38
Luân chuyển chứng từ phải trải qua các bƣớc: Tiếp nhận chứng từ hoặc lập chứng từ; kiểm soát chứng từ; hạch toán; thực hiện thu, chi tiền mặt; xuất, nhập tài sản; tổng hợp các chứng từ phát sinh trong ngày; sắp xếp theo thứ tự; đóng, bảo quản và lƣu trữ. Chứng từ đƣợc luân chuyển theo trình tự các nghiệp vụ cho vay, thu lãi, tất toán hợp đồng đƣợc mô tả bằng các lƣu đồ nhƣ sau:
4.2.1.1. Nghiệp vụ cho vay - Lưu đồ:
+ Chú thích:
KH: Khách hàng XN: Xác nhận
CQĐP: Chính quyền địa phƣơng GĐNVV: Giấy đề nghị vay vốn
GXNTSTC: Giấy xác nhận tài sản thế chấp PAKD: Phƣơng án kinh doanh doanh BCTĐ: Báo cáo thẩm định
HĐTD: Hợp đồng tin dụng CSDL: Cơ sở dữ liệu CTGD: Chứng từ giao dịch PTD: Phòng tín dụng
- Giải thích lưu đồ: Khi khách hàng có nhu cầu vay vốn, làm giấy đề nghị vay vốn gửi tới cán bộ tín dụng quản lý trong địa bàn kèm theo phƣơng án kinh doanh và giấy xác nhận tài sản thế chấp. Cán bộ tín dụng tiến hành xem xét, thẩm định và lập báo cáo thẩm định, nếu đồng ý cho vay thì cán bộ tín dụng tiến hành thỏa thuận về lãi suất, thời gian thu nợ, phƣơng pháp thu lãi,... với khách hàng và bắt đầu lập và ký hợp đồng tín dụng. Trƣởng phòng tín dụng có trách nhiệm kiểm tra lại hồ sơ và báo cáo thẩm định của cán bộ tín dụng về tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của bộ hồ sơ rồi trình lên giám đốc ký duyệt. Giám đốc tiến hành xem xét và ký duyệt. Sau khi đƣợc giám đốc duyệt, cán bộ tín dụng tiến hành nhập thông tin khách hàng, thông tin tín dụng vào hệ thống để theo dõi sau đó chuyển hồ sơ cho bộ phận kế toán.
39 Có XN của
CQĐP
CÁN BỘ TÍN DỤNG
GIÁM ĐỐC PHẦN
MỀM NHÂN VIÊN KẾ TOÁN
Hình 4.1 Lƣu đồ mô tả quy trình luân chuyển chứng từ cho vay
GĐNVV GXNTSTC PAKD BCTĐ GXNTSTC PAKD Bắt đầu Bộ Chứng từ đã duyệt B Bộ Chứng từ đã duyệt Nhập vào PM Xem xét, ký duyệt Bộ Chứng từ đã duyệt A HĐTD 2 HĐTD 1 CTGD 2 CTGD 1 Lập bảng kê tiền, ký tên, đóng dấu, chi tiền
CTGD 2 CTGD 1 HĐTD 2 HĐTD 1 Bộ Chứng từ đã duyệt KH KH CSDL A Bộ Chứng từ đã duyệt Nhập DL Bộ Chứng từ đã duyệt B Gồm GĐNVV, GXNTSTC, PAKD, BCTĐ, HĐTD Lập HĐTD GĐN VV GXN TSTC PAKD BC TĐ HĐTD 2 HĐTD 1 Bộ Chứng từ đã kiểm tra Kiểm tra GĐNVV Bộ Chứng từ Hạch toán, in CTGD CTGD 2 CTGD 1 Trƣởng PTD Tiền Bảng kê Xem xét, thẩm định, lập báo cáo
40
Nhận đƣợc hồ sơ, nhân viên kế toán tiến hành kiểm tra, sau khi kiểm tra nhân viên kế toán bắt đầu hạch toán trên máy và in chứng từ giao dịch thành 2 liên, nhân viên kế toán và khách hàng ký tên đầy đủ trên chứng từ rồi đóng dấu. Nhân viên kế toán tiến hành giải ngân và lập bảng kê tiền. Kết thúc việc giải ngân, nhân viên kế toán trả bảng thứ 2 của hợp đồng tín dụng và liên 2 chứng từ giao dịch cho khách hàng. Hồ sơ, chứng từ còn lại đƣợc lƣu lại tại Ngân hàng.
- Nhận xét: Ưu điểm:
+ Chứng từ sử dụng trong quy trình cho vay là chứng từ đƣợc lập theo mẫu quy định của Ngân hàng, đƣợc lập đủ số liên đảm bảo thực hiện tốt công tác kế toán cho vay.
+ Do Ngân hàng đang áp dụng hệ thống giao dịch một cửa nên giảm bớt đƣợc các thủ tục rƣờm rà, rút ngắn đƣợc thời gian thực hiện.
+ Có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng và phân quyền phê duyệt.
Nhược điểm: Do cán bộ tín dụng vừa đảm nhiệm chức năng thẩm định vừa xem xét yêu cầu và quyết định cho vay nên thƣờng gặp các rủi ro cho nguồn vốn cho vay.
4.2.1.2. Nghiệp vụ thu lãi
Do Ngân hàng chuyển sang thực hiện giao dịch một cửa nên việc thu lãi từ các khoản cho vay chỉ diễn ra tại quầy của giao dịch viên.
- Lưu đồ: + Chú thích: KH: Khách hàng HĐTD: Hợp đồng tin dụng DL: Dữ liệu CTGD: Chứng từ giao dịch HSVV: Hồ sơ vay vốn
- Giải thích lưu đồ: Đến hạn trả lãi, khách hàng đến Ngân hàng để trả lãi mang theo hợp đồng tín dụng nộp vào cho nhân viên kế toán tại quầy giao dịch của Ngân hàng. Căn cứ vào hợp đồng tín dụng, nhân viên giao dịch bắt đầu tìm kiếm hồ sơ vay vốn của khách hàng để kiểm tra, đối chiếu. Dựa vào các thông tin khách hàng trên hồ sơ vay vốn và hợp đồng tín dụng,
41
Hình 4.2 Lƣu đồ mô tả quy trình luân chuyển chứng từ thu lãi CSDL Bắt đầu HĐTD Tìm HSVV HĐTD HSVV Tìm thông tin KH, tín dụng KH HSVV Xử lý tính lãi, hạch toán, in CTGD CTGD 2 CTGD 1 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kiểm tra, ký tên CTGD 2 CTGD đã ký 1 HĐTD
Thu tiền, đóng dấu Bảng kê tiền nộp Tiền KH Bảng kê tiền nộp HĐTD HSVV Tiền CTGD 2 CTGD đã ký 1 KH CTGD 2 CTGD 1
42
giao dịch viên tiến hành nhập thông tin khách hàng và tìm kiếm thông tin tín dụng. Hệ thống tự động xử lý tính lãi, hạch toán và in ra chứng từ giao dịch thành 2 liên, giao dịch viên tiến hành ký tên và đƣa khách hàng ký tên lên chứng từ giao dịch mới in ra. Căn cứ vào số tiền in trên chứng từ, giao dịch viên tiến hành thu lãi và yêu cầu khách hàng lập bảng kê nộp tiền. Giao dịch viên kiểm tra tiền và bảng kê khách hàng nộp vào và tiến hành đóng dấu lên chứng từ giao dịch và bảng kê. Kết thức quá trình thu lãi, hợp đồng tín dụng và liên 2 chứng từ giao dịch đƣợc giao cho khách hàng, các hồ sơ và chứng từ còn lại đƣợc lƣu lại tại Ngân hàng.
- Nhận xét: Ưu điểm:
+ Chứng từ sử dụng là chứng từ theo quy định của Ngân hàng có đầy đủ số liên, đảm bảo có đủ thông tin cần thiết và có đầy đủ chữ ký của cả giao dịch viên và khách hàng.
+ Chứng từ đƣợc luân chuyển theo trình tự một cách khoa học và đƣợc xử lý một cách nhanh chóng.
+ Hệ thống phần mềm tự động tính lãi, hạch toán lãi có thể hạn chế các sai sót khi tính toán và hạch toán của giao dịch viên.
+ Quá trính thu lãi diễn ra nhanh chóng, khách hàng chỉ gặp trực tiếp giao dịch viên để hoàn thành công việc.
4.2.1.3. Nghiệp vụ tất toán hợp đồng tín dụng - Lưu đồ: + Chú thích: KH: Khách hàng HĐTD: Hợp đồng tin dụng DL: Dữ liệu CTGD: Chứng từ giao dịch HSVV: Hồ sơ vay vốn TSTC: Tài sản thế chấp
- Giải thích lưu đồ: Đến kỳ hạn trả nợ, bên vay phải có nghĩa vụ đến trả nợ. Khi trả nợ, khách hàng có thể trả tiền mặt hoặc trích tài khoản tiền gửi. Giống nhƣ hoạt động trả lãi, khi khách hàng đến trả nợ cho Ngân hàng thì
43
Kèm TSTC
NHÂN VIÊN KẾ TOÁN PHẦN MỀM CÁN BỘ TÍN DỤNG
Hình 4.3 Lƣu đồ mô tả quy trình tất toán hợp đồng tín dụng
Bắt đầu HĐTD KH Tìm HSVV HĐTD HSVV CSDL Nhập thông tin KH, tín dụng HĐTD HSVV Xử lý tính lãi, hạch toán, in CTGD CTGD 2 CTGD 1 Kiểm tra, ký tên CTGD 2 CTGD đã ký 1 A Bảng kê tiền nộp Tiền KH
Thu tiền, đóng dấu
CTGD 2 CTGD đã ký 1 Tiền Bảng kê tiền nộp CTGD đã ký 2 A HĐTD HSVV Kiểm tra HSVV CTGD đã ký 2 HĐTD KH CTGD 2 CTGD 1
44
khách hàng đem theo hợp đồng tín dụng nộp cho nhân viên kế toán tại quầy giao dịch của Ngân hàng. Dựa vào hợp đồng tín dụng, nhân viên kế toán tìm bộ hồ sơ vay vốn của khách hàng để kiểm tra đối chiếu. Căn cứ vào các thông tin khách hàng trên hợp đồng tín dụng và hồ sơ vay vốn, nhân viên kế toán tiến hành nhập và tìm kiếm thông tin khách hàng và thông tin tín dụng. Hệ thống sẽ tự động báo lãi và số nợ gốc còn lại, tự động hạch toán các nghiệp vụ. Từ các thông tin trên hệ thống, nhân viên kế toán in 2 liên chứng từ giao dịch, kiểm tra chứng từ rồi tiến hành ký tên. Căn cứ vào số tiền lãi, gốc in trên chứng từ giao dịch bắt đầu thu tiền và yêu cầu khách hàng lập bảng kê tiền nộp. Sau khi thu tiền xong, nhân viên kế toán chuyển hợp đồng tín dụng và hồ sơ vay vốn cho cán bộ tín dụng kiểm tra, nếu khách hàng đã trả hết tất cả các món nợ và không có nhu cầu vay lại thì cán bộ tín dụng trả lại tài sản thế chấp, các giấy tờ cầm cố khác và liên 2 chứng từ giao dịch. Hợp đồng tín dụng và hồ sơ vay vốn đƣợc cán bộ tín dụng giữ lại lƣu vào kho.
- Nhận xét: Ưu điểm:
+ Giống nhƣ các nghiệp vụ trên, chứng từ đƣơc ghi chép chính xác, đầy đủ thông tin, việc lập chứng từ cũng theo mẫu của Ngân hàng.
+ Hệ thống chứng từ đƣợc luân chuyển nhanh gọn, xử lý nhanh và bảo quản cẩn thận.
+ Hệ thống tự động tính toán và hạch toán.
+ Cán bộ tín dụng luôn xem xét kỹ lại thông tin khách hàng và thông tin tín dụng trƣớc khi trả lại tài sản thế chấp.
4.2.2 Phần mềm sử dụng hạch toán
4.2.2.1 Giới thiệu hệ thống IPCAS
IPCAS (The modernization of Interbank Payment and Customer Accounting System) là dự án hiện đại hóa hệ thống thanh toán và kế toán khách hàng. Dự án đƣợc Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam đƣa vào vận hành tháng 10/2003 có thể đƣợc coi là ngân hàng đầu tiên đã tích hợp các hệ thống kỹ thuật nghiệp vụ đơn lẻ vào một hệ thống giao dịch đồng nhất mà họ gọi là "một cửa". Hệ thống IPCAS đã đƣợc triển khai tại hầu hết các đơn vị thuộc Agribank trên toàn quốc.
Hệ thống giao dịch một cửa sẽ đem lại nhiều tiện ích cho khách hàng nhƣ gửi và rút tiền nhiều nơi nhờ khả năng giao dịch đa chi nhánh, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu phiền hà. Các dịch vụ thanh toán nhanh chóng và thuận tiện với thời gian tính bằng giây sẽ đƣợc phổ biến nhƣ thanh toán lƣơng, lệnh thƣờng trực, ủy nhiệm thu, dịch vụ trả lƣơng,...
Với giao dịch một cửa, Ngân hàng có thể dễ dàng cung cấp dịch vụ quản lý tiền mặt cho khách hàng là các công ty lớn, cung cấp các sản phẩm và dịch (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
45
vụ hiện đại nhƣ thẻ ATM, thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ và khả năng kết nối từ xa thông qua ngân hàng trên Internet, ngân hàng tại nhà... Ngân hàng cũng có thể tăng cƣờng khả năng quản lý điều hành trên mọi phƣơng diện hoạt động nhƣ quản lý vốn, quản lý cho vay và khả năng thanh khoản...
Để đƣợc phép thực hiện hệ thống giao dịch một cửangân hàng phải trang bị các phƣơng tiện, thiết bị đảm bảo an toàn nhƣ máy camera để giám sát các hoạt động tại các điểm giao dịch một cửa. Các máy in chứng từ, máy in khác kết nối với hệ thống máy tính trong giao dịch một cửa phải đƣợc theo dõi và quản lý chặt chẽ để chống sử dụng sai mục đích. Chứng từ kế toán trong giao dịch một cửa phải bao gồm 2 loại: chứng từ do khách hàng xuất trình và chứng từ do giao dịch viên lập theo mẫu quy định của tổ chức tín dụng đối với từng quy trình nghiệp vụ trong giao dịch một cửa.
Hệ thống phần mềm IPCAS áp dụng giao dịch một cửa phải đáp ứng đủ các quy định cụ thể để đảm bảo tính an toàn, bảo mật, chính xác, có thể xử lý đồng bộ và khách quan các nghiệp vụ liên quan đến giao dịch.
Hệ thống IPCAS đƣợc xây dựng theo mô hình quản lý tập trung nên khả năng cung cấp thông tin đƣợc thực hiện nhanh chóng, cung cấp dữ liệu phục vụ cho công tác quản trị điều hành. Hệ thống cũng cho phép cải tiến hoạt động kế toán và kiểm soát nội bộ của Ngân hàng, tăng cƣờng khả năng quản lý kiểm soát của trung tâm điều hành trong các phƣơng diện nhƣ quản lý vốn, quản lý cho vay,...quản lý chặt chẽ, đầy đủ các nghiệp vụ, đánh giá đƣợc kết quả hoạt động của Ngân hàng một cách nhanh chóng.
IPCAS đáp ứng đƣợc các module nghiệp vụ của Ngân hàng nhƣ: Thông tin khách hàng, tiền gửi, tiền vay, quản lý vốn, thanh toán, sổ cái,...
Khi áp dụng hệ thống giao dịch một cửa các cán bộ sẽ đƣợc nâng cao trình độ, ý thức trách nhiệm và thành thạo tất cả các nghiệp vụ.
4.2.2.2 Đánh giá hệ thống IPCAS
Hệ thống IPCAS đƣợc Ngân hàng NHNo & PTNT huyện Trà Cú đƣa vào sử dụng năm 2009. Hệ thống góp phần nâng cao chất lƣợng dịch vụ và nâng cao năng lực cạnh tranh của tổ chức tín dụng trong giai đoạn chiếm lĩnh và phân chia thị trƣờng đang diễn ra mạnh mẽ hiện nay. Mặc dù trong thời gian đầu đã gây không ít khó khăn cho cán bộ, nhân viên trong Ngân hàng nhƣng chỉ trong một thời gian ngắn các cán bộ Ngân hàng đã sử dụng một cách chuyên nghiệp và mang lại nhiều lợi ích cho Ngân hàng. Tuy nhiên, nếu so với các tiêu chuẩn mới ban hành của Ngân hàng Nhà nƣớc thì hệ thống IPCAS cũng chƣa thực sự đáp ứng đầy đủ.
a. Ưu điểm:
- Dữ liệu đƣợc quản lý tập trung với độ an toàn cao, dữ liệu đầy đủ, chính xác nên có thể cung cấp thông tin kịp thời khi có yêu cầu.
46
- Chƣơng trình IPCAS là chƣơng trình có khả năng bảo mật và toàn vẹn dữ liệu, đáp ứng khả năng giao dịch với khối lƣợng lớn, tính tích cực cao và có khả năng đổi mới quy trình giao dịch, chữ ký điện tử, chứng từ điện tử, tăng hiệu suất lao động.
- Hệ thống phân cấp, phân quyền rõ ràng, các thành viên thực hiện giao dịch chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi nhiệm vụ của mình.
- Hệ thống đáp ứng đầy đủ các yêu cầu bảo mật dữ liệu, giới hạn việc chỉnh sửa trực tiếp dữ liệu đối với từng nhân viên.
- Xử lý đƣợc tất cả các module nghiệp vụ Ngân hàng đơn giản nhƣ: Thông tin khách hàng, tiền gửi, tiền vay, quản lý vốn, thanh toán, sổ cái,...
- Đánh giá đƣợc tức thời kết quả hoạt động khinh doanh của Ngân hàng nên có thể cung cấp thông tin nhanh chóng cho lãnh đạo, phát hiện đƣợc các sai sót và giảm thiểu đƣợc các rủi ro trong hoạt động.
- Hệ thống cho phép cải tiến hoạt động kế toán và kiểm soát nội bộ của Ngân hàng, tăng cƣờng khả năng quản lý kiểm soát của trung tâm điều hành
- Màn hình giao dịch đƣợc thiết kế rõ ràng, thể hiện đầy đủ các thông tin cần thiết thuận tiện cho việc sử dụng.
- Có hệ thống kiểm soát việc nhập liệu, vùng dữ liệu và kiểm tra tính hợp lý,.. hệ thống sẽ báo lỗi khi phát hiện sai và chỉ ra đƣợc dữ liệu bị sai.
- Khi có dữ liệu nhập vào từ giao dịch viên thì hệ thống sẽ tự động hạch toán nghiệp vụ, hạn chế việc hạch toán sai, tiết kiệm đƣợc thời gian nhập liệu.
- Có thể xuất dữ liệu qua file word hoặc excel. - Hỗ trợ bút toán tổng hợp cuối kỳ.
- Hỗ trợ cung cấp các báo cáo tài chính.
b. Nhược điểm:
- Do hệ thống IPCAS đƣợc xây dựng theo mô hình quản lý tập trung nên việc xử lý dữ liệu của máy trung tâm thƣờng bị quá tải dẫn đến tình trạng máy tính bị treo làm ảnh hƣởng đến công việc của Ngân hàng.
- Hệ thống báo lỗi bằng tiếng anh nên gây không ít khó khăn cho ngƣời sử dụng.
- Hệ thống chỉ chấp nhận kiểu gõ vni.
4.2.2.3 Quy trình xử lý nghiệp vụ cho vay trên IPCAS
Bƣớc 1: Đăng ký thông tin cho khách hàng tại module thông tin khách
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});