• :Gồ
- :
, thay mặt công ty đàm phán với khách hàng.
- : ỗ trợ Giám đốc trong việc quản lý, điề
ệc chỉ đạ , doanh. chính Phòng kinh doanh Phòng giao nhận Phòng sản xuất
28 • ị . • ập hợp số liệu, thực hiện việc lưu chuyển chứng từ một cách khoa học, thực hiện công tác kế
toán, kiể ả , đồng thời cung cấp
thông tin kịp thời giúp Ban giám đốc đánh giá hiệu quả hoạt động của công ty để đưa ra quyết định phù hợp.
•
ố
ới thiệu sản phẩm của công ty tới khách hàng, báo cáo thông tin khách hàng đến Phó gíám đốc, là nhân tố quan trọng trong công cuộc thực hiện kế hoạch lâu dài mở rộng thị trường.
• ản xuất
, và có sự kết hợp thường trực vớ ản xuấ ản xuất, tái chế hàng hóa theo yêu cầu củ
, kiểm tra chất lượng của hàng hóa, sản phẩm khi nhập về cũng như xuất giao cho khách hàng, đảm bảo hàng đến tay người tiêu dùng an toàn, đúng chất lượng đã cam kết, nhằm tạo dựng niềm tin của khách hàng đối với doanh nghiệp. Phòng sản xuất đóng một vai trò rất quan trọng trong quá trình phát triển công ty, đây là nơi tạo ra những sản phẩm để đưa ra ngoài tiêu thụ, quyết định đến chất lượng sản phẩm nói riêng và thương hiệu của công ty nói chung.
• ận
Chịu sự chỉ đạo của phòng kinh doanh và Ban giám đốc, thực hiện việc vận chuyển hàng hóa từ cảng về kho, đồng thời vận chuyển hàng hóa tới nơi yêu cầu của khách hàng nếu có nhu cầu.
29 2.1.2.3. Nhiệm vụ của các phòng ban:
•
- Giám đốc: ệc thực hiện các kế hoạch chiến lược phát triển công ty, đồng thờ
, tính toán, cân nhắc để ệ
ị lớ , đơn hàng nào sẽ đem lại lợi nhuận cao và quyết
đị ầ ợp lý để đảm bảo công việc kinh doanh được diễn ra
liên tục, mà không gây thiệt hại ứ đọng hàng cho công ty. Là người trực tiếp đàm phán với khách hàng trong những hợp đồng lớn.
- : giúp Giám đốc giám sát việc triển khai các kế hoạch chiến lược của công ty. Khi nhận được kế hoạch hoạt động từ phía Giám đốc thì tiến hành phổ biến cho các phòng ban, đồng thời theo sát quá trình thực hiện để báo cáo lên cấp trên. Hàng tháng nhận thông tin tổng quát về doanh số đạt được của phòng kinh doanh, lập báo cáo tình hình thực hiện để trình lên Giám đốc xem xét mức thưởng, phạt hợp lý, đồng thời có kế hoạch cho đợt hoạt động tiếp theo. Kiểm tra giấy xin xét duyệt chi phí của các phòng ban trước khi trình lên Giám đố
ế .
•
, tuyển dụng nhân sự khi công ty có nhu cầu, thực hiện ký hợp đồng cho người lao động theo đúng quy định của nhà nước. Đưa ra những nội quy, kỷ cương về đồng phục, giờ làm việc, mức thưởng, phạt đối với đội ngũ nhân viên trong công ty, nhằm tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, đem lại hiệu quả
ằm nâng cao tinh thần của đội ngũ nhân viên, tạo sự gắn kết thành một khối thống nhất.
•
ệc lập chứng từ gốc, nhận số liệu từ các phòng ban để xử lý và hạch toán sổ sách kế toán, thực hiệ
30 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
sử dụ , nhằ , tăng hiệu quả . Nhiệm
vụ không kém phần quan trọng của phòng kế toán là cung cấp thông tin thích hợp, kịp thời để nhà quản trị đưa ra kế hoạch hoạt động của công ty nhằm đem lại hiệu quả cao.
•
ảng bá hàng hóa của doanh nghiệp đến người tiêu dùng thông qua việc: tiếp xúc trực tiếp với khách hàng để giới thiệu sản phẩm, hàng hóa của công ty tới cho khách hàng, in logo, quảng cáo trên internet …. Đồng thời phòng kinh doanh còn có nhiệm vụ nhận đơn đ
ịp thời để đảm bảo phục vụ tốt cho khách hàng.
• ản xuất
ản xuấ ản xuất, gia công, tái chế hàng hóa theo yêu cầu của đơn hàng, đồng thờ
: kiểm tra chất lượng hàng hóa có đúng với yêu cầu mà khách hàng đặt ra không để có biện pháp xử lý kịp thời tránh cung cấp những mặt hàng hạn chế về chất lượng cho khách hàng)
• ận:
Phòng giao nhận thực hiện hai nhiệm vụ:
+ Nhận hàng tại cảng và vận chuyển về kho bãi của công ty.
+ Giao hàng tới tận kho, địa điểm mà khách hàng yêu cầu, giao đúng thời gian đã thỏa thuận trong hợp đồng để tạo niềm tin và sự gắn kết giữa doanh nghiệp với khách hàng.
2.1.2.4. Mối quan hệ giữa phòng kế toán và các bộ phận khác:
• Phòng tổ chức hành chính:
- Chuyển đề nghị chi đã được duyệt cho kế toán tiến hành kiểm tra và chi tiền.
- Lập và chuyển hợp đồng lao động cho kế toán đăng ký bảo hiểm cho người lao động.
Cụ thể:
- Phòng tổ chức hành chính lập bảng kế hoạch hoạt động, dự toán chi phí các hoạt động sắp diễn ra của công ty để trình lên Ban giám đốc ký duyệt, nếu được duyệt
31
thì tiến hành lập đề nghị chi cho Giám đốc ký, sau đó chuyển xuống phòng kế toán để thực hiện việc chi tiền.
- Phòng tổ chức hành chính tiến hành phỏng vấn khi có nhu cầu tuyển nhân sự, khi người lao động đủ điều kiện làm hợp đồng thì phòng nhân sự làm hợp đồng lao động sau đó chuyển cho Phòng kế toán để làm căn cứ đăng ký bảo hiểm cho người lao động theo đúng quy định của Nhà nước.
• :
Lập đơn hàng, chuyển đơn hàng sau khi đã được ký duyệt cho kế toán làm căn cứ lập chứng từ gốc.
Cụ thể:
-
(nế 2 liên, 1 liên giữ tạ
ển lên phòng kế toán để làm chứng từ và lưu lại trong hồ .
• ản xuất:
- Lập phiếu nhập kho, xuất kho để quản lý nguyên liệu, hàng hóa thực tế nhập xuất.
-Lập bảng chấm công công nhân, phiếu nhập xuất nguyên vật liệu để kế toán căn cứ tính giá thành (trường hợp sản xuất, tái chế theo đơn hàng của khách), còn nếu là hàng nhập về không qua tái chế, sản xuất thì phòng sản xuất lập phiếu nhập kho khi hàng về, lập phiếu xuất kho khi hàng xuất và chuyển phiếu nhập kho, xuất kho cho phòng kế toán kiểm tra và làm căn cứ theo dõi hàng tồn kho, và tính giá vốn hàng bán. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cụ thể:
- Đối với hàng hóa phải qua sản xuất, tái chế: phòng sản xuất tiến hành lập phiếu xuất nguyên vật liệu, bảng chấm công công nhân để làm căn cứ kế toán tính giá thành thành phẩm.
- Đối với hàng hóa nhập về không qua tái chế, sản xuất thì phòng sản xuất phải lập phiếu nhập kho hàng hóa và chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ tính giá vốn và ghi sổ, khi hàng xuất bán thì phòng sản xuất lập phiếu xuất kho và chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ hạch toán hàng tồn kho. Căn cứ
32
, bộ phận sản xuấ ất lượng hàng hóa trước khi vận
chuyển hàng cho khách. Sau khi hàng hóa đã được kiểm tra đảm bảo chất lượng theo đúng cam kết để phục vụ khách hàng thì phòng sản xuất tiến hành lập phiếu xuất kho thành 3 liên, 1 liên lưu tại phòng sản xuất, 2 liên còn lại chuyển cho phòng kế toán để theo dõi hàng tồn kho, và căn cứ xuất hóa đơn.
• Phòng giao nhận:
Lấy hóa đơn GTGT đã có chữ ký khách hàng chuyển cho Phòng kế toán.
Cụ thể:
Thực hiện việc bốc hàng lên xe và vận chuyển đến địa điểm mà khách hàng yêu cầu, sau khi khách hàng kiểm tra nhận đủ hàng, và xác nhận chất lượng đúng yêu cầu thì nhân viên giao hàng yêu cầu khách hàng ký xác nhận đã nhận hàng vào 2 liên hóa đơn GTGT, 1 liên khách hàng giữ, liên còn lại nhân viên giao hàng cầm về giao lại cho kế toán để làm căn cứ ghi sổ và lưu giữ.
• :
ứng từ để
– –
người lao độ ội bộ
ảm hàng tồ . Căn cứ hóa đơn GTGT được lập để
phản ánh doanh thu phát sinh trong kỳ
ộ phậ – . Hàng tháng kế toán tiến hành khai báo thuế giá trị gia tăng, cuối kỳ kế toán tập hợp chi phí và xác định kết quả kinh doanh. Cung cấp báo cáo quản trị kịp thời khi Ban giám đốc có yêu cầu.
2.1.3. Khó khăn, thuận lợi và phương hướng phát triển của công ty: 2.1.3.1. Khó khăn, thuận lợi: 2.1.3.1. Khó khăn, thuận lợi:
• Khó khăn:
- Là đơn vị mới thành lập, nên việc tạo dựng thương hiệu đang là khó khăn hàng đầu của công ty. Bên cạnh đó trong điều kiện nên kinh tế toàn cầu đang gặp khó khăn, ngành kinh doanh bất động sản đang bị đóng băng đã làm ảnh hưởng không nhỏ đến tình hình kinh doanh của công ty, thêm vào đó việc cạnh tranh trên thị trường ngày càng diễn ra mạnh mẽ,
33
đòi hỏi doanh nghiệp phải tăng cường cải tiến kỹ thuật làm cho hàng hóa của doanh nghiệp phát triển cả về hai mặt chất và lượng, nhưng để làm được điều này thì cần một lượng vốn rất lớn, là đơn vị mới thành lập thì vấn đề về vốn lại là vấn đề khó giải quyết nhất.
- Khó khăn thường xuyên của công ty đó là giá cả của mặt hàng mà công ty kinh doanh dễ bị biến động, có thể gây thiệt hại lớn về mặt tài chính.
- Công việc kinh doanh của công ty có sự chênh lệch giữa các quý, do nhu cầu về sắt thép của khách hàng phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố thời tiết, vào mùa mưa thường hàng hóa của công ty ứ đọng nhiều, vì mùa này khách hàng ít có nhu cầu xây dựng. Điều này gây thiệt hại lớn cho công ty, cụ thể: hàng hóa trong kho để lâu bị hư hại, doanh nghiệp không bán được hàng để trả các khoản chi phí cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp.
- Vì là doanh nghiệp mới thành lập nên chứng từ sử dụng đơn giản, rất ít nghiệp vụ phát sinh, nên công tác quản lý sổ sách chứng từ còn gặp nhiều hạn chế, sổ sách thiết kế chưa được chặt chẽ.
- Vì là doanh nghiệp mới đi vào hoạt động nên khoản chi phí ban đầu bỏ ra rất lớn, điều này đặt ra áp lực cho công ty là phải tạo ra được nhiều lợi nhuận để bù đắp khoản chi phí bỏ ra ban đầu.
- Là đơn vị mới nên hoạt động kinh doanh chính của đơn vị là hoạt động thương mại, còn hoạt động sản xuất, tái chế theo đơn hàng rất ít. Điều này gây trở ngại đó là không tận dụng được hết năng lực sản xuất của máy móc, gây lãng phí.
• Thuận lợi:
Nhờ việc tiếp cận với nguồn hàng giá rẽ nên công ty có thể bán cho khách hàng với giá ưu đãi, điều này giúp cho công ty có thể nhận được nhiều đơn đặt hàng của nhiều nguồn khách hàng, không những ở TPHCM mà có thể mở rộng ra các vùng lân cận như các tỉnh miền tây, Đồng Nai,… trong tương lai.
2.1.3.2. Định hướng phát triển và các chính sách hoạt động của công ty TNHH Kim Thịnh Phú: Thịnh Phú: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
ố :
34 2.1.3.2.1. Định hướng phát triển:
ị
ứa hẹn sẽ đượ ại. Tuy Kim Thịnh Phú
đang là cái tên rất xa lạ với nhiều khách hàng, nhưng công ty đang từng bước tiếp cận với nhiều nguồn khách hàng ở nhiều khu vực hơn.
ủa phòng kinh doanh, mà cho toàn công ty để tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tạo nền tảng cho sự phát triển lớn mạnh và bền vững trong tương lai.
qua các kênh nh , picture quảng cáo,… để đưa hàng hóa của công ty tới nhiều khách hàng hơn.
2.1.3.2.2. Các chính sách hoạt động:
ế ị
, kèm theo việc ưu đãi về chi phí vận chuyển khi mua hàng của công ty. ấ
.
Đảm bảo giao hàng đúng số lượng, chất lượng, địa điểm, thờ
trong hợp đồng. Điều này nhằm tạo niềm tin và sự hài lòng của khách hàng về phong cách làm việc chuyên nghiệp của công ty.
, ngày lễ lớ
ể tạo sự gắn bó bền vững của khách hàng đối với công ty. Đồng thời đưa thương hiệu công ty tới với nhiều khách hàng hơn.
2.1.3.3. Chấp hành pháp luật và chế độ cho người lao động:
ảo vệ sinh môi trường đô thị .
35
Ng
ạo điều kiện để họ phát huy hết năng lực góp phần phát triển công ty.
ụ
.
nhân viên trong công ty, tạo sự liên kết tất cả mọi người thành một khối thống nhất, tạo thêm sức mạnh cho sự phát triển lớn mạnh của công ty.
2.1.3.4. Sử dụng công nghệ thông tin vào quản lý và hoạt động kinh doanh:
công tác kế .
2.1.3.5. Sức cạnh tranh sản phẩm hàng hóa của công ty với các sản phẩm cùng loại trong nước: trong nước:
ả ưu đãi, Kim Thị
ủa Kim Thịnh Phú cung cấp đều được mua ở nơi có uy tín, việc tái chế và sản xuất theo tiêu chuẩn quốc tế và được quản lý nghiêm ngặt.
Ngành Công nghệ sắt thép của công ty là ngành có rất nhiều đối thủ cạnh tranh lớn trong nước cũng như nước ngoài, đặc biệt công ty còn rất mới, lạ đối với người tiêu dùng nên việc ưu tiên về giá cả luôn được đặt lên hàng đầu, cùng với đó là các chính sách chăm sóc khách hàng tốt.
2.1.4. Tổ chức công tác kế toán tại công ty: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.1.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy tổ chức kế toán tại công ty:
:
36
- ế toán trên máy
- ị .
- .
- ần mềm Sm .
- Việc ghi chép kế toán sử dụng đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam.
2.1.4.1.1. Hình thức tổ chức bộ máy tổ chức kế toán tại công ty:
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung, các phòng ban sẽ thực hiện tác nghiệp của mình sau đó chuyển chứng từ ban đầu lên phòng kế toán để làm căn cứ lập chứng từ gốc và tiến hành xử lý, ghi sổ, lập báo cáo cần thiết.
2.1.4.1.2. Sơ đồ bộ máy kế toán:
2.2. . 2.1.4.1.3. Chức năng và quyền hạn: : • ố liệu kế ị
. Lập báo cáo quản trị khi Ban giám đốc yêu cầ
: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán, thanh toán Kế toán công nợ, tính lương Thủ quỹ Kế toán kho
37
- Tài sản và nguồn vố
- .
- Cung cấp thông tin thích hợp cho Giám đốc để đưa ra kế hoạch hoạt động của công ty.
•
, nguồn vố ủa đơn vị
thanh toán, kế toán công nợ, kế toán tiề
.
•
ả
.
• Thủ quỹ
Thực hiện việc quản lý tiền mặt cho công ty, chịu trách nhiệm trong việc thu, chi tiền mặt đã được ban lãnh đạo ký duyệt.
2.1.4.2. Chế độ kế toán tại công ty: 2.1.4.2.1. Hình thức kế toán áp dụng: 2.1.4.2.1. Hình thức kế toán áp dụng:
ế toán trên máy. Công ty sử dụng phần mềm Smart để thực hiện hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ghi sổ các tài khoản liên quan và lập Báo cáo tài chính theo quy định, đồng thời lập Báo cáo quản trị khi có yêu cầu của Ban giám đốc. Kế toán sử dụng Nhật ký chung làm căn cứ để lập sổ tổng hợ
38 - ật ký chung. - ật ký chung và sổ cái. Nhậ ợp lệ, theo từng nghiệp vụ kinh tế . (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sơ đồ 2.3. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán. Chú thích:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
:
- ản, hợp đồng, đơn đặt hàng, bảng chấm công, phiếu
nhập kho, phiếu xuất kho,…do các bộ phận gởi lên, kế toán tiến hành lậ
, đồng thời kiểm tra chứng từ gốc như hóa đơn chi phí, hóa đơn mua hàng… do các bộ phận chuyể ợp lệ chưa, khi kiểm tra và thấy đủ điều kiện để làm căn cứ ghi sổ thì k ến hành phân loại chứng từ, nhập số liệu vào phần mềm kế toán. Theo quy trình