Cấp phát là một khâu quan trọng trong chu trình cung ứng vắc xin và cĩ ảnh hƣởng rất lớn đến kết quả phịng chống dịch bệnh.
ảng 3.19: Quy trình cấp phát vắc xin
STT Nội dung Cán bộ thực
hiện
1 Nhận phiếu lĩnh vắc xin của khoa KSDB
gƣời cấp 2 Viết biên bản giao nhận vắc xin
3 Kiểm tra nhiệt độ tủ lạnh tại thời điểm cấp phát. Ghi nhiệt độ vào biên bản giao nhận
gƣời cấp, ngƣời nhận 4 Xác định tủ lạnh chứa vắc xin cần cấp theo biên bản
giao nhận
gƣời cấp 5 Lấy các loại vắc xin cần cấp theo đúng loại, đúng số
lƣợng, đúng lơ ra khỏi tủ lạnh
6 Xếp bình tích lạnh/đá lạnh vào đáy xung quanh phích
vắc xin gƣời nhận
7 ối chiếu, cấp phát từng loại vắc xin theo biên bản giao nhận
gƣời cấp, ngƣời nhận 8 Xếp các loại vắc xin, dung mơi (nếu cĩ) vào phích vắc
xin theo đúng quy định gƣời nhận
9 Ký vào biên bản giao nhận vắc xin
10
iền đầy đủ thơng tin: nơi nhận vắc xin, dung mơi, đơn vị sản xuất, nƣớc sản xuất, số liều/lọ, số lơ, hạn dùng, số lƣợng cấp phát, nhiệt độ vào mục xuất trong sổ quản lý vắc xin
gƣời cấp
Tất cả vắc xin dự trù về đƣợc nhập vào kho dƣợc và đƣợc xuất cho khoa Kiểm sốt dịch bệnh. Quy trình cấp phát vắc xin đƣợc thực hiện chặt chẽ và thực hiện theo nguyên tắc FIFO, FEFO, theo dõi đƣợc số lƣợng tồn kho và hạn dùng của vắc xin, do đĩ hạn chế đƣợc vắc xin hết hạn.Trƣờng hợp phát hiện cĩ bất thƣờng về các thơng tin, tình trạng vắc xin thì sẽ làm biên bản về tình trạng thực tế và xử lý theo quy định.
CHƢƠNG 4: ÀN LU N
4.1. VỀ HOẠT ĐỘNG LỰA CHỌN V C XIN D CH VỤ CỦA TRUNG TÂM Y T DỰ PHỊNG QU N TÂN BÌNH NĂM 2014
Trọng tâm của hoạt động lựa chọn vắc xin là xây dựng danh mục vắc xin của Trung tâm. Một danh mục hợp lý sẽ là nền tảng tốt nhất cho việc sử dụng vắc xin an tồn, hiệu quả.
Quy trình lựa chọn vắc xin của Trung tâm Y tế dự phịng quận Tân Bình đƣợc tiến hành theo các bƣớc rõ ràng, trong đĩ H T& T đĩng vai trị quyết định và cĩ sự tham gia của các khoa, 15 trạm Y tế nên danh mục vắc xin sát hơn với nhu cầu chủng ngừa của ngƣời dân.
Danh mục vắc xin trong năm 2014 của Trung tâm gồm cĩ 26 loại, chủng ngừa đƣợc 14 loại bệnh đang tiến triển tại Việt Nam và 6 loại chủng ngừa theo Quỹ nhi đồng Thế giới. Các loại vắc xin đều đạt tiêu chuẩn theo WHO, giúp đẩy lùi tình trạng bệnh tật diễn ra theo khí hậu và mơi trƣờng tại địa phƣơng. Danh mục trong chƣơng trình vắc xin dịch vụ tuy cĩ nhiều hoạt chất để đáp ứng với mơ hình phịng bệnh nhƣng cũng nên lƣu ý đánh giá lại danh mục qua nhiều năm, giá thành, diễn tiến bệnh tật để loại bỏ những vắc xin cĩ hoạt chất tƣơng tự nhƣng giá thành khá cao và phải tiêm nhắc lại nhiều lần (Ngừa thủy đậu nên dùng 01 liều duy nhất).
Trong danh mục vắc xin tại Trung tâm Y tế dự phịng Tân Bình hàng năm khoa dƣợc luơn đảm bảo cung ứng > 90% các loại vắc xin do trong quá trình xây dựng danh mục H KH đã căn cứ vào danh mục vắc xin đƣợc Bộ Y tế cấp phép nhằm đáp ứng tốt nhu cầu phịng bệnh.
Tồn tại: Tuy nhiên, việc xây dựng danh mục của năm 2014 là quá trình sửa đổi và bổ sung dựa trên danh mục vắc xin cĩ sẵn của năm 2013 và dự báo tăng 30% so với năm 2013 theo yêu cầu của khoa KSDB, 15 trạm Y tế phƣờng và những số liệu sử dụng vắc xin mà khoa Dƣợc cung cấp. Những
thơng tin về bệnh tật đƣợc thu thập đơn thuần là do lấy số liệu trong những đợt đi phịng chống dịch bệnh của khoa KSDB.
4.2. VỀ HOẠT ĐỘNG MUA S M V C XIN D CH VỤ TẠI TRUNG TÂM Y T DỰ PHỊNG QU N TÂN BÌNH NĂM 2014
Hàng năm vào tháng 12, khoa KSDB gửi dự trù vắc xin tới khoa Dƣợc. Khoa Dƣợc tổng hợp căn cứ vào danh mục vắc xin của Trung tâm và danh mục vắc xin đƣợc BYT cấp phép với số lƣợng xuất nhập tồn vắc xin của năm trƣớc, các vắc xin mới do nhà cung cấp chào hàng, định mức kinh phí để lập kế hoạch trình H T& T. Sau khi H T& T thống nhất sẽ trình Giám đốc Trung tâm thơng qua sự phê duyệt của Sở Y tế TP.HC và Thƣờng trực Ủy ban nhân dân quận Tân Bình (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thời gian chờ phê duyệt thƣờng kéo dài 01 tháng. Sau khi đƣợc Sở Y tế TP.HC và Thƣờng trực Ủy ban nhân dân quận Tân Bình phê duyệt, Trung tâm tổ chức đấu thầu rộng rãi theo quy định. Quy trình đấu thầu đƣợc thực hiện theo đúng quy định về uật đấu thầu, thơng tƣ liên tịch số 01/2012/TTLT-BYT-BTC ngày 19/01/2012. Quy trình đƣợc thực hiện khá chặt chẽ từ khâu làm danh mục đấu thầu đến khâu cĩ kết quả đấu thầu rồi thƣơng thảo ký hợp đồng. Danh mục mời thầu đƣợc thiết kế theo tên gốc đảm bảo đƣợc tính cơng bằng, minh bạch và cạnh tranh lành mạnh và nhà thầu nào cũng tham gia đƣợc. Tuy nhiên, các tiêu chí chấm thầu khá phức tạp, qua nhiều cơng đoạn chấm mà thao tác chấm thủ cơng nên mất nhiều thời gian cho mỗi cơng đoạn. Thời gian quy định chấm thầu cĩ hạn nên đợt thầu nào cũng bị kéo dài gây chậm trễ cho cơng tác cung ứng vắc xin. Khoa Dƣợc cũng luơn bị áp lực trong việc đáp ứng nhu cầu phịng bệnh ngày càng tăng của ngƣời dân.
hƣng nhờ vào đấu thầu giá vắc xin, nguồn hàng do các cơng ty cung cấp ổn định. Các thủ tục tài chính thuận lợi, chi trả đúng thời hạn cho các cơng ty nên việc đặt hàng đƣợc đáp ứng kịp thời, làm tăng số lƣợng bệnh
nhân. Phƣơng thức cung ứng vắc xin tại Trung tâm Y tế dự phịng Tân Bình chủ yếu theo hình thức đấu thầu rộng rãi một lần trong năm. Việc mua sắm theo hình thức đấu thầu rộng rãi mang lại nhiều lợi ích: Chuẩn hĩa quy trình mua sắm, cơng khai minh bạch, tạo đƣợc tính cạnh tranh giữa các nhà thầu, Trung tâm cĩ nhiều sự lựa chọn với giá thành hợp lý trong cả năm.
Tồn tại: Tuy nhiên cũng cịn nhiều bất cập nhƣ: quá trình mua sắm nhiều thủ tục, kéo dài, tốn nhiều thời gian, nhân lực, chi phí, chậm trễ trong quá trình hồn tất các thủ tục gây thiếu vắc xin cho việc phịng bệnh. Các tiêu chí đánh giá vắc xin làm các nhà thầu nhỏ hoặc mới cĩ mặt trên thị trƣờng khơng thể tham gia dự thầu.
4.3. VỀ HOẠT ĐỘNG BẢO QUẢN VÀ CẤP PHÁT V C XIN TẠI TRUNG TÂM Y T DỰ PHỊNG QU N TÂN BÌNH NĂM 2014
Bảo quản
ƣợng vắc xin tồn kho hàng tháng tại khoa Dƣợc tƣơng đối ít. Số lƣợng tồn kho của chƣơng trình vắc xin dịch vụ tăng vào cuối năm do khoa Dƣợc phải đặt tăng hàng để dự trữ trong khi chờ phê duyệt kết quả thầu vào đầu năm sau thƣờng bị chậm và do các cơng ty hay cĩ biến động về giá cả vào đầu năm.
Khoa Dƣợc tại TTYTDP quận Tân Bình là đầu mối phân phối vắc xin cho tuyến dƣới, cĩ hệ thống kho vắc xin đƣợc bố trí hợp lý, thuận tiện cho việc nhập xuất vắc xin. Tuy nhiên kho chƣa đủ rộng để khép kín khu vực bảo quản vắc xin tách rời với khu vực cấp phát vắc xin hàng ngày cho khoa KSDB và 15 trạm Y tế phƣờng, do cơ sở hạ tầng tại Trung tâm chƣa đƣợc xây dựng mới nên phải tận dụng triệt để các vị trí cĩ trong Trung tâm.
Duy trì nhiệt độ từ +20C đến +80C xuyên suốt trong quá trình bảo quản là yêu cầu quan trọng để đảm bảo an tồn và chất lƣợng của vắc xin. Việc đặt dụng cụ theo dõi nhiệt độ trong các thiết bị lạnh chứa vắc xin là cần thiết để cĩ thể điều chỉnh nhiệt độ dây chuyền lạnh đảm bảo cho vắc xin luơn ở trong
phạm vi an tồn; nếu khơng đƣợc quan tâm đúng mức hoặc cán bộ y tế chỉ ghi đầy đủ vào bảng theo dõi nhiệt độ một cách máy mĩc hoặc đối phĩ thì sẽ cĩ nguy cơ vắc xin bị tổn hại. Các chủng loại trang thiết bị nhƣ: Ẩm kế, nhiệt kế, điều hịa,… mặc dù đầy đủ nhƣng chƣa đƣợc hiệu chỉnh thƣờng xuyên. Do nhiệt độ thay đổi trong ngày rất lớn nên thiết bị điều hịa và các tủ vắc xin phải hoạt động hết cơng suất nhƣng cơng tác kiểm tra, bảo dƣỡng lại chƣa đƣợc chú trọng.
Kiểm sốt và theo dõi dây chuyền lạnh: Mỗi tủ lạnh hoặc tủ đá đều cĩ lý lịch tủ lạnh, đƣợc ghi chép đầy đủ các thơng tin từ khi lắp đặt tủ, vận hành, vệ sinh tủ. Ngồi ra lý lịch tủ lạnh cịn ghi chép lại các sự cố khi sử dụng và cách khắc phục các sự cố. Kiểm kê dây chuyền lạnh cĩ thực hiện vào cuối năm.
Khĩ khăn
- Về nhân lực: Nhân lực của khoa Dƣợc cịn hạn chế. Do quản lý nhiều chƣơng trình Quốc gia ( lao, tâm thần, da liễu, chăm sĩc sức khỏe sinh sản, tiêm chủng mở rộng - dịch vụ, HIV-AIDS,…) nên nhân viên khoa Dƣợc phải làm cơng tác kiêm nhiệm một lúc nhiều nhiệm vụ, mỗi ngƣời phụ trách nhiều chƣơng trình.
- Xây dựng cơ số tồn kho hợp lý: Hiện nay khoa Dƣợc chƣa xây dựng phần mềm quản lý tồn kho, thơng tin về vắc xin cho các tuyến trạm Y tế phƣờng nên cơng việc cịn nhiều khĩ khăn trong việc cập nhật những thơng tin mới nhất của các Bộ, Ngành.
- Vì kho vắc xin cịn nhỏ nên chƣa đạt chuẩn trong quy định của GSP do cơ sở hạ tầng chƣa đƣợc đầu tƣ tại Trung tâm.
- Việc ứng dụng phần mềm địi hỏi phải cĩ đầu tƣ nâng cấp phần mềm, phần cứng trong quá trình sử dụng tuy nhiên Trung tâm lại khĩ khắn về kinh phí nên chƣa đáp ứng đƣợc.
Cấp phát
Cấp phát đƣợc thực hiện theo một quy trình khá chặt chẽ từ khâu nhập hàng vào kho dƣợc đến khâu cấp phát cho khoa Kiểm sốt dịch bệnh, đảm bảo vắc xin an tồn cho cơng tác tiêm chủng. Tuy nhiên, Trung tâm chƣa trang bị phần mềm nối mạng tồn Trung tâm và 15 trạm Y tế nên cơng tác quản lý gặp nhiều khĩ khăn. Các bác sỹ khơng nắm đƣợc các vắc xin đang cĩ tại khoa dƣợc để kê đơn. Mỗi phịng, ban sử dụng những phần mềm riêng lẻ, khơng kết nối đƣợc gây lãng phí nguồn lực để chuyển đổi dữ liệu gây sai số trong quản lý rất lớn. Cơng tác quản lý dƣợc cũng trong tình trạng nhƣ vậy.
K T LU N VÀ ĐỀ XUẤT
K T LU N
Qua phân tích hoạt động cung ứng vắc xin tại Trung tâm Y tế dự phịng quận Tân Bình, chúng tơi cĩ một số kết luận nhƣ sau:
Về hoạt động lựa chọn vắc xin
Trung tâm đã xây dựng đƣợc quy trình lựa chọn vắc xin hợp lý, dựa trên các căn cứ cĩ ý nghĩa thực tế.
Danh mục vắc xin đƣợc xây dựng gồm 26 loại, chủng ngừa đƣợc 14 loại bệnh đang tiến triển tại Việt Nam và 06 loại chủng ngừa theo Quỹ nhi đồng Thế giới. Hiện nay, vắc xin đang đƣợc sử dụng chủ yếu nhập từ nƣớc ngồi, chiếm 88,5 % trong danh mục vắc xin năm 2014.
Quản lý cung ứng danh mục vắc xin tại Trung tâm địi hỏi khoa Dƣợc phải cĩ cơ sở quản lý đảm bảo, các quy trình làm việc chuẩn, các dƣợc sỹ đƣợc đào tạo về cơng tác đấu thầu mua sắm vắc xin.
Tuy nhiên, trong các căn cứ để xây dựng danh mục vắc xin vẫn cịn thiếu 02 cơ sở khoa học là phân tích mơ hình bệnh tật và phác đồ phịng bệnh.
Về hoạt động mua sắm vắc xin
Phƣơng thức cung ứng vắc xin tại Trung tâm theo hình thức đấu thầu rộng rãi một lần trong năm. Do đấu thầu rộng rãi nên số lƣợng các cơng ty tham dự ngày càng tăng. Trong năm 2014, cĩ 05 cơng ty trúng thầu, đều là các cơng ty cĩ uy tín trên thị trƣờng, đã thực hiện đƣợc 95 % tổng giá trị hợp đồng đã ký với các cơng ty trúng thầu. Số lƣợng vắc xin trúng thầu của các cơng ty đạt tỷ lệ gần 100% so với danh mục đấu thầu. Các cơng ty đã đáp ứng tƣơng đối đầy đủ về chủng loại và số lƣợng vắc xin cần thiết theo yêu cầu của Trung tâm, tạo điều kiện thuận lợi trong cơng tác mua sắm vắc xin phục vụ cho nhu cầu phịng chống bệnh tật của nhân dân. Kinh phí mua vắc xin dịch vụ năm 2014 đạt gần 12 tỷ đồng, cao gần gấp đơi so với năm trƣớc (07 tỷ
đồng). Số lƣợng vắc xin sử dụng tại Trung tâm và 15 trạm Y tế cũng tăng cao, đạt hơn 10 tỷ đồng, chứng tỏ nhu cầu chủng ngừa để phịng tránh bệnh tật của nhân dân ngày càng cao.
Cơng tác đấu thầu cung ứng vắc xin tại Trung tâm Y tế dự phịng quận Tân Bình hiện đang làm là một cơng việc thƣờng quy. Quy trình thực hiện chặt chẽ, rõ ràng và cụ thể, đảm bảo đƣợc mục tiêu cạnh tranh, cơng bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế trong đấu thầu. Tồn bộ các yêu cầu về mặt kỹ thuật đƣợc xây dựng dựa trên kế hoạch đấu thầu và các tài liệu hƣớng dẫn kèm theo, các quy định pháp luật về đấu thầu. Do đĩ hạn chế sự thơng đồng giữa nhà thầu và bên mời thầu tạo đƣợc sự cạnh tranh lành mạnh, bình đẳng. Việc mua sắm theo hình thức đấu thầu rộng rãi mang lại nhiều lợi ích: chuẩn hĩa quy trình mua sắm, Trung tâm cĩ nhiều sự lựa chọn, giá vắc xin ổn định trong cả năm. Hình thức ký hợp đồng theo đơn giá phù hợp với số lƣợng vắc xin sử dụng trong năm mặc dù cĩ nhiều biến động. ây cũng là một trong những giải pháp phù hợp cho việc lựa chọn vắc xin cung ứng kịp thời, ổn định. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tuy nhiên, cũng cịn nhiều bất cập nhƣ quá trình mua sắm nhiều thủ tục, kéo dài, tốn nhiều thời gian, nhân lực, chi phí. Phƣơng thức chấm thầu cịn thủ cơng, chƣa cĩ phần mềm chấm điểm hỗ trợ. Cách xác định giá đánh giá của Trung tâm chƣa thể hiện đƣợc mối quan hệ giữa giá dự thầu và tổng điểm kỹ thuật.
Về hoạt động bảo quản và cấp phát vắc xin
Hệ thống kho đƣợc bố trí thuận tiện cho việc vận chuyển, giao nhận và cấp phát. Các kho đều đƣợc trang bị đầy đủ các thiết bị tối cần thiết nhằm đảm bảo cho hoạt động tồn trữ, bảo quản thuốc, vắc xin theo đúng quy định. Vắc xin đƣợc sắp xếp phù hợp và đúng quy định, số lƣợng vắc xin hủy cĩ giá trị nhỏ chiếm 0,01% tổng giá trị vắc xin tồn kho, khơng cĩ vắc xin bị hƣ hỏng, bể vỡ, hết hạn sử dụng.
Trung tâm xây dựng quy trình cấp phát khá chặt chẽ, hợp lý trên nguyên tắc phục vụ kịp thời và thuận tiện nhất cho việc phịng bệnh. Các vắc xin đặc biệt đƣợc quản lý chặt chẽ, tránh thất thốt. Khoa Dƣợc thực hiện đầy đủ và đúng các quy chế về xuất, nhập vắc xin, lƣu trữ hồ sơ sổ sách.
Trung tâm đã xây dựng đƣợc danh mục vắc xin tƣơng đối đầy đủ, đã đáp ứng tƣơng đối tốt cho nhu cầu phịng bệnh tại địa phƣơng. Nhân viên tuân thủ quy trình thao tác chuẩn, tiện lợi cho khâu kiểm tra giám sát, theo dõi số lƣợng sử dụng tại khoa KSDB và số lƣợng tồn kho. Hiện tại, tính lƣợng tồn kho để dự trù mua vắc xin vẫn chủ yếu dựa vào kinh nghiệm, dựa vào số lƣợng sử dụng của tháng trƣớc chứ chƣa xây dựng đƣợc cơng thức tính lƣợng tồn kho.
Mặt tồn tại: Quy trình quản lý kho chƣa đƣợc vi tính hĩa tồn bộ, một số sổ sách vẫn cịn làm thao tác thủ cơng.
Kho vắc xin chƣa đạt tiêu chuẩn GSP.
Do diện tích kho của Trung tâm Y tế dự phịng Tân Bình cịn nhỏ so với yêu cầu, lại chỉ cĩ 01 DSTH quản lý do đĩ khối lƣợng cơng việc tƣơng đối nhiều nên khá vất vả với khối lƣợng vắc xin đƣợc tồn trữ và cấp phát.
ĐỀ XUẤT
ể gĩp phần hồn thiện hơn nữa hoạt động cung ứng vắc xin tại Trung