3.2.2.1 Cơ cấu tổ chức
Ngân hàng TMCP Xuất nhập khẩu Việt Nam - Chi nhánh Cần Thơ có cơ cấu tổ chức khá hợp lý và hiệu quả gồm có: Ban giám đốc, 4 phòng ban và 5 phòng giao dịch.
Ban giám đốc: Giám đốc và Phó Giám đốc
Bốn Phòng ban:, Phòng khách hàng doanh nghiệp và thanh toán quốc tế, Phòng khách hàng cá nhân (cho vay và thẻ), Phòng dịch vụ khách hàng, Phòng hành chính nhân sự và ngân quỹ.
Năm Phòng giao dịch: Phòng giao dịch Cái Răng, Phòng giao dịch Ô Môn, Phòng giao dịch An Hòa, Phòng giao dịch An Phú, Phòng giao dịch Trà Nóc.
17
Nguồn: Phòng hành chính của Eximbank Cần Thơ, 2013.
Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Ngân hàng TMCP Xuất nhập khẩu Việt Nam Chi nhánh Cần Thơ
3.2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban
a) Ban Giám đốc: gồm có Giám đốc và hai Phó Giám đốc với nhiệm vụ
Giám đốc
Tổ chức chỉ đạo thực hiện các chính sách chế độ nghiệp vụ và kế hoạch kinh doanh theo sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc.
Quyết định chương trình hoạt động, kế hoạch công tác.
Ký kết các văn bản tín dụng, tiền tệ thanh toán trong phạm vi hoạt động của chi nhánh.
Tổ chức nghiên cứu học tập và hướng dẫn thi hành các chế độ thế hệ nghiệp vụ của Ngân hàng TMCP Xuất nhập khẩu Việt Nam và các vấn đề có liên quan do Nhà nước, Bộ Thương mại, Ngân hàng Nhà nước, Bộ tài chính, các Bộ quản lý ban ngành. P.GD CÁI RĂNG P.GD Ô MÔN P.GD AN PHÚ P.GD AN HÒA P.GD TRÀ NÓC BAN GIÁM ĐỐC
CÁC PHÒNG BAN TẠI CHI NHÁNH CÁC PHÒNG GIAO DỊCH
P.DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG P.KH DN VÀ THANH TOÁN QUỐC TẾ P.HÀNH CHÍNH VÀ NGÂN QUỸ P.KH CÁ NHÂN (CHO VAY VÀ THẺ)
18
Chịu trách nhiệm về toàn bộ tài sản, vốn, tổ chức cán bộ và kết quả kinh doanh của chi nhánh, chịu trách nhiệm về việc chi tiêu tài chính, trích lập quỹ theo quy định của Nhà nước, Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc.
Xây dựng các chỉ tiêu, kế hoạch của chi nhánh.
Đại diện đương nhiên của pháp nhân chi nhánh Ngân hàng TMCP Xuất nhập khẩu Việt Nam tại Cần Thơ trước pháp luật và trong quan hệ tố tụng.
Phó Giám đốc
Giúp Giám đốc chỉ đạo và điều hành trực tiếp một số lĩnh vực công tác, trong các mặt nghiệp vụ của phòng kế toán và phòng ngân quỹ.
Tham gia với Giám đốc việc chuẩn bị, xây dựng và quyết định về chương trình công tác, kế hoạch kinh doanh và các phương hướng hoạt động của chi nhánh.
Có trách nhiệm thay mặt Giám đốc giám sát và điều hành các hoạt động của đơn vị được ủy nhiệm khi Giám đốc vắng mặt và chịu trách nhiệm trước Giám đốc.
Bên cạnh đó, Phó Giám đốc còn thay mặt Giám đốc giải quyết và ký kết các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công.
b) Phòng Hành chính nhân sự
Thực hiện chức năng kiểm soát nội bộ. Thực hiện chức năng hành chính văn phòng.
Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự, tiền lương, chế độ chính sách…
Tổng hợp các hoạt động kinh doanh toàn ngân hàng. Thực hiện các công tác quan hệ đối ngoại.
Thực hiện các hoạt động hỗ trợ hành chính, quản trị bộ máy hoạt động.
c) Phòng KH doanh nghiệp và KH cá nhân
Thực hiện công tác tín dụng theo chế độ tín dụng hiện hành.
Thực hiện các khoản cho vay chủ yếu là cho vay ngắn hạn, trung hạn và cho vay bằng ngoại tệ. Có kế hoạch giám sát theo dõi các khoản vay, thu lãi và nợ của KH doanh nghiệp và KH cá nhân.
19
Xét bảo lãnh các L/C hàng nhập và tài trợ cho các L/C hàng xuất.
d) Phòng Dịch vụ khách hàng
Bộ phận kế toán: thực hiện các chức năng
Ghi chép toàn bộ các công việc phát sinh trong ngày.
Hạch toán kế toán theo chế độ Nhà nước quy định, thực hiện hạch toán kế toán BHXH và BHYT, hạch toán thuế phải nộp.
Lưu trữ chứng từ cho cả chi nhánh.
Hướng dẫn khách hàng, các đơn vị nội bộ sử dụng chứng từ, biểu mẫu đúng theo quy định của ngân hàng.
Thực hiện các bút toán liên quan đến quá trình thanh toán như: ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, kế toán các khoản thu chi trong ngày, mở tài khoản mới cho khách hàng, thực hiện các bút toán chuyển khoản giữa ngân hàng với khách hàng, với ngân hàng khác, và với Ngân hàng TMCP Xuất nhập khẩu Việt Nam.
Báo cáo quyết toán, phân phối lãi lỗ từng kỳ hoạt động của ngân hàng. Tổng hợp chi tiết lên cân đối hoạt động của ngân hàng.
Báo cáo quyết toán hằng năm lên ngân hàng Hội sở.
Bộ phận Thẻ ngân hàng: thực hiện các chức năng
Phát hành thanh toán các loại thẻ quốc tế, thẻ nội địa, mở các đơn vị chấp nhận thẻ, tư vấn du học trọn gói.
Đồng thời với việc tổ chức phát hành, tổ chức khuyến dụng và duy trì mối quan hệ với khách hàng.
Tổ chức xét duyệt đơn xin cấp thẻ từ các khách hàng.
Để đảm bảo việc phát hành và thanh toán được an toàn, hiệu quả, bộ phận thường xuyên thực hiện kiểm tra tín dụng, kiểm soát gian lận và thu hồi nợ. Tổ chức theo dõi cách thức thanh toán và chi tiêu của chủ thẻ, cách thức và mức độ giao dịch của các đại lý nhằm giảm thiểu tối đa các rủi ro về tín dụng và tổn thất cho ngân hàng do vấn đề gian lận, lừa đảo xuất phát từ chủ thẻ hoặc các đại lý chấp nhận thẻ. Đồng thời có các biện pháp đòi nợ hiệu quả và giữ được tín nhiệm của khách hàng.
20
e) Phòng Thanh toán quốc tế
Thực hiện các hoạt động có liên quan đến quá trình thanh toán xuất nhập khẩu giữa khách hàng với các đơn vị nước ngoài. Thanh toán tiền hàng bằng các phương thức thanh toán quốc tế: L/C, chuyển tiền, nhờ thu…được thực hiện nhanh chóng, bảo mật và tiết kiệm được chi phí lớn nhờ vào mối quan hệ đại lý mật thiết với các ngân hàng trên thế giới.
f) Phòng Ngân quỹ
Còn gọi là kho tiền của ngân hàng. Phòng được Giám đốc phân công, thực hiện các nhiệm vụ sau:
Về thu: tiếp nhận tiền gửi của khách hàng, nộp tiền bán hàng, trả nợ vay ngân hàng bằng tiền mặt VND và ngoại tệ theo chứng từ nhờ thu đã được phòng nghiệp vụ kiểm tra, tiếp nhận các khoản tiền mặt VND và ngoại tệ khách hàng gửi tiết kiệm, mở tài khoản…
Về chi: trả tiền cho khách hàng, thanh toán Sec du lịch, ngân phiếu theo chứng từ đã được phòng nghiệp vụ kiểm tra và Giám đốc duyệt.
Quản lý tài chính và hạch toán kế toán.
Thực hiện công tác thanh toán tập trung liên hàng nội bộ. Quan hệ kế toán với các ngân hàng khác.
Thực hiện lưu trữ các giấy tờ có giá do khách hàng cầm cố thế chấp.
g) Các Phòng giao dịch trực thuộc
Bao gồm Phòng giao dịch Cái Răng, Phòng giao dịch Ô Môn, Phòng giao dịch An Phú, Phòng giao dịch An Hòa, Phòng giao dịch Trà Nóc.