Vốn bằng tiền gồm có tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Để hạch toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, các chứng từ chủ yếu được sử dụng là phiếu thu, biên lai thu tiền, phiếu chi, giấy báo Nợ, báo có của ngân hàng. Ngoài ra, cuối mỗi
tháng Công ty còn lập bảng kiểm kê quỹ tiền mặt để xác nhận số tiền mặt thực tế tồn quỹ và tìm ra nguyên nhân thừa, thiếu.
Phiếu thu: là chứng từ phản ánh số tiền thực thu vào quỹ tập trung. Khi người nộp tiền đề nghị nộp trên cơ sở chứng từ gốc như hoá đơn bán hàng, giấy thanh toán tiền tạm ứng,… kế toán thanh toán hoặc kế toán tiền mặt tiến hành lập phiếu thu. Phiếu thu lá chứng từ xác định số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc … thực tế nhập quỹ. Phiếu thu được lập làm 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần) trong đó:
− Liên 1: lưu tại quyển phiếu thu − Liên 2: chuyển cho người nộp tiền
− Liên 3: chuyển cho thủ quỹ làm cơ sở kiểm nhập tiền, ký phiếu thu và ghi sổ quỹ. Sau đó, liên này được trả lại cho kế toán thanh toán ghi sổ kèm theo toàn bộ chứng từ gốc.
Định kỳ kế toán trưởng ký phiếu thu rồi chuyển cho kế toán thanh toán bảo quản, lưu trữ.
Trình tự luân chuyển phiếu thu như sau:
Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển phiếu thu.
Biên lai thu tiền: là chứng từ được sử dụng trong trường hợp nghiệp vụ thu tiền trung gian trước khi nộp vào quỹ tập trung của doanh nghiệp.
Phiếu chi: là chứng từ phản ánh số tiền mặt thực tế xuất quỹ. Khi người nhận tiền đề nghị chi tiền trên cơ sở chứng từ xin chi như giấy đề nghị tạm ứng đã có đầy đủ chữ ký hợp lệ của giám đốc và kế toán trưởng hoặc hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp thì kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu chi. Phiếu chi được lập thành 2 hoặc 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần), trong đó:
Người
nộp tiền Kế toán tiền mặt trưởng và Kế toán giámđốc Thủ quỹ Kế toán tiền mặt Lập giấy đề nghị nộp tiền Lập phiếu thu Kí duyệt phiếu thu
Thu tiền Ghi sổ, bảo quản và lưu
- Liên 1: lưu tại quyển
- Liên 3 (nếu có): được giao cho người xin chi
- Liên 2: được chuyển cho thủ quỹ làm cơ sỏ xuất tiền, ký phiếu chi và ghi sổ quỹ. Riêng đối với các nghiệp vụ chi bất thường hoặc số lượng lớn thì phiếu chi phải được kế toán trưởng và giám đốc Công ty kí duyệt trước khi thủ quỹ xuất quỹ. Sau đó liên này được chuyển lại cho kế toán thanh toán ghi sổ và bảo quản, lưu trữ.
Định kỳ kế toán thanh toán chuyển phiếu chi cho kế toán trưởng và giám đốc ký. Phiếu chi hợp lệ là phiếu chi phải có đủ chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc nhà máy, người nhận tiền và thủ quỹ.
Trình tự luân chuyển phiếu chi như sau
Sơ đồ 2.2: Quy trình luân chuyển phiếu chi.
Giấy báo Nợ, báo Có: do ngân hàng lập, gửi đến Công ty nhằm thông báo với Công ty rằng lượng tiền gửi của Công ty trong ngân hàng đã tăng lên (đối với giấy báo Có) hoặc giảm đi (đối với giấy báo Nợ) một lượng là bao nhiêu.
Quy trình luân chuyển chứng từ tiền gửi ngân hàng diễn ra gần tương tự chứng từ tiền mặt, chỉ khác ở chỗ: trong trường hợp giảm TGNH, kế toán lập các Uỷ nhiệm chi, lệnh chi thay vì phiếu chi, các bước luân chuyển khác không thay đổi. Còn trong trường hợp tăng TGNH, căn cứ vào giấy báo Có của ngân hàng để lập chứng từ và sổ sách liên quan. Đồng thời cuối mỗi tháng, kế toán đối chiếu giấy báo số dư khách hàng, sổ phụ ngân hàng với các sổ chi tiết và tổng hợp TK 112 để kiểm tra và kiểm soát TGNH của Công ty.
Người có nhu cầu chi tiền Kế toán trưởng và giám đốc Kế toán
tiền mặt trưởng và Kế toán giám đốc Thủ quỹ Lập giấy đề nghị chi tiền
Duyệt chi Viết phiếu chi Kí phiếu chi Chi tiền Kế toán tiền mặt Ghi sổ, bảo quản, lưu trữ