Bất kì một doanh nghiệp nào khi tham gia vào hoạt động xuất khẩu đều tuân thủ theo một quy trình chung nhất, có khác biệt hay không là ở việc thời gian ngắn hay dài, còn quy trình xuất khẩu dƣờng nhƣ là không khác nhau.
Quy trình bao gồm: xin giấy phép xuất khẩu hàng hóa, chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu, đăng kí giám định và kiểm tra chất lƣợng hàng hóa, mua bảo hiểm, thuê phƣơng tiện vận tải, làm thủ tục hải quan, giao hàng lên tàu, làm thủ tục thanh toán, khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có).
1. Xin giấy phép xuất khẩu hàng hóa
Xin giấy phép xuất khẩu trƣớc đây là một công việc bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp Việt Nam khi muốn xuất khẩu hàng hóa sang nƣớc ngoài. Nhƣng theo quyết định số 57/1998/NĐ/CP tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế đều đƣợc quyền xuất khẩu hàng hoá phù hợp với nôị dung đăng kí kinh doanh trong nƣớc của mình không cần phải xin giấy phép kinh doanh xuất khẩu tại bộ thƣơng mại1.
2. Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu
Doanh nghiệp phải tiến hành chuẩn bị đúng, đủ hàng hóa mà doanh nghiệp đã cam kết trong hợp đồng xuất khẩu với đối tác nƣớc ngoài. Căn cứ để chuẩn bị hàng xuất khẩu là hợp đồng đã kí kết.
Công việc chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu bao gồm 3 khâu chủ yếu: thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu, đóng gói bao bì hàng xuất khẩu và kẽ kí mã hiệu hàng hóa.
3. Đăng kí giám định và kiểm tra hàng hóa
Trƣớc khi xuất khẩu, hàng hóa sẽ đƣợc kiểm tra cẩn thận tại công ty về phẩm chất, trọng lƣợng, bao bì,… để đảm bảo quyền lợi của khách hàng, ngăn chặn kịp thời hậu quả xấu cũng nhƣ giữ vững uy tính. Nếu hợp đồng yêu cầu các công ty giám định thì phải gửi mẫu giám định bằng phƣơng pháp phân tích trong phòng thí nghiệm để có kết quả cuối cùng. Chi phí giám định do bên bán chịu trách nhiệm.
1
http://voer.edu.vn/m/quy-trinh-xuat-khau-hang-hoa-cua-doanh-nghiep-kinh-doanh-xuat- nhap-khau/e1175845 [ngày truy cập 03/10/2014]
27
4. Mua bảo hiểm
Doanh nghiệp phải liên hệ với công ty bảo hiểm để mua bảo hiểm hàng hóa đúng theo quy định của hợp đồng.
5. Thuê phương tiện vận tải
Thuê phƣơng tiện vận tải là một việc không thể thiếu trong quá trình xuất khẩu hàng hóa. Phƣơng tiện vận tải ở đây có thể là đƣờng bộ, đƣờng biển, đƣờng sắt hay đƣờng hàng không. Dựa vào những điều khoản của hợp đồng xuất khẩu hàng hoa: điều kiện cơ sở giao hàng số lƣợng nhiều hay ít, dựa vào đặc điểm hàng hóa: là loại hàng gì, hàng nặng hay nhẹ cân, hàng dài ngày hay ngắn ngày, điều kiện bảo quản đơn giản hay phức tạp… mà doanh nghiệp quyết định thuê phƣơng tiện vận tải.
6. Làm thủ tục hải quan
Đây là một bƣớc rất quan trọng trong quá trình xuất khẩu hàng hóa của doanh nghiệp. Hiện nay việc khai báo hải quan đã đơn giản và nhanh chóng hơn nhiều thông qua việc khai hải quan điện tử thông qua hệ thống VNACCS. Cụ thể ở bƣớc 1: tạo thông tin khai tờ khai hải quan điện tử, tờ khai trị giá trên hệ thống khai hải quan điện tử. Bƣớc 2: gửi tờ khai điện tử đến cơ quan hải quan. Bƣớc 3: tiếp nhận thông tin phản hồi của cơ quan hải quan và thực hiện theo hƣớng dẫn.
7. Giao hàng lên tàu
Ngày nay việc xuất khẩu hàng hóa phổ biến nhất đó chính là đƣờng biển. Nếu hàng xuất khẩu đƣợc giao bằng đƣờng biển thì doanh nghiệp cần làm các công việc sau: tập kết hàng ra cảng và giám sát việc bóc xếp hàng lên tàu. Sau khi bóc xếp một cách an toàn và thành công thì chủ hàng cần lấy đƣợc vận đơn sạch.
Đối với hàng hóa đƣợc vận chuyển bằng cont có hai hình thức cụ thể: + Hàng nguyên cont (FCL): có thể đóng tại kho riêng và hàng tập kết tại bãi quy định hoặc tại cảng.
+ Hàng lẻ (LCL): hàng sẽ đƣợc đem đến trạm đóng hàng lẻ của đại lí giao nhận và đóng thành hàng nguyên cont.
8. Làm thủ tục thanh toán
Thanh toán là kết quả cuối cùng của tất cả các giao dịch kinh doanh xuất khẩu. Hiện nay có hai hình thức đƣợc sử dụng phổ biến đó là thanh toán bằng thƣ tín dụng (L/C), hay thanh toán bằng phƣơng thức nhờ thu.
28
9. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại nếu có
Trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, nếu xảy ra mâu thuẫn giữa ngƣời bán và ngƣời mua về hàng hóa hay hợp đồng thì bên bán hay bên mua có thể khiếu nại với trọng tài về sự vi phạm đó, trong trƣờng hợp cần thiết có thể kiện ra tòa, việc tiến hành phải thận trọng, tỉ mỉ, kịp thời,… và nhất là phải dựa trên căn cứ chứng từ kèm theo.