin
- Kiểm tra sự rõ ràng, đầy đủ, chính xác, hợp lý, hợp lệ của chứng từ trƣớc khi hạch toán vào hệ thống.
- Kiểm soát việc nhập liệu, đảm bảo chính xác các thông tin khi nhập từ chứng từ vào hệ thống IPCAS.
- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin của hệ thống, tính toán, hạch toán lãi.
- Xem xét thông tin đƣợc in ra trên các chứng từ, các báo cáo,...
c. Đảm bảo an toàn về tài sản và thông tin
- Để đảm bảo an toàn thông tin, mỗi nhân viên đƣợc cung cấp một mật khẩu riêng để đăng nhập vào hệ thống và chỉ thực hiện trong phạm vi nhiệm vụ của mình.
- Theo dõi các biến động của tài sản, giá trị trên sổ sách phải khớp đúng với thực tế.
- Có cài đặt chƣơng trình duyệt virus và có quy định về việc cập nhật thƣờng suyên.
- Sử dụng bộ lƣu điện để đảm bảo không bị mất dữ liệu khi mất hay gặp sự cố về điện.
d. kiểm soát chứng từ và sổ sách kế toán
- Kiểm soát quá trình lập chứng từ:
+ Chứng từ đƣợc lập ngay khi có nghiệp vụ phát sinh và chỉ đƣợc lập một lần cho một nghiệp vụ.
+ Chứng từ sử dụng hạch toán là hệ thống chứng từ đƣợc lập theo quy định của Ngân hàng.
48
+ Các chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ các thông tin cần thiết, không sửa, tẩy xóa,...
+ Chứng từ phải lập đủ số liên và có đủ chữ ký của giao dịch viên và khách hàng.
+ Chữ ký khách hàng phải khớp đúng với chữ ký mẫu mà khách hàng đã đăng ký.
+ Trên chứng từ số tiền bằng số phải khớp đúng với số tiền bằng chữ.
- Kiểm soát quá trình luân chuyển chứng từ:
+ Chứng từ phải trải qua các khâu tiếp nhận hoặc lập; xử lý, hạch toán; tổng hợp, sắp xếp chứng từ hàng ngày đóng thành tập đem lƣu vào kho.
+ Kiểm soát tất cả các chứng từ giao dịch trong ngày phải đƣợc xử lý hết trong ngày.
- Kiểm soát lưu trữ chứng từ:
Sau quá trình luân chuyển, kiểm soát, chứng từ đƣợc lƣu trữ và bảo quản cẩn thận.
+ Cuối ngày, giao dịch viên in liệt kê chứng từ giao dịch trong ngày, kiểm tra, sắp xếp chứng từ theo thứ tự liệt kê, đảm bảo đầy đủ chứng từ. Đánh số thứ tự gốc trên bên phải bằng mực đỏ từ chứng từ đầu tiên đến chứng từ cuối cùng.
+ Cuối cùng, tất cả các chứng từ đƣợc tổng hợp lại và giao cho bộ phận hậu kiểm kiểm tra lại và sắp xếp đóng thành cuốn và lƣu trữ vào kho một cách khoa học.
4.2.3.2 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
a. Ưu điểm:
- Có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận và các chức năng để đảm bảo an toàn tài sản, hạn chế việc thiếu trung thực, gian lận hoặc sai sót có thể xảy ra.
- Chứng từ luôn đƣợc kiểm soát kỹ tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp trƣớc khi nhập vào hệ thống.
- Có sự giám sát đầy đủ quá trình luân chuyển chứng từ.
- Các thông tin luôn đƣợc kiểm soát viên kiểm tra và xét duyệt.
- Tất cả các chứng từ luôn đƣợc tập hợp và đƣợc bộ phận hậu kiểm kiểm soát lại lần nữa, kiểm tra, đối chiếu và lƣu trữ đảm bảo đúng theo quy định.
- Dữ liệu luôn đƣợc đảm bảo an toàn, chỉ đƣợc truy cập trong phạm vi cho phép.
- Ngân hàng đã trang bị đƣợc hệ thống camera, thuận tiện cho việc giao dịch một cửa, hạn chế sai sót và gian lận trong giao dịch.
- Tạo đƣợc môi trƣờng làm việc năng động.
49
b. Nhược điểm: Bên cạnh những ƣu điểm đạt đƣợc cũng còn tồn tại một số nhƣợc điểm nhƣ sau:
- Tuy hệ thống kiểm soát đƣợc thiết kế chặt chẽ nhƣng giữa ngƣời thực hiện nghiệp vụ và ngƣời kiểm soát đều là nhân viên phòng kế toán nên hiệu quả kiểm soát chƣa thật sự đạt hiệu quả cao.
- Ngân hàng chƣa có bộ phận thẩm định, cán bộ tín dụng vừa là bộ phận xem xét nhu cầu vay vốn vừa là cán bộ thẩm định.
2.3.4 Đánh giá hệ thống thông tin kế toán cho vay tại Ngân hàng
Ưu điểm: Hệ thống thông tin kế toán tại Ngân hàng đƣợc thiết lập một cách khoa học và hợp lý việc tổ chức bộ máy kế toán, hệ thống luân chuyển chứng từ, sổ sách và hệ thống kiểm soát,.... Đảm bảo thông tin đƣợc đầy đủ, liên tục đáp ứng cho công tác quản lý một cách kịp thời, chính xác. Ngăn ngừa các hành vi xâm hại đến lợi ích của Ngân hàng.
- Quá trình xử lý chứng từ trong công tác cho vay đƣợc thực hiện nhanh chóng.
- Chứng từ luôn đƣợc kiểm tra kỹ trƣớc khi nhập vào hệ thống.
- Kiểm soát việc thực hiện nghiệp vụ từ quá trình lập chứng từ, xử lý chứng từ đến việc lƣu trữ chứng từ.
- Kiểm soát chặt chẽ quy trình luân chuyển chứng từ.
- Thực hiện giao dịch một cửa mang lại hiệu quả cao, tiết kiệm nhiều thời gian và thực hiện với số lƣợng công việc nhiều, thuận tiện cho việc giao dịch với mọi khách hàng.
- Có hệ thống camera quan sát, có thể phát hiện các sai sót và nâng cao chất lƣợng giao dịch.
- Sử dụng phần mềm IPCAS mang lại nhiều tiện ích, phần mềm có đầy đủ chức năng hỗ trợ việc thực hiện các nghiệp vụ đƣợc dễ dàng, nhanh chóng và dữ liệu đƣợc quản lý tập trung với độ an toàn tuyệt đối.
- Có sự phân cấp, phân quyền rõ ràng giữa các nhân viên và chỉ đƣợc phép thực hiện trong phạm vi của mình.
- Hệ thống kiểm soát nội bộ đƣợc tổ chức chặt chẽ, có đầy đủ các thủ tục kiểm soát hạn chế các rủi ro, ngăn chặn những sai sót.
Nhược điểm:
- Hệ thống quản lý tập trung, dữ liệu tập trung vào bộ máy trung tâm dẫn đến quá tải nên thƣờng bị đứng máy, mạng dữ liệu bị treo làm gián đoạn công việc, mất nhiều thời gian chờ đợi.
4.3 PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG CHO VAY
Hoạt động cho vay là hoạt động cơ bản nhất, là hoạt động mang lại nhiều lợi nhuận nhất cho Ngân hàng và nó cũng là hoạt động chiếm nhiều vốn nhất.
50
Ngân hàng chuyển từ những nguồn vốn huy động đƣợc đến những nơi cần vốn các khoản bằng tiền mặt hoặc bằng tài khoản.
4.3.1 Phân tích doanh số cho vay
Doanh số cho vay là tổng số tiền mà Ngân hàng giải ngân cho khách hàng có nhu cầu vay vốn trong khoảng thời gian nhất định. Ngân hàng NHNo & PTNT huyện Trà Cú đáp ứng nguồn vốn cho nhiều ngành nghề khác nhau nhƣ: Nông nghiệp, nuôi trồng thủy sản, thƣơng mại - dịch vụ và các ngành khác. Trong những năm trƣớc đây, doanh số cho vay trong lĩnh vực nông nghiệp luôn đứng ở vị trí cao nhất trong tổng doanh số cho vay vì đây là lĩnh vực phục vụ chủ yếu của Ngân hàng. Bƣớc sang năm 2010, cơ cấu doanh số cho vay có sự thay đổi rõ rệt giữa các ngành kinh tế, ngành thƣơng mại – dịch vụ tăng đột biến và chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng doanh số cho vay. Thấy rõ hơn qua biến động số liệu giữa các năm của các ngành nghề trong bảng số liệu sau:
Bảng 4.3 Doanh số cho vay theo ngành kinh tế qua 3 năm 2010 - 2012
Đơn vị tính: Triệu đồng Chỉ tiêu Năm Chênh lệch 2010 2011 2012 2011/2010 2012/2011 Số tiền (%) Số tiền (%) Nông nghiệp 128.682 139.768 160.896 11.086 8,62 21.128 15,12 Nuôi trồng thủy sản 28.022 20.276 37.235 -7.746 -27,64 16.959 83,64 Thƣơng mại – Dịch vụ 211.059 348.615 498.106 137.556 65,17 149.491 42,88 Khác 79.611 60.734 52.887 -18.877 -23,71 -7.847 -12,92 Tổng 447.374 569.393 749.124 122.019 27,27 179.731 31,57
Nguồn: Phòng tín dụng của NHNo & PTNT Trà Cú
Qua số liệu ta thấy tổng doanh số cho vay qua 3 năm 2010 – 2012 có chiều hƣớng tăng. Năm 2011, doanh số cho vay là 569.393 triệu đồng tăng 122.019 triệu đồng chiếm 27,27% so với năm 2010. Bƣớc sang năm 2012, doanh số cho vay tăng thêm 31,57% tƣơng đƣơng 179.731 triệu đồng, con số này đạt 749.124 triệu đồng trong năm 2012. Nguyên nhân doanh số cho vay tăng qua các năm là do Ngân hàng có nhiều chính sách ƣu đãi về lãi suất cho vay.
Bảng 4.4 Doanh số cho vay theo ngành kinh tế trong 6 tháng đầu năm 2012 – 2013
Đơn vị tính: Triệu đồng
51 2013/2012 2012 2013 Số tiền (%) Nông nghiệp 84.419 87.653 3.234 3,83 Nuôi trồng thủy sản 16.113 22.974 6.861 42,58 Thƣơng mại – Dịch vụ 258.958 258.750 -208 -0,08 Khác 21.193 33.719 12.526 59,10 Tổng 380.683 403.096 22.413 5,89
Nguồn: Phòng tín dụng của NHNo & PTNT Trà Cú
Lĩnh vực nông nghiệp: Đây là lĩnh vực phục vụ chủ yếu của Ngân hàng và lãi suất có nhiều ƣu đãi để phục vụ vốn cho nông dân sản xuất nhƣng nhìn chung doanh số cho vay trong lĩnh vực này biến động không nhiều, chỉ tăng nhẹ qua các năm. Năm 2011, con số này đạt 128.682 triệu đồng tăng 11.086 triệu đồng chiếm 8,62% so với năm 2010. Bƣớc sang năm 2012, doanh số cho vay đạt 749.124 triệu đồng tƣơng đƣơng tăng 21.128 triệu đồng chiếm 15,12% so với năm 2011. Nguyên nhân do các hộ nông dân chủ yếu chỉ là những hộ sản xuất qui mô nhỏ, chƣa thật sự đầu tƣ vào các thiết bị sản xuất hiện đại nên nhu cầu vốn phục vụ cho sản xuất ít biến động. Trong 6 tháng đầu năm 2013, doanh số cho vay là 87.653 triệu đồng chỉ tăng 3.234 triệu đồng chiếm 3,83% so với cùng kỳ năm trƣớc. Qua đó, ta có thể thấy đƣợc sự ổn định vốn trong sản xuất nông nghiệp, hiệu quả trong sản xuất nông nghiệp của nông dân chƣa thật sự tiến bộ.
Lĩnh vực nuôi trồng thủy sản: Doanh số cho vay trong lĩnh vực này có sự tăng giảm qua các năm. Cho vay trong ngành thủy sản chủ yếu là để phục vụ cho việc mua con giống, thức ăn, thuốc,... nên cần khá nhiều vốn đầu tƣ nhƣng đây lại là ngành có nhiều ảnh hƣởng nhƣ nguồn nƣớc, thời tiết, dịch bệnh,... dẫn đến thua lỗ. Đây là lĩnh vực đầu tƣ nhiều rủi ro nên Ngân hàng xem xét rất kỹ các đối tƣợng vay vốn nên doanh số cho vay trong lĩnh vực này không cao và ít tăng trƣởng. Cụ thể năm 2010, doanh số cho vay là 28.022 triệu đồng đến năm 2011 giảm xuống 7.746 triệu đồng chỉ còn 20.276 triệu đồng. Do ngƣời vay ngày càng ý thức đƣợc trách nhiệm về việc trả nợ của mình nên xem xét cho vay lại đƣợc dễ dàng hơn và kéo theo đó là doanh số cho vay trong ngành này cũng tăng. Bƣớc qua năm 2012, con số này tăng trở lại đạt 37.235 triệu đồng tăng 16.959 triệu đồng chiếm 83,64% so với năm 2011. Trong 6 tháng đầu năm 2012, doanh số này đạt 16.113 triệu đồng qua 6 tháng đầu năm 2013 tăng thêm 6.861 triệu đồng chiếm 42,58% so với cùng kỳ.
Lĩnh vực thương mại – dịch vụ: Từ một huyện nghèo chỉ biết sản xuất nông nghiệp theo lối cổ truyền nay đã có sự chuyển đổi cơ cấu sản xuất sang kinh doanh thƣơng mại và dịch vụ, doanh số cho vay trong lĩnh vực này có sự
52
chuyển biến nhanh chóng trong những năm gần đây và đứng ở vị trí cao nhất trong tổng doanh số cho vay của các ngành kinh tế. Cụ thể năm 2010 đạt 211.059 triệu đồng qua năm 2011 tăng thêm 137.556 triệu đồng chiếm 65,17% so với năm 2010 tƣơng đƣơng đạt 348.615 triệu đồng. Con số này vẫn tiếp tục tăng cao vào năm 2012 là 498.106 triệu đồng tăng thêm 149.491 triệu đồng chiếm tỷ lệ 42,88% so với năm 2011. Qua đó ta có thể thấy rõ Ngân hàng đang đẩy mạnh hoạt động cho vay trong lĩnh vực này. Trong 6 tháng đầu năm nay, doanh số cho vay đối với ngành thƣơng mại – dịch vụ là 258.750 triệu đồng con số này khá cao trong tổng doanh số cho vay tuy nhiên so với cùng kỳ năm trƣớc vẫn giảm xuống 208 triệu đồng. Điều đó cho thấy nguồn vốn đầu tƣ của Ngân hàng trong các ngành này luôn chiếm tỷ trọng cao nhất trong những năm gần đây.
Lĩnh vực khác: Ngoài 3 đối tƣợng phục vụ chủ yếu trên Ngân hàng còn cho vay khác nhƣ đầu tƣ xây dựng nhà ở, phƣơng tiện đi lại,... doanh số cho vay trong lĩnh vực này khá cao nhƣng có xu hƣớng giảm qua các năm. Năm 2010, doanh số cho vay là 79.611 triệu đồng qua năm 2011 giảm 18.877 triệu đồng chỉ còn 60.734 triệu đồng. Bƣớc sang năm 2012, doanh số cho vay là 52.887 triệu đồng giảm 7.847 triệu đồng chiếm 12,92% so với năm 2011. Các món vay trong lĩnh vực này thƣờng là các món trung và dài hạn, hiện nay Ngân hàng đang có chính sách giảm dần doanh số cho vay trung và dài hạn, tăng cƣờng kiểm tra, thẩm định trong việc cho vay nên ngƣời dân khó tiếp cận nguồn vốn dẫn đến doanh số cho vay trong lĩnh vực này giảm xuống. Riêng trong 6 tháng đầu năm nay doanh số cho vay trong các lĩnh vực này có biến động tăng so với cùng kỳ năm trƣớc, tăng thêm 12.526 triệu đồng chiếm 59,10% so với cùng kỳ do nhu cầu về nhà ở, phƣơng tiện đi lại, các vật dụng gia đình của ngƣời dân càng cao.
4.3.2 Phân tích doanh số thu nợ
Cùng với tốc độ tăng trƣởng của doanh số cho vay, doanh số thu nợ cũng tăng qua các năm. Qua đó cho thấy đƣợc ngƣời dân có ý thức trách nhiệm trả nợ đúng hạn của họ. Nếu nguồn vốn phát vay đƣợc thu hồi đúng hạn và đầy đủ thì đồng nghĩa với hoạt động của Ngân hàng có hiệu quả và ngƣợc lại. Năm 2011, doanh số thu nợ là 522.331 triệu đồng tăng 115.124 triệu đồng so với 2010 và tăng thêm 221.043 triệu đồng ở năm 2012 tƣơng đƣơng 743.374 triệu đồng.
Bảng 4.5 Doanh số thu nợ theo ngành kinh tế qua 3 năm 2010 - 2012
Đơn vị tính: Triệu đồng
53 2010 2011 2012 2011/2010 2012/2011 Số tiền (%) Số tiền (%) Nông nghiệp 125.673 138.426 149.604 12.753 10,15 11.178 8,08 Nuôi trồng thủy sản 28.662 18.162 29.995 -10.500 -36,63 11.833 65,15 Thƣơng mại – Dịch vụ 186.466 297.314 512.053 110.848 59,45 214.739 72,23 Khác 66.393 68.429 51.722 2.036 3,07 -16.707 -24,42 Tổng 407.194 522.331 743.374 115.124 28,27 221.043 42,32
Nguồn: Phòng tín dụng của NHNo & PTNT Trà Cú
Bảng 4.6 Doanh số thu nợ theo ngành kinh tế trong 6 tháng đầu năm 2012 – 2013
Đơn vị tính: Triệu đồng
Chỉ tiêu Năm Chênh lệch
2013/2012 2012 2013 Số tiền (%) Nông nghiệp 78.476 82.544 4.068 5,18 Nuôi trồng thủy sản 11.317 21.554 10.237 90,46 Thƣơng mại – Dịch vụ 277.457 250.982 -26.475 -9,54 Khác 23.558 31.536 7.978 33,87 Tổng 390.808 386.616 -4.192 -1,07
Nguồn: Phòng tín dụng của NHNo & PTNT Trà Cú
Lĩnh vực nông nghiệp: Nhìn chung doanh số thu nợ của ngành nông nghiệp cũng tăng nhẹ theo doanh số cho vay của ngành. Phần lớn cho vay trong lĩnh vực nông nghiệp là cho vay lƣu vụ nên quá trình cho vay và thu hồi vốn thƣờng diễn ra trong một năm. Cụ thể năm 2011, doanh số thu nợ đạt 138.426 triệu đồng tăng 12.753 triệu đồng so với năm 2010 và tăng thêm 11.178 triệu đồng ở năm 2012. Hiện nay, ngành nông nghiệp của huyện đã