Hiện nay tại công ty để hoàn thành một hợp đồng xuất khẩu thành công thì công ty cũng thực hiện theo một quy trình nhất định. Quy trình đó bao gồm: Hợp đồng xuất khẩu sản xuất và chuẩn bị hàng hóa làm thủ tục hải quan liên hệ vận tải nội địa và quốc tế đóng hàng vào thùng carton và pallet đóng hàng vào cont, đóng seal hải quan kiểm tra giao hàng.
1. Hợp đồng xuất khẩu đinh công nghiệp
Căn cứ vào hợp đồng xuất khẩu do hai bên thỏa thuận chính xác ngày, giờ thực hiện việc giao hàng để bên xuất khẩu có điều kiện và thời gian lập phƣơng án giao hàng. Tùy từng điều kiện khác nhau mà có điều kiện về hợp đồng khác nhau. Hiện nay tại công ty chủ yếu xuất hàng theo điều kiện FOB và CIF là chính.
2. Sản xuất và chuẩn bị hàng hóa
Bên mua cung cấp thông tin trong hợp đồng về mẫu mã, kí mã hiệu, trọng lƣợng,… Công ty dựa vào những thông tin đƣợc cung cấp lên phƣơng án sản xuất theo đúng quy định của hợp đồng. Công ty tính toán việc sản xuất sao cho thời gian là phù hợp nhất để tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao hàng theo đúng thỏa thuận của hai bên. Dựa vào hợp đồng đã kí kết, công ty phân bố cho phòng kĩ thuật chỉ tiêu và số lƣợng hàng hóa để đáp ứng đúng với số lƣợng đã kí kết trong hợp đồng.
3. Làm thủ tục hải quan
Trƣớc khi tàu đến, công ty phải đăng kí hải quan về lô hàng của mình, tiếp theo phòng xuất khẩu thực hiện khai hải quan trên mạng thông qua hệ thống VNACCS của tổng cục Hải quan Tây Đô. Sau đó hàng hóa công ty sẽ đƣợc phân luồng để tiến hành xuất khẩu.để tránh tổn thất có thể xảy ra trƣớc khi giao hàng công ty sẽ mua bảo hiểm cho quá trình vận chuyển ngắn từ xƣởng của công ty đến các cảng xuất.
29 4. Liên hệ vận tải nội địa và quốc tế
Sau khi hoàn thành các thủ tục hải quan thì công ty sẽ liên hệ với vận tải nội địa và quốc tế để di chuyển hàng hóa đến cảng xuất, sau đó bốc dở hàng lên tàu và xuất đi nƣớc ngoài.
5. Đóng hàng vào thùng carton và pallet
Sau khi chuẩn bị đủ số lƣợng hàng hóa cần xuất khẩu theo hợp đồng, bộ phận đóng hàng của công ty sẽ tiến hành đóng hàng vào các thùng carton và pallet tại xƣởng của công ty. Hàng hóa phải đóng một cách an toàn, bị xốc nảy cũng không bung tróc đảm bảo cho quá trình vận chuyển bằng đƣờng biển. Nếu có phát hiện sai sót hay hƣ hỏng thì phải chỉnh sửa và thay thế kịp thời bằng những phƣơng án dự phòng thích hợp của công ty.
6. Đóng hàng vào container, bấm seal, hải quan kiểm tra
Cont đƣợc cơ quan giám định cho phép đóng hàng thì tiến hành việc đóng hàng, khi đóng hàng phải có sự giám sát của cơ quan hải quan, cont sẽ đƣợc nêm phong kẹp chì cẩn thận. Sau đó nhân viên của công ty sẽ liên hệ với bộ phận đóng hàng vào cont và tiến hành đóng kí mã hiệu hàng và kí hiệu chuyên chở, cuối cùng là bấm seal cont. Đến đây công việc đóng hàng vào cont đã xong, sau đó hàng sẽ đƣợc vận chuyển đến các cảng xuất và giao cho ngƣời chuyên chở.
7. Giao hàng
Khi nhận đƣợc thông tin tàu chuẩn bị xuống cảng công ty sẽ có kế hoạch cho việc giao hàng, nhận chuyển hàng qua cảng và làm thủ tục tại cảng để chuẩn bị cho việc giao hàng lên tàu. Khi tàu cập cảng:
Nhân viên giao hàng sẽ xem xét thành tàu, sơ đồ sắp xếp hàng một cách cẩn thận để đảm bảo an toàn cho hàng hóa của mình. Thông báo cho cơ quan kiểm dịch đến để xác định hàng đủ chất lƣợng, tiêu chuẩn đúng theo quy định của hợp đồng thì mới đƣợc xếp hàng. Liên hệ với cảng để cho quyết định đều công nhân tiến hành công việc giao hàng.
Khi giao hàng công ty cử nhân viên đứng tại hiện trƣờng giám sát, theo dõi quá trình bốc xếp hàng lên tàu, bên cạnh đó có sự giám sát của hải quan, công việc bốc hàng là do công nhân cảng thực hiện nên chi phí là do công ty trả.
Ngƣời chuyên chở sẽ chịu trách nhiệm kể từ khi nhận cont tại bãi hay tại cảng, chi phí bốc cont lên tàu vận chuyển đến cảng đích là do ngƣời chuyên chở chịu. Sau khi cont đã đƣợc xếp lên tàu xong, cảng và chủ tàu lập hồ sơ và
30
bảng tổng kết giao nhận để thống nhất số lƣợng hàng đã xếp lên tàu. Đồng thời nhân viên giải hàng yêu cầu thuyền trƣởng kí Mates Recept để xác nhận hàng đã nhận xong, sau đó lấy vận đơn trên cơ sở biên lai thuyền phó, nhân viên giao hàng sẽ đổi lấy vận đơn đƣờng biển yêu cầu phải hoàn hảo “clean on board”, vận đơn sẽ đƣợc chuyển gấp về phòng kế toán của công ty để lập bộ chứng từ thanh toán. Sau khi hoàn tất việc nhận hàng, chủ tàu sẽ làm thủ tục rời bến. Nhân viên giao hàng hoàn thành thủ tục hải quan và lập bảng kê giao hàng sau đó thông báo cho ngƣời mua kết quả giao hàng. Đến đây công việc giao hàng của công ty coi nhƣ hoàn tất.
Nhận xét về một số khó khăn trong quá trình giao hàng tại công ty Cổ Phần Liên Hiệp Kim Xuân.
Trong quá trình giao hàng, công ty gặp phải một số khó khăn nhƣ sau: - Khâu sản xuất và chuẩn bị hàng hóa hơi tốn thời gian về vấn để làm ra hàng mẫu theo đúng mẫu mã, kí hiệu, trọng lƣợng,… của hàng hóa do bên mua cung cấp vì công ty phải chờ đợi mẫu mã do bên mua cung cấp gởi qua, sau đó mới làm hàng mẫu và gửi lại bên mua xem xét, nếu bên mua chƣa hài lòng với hàng mẫu thì công ty phải làm lại nhiều lần đến khi bên mua chấp nhận thì mới đem sản xuất. Việc này tiêu tốn rất nhiều thời gian.
- Ở khâu làm thủ tục hải quan, nhiều khi công ty gặp phải vấn đề thủ tục rƣờm rà và không thống nhất. Khi công ty đã đăng kí xong thủ tục ở Cục Hải quan Tây Đô sau đó gửi lên Cục Hải quan Thành Phố để đƣợc cấp phép xuất hàng thì gặp phải rắc rối vì Hải quan Thành Phố không đồng ý trong khi ở Cần Thơ đã thông quan, vì thủ tục đôi khi không thống nhất nhƣ vậy khiến công ty phải liên hệ với cả hai bên để giai quyết sao cho thống nhất vì thế làm chậm trễ tiến trình giao hàng của công ty.
- Liên hệ vận tải nội địa và quốc tế là khâu phức tạp nhất vì phải liên hệ nhiều nơi bởi vì vận chuyển hàng hóa với số lƣợng lớn. Đầu tiên là phải thuê phƣơng tiện vận tải tùy vào đơn vị và khả năng vận chuyển của đơn vị sẽ có chính sách giá và hỗ trợ riêng. Hàng của công ty thƣờng có khối lƣợng lớn hơn 20 tấn nhƣng cầu Trà Nóc chỉ cho phép vận chuyển dƣới 15 tấn nên công ty phải chia ra nhiều đợt để vận chuyển hàng hóa. Điều khó khăn này tƣơng tự cho đƣờng biển, vận tải thủy nội bộ chỉ cho phép tàu dƣới 22 nghìn tấn đi qua nên tàu quốc tế không vào đƣợc nên công ty phải vận chuyển bằng nhiều chuyến đƣờng bộ gây tốn nhiều chi phí vận tải cho công ty, tình trạng này sẽ đƣợc giải quyết nếu nhƣ kênh Quan Chánh Bố đƣợc xây dựng hoàn thành và tàu quốc tế đƣợc phép đi qua.
31
- Ở khâu đóng hàng vào thùng carton và pallet, bƣớc sắp xếp cho các phƣơng tiện vận chuyển lên các cảng đi là bƣớc khó nhất trong khâu này vì lƣợng hàng của công ty rất lớn nên có thể đi hai hoặc ba đợt hàng mới chuyển hết và lúc vận chuyển công ty phải giữ liên lạc với ngƣời chuyên chở để có thể biết đƣợc tình hình phát sinh để từ đó thông báo với hải quan và những cơ quan có liên quan đến việc kiểm tra hàng khi lên tàu, cụ thể trƣờng hợp hay gặp nhất đó là tuyến đƣờng xe lƣu thông quá đông gây tắc nghẽn không đến kịp nhƣ giờ dự tính hay có tai nạn xảy ra trong lúc vận chuyển.
Nhìn chung, việc xuất khẩu hàng hóa của công ty nhìn có phần đơn giản, nhƣng khi thực hiện lại khá phức tạp và mất không ít thời gian cũng nhƣ chi phí cho các việc chuẩn bị hàng hóa,tập kết hàng, di chuyển hàng, xin giấy phép, đăng kí giám định,…Nhƣng trong giai đoạn hội nhập ngày nay các cơ quan nhà nƣớc luôn muốn thúc đẩy việc xuất khẩu của doanh nghiệp vì thế họ luôn tạo điều kiện thuận lợi nhất cho doanh nghiệp bằng cách nộp thuế, khai báo thuế, khai báo hải quan điện tử thông qua mạng internet và vì thế thời gian thông quan cũng đƣợc rút ngắn hơn, nhờ đó việc xuất khẩu của công ty sẽ đƣợc diễn ra nhanh chóng hơn.
32
CHƢƠNG 4
PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH XUẤT KHẨU ĐINH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN HIỆP KIM XUÂN