1. 4.1. Chứng từ và sổ sách sử dụng:
Chứng từ kế toán:
- Bảng chấm công
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành - Bảng chi tiết tiền ăn ca và công tác phí
- Hợp đồng giao khoán - Phiếu nghỉ hưởng BHXH - Bảng thanh toán BHXH - Bảng thanh toán lương - Bảng thanh toán tiền thưởng - Bảng phân bổ lương
1.4.2.Tài khoản sử dụng :
- Tài khoản 334 – “Phải trả công nhân viên”
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên trong DN bao gồm tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên.
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 334:
Bên nợ TK 334 Bên có
- Các khoản tiền lương , tiền công, tiền - Các khoản tiền lương , tiền thưởng, thưởng , BHXH và các khoản đã trả , BHXH, và các khoản phải trả, phải đã chi ứng trước cho công nhân viên cho CNV
- Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của công nhân viên
- Số dư bên Nợ ( nếu có ) - Số dư bên Có :
Phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số phải Phản ánh các khoản tiền lương , trả về tiền lương, tiền công, tiền thưởng tiền công, tiền thưởng, BHXH và và các khoản khác cho CNV các khoản khác còn phải trả cho công nhân viên.
- Tài khoản 338 – “Phải trả, phải nộp khác”
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản trích, khoản phải trả cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức công đoàn, BHXH, BHYT
16
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 338 liên quan đến hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
Bên nợ TK 338 ( 3382, 3383,3384,3389) Bên có
+ BHXH, BHYT và KPCĐ đã nộp + Trích BHXH, BHYT, và KPCĐ cho cơ quan quản lý + BHXH và KPCĐ vượt chi được + Trợ cấp BHXH phải trả cho người cấp bù
lao động trong kỳ
+ KPCĐ đã ghi tại doanh nghiệp
- Số dư bên Nợ ( nếu có ): - Số dư bên Có :
Phản ánh số BHXH và KPCĐ Phản ánh BHXH, BHYT và KPCĐ vượt chi chưa được cấp bù đã trích chưa nộp cho cơ quan quản lý hoặc sổ quỹ để lại cho DN chưa
chi tiết
1.4.3. Quy trình tính và thanh toán tiền lương.
Bước 1: Bộ phận chấm công thực hiện việc chấm công hàng ngày cho nhân viên,
cuối tháng chuyển cho Kế toán tiền lương.
Bước 2: Kế toán tiền lương tập hợp Bảng chấn công và các chứng từ liên quan. Bước 3: Căn cứ vào Bảng chấm công, Kế toán tiền lương lập Bảng thanh toán tiền
lương, thưởng và các khoản phải nộp và chuyển cho Kế toán trưởng. Bước 4: Kế toán trưởng kiểm tra Bảng lương:
+ Nếu đồng ý: chuyển cho Giám đốc xét duyệt và ký (bước 5). + Nếu không đồng ý: chuyển trả lại cho Kế toán tiền lương.
Bước 5: Giám đốc xem xét, duyệt và ký vào Bảng lương sau đó chuyển lại cho Kế
toán trưởng.
Bước 6: Kế toán trưởng nhận Bảng lương từ Giám đốc và chuyển lại cho Kế toán
tiền lương.
Bước 7: Căn cứ vào Bảng lương đã được ký duyệt, Kế toán tiền lương trả lương cho nhân viên.
17
1.4.4.Phương pháp hạch toán :
1.4.4.1. Phương pháp hạch toán tiền lương.
Phương pháp hạch toán kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu.
* Hàng tháng tính ra tổng số tiền lương và các khoản phụ cấp mang tính chất tiền lương phải trả cho công nhân viên (bao gồm tiền lương, tiền công, phụ cấp khu vực, chức vụ, đắt đỏ, tiền ăn giữa ca, tiền thưởng trong sản xuất…) và phân bổ cho các đối tượng sử dụng, kế toán ghi:
Nợ TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang Nợ TK 622 : Chi phí nhân công trực tiếp Nợ TK 623: Chi phí sử dụng máy thi công Nợ TK 627 (6271): Chi phí sản xuất chung Nợ TK 641 (6411): Chi phí bán hàng
Nợ 642 (6421): Chi phí quản lý doanh nghiệp.. Có TK 334: Phải trả cho người lao động.
* Số BHXH phải trả trực tiếp cho CNV (ốm đau, thai sản, TNLĐ…)
Nợ TK 338 (3383): Phải trả phải nộp khác Có TK 334 : Phải trả cho người lao động
* Các khoản phải khấu trừ vào lương và thu nhập của CNV và người lao động
của doanh nghiệp như tiền tạm ứng chưa chi hết, BHYT, BHXH, tiền thu bồi thường về
tài sản thiếu theo quyết định xử lý.., ghi:
Nợ TK 334: Phải trả cho người lao động Có TK 141: Số tạm ứng trừ vào lương Có TK 338: Phải trả, phải nộp khác Có TK 138: Phải thu khác
* Thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên và người lao động của doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 334: Phải trả cho người lao động Có TK 111: Thanh toán bằng Tiền mặt Có TK 112: Thanh toán bằng TGNH
* Trường hợp trả lương hoặc thưởng cho công nhân viên và người lao động khác của doanh nghiệp bằng sản phẩm hàng hóa.
18
+ Đối với sản phẩm hảng hóa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ , kế toán phản ánh doanh thu bán hàng nội bộ theo giá bán chưa có thuế GTGT, ghi:
Nợ TK 334: Phải trả cho người lao động
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp (33311) Có TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ
+ Đối với sản phẩm hảng hóa không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp , kế toán phản ánh doanh thu bán hàng nội bộ theo giá thanh toán, ghi:
Nợ TK 334: Phải trả cho người lao động Có TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ.
+ Khi ứng trước hoặc thực trả tiền lương, tiền công cho công nhân viên và người lao động của doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 334: Phải trả cho người lao động Có TK 111: Tiền mặt
Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng.
+ Xác định và thanh toán tiền ăn ca phải trả cho công nhân viên và người lao động của doanh nghiệp.
- Khi xác định chi tiền ăn ca phải trả cho công nhân viên và người lao động khác của doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 334: Phải trả cho người lao động Có TK 111: Tiền mặt
Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng
+ Tính tiền thuế thu nhập cá nhân của công nhân viên và người lao động của doanh nghiệp phải nộp Nhà Nước, ghi:
Nợ TK 334: Phải trả cho người lao động
19
Sơ đồ hạch toán tài khoản 334
TK 334 TK622,627 TK 3383,3384 (5) (1) TK 141,138 TK 338(3) (6) TK 333(8) (7) (2) TK 111, 112 (8) TK 512 TK 431(1) (9a) (3) TK 333(1) TK 111, 112 TK 152, 155 TK 632 (9b) (4) TK 338(8) (10)
20
Ghi Chú:
(1) Tiền lương, tiền công, tiền ăn ca và các khoản phụ cấp có tính chất như lương phải trả CNV
(2) Tính BHXH trả thay lương cho NCV
(3) Tính tiền thưởng lấy từ quỹ khen thưởng trả cán bộ CNV (4) Thu hồi các khoản trả thừa cho CNV
(5) Trích BHXH, BHYT phần trừ vào cán bộ CNV
(6) Tạm ứng các khoản phải thu bồi thường vật chất, các khoản thu khác trừ vào lương của CNV
(7) Thuế thu nhập cá nhân phải nộp trừ vào lương (8) Thanh toán các khoản phải trả cho CNV bằng tiền
(9) Thanh toán các khoản phải trả cho CNV bằng vật chất, sản phẩm hàng hóa (9a) Phản ánh doanh thu
(9b) Phản ánh giá vốn
(10) Kết chuyển tiền lương của cán bộ CNV đi vắng chưa lĩnh
1.4.4.2. Phương pháp hạch toán các khoản trích theo lương :
Phương pháp hạch toán kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu.
+ Hàng tháng trích BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn vào chi phí sản xuất kinh
doanh, ghi:
Nợ TK 622 : Chi phí nhân công trực tiếp Nợ TK 623: Chi phí sử dụng máy thi công Nợ TK 627 (6271): Chi phí sản xuất chung Nợ TK 641 (6411): Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 (6421): Chi phí quản lý doanh nghiệp.. Có TK 338: Phải trả phải nộp khác.
- Tính số tiền BHXH, BHYT, trừ vào lương công nhân viên, ghi: Nợ TK 334: Phải trả cho người lao động
Có TK 338: Phải trả phải nộp khác.
+ Theo định kỳ đơn vị nộp BHXH, KPCĐ cho cơ quan quản lý quỹ và khi mua thẻ BHYT cho công nhân viên, ghi.
Nợ TK 338: Phải trả phải nộp khác Có TK 111: Tiền mặt
21 Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng
+ Tính BHXH phải trả cho công nhân viên khi nghỉ ốm, đau, thai sản,…ghi: Nợ TK 338: Phải trả phải nộp khác
Có TK 334: Phải trả cho người lao động
+ Chỉ tiêu kinh phí Công đoàn để lại doanh nghiệp, ghi Nợ TK 338: Phải trả phải nộp khác
Có TK 111: Tiền mặt
Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng
+ Kinh phí công đoàn chi vượt được cấp bù, khi nhận được tiền, ghi: Nợ TK 111: Tiền mặt
Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng Có TK 338: Phải trả phải nộp khác
Sơ đồ hạch toán thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ
TK 3382, 3383, 3384 TK 111, 112 TK 622, 627 (4) (1) TK 334 TK 334 (5) (2) TK 111, 112 (3)
Sơ đồ 1. 2. Sơ đồ hạch toán tài khoản 338
Ghi Chú:
(1) Trích KPCĐ, BHXH, BHYT phần DN chịu tính vào chi phí (2) Trích BHXH, BHYT phần người lao động chịu trừ vào lương (3) Được cấp KPCĐ, BHXH không đối ứng với tài khoản 338(4)
22
(4) Nộp KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định chi tiêu KPCĐ tại đơn vị
(5) Tính BHXH trả theo lương cho người lao động không đối ứng tài khoản 3386(2), 338(4)
1.4.5. Phương pháp hạch toán các trường hợp đặc biệt.
1.4.5.1. Phương pháp hạch toán kế toán trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất. công nhân trực tiếp sản xuất.
Công nhân sản xuất sản phẩm có ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng sản phẩm sản xuất ra. Nếu số lượng công nhân nghỉ phép nhiều sẽ làm cho giá thành sản phẩm biến động. Chính vì vậy, trong trường hợp công nhân nghỉ phép nhiều giữa các kì không đều nhau, doanh nghiệp phải tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép để đảm bảo chi phí tiền lương trong giá thành sản phẩm được hợp lý .
Tỷ lệ trích :
Căn cứ vào tổng số lượng nghỉ phép năm kế hoạch và tiền lương chính năm kế hoạch của công nhân trực tiếp sản xuất, kế toán thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất như sau
Tổng số tiền lương nghỉ phép năm kế hoach của CNTTSX
Tỷ lệ tríchtrước =
Tổng số tiền lương trong năm kế hoạch của CNTTSX
Số tiền trích trước trong kỳ = Tỷ lệ trích trước*Tổng số tiền phải trả CNTTSX trong kỳ
+ Tài khoản sử dụng :TK 335 – chi phí phải trả
Tk 335 phản ánh các khoản chi phí trích trước và theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch trích trước chi phí.
- Kết cấu và nội dung của tài khoản
Bên nợ :
Phản ánh các khoản chi phí phát sinh tính vào chi phí phải trả.
Phản ánh số chênh lệch về chi phí phải trả lớn hơn chi phí thực tế
Bên có :
Phản ánh chi phí phải trả dự tính trước
23
Dư có: Phản ánh các khoản đã tính vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng thực tế chưa phát sinh
Phương pháp hạch toán.
+ Trích trước vào chi phí về tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất, ghi : Nợ TK 622 Chi phí nhân công trực tiếp
Có TK 335 Chi phí phải trả
+ Khi tính lương nghỉ phép thực tế phải trả cho công nhân sản xuất, ghi :
Nợ TK 622 Chi phí nhân công trực tiếp ( Nếu số phải trả lớn hơn số trích trước) Nợ TK 335 Chi phí phải trả ( Số đã trích trước)
Có TK 334 Phải trả cho người lao động ( Tổng tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả)
Có TK 622 Chi phí nhân công trực tiếp ( Nếu số phải trả nhỏ hơn số trích trước)
+ Trích trước vào chi phí về tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất, ghi: Nợ TK 623: Chi phí sử dụng máy thi công
Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung Nợ TK 641 : Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp.. Có TK 335: Chi phí phải trả.
Sơ đồ tài khoản 335.
TK 335
TK 622 TK 622
(1) (2)
TK 334 TK 623, 627, 641, 642
(3) (4)
24
1.4.5.2. Phương pháp hạch toán kế toán tiền thưởng trả cho công nhân viên.
+ Tài khoản sử dụng :TK 353 – Quỷ khen thưởng, phúc lợi
Dùng cho công tác khen thưởng, khuyến khích lợi ích vật chất, phục vụ nhu cầu phúc lợi công cộng, cải thiện và nâng cao đời sống vật chất, tinh thần của người lao động.
Kết cấu và nội dung của tài khoản - Bên Nợ:
Các khoản chi tiêu quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi
Giảm quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ khi tính hao mòn TSCĐ hoặc do nhượng bán, thanh lý, phát hiện thiếu khi kiểm kê TSCĐ
Đầu tư, mua sắm TSCĐ bằng quỹ phúc lợi khi hoàn thành phục vụ nhu cầu văn hóa, phúc lợi
Cấp quỹ khen thưởng, phúc lợi cho cấp dưới hoặc nộp cấp trên.
Bên Có
Trích lập quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi từ lợi nhuận sau thuế TNDN
Quỹ khen thưởng, phúc lợi được cấp trên cấp hoặc cấp dưới nộp lên
Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ tăng do đầu tư, mua sắm TSCĐ bằng quỹ phúc lợi hoàn thành đưa vào sử dụng cho hoạt động văn hoá, phúc lợi.
- Số dư bên Có:
Số quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi hiện còn của doanh nghiệp.
Phương pháp hạch toán.
+ Tính tiền thưởng phải trả cho công nhân viên và người lao động khác trong doanh nghiệp, ghi:
o Nợ TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531 – Quỹ khen thưởng). Có TK 334 - Phải trả người lao động.
+ Dùng quỹ phúc lợi để chi trợ cấp khó khăn, chi cho công nhân viên và người lao động nghỉ mát, chi cho phong trào văn hóa, văn nghệ quần chúng, ghi:
o Nợ TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532 – Quỹ phúc lợi) Có các TK 111, 112, ...
25
Sơ đồ tài khoản 353.
TK 353 TK 334 (1) TK 111 (2) TK 112 (2)
Sơ đồ 1. 4. Sơ đồ hạch toán tài khoản 353
1.4.5.3. Phương pháp hạch toán trường hợp trả lương hoặc thưởng cho công nhân viên và người lao động khác của doanh nghiệp bằng sản phẩm, hàng hoá. nhân viên và người lao động khác của doanh nghiệp bằng sản phẩm, hàng hoá.
+ Tài khoản sử dụng :TK 353 – Quỷ khen thưởng, phúc lợi.
Kết cấu và nội dung của tài khoản
Bên Nợ:
Trị giá hàng bán bị trả lại, khoản giảm giá hàng bán đã chấp nhận trên khối lượng sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã bán nội bộ kết chuyển cuối kỳ kế toán
Số thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp của số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã bán nội bộ
Số thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp của số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ nội bộ
Kết chuyển doanh thu bán hàng nội bộ thuần sang Tài khoản 911 - “Xác định kết quả kinh doanh”.
26
Bên Có:
Tổng số doanh thu bán hàng nội bộ của đơn vị thực hiện trong kỳ kế toán.
Tài khoản 512 không có số dư cuối kỳ.
Phương pháp hạch toán.
+ Đối với sản phẩm, hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng nội bộ theo giá bán chưa có thuế GTGT, ghi:
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp
Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ (Giá bán chưa có thuế GTGT).
+ Đối với sản phẩm, hàng hoá không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng nội bộ theo giá thanh toán, ghi:
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động
Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ (Giá thanh toán).
Sơ đồ tài khoản 512.