25 GIÁM ĐỐC TÀI CHÍNH GIÁM ĐỐC NHÂN SỰ GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT GIÁM ĐỐC MARKETING GIÁM ĐỐC KS CHẤT LƯỢNG GIÁM ĐỐC QH CÔNG CHÚNG- ĐẦU TƯ GIÁM ĐỐC TIÊU THỤ GIÁM ĐỐC CUNG ỨNG NL GIÁM ĐỐC TB PHỤ TÙNG GIÁM ĐỐC HÀNH CHÍNH GIÁM ĐỐC BẢO HÀNH
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN KIỂM SOÁT
BAN GIÁM ĐỐC TỔ SỬA CHỮA CÔNG TRÌNH XƯỞNG CƠ ĐIỆN XƯỞNG KHÍ NÉN PHÒNG ĐKTT XƯỞNG NGHIỀN TỔ NGHIỀN 1 TỔ NGHIỀN 2 TỔ NGHIỀN 3 TỔ NGHIỀN 4 XƯỞNG ĐÓNG BAO TỔ ĐÓNG BAO 1 TỔ ĐÓNG BAO 2 TỔ ĐÓNG BAO 4 TỔ ĐÓNG BAO 3 TỔ BẢO VỆ TỔ QUẢN LÝ XE TỔ GIAO HÀNG
Hình 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Cổ Phần Xi Măng Tây Đô
26
3.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
- Đại hội đồng cổ đông:
+ Đại hội đồng cổ đông gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là nơi có quyết định cao nhất trong công ty.
+ Là nơi thông qua các định hướng phát triển cho công ty.
+ Đưa ra quyết định về loại và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán.
+ Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên hội đồng quản trị, thành viên của ban kiểm soát.
+ Thông qua các báo cáo tài chính hàng năm.
+ Quyết định mua lại trên 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại.
+ Xem xét và quyết định xử lý các vi phạm của hội đồng quản trị, ban kiểm soát gây thiệt hại cho công ty và cổ đông công ty.
+ Quyết định tổ chức lại hoặc giải thể công ty. - Ban kiểm soát:
+ Thực hiện nhiệm vụ giám sát hội đồng quản trị, Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty.
+ Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý điều hành hoạt động kinh doanh.
+ Thẩm định báo cáo tính hình kinh doanh, báo cáo tài chính hàng năm và sáu tháng của công ty.
+ Xem xét sổ kế toán và các tài liệu khác của công ty.
+ Kiến nghị hội đồng quản trị và đại hội đồng cổ đông các biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh.
- Hội đồng quản trị:
+ Là cơ quan quản lý công ty, có quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc quyền của đại hội đồng cổ đông.
+ Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung và ngắn hạn. + Quyết định giá chào bán cổ phiếu và trái phiếu của công ty. + Quyết định mua lại cổ phần theo quy định của luật.
+ Quyết định phương án và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của luật và điều lệ công ty.
+ Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cắt chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Tổng giám đốc và những người quản lý khác trong công ty do Điều lệ công ty quy định.
27
+ Giám sát, chỉ đạo Tổng giám đốc và những người quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh.
+ Trình báo cáo quyết toán tài chính chính hàng năm lên đại hội đồng cổ đông.
+ Kiến nghị mức cổ tức được trả, quyết định thời gian và thủ tục trả, xử lý lỗ trong kinh doanh.
- Ban Tổng giám đốc:
+ Điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của công ty theo nghị quyết, quyết định của hội đồng quản trị. Nghị quyết của đại hội đồng cổ đông, điều lệ công ty và các qui định của pháp luật pháp luật.
+ Báo cáo tình hình, kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. + Xây dựng và trình hội đồng quản trị kế hoạch dài hạn và hàng năm.
+ Chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị, đại hội đồng cổ đông và pháp luật về những sai phạm của mình gây thiệt hại cho công ty.
- Trung tâm tài chính:
+ Lập, quản lý, phân tích và xử lý tình hình thực hiện kế hoạch tài chính trong công ty.
+ Thống kê, cung cấp số liệu theo yêu cầu.
+ Quản lý và theo dõi tình hình đầu tư tài chính của công ty.
+ Tham mưu cho Tổng giám đốc trong đầu tư tài chính và các hoạt động khác trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh.
- Trung tâm nhân sự:
+ Tham mưu và thực hiện hoạch định nguồn nhân lực. Đảm bảo nguồn nhân lực cho nhu cầu kinh doanh sản xuất và phát triển của công ty.
+ Tham mưu cho Tổng giám đốc thực hiện các chính sách, chế độ đối với người lao động.
+ Soạn thảo các quy định, quy chế hoạt động của công ty.
+ Tổ chức thực hiện tốt các công tác quản lý an toàn lao động như điều kiện lao động, đào tạo kiểm tra; thực hiện trách nhiệm xã hội của công ty đối với người lao động.
+ Liên hệ với các cơ quan quản lý về lao động, môi trường, phòng cháy chữa cháy…để thường xuyên cập nhật thông tin.
- Trung tâm sản xuất:
+ Quản lý điều hành sản xuất theo kế hoạch của công ty dưới sự quản lý trực tiếp của Tổng giám đốc.
+ Quản lý thiết bị sản xuất. + Lập nhu cầu vật tư, thiết bị.
28
+ Kiểm soát các mối nguy, khía cạnh liên quan đến môi trường, an toàn, sức khỏe nghề nghiệp của người lao động trong phạm vi quản lý.
- Trung tâm Marketing
+ Tham mưu cho Tổng giám đốc và tổ chức thực hiện việc xây dựng kế hoạch phát triển thị trường, các chiến lược về giá; phương thức phát triển quản lý các đại lý, phương pháp quản bá và phân phối sản phẩm, chính sách khuyến mãi, hậu mãi,…hợp lý và hiệu quả.
+ Thu thập, nghiên cứu, phân tích thông tin và kịp thời báo cáo cho Tổng giám đốc về tình hình diễn biến thị trường, nguyên nhân tăng giảm thị phần của công ty, nhu cầu và thị hiếu của khách hàng…ở từng địa bàn, từng thời điểm.
+ Tổ chức thu hồi công nợ, theo dõi đánh giá năng lực đại lý; thực hiện tốt các chính sách chăm sóc khách hàng.
- Trung tâm kiểm soát chất lượng:
+ Xây dựng các phương pháp thử nghiệm kiểm tra chất lượng các loại nguyên liệu và các sản phẩm xi măng.
+ Xác lập các yêu cầu, tổ chức đánh giá và giám sát về chất lượng nguyên liệu đầu vào, chất lượng xi măng bán thành phẩm và thành phẩm.
+ Xác lập và tổ chức kiểm soát đơn phối liệu, độ mịn xi măng các loại. + Kiểm soát chế độ bi trong các máy nghiền.
+ Duy trì hệ thống quản lý chất lượng tại phòng thử nghiệm phù hợp theo tiêu chuẩn Quốc tế ISO/IEC 17025.
- Trung tâm quan hệ công chúng- đầu tư:
+ Quản lý các dự án đầu tư xây dựng, đầu tư tài chính, đầu tư chứng khoán, đầu tư kinh doanh bất động sản…
+ Quản lý cổ đông.
+ Phối hợp với các cơ quan chức năng thực hiện công tác quản lý đất đai của công ty.
+ Tổ chức, thực hiện lập thủ tục đăng ký tham gia các giải thưởng về chất lượng, thương hiệu, vinh doanh doanh nghiệp…theo yêu cầu của đơn vị tổ chức.
+ Tổ chức, thực hiện công tác quan hệ công chúng thông qua việc tài trợ, hỗ trợ kinh phí cho các chương trình xã hội.
+ Quản trị mạng, bổ sung, cập nhật kịp thời trang tin điện tử của công ty. - Trung tâm tiêu thụ:
+ Nhận thông tin từ khách hàng, xuất hóa đơn kịp thời cho khách hàng.
+ Lập và theo dõi các hợp đồng tiêu thụ, hợp đồng vận chuyển. Tổ chức quản lý tốt các đơn đặt hàng, hóa đơn, chứng từ bán hàng.
+ Theo dõi, thống kê kịp thời lượng hàng tiêu thụ của từng đại lý, từng địa bàn, từng thời điểm.
29
+ Kết hợp với các bộ phận khác tổ chức việc xuất hàng.
+ Kết hợp với bộ phận kế toán xác định chính xác công nợ của khách hàng. - Trung tâm cung ứng nguyên liệu.
+ Tham mưu cho Tổng giám đốc về xây dựng các phương án và kế hoạch cung ứng các loại nguyên liệu phục vụ sản xuất.
+ Giám sát việc thực hiện kế hoạch cung ứng nguyên liệu và báo cáo kết quả kịp thời cho Tổng giám đốc.
+ Giúp hội đồng nghiệm thu trong việc tổ chức nghiệm thu nguyên liệu của công ty.
+ Giám sát và lựa chọn các nhà cung ứng. - Trung tâm thiết bị phụ tùng:
+ Lập kế hoạch muavà tổ chức việc mua vật tư, thiết bị, dịch vụ phục vụ sản xuất xi măng.
+ Tổ chức bảo quản, cấp phát, kiểm tra việc sử dụng vật tư, thiết bị. - Trung tâm hành chính:
+ Tổ chức công tác lễ tân, đón tiếp khách đến làm việc, thể hiện văn hóa doanh nghiệp.
+ Trang bị dụng cụ văn phòng và phục vụ công tác đối nội, đối ngoại. + Chăm lo đời sống của người lao động.
+ Tổ chức công việc trong các lĩnh vực: bảo vệ an ninh trật tự, phụ trợ chăm sóc cây xanh, tạp vụ, nhà ăn, bếp ăn tập thể.
30
3.3 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 3.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán 3.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán
3.3.1.1 Sơ đồ tổ chức
3.3.1.2 Chức năng nhiệm vụ của bộ phận kế toán
- Giám đốc tài chính (kiêm kế toán trưởng)
+ Tổ chức sắp xếp, phân công nhân sự trong bộ phận kế toán của công ty; chịu trách nhiệm về công tác kế toán, thống kê tài chính, quản lý theo dõi và đầu tư tài chính theo quy định.
+ Kiểm tra, giám sát việc chấp hành chế độ, quy định tài chính của nhà nước. + Tham mưu cho Tổng giám đốc công ty trong công tác điều hành sản xuất. - Kế toán tổng hợp
+ Theo dõi báo cáo kịp thời về tình hình biến động tài chính của công ty. + Chịu trách nhiệm về phần tính giá thành và xác định kết quả kinh doanh. + Lập báo cáo phân tích kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo kế toán, báo cáo thống kê gửi cho các đơn vị liên quan khi có yêu cầu.
+ Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch trong kỳ.
+ Tham gia công tác quyết toán đầu tư xây dựng cơ bản, quyết toán tài chính và thanh tra kiểm tra quyết toán.
- Kế toán vốn bằng tiền
+ Chịu trách nhiệm về phần hành kế toán thu chi tiền.
KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP. KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN. KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ THUẾ. KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ THỦ QUỸ. KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI TRẢ, VẬT TƯ HÀNG HÓA VÀ TSCĐ. Nguồn: www.ximangtaydo.vn
31
+ Thực hiện công tác tạm ứng và theo dõi số dư tạm ứng với nhân viên của công ty.
+ Phát hiện các sai sót, chênh lệch số tiền và kịp thời báo cáo cho kế toán trưởng biết để xử lý.
+ Tổ chức sắp xếp, tiến hành lưu trữ các tài liệu, hồ sơ chứng từ có liên quan đến công việc được giao.
- Kế toán công nợ phải trả, vật tư, hàng hóa và tài sản cố định
+ Theo dõi tình hình xuất, nhập và đảm bảo tồn kho vật tư hàng hóa ở mức quy định.
+ Tham gia công tác nhiệm thu, kiểm kê vật tư hàng hóa.
+ Kịp thời báo cáo và tham mưu cho lãnh đạo biết khi có sai sót. + Tham gia công tác quyết toán sửa chữa lớn tài sản cố định. + Theo dõi các khoản phải trả khách hàng.
+ Tổ chức sắp xếp, tiến hành lưu trữ các tài liệu, hồ sơ chứng từ có liên quan đến công việc được giao.
- Kế toán tiền lương và thủ quỹ
+ Theo dõi tình hình tiền mặt tại quỹ.
+ Đảm bảo nhu cầu thu, chi tiền mặt cho công ty.
+ Tham gia công tác kiểm kê tiền mặt tại quỹ và tham mưu cho lãnh đạo xử lý khi có phát sinh chênh lệch.
+ Thực hiện việc gửi tiền vào tài khoản hoặc nhận tiền từ tài khoản. + Theo dõi việc thanh toán với công nhân viên chức.
- Kế toán tiêu thụ và thuế.
+ Theo dõi tình hình tiêu thụ.
+ Theo dõi việc thanh toán của khách hàng.
+ Theo dõi tình hình thanh toán với Ngân sách Nhà Nước
3.3.2 Hình thức kế toán
- Kỳ kế toán năm: bắt đầu 01/01 và kết thúc vào 31/12. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: đồng Việt Nam.
- Chế độ kế toán mà công ty đang áp dụng là thực hiện theo quyết định số 15/2006/ QĐ-BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
- Hình thức kế toán: ghi sổ bằng máy vi tính được xây dựng trên cơ sở nhật ký chung.
- Phương pháp tính giá xuất kho vật tư, hàng hóa: phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ.
32
- Tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. - Khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng. - Công ty sử dụng phần mềm kế toán: Bravo 7.0
Ghi chú:
Hình 3.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán nhật ký chung
3.4 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ MỤC TIÊU CỦA CÔNG TY 3.4.1 Chức năng 3.4.1 Chức năng
Công ty cổ phần xi măng Tây Đô với chức năng sản xuất và kinh doanh sản phẩm xi măng poóc lăng hỗn hợp PCB30, PCB40…nhãn hiệu Xi Măng Tây Đô theo quy chuẩn 16-1:2011 (TCVN 6260-2009), thích hợp với điều kiện khí hậu nhiệt đới, tăng cường tính chống xâm thực, ăn mòn ở môi trường nước nhiễm phèn, mặn, tăng độ dẻo bê tông, dễ bơm, dễ thi công.
3.4.2 Nhiệm vụ
Lập qui hoạch, xây dựng, quản lý và vận hành một trạm nghiền xi măng ở phường Phước Thới, Quận Ô Môn bao gồm các cơ sở hạ tầng cần thiết cho hoạt
Ghi hằng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ kế toán tcừ SỔ NHẬT KÝ CHUNG tcừ SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh tcừ
BÁO CÁO TÀI CHÍNH tcừ
Bảng Tổng hợp chi tiết
tcừ Sổ, thẻ kế toán chi tiết
tcừ Sổ, thẻ kế
toán chi tiết tcừ
33
động sản xuất và một cầu cảng chuyên dụng để tiếp nhận nguyên vật liệu và xuất sản phẩm.
Chủ động lập kế hoạch các loại nguyên vật liệu như clinker, thạch cao, các chất phụ gia khác để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh ở mức ổn định.
Chủ động tổ chức khâu tiêu thụ sản phẩm không chỉ ở thị trường Cần Thơ mà còn cho các vùng lân cận.
Bảo đảm kinh doanh có lãi, bảo toàn và phát triển vốn của công ty.
Đảm bảo và từng bước nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho toàn thể cán bộ, công nhân viên trong công ty.
Phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ đã được Đảng và nhà nước giao phó, luôn trích nộp đúng và đủ những khoản thuế, không những vậy công ty còn làm tốt trách nhiệm của một doanh nghiệp đối với công tác xã hội trên địa bàn.
3.4.3 Mục tiêu
Công ty Cổ phần Xi măng Tây Đô là thương hiệu biểu tượng về chất lượng. Nói đến Xi măng Tây Đô là nói đến xi măng chất lượng cao và ổn định, phù hợp với vùng đất Đồng Bằng Sông Cửu Long, đáp ứng mọi nhu cầu xây dựng về dân dụng và công nghiệp.
Công ty Cổ phần Xi măng Tây Đô cam kết:
Tuân thủ đầy đủ các công ước Quốc tế về lao động, các quy định pháp luật của Việt Nam về lao động, chất lượng, môi trường, an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, và các yêu cầu khác mà công ty cam kết áp dụng; nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và đa dạng hóa sản phẩm nhằm thỏa mãn ngày một tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
Nâng cao việc kiểm soát các tác động, các mối nguy và rủi ro từ hoạt động sản xuất kinh doanh sản phẩm xi măng của Công ty đối với môi trường, an toàn và