Do phương thức bán hàng thực tế tại công ty có nhiều trường hợp khách hàng nợ tiền hàng, chủ yếu là các đại lý. Một số trường hợp thu tiền hàng gặp nhiều khó khăn do khách hàng dây dưa, làm ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động kinh doanh của công ty. Vì vậy, công ty nên tính toán các khoản nợ có khả năng khó đòi, tính toán lập dự phòng để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ.
Đối với khoản nợ thất thu, sau khi xóa khỏi bảng cân đối kế toán, kế toán công ty một mặt tiến hành đòi nợ, mặt khác theo dõi ở TK004.
Khi lập dự phòng phải thu khó đòi phải ghi rõ họ tên, địa chỉ, nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu của đơn nợ và ghi rõ số nợ phải thu khó đòi. Phải có đầy đủ chứng từ gốc, giấy xác nhận của đơn vị nợ về số tiền chưa
thanh toán như các hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, các bản thanh lý hợp đồng, các giấy cam kết nợ để có căn cứ lập các bảng kê phải thu khó đòi.
Công ty có thể tính dự phòng nợ phải thu khó đòi như sau:
Số dự phòng phải thu khó đòi của khách
hàng i
= Số nợ phải thu của khách hàng i x
Tỷ lệ uớc tính không thu được của khách hàng i
Hoặc công ty có thể tính dự phòng nợ phải thu khó đòi theo phương pháp ước tính trên doanh thu bán chịu:
Số dự phòng phải thu khó đòi cần lập = Tổng doanh thu bán chịu x Tỷ lệ phải thu khó đòi ước tính