3.2.1. Bảo quản tồn trữ, cấp phát thuốc
Hệ thống kho của bệnh viện gồm có 2 kho: kho chính và kho lẻ . Thuốc mua về được nhập vào kho chính sau đó xuất sang kho lẻ. Tại khoa Dược bệnh viện có 1 kho chính và 1 kho lẻ cấp phát thuốc cho nội trú và ngoại trú. Kho chính được đặt tại tầng trệt và kho lẻ phát thuốc BHYT nội trú và ngoại trú đặt tại Khoa khám bệnh. Khoa Dược chưa tổ chức thường trực.
43
3.2.1.1. Trang thiết bị trong kho
Bảng 3.15. Trang thiết bị bảo quản thuốc tại kho dƣợc
STT Tên trang thiết bị Đơn vị
tính Số lƣợng Tình trạng sử dụng 1 Điều hoà Bộ 2 Tốt 2 Tủ lạnh Chiếc 1 Tốt 3 Quạt trần Cái 4 Tốt 4 Quạt hút Cái 2 Tốt
5 Bình cứu hoả Cái 2 Tốt
6 Tủ đựng thuốc có ngăn khoá Cái 1 Tốt
7 Kệ để thuốc Cái 9 Tốt
8
Bảng theo dõi hạn dùng, lô sản xuất
và các thuốc quý hiếm đắt tiền Cái 2 Tốt
9 Nhiệt kế, ẩm kế Cái 2 Tốt
Nhận xét:
Các trang thiết bị thiết yếu được cung cấp đáp ứng đủ nhu cầu bảo quản thuốc gây nghiện – hướng thần, thuốc thông thường và các thuốc - hoá chất cần bảo quản ở nhiệt độ thấp. Kho cấp phát nội trú và ngoại trú được bố trí ở tầng trệt, sạch sẽ thoáng gió, thuận tiện cho vận chuyển thuốc đến khoa lâm sàng và đồng thời cũng thuận tiện cho bệnh nhân lĩnh thuốc.
3.2.1.2. Thực hiện quy trình nghiệp vụ kho cấp phát
Sắp xếp thuốc trong kho phải căn cứ vào dạng dùng của thuốc đề phân thành kho. Trong kho có đầy đủ tủ đựng, giá kệ để thuốc, để thuận tiện cho công tác cấp phát và kiểm kê. Nhóm các mặt hàng được thống nhất theo danh mục thầu và danh mục
44
phần mềm quản lý kho. Sự sắp xếp này rất thuận tiện cho công tác nhập và cấp phát thuốc.
- Thuốc được sắp xếp theo nhóm tác dụng dược lý.
- Thuốc được bảo quản đặc biệt như thuốc gây nghiện - hướng tâm thần đựng trong tủ có khoá.
- Thuốc bảo quản lạnh theo nhãn thuốc được để trong tủ lạnh có nhiệt độ phù hợp.
- Thuốc nặng, thuốc dễ vỡ để dưới, thuốc nhẹ xếp lên trên, các thuốc hay sử dụng được để tại những vị trí thuận tiện cho thủ kho cấp phát.
- Thuốc có hạn dùng trước xếp ngoài, thuốc có hạn dùng sau xếp ở trong.
Tại mỗi khoa lâm sàng đều có tủ thuốc thường trực, danh mục thuốc thường trực được thảo luận trước giữa khoa Dược và khoa lâm sàng, sau đó trình Giám đốc bệnh viện phê duyệt. Thuốc tại đây thường xuyên được khoa Dược kiểm tra, tránh tình trạng thuốc quá hạn và bảo quản không đúng quy định.
Nhận xét: Các kho đảm bảo được yêu cầu của nghiệp vụ kho, an toàn và thực hiện được 5 chống: chống nhầm lẫn, chống quá hạn sử dụng, chống mối mọt chuột gián, chống trộm cắp, chống thảm hoạ (bão, lụt, cháy, nổ..). Sắp xếp, bố trí kho hợp lý, giúp cho xuất nhập thuốc thuận lợi, hạn chế thuốc hết hạn sử dụng.
3.2.1.3. Công tác thống kê kho
Năm 2011 bệnh viện đã áp dụng phần mềm quản lý dược. Hàng ngày các bộ phận thủ kho, thống kê dược nhập hoá đơn mua và xuất vào phần mềm quản lý. Công tác kiểm kê dược tiến hành hàng tháng, kiểm kê năm được thực hiện vào cuối tháng 12.
Công tác thống kê cho thấy việc áp dụng phần mềm quản lý dược bệnh viện đã góp phần thuận tiện trong việc lập báo cáo, theo dõi hạn dùng và lượng tồn kho. Tuy nhiên số lượng tồn kho vẫn còn cao do dựa vào kinh nghiệm để dự trù nên gặp nhiều khó khăn.
45
3.2.1.4. Quy trình cấp phát thuốc cho bệnh nhân điều trị nội trú. + Kiểm soát lĩnh thuốc
Nội dung phiếu lĩnh thuốc gồm có tên khoa lĩnh, tên thuốc nồng độ, hàm lượng, đơn vị tính, số lượng, trên phiếu xuất thuốc do kế toán dược tạo trên phần mềm có thêm số tiền lĩnh.
Dược sỹ ký duyệt phiếu lĩnh sẽ kiểm tra tính hợp lệ của phiếu lĩnh như tên khoa, các chữ ký, tên thuốc, ngày tháng; và xem xét số lượng thuốc, loại biệt dược, các thuốc quý hiếm đắt tiền, thuốc phải hội chẩn… trong trường hợp cần điều chỉnh số lượng và biệt dược thì sẽ bàn với khoa lâm sàng để thống nhất nhằm cân đối việc dùng thuốc trong bệnh viện.
Thuốc không được sử dụng do thay đổi y lệnh, bệnh nhân chuyển viện, bệnh nhân tử vong sẽ phải trả lại khoa dược. Thuốc trả lại cũng thực hiện theo quy trình tương tự và chỉ nhận trả lại trong vòng 24h, thể thức phiếu trả thuốc cũng tương tự phiếu lĩnh thuốc.
Với các thuốc quý hiếm đắt tiền thuốc tiêm truyền phải quản lý vỏ thuốc, các kho được cung cấp dấu và phải tiến hành đóng dấu vào vỏ chai lọ thuốc nhằm thuận tiện cho việc kiểm tra thuốc dùng tại khoa, thuốc trả lại, vỏ thuốc thu hồi.
Thuốc ra lẻ được đựng trong bao bì kín khí, có nhãn, số lượng.
Thời gian cấp phát, nhận thuốc trả lại, thuốc bổ sung cơ số tủ trực: các buổi chiều, phát thuốc cả ngày khi có yêu cầu đặc biệt (bệnh nhân cấp cứu, bệnh nhân mới nhập viện…). Ngày thứ sáu khoa lâm sàng lĩnh thuốc dùng cho ngày thứ bảy, chủ nhật, thứ hai.
+ Quy trình lĩnh thuốc
1. Bác sỹ khám, chỉ định thuốc
2. Điều dưỡng hành chính tổng hợp thuốc dùng 3. Trưởng, phó khoa lâm sàng duyệt phiếu lĩnh thuốc 4. Khoa dược kiểm tra phiếu lĩnh
46
6. Thủ kho kiểm tra phiếu và cấp phát thuốc cho điều dưỡng hành chính, hoặc nhân viên giao thuốc của khoa Dược.
Nhận xét:
Quy trình thể hiện các công việc nhập xuất được thực hiện bằng phần mềm quản lý BV. Đảm bảo được tính chặt chẽ kiểm soát được lượng tồn và tiền tồn tốt. Công tác kiểm soát lĩnh thuốc được đảm bảo chặt chẽ, quản lý được việc cấp phát thuốc kháng sinh, thuốc quý hiếm, đắt tiền, thuốc trả lại.
3.2.1.5. Công tác kiểm soát hạn dùng
Thủ kho theo dõi hạn dùng bằng phần mềm quản lý dược, các thuốc hạn dưới 12 tháng được đánh dấu và được báo cáo trong các buổi giao ban khoa.
Với thuốc gây nghiện hướng tâm thần, hạn dùng được dán tại tủ thuốc và cập nhật hàng tuần, với thuốc quý hiếm đắt tiền và thuốc cấp cứu được theo dõi số lượng và hạn dùng thường xuyên.
Nhận xét: Bệnh viện đã áp dụng phần mềm quản lý dược theo dõi hạn dùng giúp cho thủ kho đở mất thời gian theo dõi và tránh được thuốc hết hạn sử dụng.
3.2.1.6. Cấp thuốc ngoại trú
47 * Phát thuốc tại kho lẻ thuốc BHYT:
Tiến hành kiểm tra, đối chiếu trước khi phát thuốc: Tên bệnh nhân, thể thức phiếu lĩnh thuốc, tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, số lượng, khoản thuốc, liều dùng, cách dùng thuốc.
Lượng bệnh nhân lĩnh thuốc khoảng 160-180 người/một ngày. Thời gian bệnh nhân lĩnh tập trung từ 9h00-10h30 và 14 -16h, nên công tác kiểm tra đối chiếu trong cấp phát thuốc có lúc thực hiện chưa tốt. Để khắc phục phần nào, trong thời gian đông bệnh nhân, khoa dược cử thêm 1 nhân viên thống kê dược tăng cường cấp phát.
3.2.1.7. Báo cáo tình hình thuốc đã sử dụng
Báo cáo do bộ phận thống kê dược lập hàng tháng sau khi chốt xong số liệu, báo cáo được trình trưởng khoa dược và giám đốc bệnh viện ký và lưu trữ.
Tóm lại, hệ thống kho cơ bản được trang bị đủ các thiết bị cần thiết. Khoa Dược có kho chính và kho lẻ, thuốc được nhập và cấp phát theo 2 kho: kho chính và khó lẻ; Do đó thuận lợi cho công tác tồn trữ và dự trù mua sắm. Khoa Dược đã thực hiện được việc đưa thuốc cho người bệnh tại khoa lâm sàng, việc đưa thuốc xuống khoa điều trị đã và đang được triển khai thực hiện. Việc thực hiện quy trình nghiệp vụ kho cấp phát, thống kê, báo cáo tình hình sử dụng, đối chiếu tại kho lẻ cấp phát nội-ngoại trú được duy trì tốt.
3.2.2. Quản lý sử dụng thuốc
3.2.2.1. Phân tích danh mục thuốc sử dụng
* Cơ cấu tiêu thụ thuốc theo nguồn gốc xuất xứ
Bảng 3.16. Cơ cấu tiêu thụ thuốc theo nguồn gốc xuất xứ
Nguồn gốc Số lƣợng chủng loại Tỷ lệ chủng loại (%) Giá trị tiêu thụ (VNĐ) Tỷ lệ giá trị (%) Thuốc nội 87 79,1 2.122.108.517 62,6 Thuốc ngoại 23 20,9 1.268.023.384 37,4 Tổng số 110 100,0 3.390.131.901 100,0
48
Nhận xét:
Thuốc sản xuất trong nước được sử dụng nhiều hơn thuốc sản xuất tại nước ngoài cả về số lượng và giá trị tiêu thụ, cụ thể:
+ Thuốc sản xuất trong nước với 87 chủng loại chiếm 79,1% về số lượng và chiếm 62,6% về GTTT.
+ Thuốc sản xuất tại nước ngoài với 23 chủng loại chiếm 20,9% về số lượng nhưng chiếm 37,4% về GTTT.
* Cơ cấu sử dụng thuốc theo phƣơng pháp phân tích phân hạng ABC và phân tích VEN tại bệnh viện Da Liễu thành phố Cần Thơ năm 2014
Áp dụng phương pháp phân tích phân hạng thuốc theo ABC và phân tích VEN với danh mục thuốc sử dụng tại Bệnh viện Da Liễu thành phố Cần Thơ năm 2014 được kết quả như bảng 3.17.
Bảng 3.17. Cơ cấu sử dụng thuốc theo phƣơng pháp phân hạng ABC và phân tích VEN
Cơ cấu Chỉ tiêu Số lƣợng chủng loại Tỷ lệ chủng loại (%) Giá trị tiêu thụ (VNĐ) Tỷ lệ giá trị (%) Phân hạng ABC A 25 22,7 2.528.248.574 74,6 B 18 16,4 523.649.759 15,4 C 67 60,9 338.233.568 10,0 Phân tích VEN V 42 38,2 1.072.346.515 31,6 E 48 43,6 1.998.067.349 58,9 N 20 18,2 319.718.037 9,4
49
Hình 3.10. Tỷ lệ chủng loại và chi phí sử dụng thuốc theo phân tích ABC
Nhận xét:
Hạng A có 25 thuốc, chiếm 22,7% về chủng loại và chiếm 74,6% tổng GTTT. Hạng B với 18 thuốc, chiếm 16,4% chủng loại và GTTT là 15,4%. Hạng C có 67 thuốc, tới 60,9% về chủng loại nhưng lại chỉ chiếm 10,0% GTTT. Như vậy cơ cấu tiêu thụ thuốc phù hợp với hướng dẫn về cơ cấu thuốc theo phân tích ABC do Bộ Y tế ban hành.
Hình 3.11. Tỷ lệ chủng loại và chi phí sử dụng thuốc theo phân tích VEN
38,2 31,6 43,6 58,9 18,2 9,4 16,4 15,4 10,0 Tỷ lệ % 22,7 74,6 60,9 Tỷ lệ %
50
Nhận xét:
Nhóm V có 42 thuốc, chiếm 38,2% về chủng loại và chiếm 31,6% GTTT. Nhóm E có 48 thuốc, chiếm 43,6% về chủng loại và chiếm 58,9% GTTT. Nhóm N có ít thuốc và giá trị sử dụng ít nhất, với 20 thuốc, chỉ chiếm 18,2 % về chủng loại và 9,4% GTTT. Nhóm N là các thuốc không thiết yếu trong điều trị.
* Cơ cấu tiêu thụ thuốc theo phân tích ma trận ABC/VEN
Cơ cấu tiêu thụ thuốc theo phân tích ma trận ABC/VEN được trình bày qua bảng 3.18 và 3.19.
51
Bảng 3.18. Cơ cấu tiêu thụ thuốc theo phƣơng pháp phân tích ABC/VEN
Nhóm/ hạng V E N Tổng chủng loại Tổng GTTT (VNĐ) Số chủng loại Tỷ lệ % GTTT (VNĐ) Tỷ lệ GTTT % Số chủng loại Tỷ lệ % GTTT (VNĐ) Tỷ lệ GTTT % Số chủng loại Tỷ lệ % GTTT (VNĐ) Tỷ lệ GTTT % A 8 7,3 719.806.044 21,2 14 12,7 1.634.789.518 48,2 3 2,7 173.653.013 5,1 25 2.528.248.574 B 7 6,4 199.834.278 5,9 7 6,4 208.608.037 6,2 4 3,6 115.207.444 3,4 18 523.649.759 C 27 24,5 152.706.193 4,5 27 24,5 154.669.795 4,6 13 11,8 30.857.580 0,9 67 338.233.568 Tổng số 42 38,2 1.072.346.515 31,6 48 43,6 1.998.067.349 58,9 20 18,2 319.718.037 9,4 110 3,390,131,901
Bảng 3.19. Cơ cấu tiêu thụ các nhóm thuốc theo phƣơng pháp phân tích ABC/VEN
Nhóm Số lƣợng chủng loại Tỷ lệ chủng loại (%) Giá trị tiêu thụ (VNĐ) Tỷ lệ giá trị (%) I 59 53,6 2.880.789.045 85,0 II 38 34,5 478.485.276 14,1 III 13 11,8 30.857.580 0,9 Tổng số 110 100,0 3.390.131.901 100,0
52
Nhận xét:
Phân tích ABC/VEN phân loại thuốc thành 03 nhóm
* Nhóm I (gồm AV, AE, AN, BV, CV) là nhóm quan trọng nhất vì nó cần thiết cho điều trị và sử dụng nhiều kinh phí. Ở đây ta thấy nhóm I có 59 thuốc chiếm tỷ lệ 53,6% về chủng loại 85,0% GTTT. Trong đó, AV có 8 thuốc chiếm 7,3%; AE có 14 thuốc chiếm 12,7%, AN có 3 thuốc chiếm 2,7%; BV có 7 thuốc chiếm 6,4%;. Và nhiều thuốc nhất là CV có 27 thuốc chiếm 24,5%.
* Nhóm II (gồm BE, BN, CE) là nhóm quan trọng ít hơn nhóm I, nhưng là các thuốc cũng cần quản lý kỹ vì nó cần thiết cho điều trị và sử dụng nhiều kinh phí. Nhóm II có 38 thuốc chiếm tỷ lệ 34,5% về chủng loại và 14,1% về giá trị tiêu thụ. Trong đó, BE có 7 thuốc chiếm 6,4%, BN có 4 thuốc chiếm 3,6% và CE có 27 thuốc chiếm 24,5%.
* Nhóm III là nhóm ít quan trọng nhất chỉ có CN, các thuốc này không thiết yếu và ít sử dụng. CN có 13 thuốc chiếm 11,8% về chủng loại và 0,9% GTTT. Các thuốc này có thể xem xét hạn chế hoặc loại bỏ trong việc xây dựng DMTBV năm 2015.
* Cơ cấu sử dụng thuốc hạng A theo phân tích VEN
Cơ cấu chủng loại, giá trị sử dụng thuốc hạng A theo phân tích VEN như sau:
Bảng 3.20. Cơ cấu sử dụng thuốc hạng A theo phƣơng pháp phân tích VEN
Hạng A/Nhóm
Số lƣợng chủng loại Giá trị tiêu thụ
Số lƣợng chủng loại Tỷ lệ (%) Tổng tiền (VNĐ) Tỷ lệ (%) V 8 32,0 719.806.044 28,5 E 14 56,0 1.634.789.518 64,7 N 3 12,0 173.653.013 6,9 Tổng số 25 100,0 2.528.248.574 100,0
53
Hình 3.12. Tỷ lệ chủng loại và chi phí thuốc hạng A theo phân tích VEN
Nhận xét:
Tiểu nhóm AV có 8 thuốc chiếm 32,0% chủng loại, và chiếm 28,5% GTTT. Tiểu nhóm AE chiếm tỷ trọng lớn nhất với 14 thuốc, chiếm 56,0 % về chủng loại và chiếm 64,7% GTTT trong hạng A.
Tiểu nhóm AN có ít thuốc và giá trị sử dụng ít nhất, với 3 thuốc, chỉ chiếm 12,0% về chủng loại và 6,9% về GTTT. Giá trị này là tương đối hợp lý vì các thuốc này không cần thiết trong quá trình điều trị bệnh.
3.2.2.2. Quản lý kê đơn thuốc, ghi bệnh án, tủ trực và sử dụng thuốc
+ Việc quản lý sử dụng thuốc được tiến hành thường xuyên, thực hiện theo nội dung của bảng 3.21. 32,0 28,5 56,0 64,7 12,0 6,9 Tỷ lệ %
54
Bảng 3.21. Nội dung quản lý sử dụng thuốc.
Nội dung Yêu cầu
Kê đơn ngoại trú
-Thông tin bệnh nhân
- Thuốc kê đơn phải nằm trong danh mục thuốc bệnh viện, - Kê đơn phù hợp với chẩn đoán, ghi đúng danh pháp, nồng độ hàm lượng, cách dùng và thời gian dùng
- Kê đơn thuốc GN-HTT đúng quy định
- Đơn thuốc đảm bảo an toàn hợp lý, hướng dẫn sử dụng thuốc, ghi khoản, ghi ngày tháng và chữ ký.
- Thực hiện quy định kê thực phẩm chức năng
Bệnh án
- Ghi đầy đủ các mục theo quy chế
- Thuốc kê đơn nằm trong danh mục thuốc bệnh viện, phù hợp với chẩn đoán, xét nghiệm. Thuốc ghi đúng danh pháp, nồng độ hàm lượng, cách dùng và thời gian dùng
- Thử phản ứng với thuốc kháng sinh tiêm, theo dõi truyền dịch - Đánh số với thuốc GN-HHT, thuốc kháng sinh để theo dõi ngày điều trị
- Ghi ngày tháng, ký tên ghi rõ tên bác sỹ điều trị.
Tủ trực
-Bảo quản đúng chế độ, kiểm kê theo danh mục - Sổ bào giao thuốc ghi đầy đủ tên thuốc, số lượng - Theo dõi hạn dùng
Sử dụng thuốc
-Thực hiện đúng y lệnh
-Phiếu lĩnh thuốc, sổ trực, sổ bàn giao y lệnh, bệnh án và lượng thuốc thực tế phải khớp số liệu.
-Theo dõi sự tuân thủ dùng thuốc của bệnh nhân -Xử trí các ADR và báo cáo kịp thời
55
+ Khoa Dược kiểm tra việc sử dụng thuốc tại khoa lâm sàng theo các nội dung: số lượng thuốc dùng, tổng hợp thuốc tại khoa lâm sàng, cấp phát thuốc tại khoa dược, phiếu lĩnh, phiếu xuất kho được kiểm duyệt hàng ngày, thuốc cấp cho bệnh nhân đảm bảo chất lượng, hướng dẫn điều trị, thuốc phát đúng theo quy định thời gian. Thuốc ra