Để hạch toán TSCĐ, Công ty sử dụng các chứng từ như sau:
− Biên bản giao nhận TSCĐ: Là căn cứ xác nhận việc giao nhận TSCĐ diễn ra tại đơn vị. Ở Công ty, biên bản giao nhận chủ yếu được dùng cho hai trường hợp: mua sắm TSCĐ và đưa TSCĐ vào sử dụng khi hoàn thành xây dựng.
− Biên bản thanh lý TSCĐ: Xác nhận việc thanh lý TSCĐ và làm căn cứ để ghi giảm TSCĐ trên sổ sách kế toán.
− Bảng tính và phân bổ khấu hao: Được lập để phản ánh số khấu hao TSCĐ phải trích và phân bổ số khấu hao đó cho các đối tượng sử dụng hàng tháng.
Trường hợp tăng TSCĐ do mua sắm
Sơ dồ 2.8: Quy trình luân chuyển chứng từ TSCĐ trường hợp mua ngoài
Bộ phận có nhu cầu TSCĐ
Giám đốc
Lập đề nghị mua TSCĐ kèm theo phương án mua
Ký duyệt đề nghị mua TSCĐ
Cán bộ thu mua Mua TSCĐ
Hội đồng giao nhận - Giao nhận TSCĐ- Lập biên bản bàn giao TSCĐ
Giám đốc, kế toán trưởng Ký duyệt biên bản bàn giao
Kế toán TSCĐ
- Ghi sổ kế toán chi tiết - Lập bảng tính khấu hao - Lập chứng từ ghi sổ
Kế toán tổng hợp Ghi sổ tổng hợp
Trường hợp nghiệp vụ giảm TSCĐ do thanh lý nhượng bán
Sơ dồ 2.9: Quy trình luân chuyển chứng từ TSCĐ thanh lý, nhượng bán
Bộ phận quản lý tài sản TSCĐ kèm bảng kê TSCĐ Lập công văn xin thanh lý xin thanh lý.
Giám đốc Ký duyệt công văn xin thanh lý và bảng kê.
Hội đồng thanh lý - Lập biên bản thanh lý- Định giá TSCĐ thanh lý
Giám đốc, kế toán trưởng Ký duyệt biên bản thanh lý, nhượng bán.
Kế toán TSCĐ - Xoá TSCĐ trên sổ chi tiết- Lập chứng từ ghi sổ
Kế toán tổng hợp Ghi giảm TSCĐ trênsổ tổng hợp
2.3.3. Sổ sách sử dụng
Để hạch toán chi tiết TSCĐ, kế toán mở sổ chi tiết TSCĐ. Sổ này theo dõi các chỉ tiêu về chủng loại tài sản, về nguyên giá, giá trị hao mòn luỹ kế,….
Quy trình ghi sổ tổng hợp được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ dồ 2.10: Trình tự ghi sổ phần hành kế toán tài sản cố định
Sổ chi tiết TSCĐ Chứng từ tăng, giảm TSCĐ, bảng tính khấu hao TSCĐ Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ cái TK 211, 213, 214 Bảng cân đối số phát sinh