Cơng tác bảo quản vắc xin dịch vụ đƣợc thực hiện theo “Quy trình về sử dụng vắc xin, sinh phẩm y tế trong dự phịng và điều trị” của Bộ Y tế ban hành theo Quyết định số 23/Q -BYT ngày 07 tháng 07 năm 2008 và phải tuân theo các quy định về “Quy định về dây chuyền lạnh và bảo quản vắc xin” của Viện Vệ sinh Dịch tễ Trung ƣơng
3.3.1.1. Trang thiết bị lạnh bảo quản vắc xin
ảng 3.14: Trang thiết bị bảo quản vắc xin
STT Tran t iết b Số lƣợn (cái) Đan sử dụn Hƣ ỏng 1 hiệt kế 20 20 2 Ẩm kế 01 01 3 áy hút ẩm 02 02 4 iều hịa 01 01 5 Tủ lạnh 02 02
6 Tủ đựng vắc xin chuyên dùng abor
- 400 02 01 01
7 Tủ đựng vắc xin chuyên dùng
Vesfrost - MK 304 03 03
8 Tủ cấp đơng 01 01
9 Phích vắc xin (dùng vận chuyển vắc
xin ở tuyến Trạm Y tế, chiến dịch) 25 25
10 Bình cứu hỏa 01 01
Với các trang thiết bị hiện đang sử dụng tại kho dƣợc, đủ đảm bảo trong cơng tác bảo quản và cấp phát vắc xin dù là mỗi loại vắc xin cĩ nhiệt độ bảo quản khác nhau. Khĩ khăn nhất là việc phải bảo quản vắc xin trong quá trình vận chuyển từ kho dƣợc Trung tâm đến 15 trạm Y tế, nhƣng khoa dƣợc cũng khắc phục bằng cách cấp phích vắc xin giữ nhiệt độ và nhiệt kế cho 15 trạm, cĩ 02 tủ lạnh dành cho việc chuẩn bị đá khơ để đảm bảo tuyệt đối nhiệt độ trong suốt quá trình vận chuyển và cả quy trình chích ngừa trong ngày cho các trạm Y tế.
3.3.1.2. Kỹ thuật bảo quản vắc xin
Vắc xin phải đƣợc bảo quản theo đúng quy định của pháp luật về bảo quản thuốc trong dây chuyền lạnh từ khi sản xuất tới khi sử dụng.
Vắc xin cĩ thể bị hƣ hỏng, giảm hoặc mất hiệu lực nếu khơng đƣợc bảo quản đúng cách. ột số loại vắc xin dạng dung dịch nhƣ viêm gan B; bạch hầu - ho gà - uốn ván (DPT); uốn ván, thƣơng hàn nhạy cảm với nhiệt độ thấp và dễ bị hỏng nếu bị đơng băng, một số vắc xin sống khác nhƣ bại liệt uống (OPV), sởi, sởi – quai bị - rubella (MMR), sởi - rubella ( MR) cĩ thể bị hỏng khi tiếp xúc với nhiệt độ cao hoặc ánh sáng.
Mỗi loại vắc xin đều cĩ một khoảng nhiệt độ thích hợp. ếu nhiệt độ bảo quản vắc xin nằm ngồi khoảng nhiệt độ bảo quản thì cần phải điều chỉnh lại nhiệt độ, hoặc chuyển vắc xin tới bảo quản ở nơi cĩ nhiệt độ bảo quản thích hợp. Vắc xin khi đã bị hỏng thì hiệu lực bảo vệ giảm hoặc mất đi. Vì vậy, việc bảo quản vắc xin ở nhiệt độ thích hợp là điều kiện quan trọng để đảm bảo an tồn và hiệu quả tiêm chủng.
Bảng theo dõi nhiệt độ bảo quản vắc xin
Kiểm tra n iệt độ bảo quản vắc xin
Tất cả các thiết bị bảo quản vắc xin hàng ngày đều đƣợc kiểm tra nhiệt độ lần đầu vào buổi sáng và lần 2 vào buổi chiều trƣớc khi về. hiệt độ bảo quản vắc xin an tồn đƣợc qui định từ +2oC đến +8oC. hiệt độ nĩng và lạnh ngồi khoảng an tồn trên đều cĩ thể làm hỏng vắc xin. Việc kiểm tra nhiệt độ sáng chiều đƣợc thực hiện liên tục cả ngày làm việc cũng nhƣ ngày nghỉ, lễ. Mỗi tủ lạnh cĩ 1 biểu đồ theo dõi nhiệt hàng ngày sử dụng trong 1 tháng.
Sắp xếp vắc xin tron quá trìn bảo quản: Cách sắp xếp vắc xin trong các tủ lạnh đều đúng qui định.
Trong tủ lạnh
- Khoang làm đá dùng để đơng băng và bảo quản bình tích lạnh.
- Khoang lạnh: Tất cả các vắc xin và dung mơi cịn sử dụng đƣợc bảo quản ở khoang lạnh.
- Vắc xin luơn đƣợc xếp lên các giỏ, rổ trong tủ lạnh, đảm bảo cho khơng khí lạnh đƣợc lƣu thơng và giữ cho vắc xin tránh tiếp xúc trực tiếp với nền tủ lạnh.
- ể các bình tích lạnh đầy nƣớc ở xung quanh vắc xin, giúp giữ nhiệt độ lạnh trong trƣờng hợp bị mất điện.
- Khơng để thực phẩm và đồ uống trong tủ lạnh bảo quản vắc xin, khơng mở tủ lạnh thƣờng xuyên vì sẽ làm tăng nhiệt độ trong tủ lạnh.
Tủ lạn c u ên dụn để bảo quản vắc xin
Trong phích vắc xin
- ể các bình tích lạnh đã đơng băng ở nhiệt độ phịng cho đến khi đá bắt đầu tan và nƣớc bắt đầu chảy ra.
- Xếp bình tích lạnh vào 4 thành xung quanh của phích vắc xin. Xếp vắc xin, nhiệt kế và dung mơi ( nếu cĩ ) vào giữa phích vắc xin, để miếng xốp ở trên cùng.
- Nếu sử dụng đá: ể đá trong túi ni lơng ở đáy của phích vắc xin, để lọ vắc xin và nhiệt kế trong túi nilơng. ể miếng bìa ngăn cách vắc xin và đá, khơng để đá lên trên vắc xin.
- ĩng phích vắc xin thật chặt.
Trong quá trình bảo quản, hạn dùng của vắc xin luơn đƣợc theo dõi thƣờng xuyên, các loại đƣợc sắp xếp theo quy định hạn dùng gần xuất trƣớc (first expiry-first out), nếu các vắc xin cĩ cùng hạn dùng thì tuân thủ theo quy định nhập trƣớc xuất trƣớc (first in-first out) nhằm tránh hiện tƣợng vắc xin quá hạn dùng và cĩ cơ chế loại bỏ vắc xin hết hạn. (Hạn chế tối đa sai sĩt vì giá thành của vắc xin rất cao so với các thuốc thơng thƣờng).
P íc vắc xin ảo quản vắc xin tron p íc lạn
ể đảm bảo vắc xin cĩ hiệu quả sử dụng cao trong cơng tác chăm sĩc và bảo vệ sức khỏe cho cộng đồng, địi hỏi phải thực hiện qui trình bảo quản vắc xin rất nghiêm nghặt. Hệ thống dây chuyền lạnh là cơng cụ hỗ trợ đắc lực và an tồn hiệu quả trong bảo quản và vận chuyển vắc xin. ây là một phần quan trọng trong chƣơng trình tiêm chủng, nhờ vào hệ thống dây chuyền lạnh vắc xin đảm bảo an tồn và hiệu lực, từ khi sản xuất cho đến tận tay ngƣời dùng. Thƣờng xuyên giám sát hoạt động bảo quản vắc xin tại khoa Dƣợc nhằm đảm bảo vắc xin cĩ chất lƣợng ổn định, thực hiện đúng theo quyết định của Bộ Y tế. ến nay khơng để xảy ra sai sĩt trong hoạt động bảo quản, khơng để vắc xin hết hạn sử dụng, hƣ hao, hỏng vỡ; đảm bảo chất lƣợng khi tiêm chủng.
Vắc xin khi đến ngƣời dùng phải đạt an tồn và hiệu quả cao. Về mặt nguyên tắc tai biến tiêm chủng liên quan đến hai yếu tố chính là vắc xin (chất lƣợng và quá trình bảo quản) và nhân viên tiêm chủng. Do đĩ ngồi cơng tác bảo quản vắc xin đúng qui định, cịn cần phải huấn luyện đội ngũ cán bộ y tế để đảm bảo họ đang làm tốt nhiệm vụ.
Các tài liệu do WHO và chƣơng trình TCMR Quốc gia ban hành hƣớng dẫn cho cán bộ y tế thực hành đúng cơng tác bảo quản vắc xin và dây chuyền lạnh. Các tài liệu này đã cung cấp đầy đủ cho các cơ sở y tế, gồm cĩ: tài liệu thực hành tiêm chủng, sổ tay thực hành tiêm chủng, bảo quản và quản lý vắc xin, quyết định 23/Q -BYT ngày 07/07/2008 của Bộ Y tế về qui định sử dụng vắc xin và sinh phẩm y tế trong dự phịng và điều trị.
Hệ t ốn k o tại khoa Dƣợc Trung tâm
Hình 3.8: Sơ đồ kho của khoa Dược
Hệ thống kho tại khoa Dƣợc tập trung tất cả các chƣơng trình thuốc Quốc gia, hĩa chất, vật tƣ chống dịch. Riêng vắc xin đƣợc bảo quản ở một kho riêng biệt. Với diện tích 18m2 thì việc xây dựng kho vắc xin đạt tiêu chuẩn GSP là rất khĩ. Vì vậy, khoa Dƣợc đã ƣu tiên bố trí kho vắc xin ở vị trí thuận lợi để tiện việc vận chuyển, cấp phát một cách tốt nhất và hiệu quả nhất trong cơng tác bảo quản vắc xin theo quy định của từng chủng loại. Kho bảo quản vắc xin đƣợc xây dựng chắc chắn và khép kín với chủng loại trang thiết bị bảo quản đúng theo quy chế chuyên mơn nhằm hạn chế các trƣờng hợp vắc xin hƣ hao do điều kiện thời tiết.
Trung tâm Y tế dự phịng quận Tân Bình cịn ban hành các quy định, nội quy việc ra vào kho trong và ngồi giờ hành chính, nguyên tắc bảo quản vệ sinh kho đƣợc Ban Giám đốc phê duyệt và đƣợc đặt tại nơi thuận tiện cho việc quan sát (cửa ra vào cửa kho). Cĩ kế hoạch vệ sinh theo định kỳ các thiết bị lạnh, dụng cụ theo dõi nhiệt độ trong quá trình bảo quản vắc xin ( Hàng
T uốc, vắc xin, ĩa c ất dự trù về
K o dƣợc 1
(Các chƣơng trình thuốc Quốc Gia)
Má mĩc, tran t iết b ) K o dƣợc 2 (Vắc xin TCMR; Vắc xin dịch vụ) TCMR; Vaccine d c vụ) K o dƣợc 3 (Hĩa chất, vật tƣ chống dịch) tƣ c ốn d c ) Khoa phụ trách trực tiếp (cấp phát lẻ thuốc tâm thần, CSSKSS, lao, da liễu….) , Da li u Khoa Kiểm sốt d c bện , 15 Trạm Y tế p ƣờn K oa Kiểm sốt d c bện
tháng vệ sinh, lau chùi và xả băng thƣờng xuyên tủ lạnh / tủ đá, biết cách bảo quản vắc xin khi tủ lạnh / phích vắc xin hỏng, thƣờng xuyên kiểm tra độ kín của cửa tủ lạnh, hịm lạnh / phích vắc xin luơn đƣợc sạch sẽ, khơ ráo sau khi sử dụng, thƣờng xuyên kiểm tra hịm lạnh, phích vắc xin cĩ bị nứt, hở nắp).
Kho bảo quản vắc xin tại Trung tâm cĩ máy phát điện dự phịng, do đĩ chủ động về nguồn điện đảm bảo nhiệt độ bảo quản vắc xin theo quy định của nhà sản xuất. Khoa Dƣợc đã xây dựng quy trình xử lý sự cố dây chuyền lạnh. Khi xảy ra mất điện đột xuất, nhân viên trực cần thực hiện các bƣớc sau để đảm bảo vắc xin đƣợc bảo quản đúng theo quy định:
Bảng 3.15: Quy trình xử lý sự cố dây chuyền lạnh
ƣớc
cơn việc Nội dun t ực iện
N ƣời t ực iện
ước 1 Thơng báo khẩn cho lãnh đạo đơn vị.
- Nhân viên trực - gƣời phụ trách kho vắc xin ước 2
Chạy máy phát điện. Trong trƣờng hợp máy phát điện khơng hoạt động thì chuyển qua bƣớc 3.
ước 3
Sau 15 phút chưa cĩ điện phục vụ bảo quản vắc xin thì kiểm tra loại tủ lạnh cĩ phải chuyên dùng khơng?
- Nếu là tủ lạnh chuyên dùng nhƣ: TCW 1990, TCW 1152, TCW 3000 khi nhiệt độ ≥ 80C thì bổ sung bình tích lạnh vào tủ lạnh theo bƣớc 4,tiếp tục bƣớc 6 và bƣớc 7. - Nếu khơng phải tủ lạnh chuyên dùng thì tiếp tục bƣớc 4.
ước 4
Chuẩn bị bình tích lạnh hoặc túi lạnh phải đƣợc làm cho tan đá bằng cách bỏ chúng ra khỏi ngăn làm đá và để ở nhiệt độ phịng ít nhất 30 phút, lắc nghe ĩc ách trƣớc khi
xếp chúng vào hịm lạnh hoặc phích vắc-xin.
ước 5
Sắp xếp vắc xin vào hịm lạnh, phích vắc xin
- Kiểm tra bình tích lạnh đã đạt yêu cầu nhƣ bƣớc 4.
- Lau khơ bình tích lạnh, xếp xung quanh thành của hịm lạnh, phích vắc xin.
- Gĩi vắc xin, dung mơi (vào túi nilon) và xếp vào giữa phích vắc xin.
- ể nhiệt kế cùng với vắc xin. - ể miếng xốp ở trên cùng.
- ậy nắp hịm lạnh, phích vắc xin.
ước 6
Theo dõi nhiệt độ bảo quản vắc xin và ghi nhận vào bảng theo dõi nhiệt độ dây chuyền lạnh. Khi nhiệt độ trong hịm lạnh, phích vắc xin tăng lên thì thay hoặc tăng cƣờng thêm bình tích lạnh.
ước 7
Khi cĩ điện ổn định thì bảo quản theo qui trình nhƣ trƣớc khi mất điện đột xuất.
Lƣu ý: Khi gặp sự cố xảy ra trong đêm, trong ngày nghỉ, nhân viên trực phải báo ngay Ban Giám đốc, trƣởng khoa, nhân viên phụ trách kho quản lý vắc xin để cĩ hƣớng xử trí kịp thời.
3.3.1.3. Số lượng vắc xin dự trữ trong kho
Việc dự trữ vắc xin hợp lý tại khoa Dƣợc là một khâu rất quan trọng trong chu trình cung ứng vắc xin tại Trung tâm, đảm bảo tránh đƣợc những
biến động bất lợi của thị trƣờng vắc xin, sự đột biến của tình hình dịch bệnh nhằm đảm bảo cung ứng kịp thời đầy đủ. Tuy nhiên việc để tồn kho số lƣợng vắc xin quá nhiều cũng làm khĩ khăn trong quá trình bảo quản, tăng chi phí bảo quản, ảnh hƣởng đến tình hình sử dụng kinh phí của Trung tâm. Hiện tại, tính lƣợng tồn kho để dự trù mua vắc xin vẫn chủ yếu dựa vào kinh nghiệm, dựa vào số lƣợng sử dụng của tháng trƣớc chứ chƣa xây dựng đƣợc cơng thức tính lƣợng tồn kho.
ảng 3.16: Số lượng vắc xin tồn kho năm 2014
Đơn vị t nh: Triệu đồng
Tháng N ập tron kỳ
Xuất
tron kỳ Tồn cuối kỳ
T ời ian sử dụn t uốc dự trữ (tháng) 1 405 353 52 0,1 2 407 340 67 0,2 3 485 400 85 0,2 4 765 689 76 0,1 5 1289 1194 95 0,1 6 952 855 97 0,1 7 1320 1204 116 0,1 8 885 798 87 0,1 9 1256 1117 139 0,1 10 1370 1235 135 0,1 11 1041 943 98 0,1 12 1735 1585 150 0,1
Thời gian sử dụng thuốc dự trữ tại khoa Dƣợc từ 0,1- 0,2 tháng sử dụng. iều này cũng phù hợp với thực trạng của đơn vị.
3.3.1.4. Hoạt động quản lý nghiệp vụ kho
Bảo quản khơng phải chỉ là cất giữ vắc xin an tồn mà bao gồm cả việc đƣa vào sử dụng và duy trì đầy đủ các hệ thống hồ sơ tài liệu nhƣ: hố đơn, biên bản giao nhận, giấy kiểm định… và thao tác đặc biệt cho cơng tác bảo quản và kiểm sốt theo dõi chất lƣợng của vắc xin.
Việc quản lý, báo cáo tình hình sử dụng vắc xin để tránh tình trạng thiếu hụt, hƣ hỏng hoặc hủy vắc xin. Mỗi loại vắc xin cĩ một hệ số hao phí cho phép. Mỗi khi nhập hoặc xuất vắc xin đều điền đầy đủ thơng tin vào sổ quản lý vắc xin.
Hoạt động nhập vắc xin
Bảng 3.17: Quy trình nhập kho vắc xin
STT Nội dung cơng việc Cán bộ
thực hiện
1 Kiểm tra vắc xin (loại vắc xin, số lƣợng…) gƣời giao, gƣời nhận 2 Kiểm tra nhiệt độ của xe lạnh, hịm lạnh bảo quản vắc xin
đến. Ghi lại nhiệt độ vào biên bản giao nhận
gƣời giao, gƣời nhận 3 Kiểm tra và ghi lại nhiệt độ bên trong tủ lạnh vắc xin khi
ghi vào sổ quản lý
Ngƣời giao, gƣời nhận
4
Giao/ nhận các loại vắc xin nhạy cảm với nhiệt độ cao trƣớc: OPV, Sởi, BCG; nhận vắc xin ít nhạy cảm với nhiệt độ sau: BCG, DPT-VGB-Hib, DPT,VGB, Uốn ván, Viêm não, Tả, Thƣơng hàn
gƣời giao, gƣời nhận
5
Kiểm tra đối chiếu từng loại vắc xin, dung mơi với hĩa đơn xuất kho: loại vắc xin, dung mơi, nơi sản xuất, số liều/lọ, số lơ, hạn dùng, tình trạng chỉ thị nhiệt độ (nếu cĩ)
gƣời giao, gƣời nhận 6 Sắp xếp vắc xin vào tủ lạnh (theo Quy trình bảo quản vắc gƣời nhận
xin trong tủ lạnh) và quản lý kho vắc xin
7 Sắp xếp dung mơi vào tủ lạnh (nếu cịn chỗ) hoặc để nơi mát trong kho
gƣời nhận và quản lý kho vắc xin
8
Ký vào biên bản giao nhận hĩa đơn xuất và lƣu vào hồ sơ nhận vắc xin. Nếu cĩ vấn đề gì bất thƣờng (ví dụ: số lƣợng vắc xin nhận khơng đúng với phiếu xuất...) báo cáo với lãnh đạo và tuyến trên
gƣời nhận và quản lý kho vắc xin
9
Ghi chép các thơng tin vắc xin, dung mơi vào mục nhận trong sổ quản lý vắc xin: loại vắc xin, dung mơi, nơi sản xuất, số liều, số lơ, hạn sử dụng, nhiệt độ
gƣời nhận và quản lý kho vắc xin
hờ vào số liệu theo dõi hàng ngày nên khoa Dƣợc kiểm sốt đƣợc lƣợng nhập xuất vắc xin cho khoa KSDB và cĩ kế hoạch nhập vắc xin đột xuất khi cần thiết.
Hình 3.9: Sơ đồ Quy trình nhập kho vắc xin
Kiểm tra thủ tục trƣớc khi nhập kho
ƣa vào kho bảo quản
Ghi chép sổ sách kho Tiến hành kiểm nhập
Khơng đạt
Kiểm tra thủ tục trước khi nhập kho:
Dự trù, dự tốn, kế hoạch nhập hàng. Hĩa đơn, chứng từ giao hàng.
Biên bản giao nhận của nhà cung cấp. Phiếu kiểm định nếu là vắc xin dịch vụ.
Tiến hành kiểm nhập:
Hàng hĩa trƣớc khi nhập kho đƣợc kiểm tra, đối chiếu trên chứng từ và thực tế về chủng loại, số lƣợng, chất lƣợng, đơn giá và các thơng tin khác: số lơ, hạn dùng, nguồn gốc xuất xứ, ghi nhận hƣ hao thừa thiếu nếu cĩ.