Để hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu, kế toán sử dụng TK521, trong đó:
- TK 5211: Chiết khấu thương mại - TK 5212: Hàng bán bị trả lại - TK 5213: Giảm giá hàng bán
Do đặc điểm kinh doanh của công ty chuyên kinh doanh các sản phẩm, thiết bị điện tử, trước khi nhập kho cũng như xuất kho hàng hóa cho các hợp đồng bán buôn hay bán lẻ, các sản phẩm đều được kiểm tra cẩn thận, để đảm bảo không có sản phẩm nào kém chất lượng cũng như bị hỏng hóc. Vì vậy, trong công ty rất ít khi xảy ra trường hợp giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại do hàng kém chất lượng và sai quy cách, chủng loại, trường hợp bị trả lại cũng chỉ trả lại với số lượng ít và chủ yếu là do khách hàng khi mua thường không phân biệt rõ tên các sản phẩm của công ty nên xảy ra trưởng hợp mua nhầm, hoặc sai chủng loại cần.
Đối với các hợp đồng kinh tế lớn khách hàng mua với số lượng nhiều, công ty đều có chính sách chiết khấu đối với từng mặt hàng và theo số lượng hàng hóa mà khách hàng yêu cầu. Các khoản chiết khấu đều được ghi trong các hợp đồng kinh tế và ghi trực tiếp trên hóa đơn bán hàng.
Chứng từ ban đầu để phản ánh các khoản chiết khấu thương mại chính là hóa đơn bán hàng. Đối với hàng bán bị trả lại, kế toán lập phiếu nhập kho, và ghi giảm giá vốn hàng bán, đồng thời ghi giảm doanh thu bán hàng.
Sổ kế toán mà công ty sử dụng để hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu gồm: Sổ chi tiết tài khoản 521, Sổ Cái TK 521, Sổ tổng hợp chữ T của TK 521.
• Quy trình ghi sổ:
Hàng ngày, kế toán tập hợp các chứng từ liên quan (Hóa đơn bán hàng, phiếu nhập kho hàng trả lại…), định khoản sau đó nhập các số liệu vào máy tính.
Phần mềm sẽ tự động lọc thông tin và số liệu sẽ được nhập vào các sổ chi tiết và sổ tổng hợp liên quan.
Định kỳ hàng tháng, hàng quý, cuối mỗi niên độ kế toán, hoặc vào bất kỳ thời điểm nào cần thiết, kế toán sẽ thực hiện cộng sổ, khóa sổ, và in ra giấy các sổ tổng hợp và chi tiết, và thực hiện các thủ tục pháp lý như với kế toán thủ công.
Dưới đây em xin trích một số mẫu sổ mà công ty sử dụng để hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu.
Biểu số 2.19: Sổ chi tiết TK 5212
CTy TNHH TTECH-CO.,LTD
Số 68 Đóc Ngữ,Cống VỊ,Ba Đình, Hà Nội
Mẫu số S20 – DNN
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ –BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản: 5212 – Hàng bán bị trả lại (Trích từ ngày 01/01/2011 đến ngày 31/03/2011) Đơn vị:VNĐ Số dư Nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày SH Nợ Có 15/03 PN35 Khách lẻ Nhập hàng bán bị trả lại 111 153.000 15/03 PN72 Cty Duy Việt Nhập hàng bán bị trả lại 131 1.521.736
30/03 PN23 Khách lẻ Nhập hàng trả lại 111 54.000
Tổng phát sinh Nợ: 1.728.736 Tổng phát sinh Có: 0 Số dư Nợ cuối kỳ: 1.728.736
Giám Đốc Kế toán trưởng (Ký,họ tên) (Ký, họ tên)
Ngày 31 tháng 03 năm 2011
Người ghi sổ (Ký, họ tên)
Biểu số 2.20: Sổ Cái tài khoản 521 CTy TNHH TTECH-CO.,LTD Số 68 Đốc Ngữ,Cống Vị,Ba Đình, Hà Nội Mẫu số S03b-DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tài khoản: 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu
(Trích từ ngày 01/01/2011 đến ngày 31/03/2011) Đơn vị:VNĐ Số dư Nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn Giải Đã ghi TK đ/ứng Số phát sinh Ngày SH Nợ Có 15/3 PN59 Nhập hàng bán bị trả lại của khách lẻ v 111 153.000 15/3 PN60 Nhập hàng bán trả lại từ Công ty Duy Việt
v 131 1.521.736
29/3 HD17 Chiếu khấu thương mại cho Công ty Duy Việt
v 131 530.000 30/3 PN42 Nhập hàng bán bị trả lại từ khách lẻ v 111 54.000 Tổng phát sinh Nợ: 2.258.736 Tổng phát sinh Có: 0 Số dư Nợ cuối kỳ: 2.258.736
Giám Đốc Kế toán trưởng (Ký,họ tên) (Ký, họ tên)
Ngày 31 tháng 03 năm 2011
Người ghi sổ (Ký, họ tên)