L ợi ích của hệ thống chất lượng theo ISO 9000 có thể tóm tắt như sau:
8. Đo lường, phân tích và cải tiến
5.3.2. Cấu trúc của hệ thống văn bản
Tập hợp hoàn chỉnh các tài liệu trong hệ thống chất lượng ISO 9000 tạo thành một hệ thống tài liệu có phân cấp. Để thuận lợi cho việc xử lý, duy trì hệ thống tài liệu này có thể phân thành 3 hay 4 nhóm
Khái niệm về tài liệu : Tài liệu là các dữ liệu có ý nghĩa (thông tin) và các phương tiện hỗ trợ
Nhóm 1
Sổ tay chất lượng : Tài liệu quy định hệ thống chất lượng của một tổ chức. Sổ tay chất lượng nằm trên cùng của hệ thống phân cấp tài liệu, nhằm tóm tắt hay đưa ra một cách nhìn tổng quan về cách thức thực hiện các công việc. Sổ tay chất lượng nêu chính sách chung của tổ chức về vấn đề chất lượng và các công việc là tương ứng với các yêu cầu của tiêu chuẩn. Khi cần phải nói rõ về
1 2 3 S tay ch t l ng Các th t c/ Quy nh/quy ch Các quy trình, h ng d n, s tay, quy ph m, tiêu chu n....
H s 4
Chính sách chất lượng : Ý đồ và định hướng chung của một tổ chức có liên quan đế chất lượng và được lãnh đạo cao nhất chính thức công bố
Mục tiêu chất lượng : Điều được tìm kiếm hay nhằm tới có liên quan đến chất lượng
Nhóm 2
Bao gồm các thủ tục/ quy định
Thủ tục : Cách thức cụ thểđể tiến hành một hoạt động hay một quá trình. Phần lớn các hệ thống chất lượng theo mô hình ISO 9000 có thể mô tả thoảđáng khoảng 10 - 15 quá trình
Nhóm 3
Trong nhiều trường hợp, cần có những chỉ dẫn công việc để kiểm soát một cách chi tiết từng công việc cụ thể. Khi đưa vào trong hệ thống chất lượng chúng sẽ tạo thành nhóm 3. Đó là những văn bản được sử dụng tại nơi làm việc. Số lượng tài liệu cần có ở nhóm 3 phụ thuộc vào kỹ năng, trình độ của các nhân viên có liên quan đến công việc cụ thể đó.
Nhóm 4
Một loại hình đặc biệt là hồ sơ chất lượng. Hồ sơ chất lượng : “tài liệu công bố các kết quả đạt được hay cung cấp các bằng chứng về hoạt động được thực hiện”.
Hồ sơ chất lượng không phải là tài liệu theo nghĩa thông tường. Đó là kết quả của các hoạt động được ghi lại : các biễu mẫu đã điền đủ thông tin, các báo cáo, biên bản họp...Hồ sơ chất lượng được hoàn chỉnh trong suốt quá trình thực hiện công việc. Hồ sơ chất lượng cung cấp những bằng chứng khách quan về hoạt động của hệ thống chất lượng