Hiện nay công ty sử dụng hệ thống thông tin kế toán theo phương pháp vừa thủ công vừa tin học.
Các phần mền được công ty sử dụng là phần mềm excel.
Sơ đồ hình thức kế toán trên máy vi tính
Sơ đồ 2.5. Sơ đồ hình thức kế toán trên máy vi tính
Nguồn: Phòng tài chính – kế toán công ty TNHH KOMEGA SPORTS VN Máy vi tính Kế toán trên Excel Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán Sổ kế toán, sổ tổng hợp, sổ chi tiết
Báo cáo tài chính
38
+ Ghi chú:
Ghi hằng ngày: Ghi cuối tháng: Kiểm tra, đối chiếu
Ưu nhược điểm của hệ thống thông tin kế toán của công ty. Ưu điểm.
- Việc áp dụng hệ thống thông tin kế toán vừa tin học vửa thủ công giúp hạn chế quá trình sai sót có thể xảy ra, vì hai phương pháp đó có thể bổ trợ cho nhau, giúp bổ sung những khuyết điểm cho nhau.
- Sử dụng phương pháp tin học giúp cho việc đối chiếu các số liệu kế toán điễn ra một cách nhanh chóng, giúp giảm bớt những bút toán không cần thiết, giúp tiết kiệm thời gian và cung cấp số liệu kế toán đáng tin cậy hơn.
- Sử dụng phương pháp tin học có thể giảm bớt chi phí nhân sự một cách đáng kể. - Phương pháp thủ công giúp cho người làm kế toán xác định luồng số liệu một cách trực quan hơn. Ngoài ra nó còn giúp rèn luyện cho người kế toán được đức tính cẩn thận, tỉ mỉ. Có thể làm được ở mọi tình huống, kể cả khi mất điện, trường hợp bị mất dữ liệu cũng xác suất nhỏ hơn trên máy.
Nhược điểm.
- Đôi khi phần mềm xảy ra sự cố thì có thể sẽ mất dữ liệu đang lưu trữ.
- Còn đối với phương pháp thủ công, việc ghi chép lặp lại nhiều lần cho một nghiệp vụ vì phải vào nhiều sổ sách có liên quan.
- Ví dụ như nộp và rút tiền gửi ngân hàng thì bạn phải ghi vào sổ sách tiền mặt và tiền gửi…
2.5. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY KOMEGA SPORT VN.
2.5.1. Sơ lược về công tác kế toán tiền lương tại công ty TNHH KOMEGA SPORTS VN. SPORTS VN.
2.5.1.1. Phân loại lao động trong công ty.
Công ty KOMEGA SPORT VN là công ty có quy mô hoạt động tương đối lớn nên nguồn lao động của công ty cũng rất đông khoảng 583 người được phân loại như sau :
39
+ Đối với công nhân viên lao động trực tiếp có khoảng 466 người ,trong đó :20 nhân viên có trình độ Đại Học, 40 nhân viên có trình độ Cao Đẳng, còn lại nhân viên có trình độ trung phổ thông trở lên.Với đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm trong nhiều năm công tác nên trong những năm qua công ty luôn hoàn thành những chỉ tiêu đặt ra và ngày càng có uy tín trên thị trường trong nước và quốc tế.
+ Cán bộ, nhân viên trong bộ phận quản lý văn phòng: Khối văn phòng gồm có khoảng 72 nhân viên nằm ở các phòng ban như: phòng kế toán, phòng nhân sự, phòng kế hoạch….Ở bộ phận này hầu hêt các nhân viên đều có trình độ trung cấp chuyên nghiệp trở lên, có kinh nghiệm làm việc lâu năm nên khối lượng công việc được giải quyết nhanh chóng, đúng nghiệp vụ và chuyên nghiệp.
+ Ngoài ra còn có nhân viên khác như: Lái xe, y tế, tạp vụ.
2.5.1.2. Tình hình nhân sự hiện nay.
Do nhu cầu sản xuất ngày càng mở rộng nên KOMEGA SPORT VN luôn luôn cần tuyển thêm công nhân viên để phục vụ cho bộ máy hoạt động của mình.
Có thể lao động chính là điều kiện đầu tiên là yếu tố có tính chất quyết định đến kết quả kinh doanh của công ty. Chính vì vậy mà công ty luôn coi trọng yếu tố này. Trong những năm qua công ty đã cử nhiều cán bộ, nhân viên đi đào tạo để nâng cao tay nghề, nâng cao kiến thức lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp. Công ty luôn tạo điều kiện cho toàn bộ công nhân viên có thể phát huy năng lực, học hỏi kinh kiệm và thăng tiến trong nghề nghiệp. Đồng thời cũng có chính sách tuyển dụng hợp lý để góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất nhằm đạt lợi nhuận.
2.5.1.3. Hình thức trả lương tại công ty
Để đảm bảo đời sống sinh hoạt cho công nhân viên trong Công ty, công ty trả lương cho công nhân viên thành 2 đợt
+ Đợt 1 vào ngày 21 hàng tháng. Tạm ứng cho công nhân viên đối với những người có tham gia lao động trong tháng. Tuỳ thuộc vào mức lương cơ bản của từng người mà họ có thể ứng lương theo nhu cầu của mình nhưng không được vượt quá mức lương cơ bản của mình.
+ Đợt 2 vào ngày 8 hàng tháng. Sau khi tính lương và các khoản phải trả cho công nhân viên trong tháng của doanh nghiệp. Kế toán sẽ trừ đi số tiền tạm ứng trước đây và thanh toán nốt số tiền còn lại mà công nhân viên được lĩnh trong tháng đó .
40
- Bằng tiền mặt: Đối với những công nhân viên mới được nhận vào làm sẽ được thanh toán bằng tiền mặt.
- Bằng tiền gửi ngân hàng: đối với những công nhân viên có thâm niên làm việc ở công ty sẽ được trả theo hình thức này.
2.5.2. Phương pháp tính lương.
Căn cứ vào bảng thanh toán lương tháng 3 năm 2014 của công ty TNHH KOMEGA SPORTS VN
2.5.2.1. Phương pháp tính lương cho bộ phận quản lý văn phòng.
- Công thức tính
Tiền lương thực tế = Tổng lương / 26 * ngày công + lương căn bản / 26 * ngày công chế độ + các khoản phụ cấp + bù trừ lương tháng trước.
+ Tổng lương = Lương căn bản + phụ cấp trách nhiệm.
- Trong bảng thanh toán lương tháng 3 năm 2014 của công ty TNHH KOMEGA SPORTS VN ở bộ phận quản lý văn phòng
Nhân viên Thái Thụy Thanh Thảo ( mã số: 08080038) có : + Lương căn bản 2.000.000đ.
+ Tổng ngày công đi làm 24 ngày. + Phụ cấp trách nhiệm 2.000.000đ
Như vậy: Tổng lương = Lương cơ bản + phụ cấp trách nhiệm = 2.000.000đ + 2.000.000đ = 4.000.000đ
Lương tổng cộng = Tổng lương / 26 * ngày công + lương cơ bản / 26 * ngày công định mức + phụ cấp + bù trừ lương tháng trước (nếu có)
= 4.000.000đ / 26 * 24 + (2.000.000đ / 26 * 1) + 100.000đ = 3.692.308đ + 76.923đ + 100.000đ
41
2.5.2.2. Phương pháp tính lương cho bộ phận bán hàng.
- Công thức tính
Tiền lương thực tế = Tổng lương / 26 * ngày công + lương căn bản / 208 * ( giờ công tăng năng suất * 1.5 + giờ công ngày chủ nhật * 2 + ngày công chế độ) + các
khoản phụ cấp + bù trừ lương tháng trước.
+ Tổng lương = Lương căn bản + phụ cấp trách nhiệm.
- Trong bảng thanh toán lương tháng 3 năm 2014 của công ty TNHH KOMEGA SPORTS VN ở bộ phận bán hàng.
Nhân viên Nguyễn Tấn Đạt ( mã số: 08050033) có : + Lương căn bản 1.600.000đ.
+ Tổng ngày công đi làm 25 ngày. + Phụ cấp trách nhiệm 1.700.000đ + Phụ cấp nhà trọ 50.000đ
+ Phụ cấp đi lại 100.000đ + Phụ cấp chuyên cần 100.000đ + Phụ cấp điện thoại 100.000đ
Như vậy: Tổng lương = Lương cơ bản + phụ cấp trách nhiệm = 1.600.000đ + 1.700.000đ = 3.300.000đ
Tiền lương thực tế = Tổng lương / 26 * ngày công + lương căn bản / 208 * ( giờ công tăng năng suất * 1.5 + giờ công ngày chủ nhật * 2 + ngày công chế độ) + các khoản phụ cấp + bù trừ lương tháng trước.
= 3.300.000đ / 26 * 25 + 1.600.000đ / 208 * 1 + 100.000đ + 100.000đ + 100.000đ. = 3.173.000đ + 7.692đ + 1.000.000đ + 100.000đ + 100.000đ + 50.000đ
42
2.5.2.3. Phương pháp tính lương cho bộ phận quản lý phân xưởng.
+ Đối với trường hợp số ngày công từ 25 ngày trở lên: - Công thức tính:
Lương thực tế = Lương cơ bản / 252 * ( giờ công ca 1, 2 * 1 + giờ công ca 3 * 1.3 + giờ công tăng năng suất * 1.5 + giờ công ngày chủ nhật * 2 + ngày công chế độ) + ( phụ cấp trách nhiệm + phụ cấp tiếng ồn + phụ cấp độc hại) + các phụ cấp khác + thưởng năng suất + thưởng khác + tiền cơm + bù trừ lương tháng trước.
- Trong bảng thanh toán lương tháng 3 năm 2014 của công ty TNHH KOMEGA SPORTS VN ở bộ phận QLPX.
Nhân viên: Lê Quốc Đoàn ( mã số 11050081), có : + Lương căn bản 1.350.000đ.
+ Tổng ngày công đi làm 25 ngày. + Phụ cấp trách nhiệm 100.000đ + Phụ cấp nhà trọ 100.000đ + Phụ cấp đi lại 150.000đ + Phụ cấp chuyên cần 200.000đ + Phụ cấp điện thoại 165.000đ + Phụ cấp độc hại 300.000đ
Nhân viên: Lê Quốc Đoàn ( mã số 11050081).
Lương thực tế = 1.350.000đ / 252 * ( 112 + 96 * 1.3 + 88 * 1.5 + 48 * 2 + 8 ) + 100.000đ +100.000đ + 150.000đ +200.000đ + 300.000đ + 165.000đ
= 2.532.857đ + 1.015.000đ = 3.547.000đ
+ Đối với trường hợp số ngày công nhỏ 25 ngày:
- Công thức tính:
Lương thực tế = Lương cơ bản / 252 * ( giờ công ca 1, 2 * 1 + giờ công ca 3 * 1.3 + giờ công tăng năng suất * 1.5 + giờ công ngày chủ nhật * 2 + ngày công chế độ) + (
43
phụ cấp trách nhiệm + phụ cấp tiếng ồn + phụ cấp độc hại) / 26 * ngày công + các phụ cấp khác + thưởng năng suất + thưởng khác + bù trừ lương tháng trước.
- Trong bảng thanh toán lương tháng 3 năm 2014 của công ty TNHH KOMEGA SPORTS VN ở bộ phận QLPX.
Nhân viên: Đinh Hữu Huân ( mã số 11010002), có : + Lương căn bản 1. 500.000đ.
+ Tổng ngày công đi làm 24 ngày. + Phụ cấp trách nhiệm 1.900.000đ
Như vậy: Lương thực tế = 1.500.000đ / 252 * 246 + 1.900.000đ = 1.464.285đ + 1.900.000đ
= 3.364..28540đ ( làm tròn: 3.364.000đ)
2.5.2.4. Phương pháp tính lương cho bộ phận trực tiếp sản xuất .
+ Đối với trường hợp số ngày công từ 25 ngày trở lên: - Công thức tính:
Lương thực tế = Lương cơ bản / 208 * ( giờ công ca 1, 2 * 1 + giờ công ca 3 * 1.3 + giờ công tăng năng suất * 1.5 + giờ công ngày chủ nhật * 2 + ngày công chế độ) + ( phụ cấp trách nhiệm + phụ cấp tiếng ồn + phụ cấp độc hại) + các phụ cấp khác + thưởng năng suất + thưởng khác + tiền cơm + bù trừ lương tháng trước.
- Trong bảng thanh toán lương tháng 3 năm 2014 của công ty TNHH KOMEGA SPORTS VN ở bộ phận TTSX.
Nhân viên: Phạm Nhật Huy ( mã số 08060041), có : + Lương căn bản 1.650.000đ.
+ Tổng ngày công đi làm 25 ngày. + Phụ cấp trách nhiệm 1.206.000đ + Phụ cấp nhà trọ 100.000đ + Phụ cấp đi lại 100.000đ + Phụ cấp chuyên cần 200.000đ + Phụ cấp tiếng ồn 200.000đ + Tiền cơm 85.000đ
44 Nhân viên: Phạm Nhật Huy ( mã số 08060041).
Lương thực tế = 1.650.000đ / 208 * ( 208 + 48 * 1.5 + 8 ) + 1.206..000đ +200.000đ + 100.000đ +200.000đ + 100.000đ + 85.000đ
= 2.284.000đ + 1.891.000đ = 4.174.000đ
+ Đối với trường hợp số ngày công nhỏ 25 ngày:
- Công thức tính:
Lương thực tế = Lương cơ bản / 208 * ( giờ công ca 1, 2 * 1 + giờ công ca 3 * 1.3 + giờ công tăng năng suất * 1.5 + giờ công ngày chủ nhật * 2 + ngày công chế độ) + ( phụ cấp trách nhiệm + phụ cấp tiếng ồn + phụ cấp độc hại) / 26 * ngày công + các phụ cấp khác + thưởng năng suất + thưởng khác + bù trừ lương tháng trước.
- Trong bảng thanh toán lương tháng 3 năm 2014 của công ty TNHH KOMEGA SPORTS VN ở bộ phận TTSX.
Nhân viên: Nguyễn Ngọc Tiên ( mã số 10080054), có : + Lương căn bản 1. 420.000đ.
+ Tổng ngày công đi làm 24 ngày. + Phụ cấp trách nhiệm 100.000đ + Phụ cấp tiếng ồn 200.000đ + Phụ cấp nhà trọ 100.000đ + Tiền cơm 130.000đ Lương thực tế = 1.420.000đ / 208 * ( 144 + 64 * 1.3 + 74 * 1.5 + 8 ) +( 100.000đ +200.000đ)/26*24 + 100.000đ + 130.000đ = 2.362.000đ + 537.000đ = 2.899.000đ
2.5.3. Cách tính các khoản trích theo lương.
2.5.3.1 Cách tính các khoản trích theo lương khấu trừ vào lương.
BHXH = 8% x Lương Cơ Bản
BHYT = 1,5% x Lương Cơ Bản
45
- Trong bảng lương và các khoản trích theo lương tháng 3 năm 2014 của công ty TNHH KOMEGA SPORTS VN
Nhân viên Thái Thụy Thanh Thảo ( mã số: 08080038) Có lương cơ bản là 2.000.000đ vậy:
BHXH = 8% * 2.000.000 = 160.000đ BHYT = 1.5% * 2.000.000đ = 30.000đ BHTN = 1% *2.000.000đ = 20.000đ.
- Cách tính lương thực tế nhận được cho công nhân viên:
Lương thực tế nhân viên nhận được = Lương thực tế - các khấu khấu trừ BH theo lương – tiền cơm – tiền tạm ứng - thu khác.
- Theo bảng lương và các khoản trích theo lương tháng 3 năm 2014 của công ty TNHH KOMEGA SPORTS VN
Nhân viên Thái Thụy Thanh Thảo ( mã số: 08080038)
= Lương thực tế - các khấu khấu trừ theo lương – tiền cơm – tiền tạm ứng = 3.869.000đ – 160.000đ – 30.000đ – 20.000đ – 115.000 - 1.000.000đ = 2.544.000đ
Vậy tiền lương thực tế mà nhân viên Thái Thụy Thanh Thảo nhận được là 2.584.000đ.
2.5.3.2. Cách tính các khoản trích theo lương tính vào chi phí.
Cách tính
- Cách tính BHXH:
= Lương cơ bản * 18%
- Theo bảng lương tháng 3 năm 2014 của công ty TNHH KOMEGA SPORTS VN Nhân viên Thái Thụy Thanh Thảo ( mã số: 08080038)
Có lương cơ bản là 2.000.000đ vậy: Vậy BHXH được trích như sau:
= 2.000.000đ * 18% = 360.000đ.
- Cách tính BHYT:
= Lương cơ bản * 3%
- Theo bảng lương tháng 3 năm 2014 của công ty TNHH KOMEGA SPORTS VN Nhân viên Thái Thụy Thanh Thảo ( mã số: 08080038)
46 Vậy BHYT được trích như sau:
= 2.000.000đ * 3% = 60.000đ
- Cách tính BHTN:
= Lương cơ bản * 1%
- Theo bảng lương tháng 3 năm 2014 của công ty TNHH KOMEGA SPORTS VN Nhân viên Thái Thụy Thanh Thảo ( mã số: 08080038)
Có lương cơ bản là 2.000.000đ vậy: Vậy BHTN được trích như sau:
= 2.000.000đ * 1% = 20.000đ
- Cách tính KPCĐ:
= Lương cơ bản * 2%
- Theo bảng lương tháng 3 năm 2014 của công ty TNHH KOMEGA SPORTS VN Nhân viên Thái Thụy Thanh Thảo ( mã số: 08080038)
Có lương cơ bản là 2.000.000đ vậy: Vậy BHTN được trích như sau:
= 2.000.000đ * 2% = 40.000đ
Vậy tổng các khoản trích doanh nghiệp tính vào chi phí của nhân viên Nhân viên Thái Thụy Thanh Thảo ( mã số: 08080038) là:
= 360.000đ + 60.000đ + 20.000đ + 40.000đ = 480.000đ.
2.6. Thực trạng hạch toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương tháng 03 năm 2014 03 năm 2014
2.6.1. Chứng từ, sổ sách sử dụng.
- Bảng chấm công
- Bảng lương tháng 03/2014,
- Bảng kê các khoản trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp. kinh phí công đoàn tháng 03/2014.
- Phiếu Chi - Phiếu Thu - Phiếu hạch toán. - Giấy báo nợ - Sổ sách
47 + 334: Lương phải trả cho công nhân viên + 3383: Bảo hiểm xã hội,
+ 3384: Bảo hiểm y tế phải trả + 3382: Kinh phí công đoàn + 3389: Bảo hiểm thất nghiệp
+ 141: Tạm ứng lương của công nhân viên - Sổ nhật ký chung.
- Sổ cái.
2.6.2. Tình hình tiền lương và các khoản trích theo lương trong tháng 3/2014 của công ty TNHH KOMEGA SPORTS. VN
- Tổng lương phải trả cho công nhân viên trong tháng 3/2014 là: 1.862.408.330đ
Trong đó đã:
Khấu trừ Trích
BHXH BHYT BHTN KPCĐ BHXH BHYT BHTN KPCĐ
34.673.400đ 8.831.400đ 4.814.900đ 248.430đ 92.462.400đ 17.662.800đ 4.814.900đ 11.557.800đ
(Nguồn: Phòng tài chính – kế toán)
2.6.3. Phương pháp hạch toán kế toán tiền lương. 2.6.3.1. Chứng từ sử dụng. 2.6.3.1. Chứng từ sử dụng.
- Bảng chấm công tháng 3/2014. (PL 01) - Bảng lương Tháng 3/2014. (PL 02)
- Phiếu hạch toán thanh toán tiền lương và khấu trừ BH cho nhân viên. (PL 03) - Phiếu hạch toán truy thu BHXH, BHYT, BHTN. (PL 04)
+ Khi đến ngày 21 tháng 3, người có trách nhiệm của các bộ phận sẽ lập 1 danh sách